Účetnictví a Fakturace a Nákup a prodej - Evidence a zpracování záloh
Některé stránky (nabídky, funkce apod.) jsou přístupné pouze registrovaným uživatelům v určitých skupinách. Pravděpodobně se jedná o interní dokumenty nebo o rozpracovanou dokumentaci. K prohlížení takových stránek musíte být přihlášeni a musíte mít přidělena odpovídající práva.
Od nových verzí programů UCTO se mění postupy při zpracování přijatých / poskytnutých záloh. Pro efektivní využití všech možností programu, tj. jeho automatických nabídek a zakládání dokladů/položek, je nutné provést nejprve příslušná nastavení v konfiguraci modulu a další úpravy v souvisejících číselnících. Zpracování a evidence záloh totiž využívá vestavěného systému druhového členění dokladů, který lze případně vhodně kombinovat i s automatickým číslováním dokladů. Podstatné je i nastavení analytických členění pro daňové a nedaňové složky záloh.
A. Nastavení analytického členění a aktivace inventarizace
1. Přijaté / poskytnuté zálohy se účtují na účty 324 Přijaté zálohy / 314 Poskytnuté zálohy, které je vhodné analyticky rozčlenit pro rozlišení jejich daňových a nedaňových částí, např.:
- 324001 / 314001 - nedaňové zálohy
- 324002 / 314002 - daňové vyúčtování
2. Pro možnost inventarizace všech souvisejících účtů je více než vhodné aktivovat u těchto analytik její sledování = parametr "Inventarizovat". Tento doporučujeme nastavit i u všech dalších účtů souvisejících s pohledávkami a závazky (311,601,604.../321,501,504...).
B. Nastavení konfigurace modulu a číselníků
1. Aktivovat druhové členění FV/FP na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté"
2. Doplnit číselník kódů druhového členění o definice potřebných druhů použitých při zpracování záloh
Použití druhového členění je obecně výhodné i z hlediska automatických předkontací pro účtování dokladů. Kromě obecného druhu pro základní typ pohledávek/závazků doporučujeme vytvořit minimálně jeden samostatný druh pro zálohové faktury a minimálně jeden pro daňové doklady záloh, včetně jejich položkových ekvivalentů. U jednotlivých druhů budou pak použity příslušné předkontace (zda se jedná o daňovou či nedaňovou část). V případě použití cizí měny nesmíme zapomenout též na druhové členění pro položky kurzových zisků a ztrát při vyúčtování záloh. Pro automatizaci účtování úhrad záloh přes pokladnu a banku je vhodné vytvořit i samostatné druhy pro tyto operace.
Příklad nastavení číselníku druhového členění
| Typ | Kód | Název | US | UA | Úhrada |
|---|---|---|---|---|---|
| 2 Pohledávky | FV | Vydaná faktura | 311 | FV | |
| 8 Pohledávky (položky) | FV | Položka vydané faktury FV | 604 | ||
| 6 Banka příjem | FV | Úhrada vydané faktury | FV | 311 | |
| 2 Pohledávky | ZV | Přijatá záloha | neúčtuje se | neúčtuje se | ZV |
| 8 Pohledávky (položky) | ZV | Položka přijaté zálohy | ZV | 324 | 001 |
| 6 Banka příjem | ZV | Úhrada přijaté zálohy | ZV | 324 | 001 |
| 2 Pohledávky | DV | Daňový doklad na přijatou zálohu | 324 | 001 | vystavuje se jako uhrazený |
| 8 Pohledávky (položky) | DV | Položka daňového dokladu na zálohu | DV | 324 | 002 |
| 8 Pohledávky (položky) | ZI | Položka vyúčtování ZV – kurz.zisk | 663 | Pozn.: Pouze pro cizí měnu | |
| 8 Pohledávky (položky) | ZT | Položka vyúčtování ZV – kurz.ztráta | 563 | Pozn.: Pouze pro cizí měnu | |
| Typ | Kód | Název | US | UA | Úhrada |
| 3 Závazky | FP | Přijatá faktura | 321 | FP | |
| 9 Závazky (položky) | FP | Položka přijaté faktury FP | 504 | ||
| 7 Banka výdej | FP | Úhrada přijaté faktury FP | 321 | ||
| 3 Závazky | ZP | Poskytnutá záloha | neúčtuje se | neúčtuje se | ZP |
| 9 Závazky (položky) | ZP | Položka poskytnuté zálohy ZP | 314 | 001 | |
| 7 Banka výdej | ZP | Úhrada poskytnuté zálohy ZP | 314 | 001 | |
| 3 Závazky | DP | Daňový doklad na poskytnutou zálohu | 314 | 001 | vystavuje se jako uhrazený |
| 9 Závazky (položky) | DP | Položka daňového dokladu na zálohu DP | 314 | 002 | |
| 9 Závazky (položky) | ZI | Položka vyúčtování ZP – kurz.zisk | 663 | Pozn.: Pouze pro cizí měnu | |
| 9 Závazky (položky) | ZT | Položka vyúčtování ZP – kurz.ztráta | 563 | Pozn.: Pouze pro cizí měnu |
UPOZORNĚNÍ - u druhů určených pro zálohové faktury je nutné správně aktivovat parametr "Zálohová faktura" a u druhů určených pro daňové doklady záloh aktivovat parametr "Daňový doklad zálohy".
