Pracovní článek
Od nových verzí programů ESOP se mění postupy při zpracování přijatých / poskytnutých záloh. Pro efektivní využití všech možností programu, tj. jeho automatických nabídek a zakládání dokladů/položek, je nutné provést nejprve příslušná nastavení v konfiguraci modulu a další úpravy v souvisejících číselnících. Zpracování a evidence záloh totiž využívá vestavěného systému druhového členění dokladů, který lze případně vhodně kombinovat i s automatickým číslováním dokladů.
A. Nastavení konfigurace modulu a číselníků
1. Aktivovat druhové členění FV/FP na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté"
2. Doplnit číselník kódů druhového členění o definice druhů použitých při zpracování záloh
Kromě obecného druhu pro základní typ pohledávek/závazků doporučujeme vytvořit minimálně jeden samostatný druh pro zálohové faktury a minimálně jeden pro daňové doklady záloh. U druhů určených pro zálohové faktury je nutné správně aktivovat parametr "Zálohová faktura" a u druhů určených pro daňové doklady záloh aktivovat parametr "Daňový doklad zálohy".
Příklad nastavení číselníku druhového členění
| Typ | Kód | Název | Kód | Poznámka |
|---|---|---|---|---|
| 2 Pohledávky | FV | Vydaná faktura | 11 | |
| 2 Pohledávky | ZV | Přijatá záloha | 11 | |
| 2 Pohledávky | DV | Daňový doklad na přijatou zálohu | 11 | vystavuje se jako uhrazený |
| 3 Závazky | FP | Přijatá faktura | 62 | |
| 3 Závazky | ZP | Poskytnutá záloha | 62 | |
| 3 Závazky | DP | Daňový doklad na poskytnutou zálohu | 62 | vystavuje se jako uhrazený |
3. Doplnit v konfiguraci modulu přednastavené druhy na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté" ("Zpracování přijatých/poskytnutých záloh"), případně i přednastavené číselné řady.
B. Postup zpracování záloh
Obecně můžeme použít dva postupy zpracování. Nejprve zálohu vždy zaevidujeme a pak ji buď rovnou uplatníme na konečné faktuře (přímý odečet) nebo jako mezikrok vystavujeme ještě daňový doklad na zálohu a teprve ten pak uplatníme na konečné faktuře (daňový doklad zálohy).
1. Vystavení/Zaevidování zálohové faktury
Vystavíme/přijmeme zálohovou fakturu jako jiný běžný doklad do knihy pohledávek/závazků:
- přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS1, nastavíme příslušný druh ZV/ZP do hlavičky
- položka dokladu na celkovou částku není předmětem DPH
2. Platba zálohy
Příchozí/odchozí platba je běžným způsobem spárována (přes VS1) se zálohovou fakturou. Protože nevzniká v případě odlišnosti kurzů měny kurzový rozdíl, je provedena úprava hodnot původní zálohové faktury v cizí měně podle uskutečněné platby (změna kurzu a částky Kč vzhledem k neměnné hodnotě částky cizí měny)!
3. Daňový doklad na zálohu
Na příchozí/odchozí platbu vystavíme v knize pohledávek/závazků doklad pomocí funkce CTRL+F5, která nám nabídne výběr ze seznamu zaevidovaných dokladů záloh, které ještě nemají k sobě vystavený daňový doklad nebo dosud nebyly použity v přímém vyúčtování. Potvrdíme ENTER a je vygenerován daňový doklad na vybranou zálohu:
- přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS2 (z automat. číslování nebo ručně)
- nastavíme příslušný druh DV/DP do hlavičky (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
- položka dokladu na celkovou částku je vygenerována automaticky s přednastaveným nejčastějším typem DPH z konfigurace, je možné samozřejmě ručně změnit
- program doplní automaticky do peněžního deníku doklad příjmu/výdeje jako kopii původního dokladu úhradu zálohy, ale na nulovou celkovou částku a s příslušnou výší DPH (doplnění DPH ze zálohy do sloupců peněžního deníku). Tento doklad příjmu/výdeje je spárován s daňovým dokladem zálohy.
4. Konečné vyúčtování
Vystavíme běžným způsobem konečnou fakturu na zboží/služby, tzn. doklad s DPH položkami, přidělíme VS3 a některý z druhů pro faktury (FV/FP). Na dokladu uplatníme dříve uhrazenou zálohu jako samostatnou položku zadanou s minusovou částkou. Tuto položku můžeme vytvořit pomocí funkce CTRL+F5 v položkách dokladu, kdy se nám nabídnou všechny dosud neuplatněné daňové doklady nebo neuplatněné zálohové faktury pro partnera, na kterého je doklad evidován. U dokladů v cizí měně je při rozdílnosti kurzů daňového dokladu zálohy a dokladu vyúčtování doplněna automaticky ještě položka kurzového rozdílu.
a) jestliže nebyl dosud vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme doklad zálohy (přímý odečet)
- od celkové částky je odečtena původní záloha ZV/ZP jako položka bez DPH
- v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka, která nemá DPH
- zápis v peněžním deníku po spárování úhrady, kompletní DPH
b) jestliže byl vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme tento daňový doklad
- od celkové částky je odečtena původní záloha DV/DP jako položka s DPH
- v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka, která nemá DPH
- zápis v peněžním deníku po spárování úhrady, pouze zbytek DPH
Postupné odečítání záloh
Postupně lze odečítat pouze daňové doklady k záloze, tzv. nedaňové zálohy lze odečíst vždy pouze v plné výši.
Při odpočtu zálohy v položkách dokladu (funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5") je možné při výběru zálohy k odečtení zvolit možnost "Potvrzení + částečný odpočet" (CTRL+Enter).
Tím se otevře seznam položek daňového dokladu k záloze. Většinou bude obsahovat pouze 1 řádek, výjimečně více, pokud by daňový doklad k záloze obsahoval různé sazby DPH. V tomto seznamu je možné upravit výši zálohy, která bude na vyúčtovací faktuře uplatněna.
Po potvrzení (CTRL+Enter) se do položek dokladu vyúčtování přenese odpočet zvolené části zálohy. Po uložení dokladu vyúčtování se odečtená položka daňového dokladu k záloze rozdělí na dvě. Jedna z nich obsahuje odečtenou částku a interní (systémový) odkaz na vyúčtování, druhá pak zbytek zálohy, která zůstává k dispozici pro odečtení na dalším dokladu vyúčtování.
V seznamu záznamů Pohledávek a Závazků je možné nastavit zobrazení sloupců "Uplatněno (Zál.)" a "Zbývá uplatnit (Zál.)". U daňových dokladů k záloze se v prvním z nich zobrazuje částka, která už byla odečtena na vyúčtování, ve druhém částka, která ještě ve vyúčtování uplatněna nebyla (rozdíl mezi celkovou částkou a uplatněnou). U zálohových faktur se vždy v jednom ze sloupců zobrazuje celková částka faktury a ve druhém nula, v závislosti na tom, zda z ní byl nebo nebyl vytvořen daňový doklad k záloze, případně pokud byla nebo nebyla přímo odečtena na vyúčtování. Částky se zobrazují v měně dokladu.
V položkách dokladů se zobrazuje sloupec "Odečteno na", kde je interní (počítačové) číslo dokladu, na kterém byla položka uplatněna, v případě dosud neodečtené částky je tam nula.
Důležité upozornění:
Práce s postupně odečítanými zálohami má, obdobně jako původní odpočty záloh v plné výši, některá omezení, která je nutné při práci respektovat, v opačném případě se poruší interní (systémové) vazby mezi doklady záloh a vyúčtování, což pak může vést k nekonzistenci dat.
Do daňového dokladu k záloze se odečtená částka ukládá až při uložení dokladu vyúčtování, rovněž interní vazby se vytvářejí až při uložení dokladu. Při opakovaném vyvolání funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5" před uložením dokladu se stále nabízí částky záloh, které byly původně k dispozici.
Při opravě položek vytvořených pomocí funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5" v dokladu vyúčtování se neaktualizují záznamy na daňovém dokladu k záloze. Ruční zásah do odpočtu zálohy na vyúčtování má za následek rozdíl mezi částkami uplatněnými ve vyúčtování a v záloze. Opravu lze provést pouze smazáním a novým vytvořením položky zálohy funkcí "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5". To platí v případě, že opravujete odpočet zálohy v rámci editace položek, před uložením dokladu. Pokud chcete opravit výši odečtené zálohy na dokladu, který již byl uložen, je nutné nejdříve smazat položku odečtené zálohy, doklad vyúčtování uložit a teprve pak znovu zadat správnou výši odpočtu zálohy.
Poznámka:
V případě vydaných faktur je možné uplatnit částečný odpočet zálohy i v modulu Fakturace.