3. Doplnit v konfiguraci modulu jednotlivé přednastavené druhy na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté" ("Zpracování přijatých/poskytnutých záloh"), případně i přednastavené číselné řady.
C. Postup zpracování záloh
Obecně můžeme použít dva postupy zpracování. Nejprve zálohu vždy zaevidujeme a pak ji buď rovnou uplatníme na konečné faktuře (přímý odečet) nebo jako mezikrok vystavujeme ještě daňový doklad na zálohu a teprve ten pak uplatníme na konečné faktuře (daňový doklad zálohy). První způsob však neumožňuje účetně zachytit průběh daňových složek.
1. Vystavení / Zaevidování zálohové faktury
(v našem příkladu se jedná o zálohu 10000,- Kč, resp. 500,- EUR při fiktivním kurzu 20 Kč/EUR)
Vystavíme/přijmeme zálohovou fakturu jako jiný běžný doklad do knihy pohledávek/závazků:
- přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS1, nastavíme příslušný druh ZV/ZP do hlavičky
- položka dokladu na celkovou částku není předmětem DPH, druh položky nastavíme ZV/ZP
- o tomto dokladu SE NEÚČTUJE (na základě příznaku „Zálohová faktura“ u druhu se ani k zaúčtování nenabízí)
2. Platba zálohy
Příchozí/odchozí platba 11000,- Kč (500,- EUR, 22 Kč/EUR) je běžným způsobem spárována (přes VS1) se zálohovou fakturou. Pokud máme přednastavený i druh úhrady, jsou automaticky doplněny všechny předkontace.
Příklad zaúčtování platby
| Příjem | ||||
|---|---|---|---|---|
| MD | DAL | Částka Kč | EUR | Pár. znak |
| 324001 | 11000 | 500 | VS1 | |
| 221 | 11000 | 500 | ||
| Výdej | ||||
|---|---|---|---|---|
| MD | DAL | Částka Kč | EUR | Pár. znak |
| 314001 | 11000 | 500 | VS1 | |
| 221 | 11000 | 500 | ||
Protože se o zálohové faktuře neúčtuje, nevzniká v případě odlišnosti kurzů měny kurzový rozdíl!
Při úhradě jinou částkou je vždy provedena úprava hodnot původní zálohové faktury v cizí měně podle uskutečněné platby (změna kurzu a částky Kč vzhledem k neměnné hodnotě částky cizí měny)!
3. Daňový doklad na zálohu
Na příchozí/odchozí platbu můžeme vystavit v knize pohledávek/závazků doklad pomocí funkce CTRL+F5, která nám nabídne výběr ze seznamu zaevidovaných dokladů záloh, které ještě nemají k sobě vystavený daňový doklad nebo dosud nebyly použity v přímém vyúčtování. Potvrdíme ENTER a je vygenerován daňový doklad na vybranou zálohu:
- přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS2 (z automatického číslování nebo ručně)
- nastavíme příslušný druh DV/DP do hlavičky (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
- položka dokladu na celkovou částku je vygenerována automaticky s přednastaveným nejčastějším typem DPH z konfigurace (v našem příkladu 19%), je možné samozřejmě ručně změnit
- druh položky nastavíme na DV/DP (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
- doklad je pak účtován podle předkontací použitého druhového členění
Příklad zaúčtování daňového dokladu na zálohu
Přijatá záloha Poskytnutá záloha
MD DAL Částka Kč EUR Pár. znak MD DAL Částka Kč EUR Pár. znak
324001 11000 500 VS1 314001 11000 500 VS1
324002 9243,70 420,17 VS2 314002 9243,70 420,17 VS2
343 1756,30 79,83 VS2 343 1756,30 79,83 VS2
4. Konečné vyúčtování
Vystavíme běžným způsobem konečnou fakturu na zboží/služby, tzn. doklad s DPH položkami, přidělíme VS3 a některý z druhů pro faktury (FV/FP). Na dokladu uplatníme dříve uhrazenou zálohu jako samostatnou položku zadanou s minusovou částkou. Tuto položku můžeme vytvořit pomocí funkce CTRL+F5 v položkách dokladu, kdy se nám nabídnou všechny dosud neuplatněné daňové doklady nebo neuplatněné zálohové faktury pro partnera, na kterého je doklad evidován. U dokladů v cizí měně je při rozdílnosti kurzů daňového dokladu zálohy a dokladu vyúčtování doplněna automaticky ještě položka kurzového rozdílu. Doklad je pak účtován podle předkontací použitého druhového členění v hlavičce a jednotlivých položkách.
a) jestliže nebyl dosud vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme doklad zálohy (přímý odečet) - od celkové částky je odečtena původní záloha ZV/ZP jako položka která nemá DPH - v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka která nemá DPH
Vyúčtování na celkem 17850,- Kč (714 EUR, 25 Kč/EUR) s přímým odečtem uplatněné zálohy 11000,- Kč (500 EUR, 22 Kč/EUR), zbývá tedy doplatit 5350,- Kč (214 EUR, 25 Kč/EUR):
Položky dokladu konečného vyúčtování s přímým odečtem zálohy:
Příklad zaúčtování s přímým odečtem zálohy Vydaná faktura Přijatá faktura MD DAL Částka Kč EUR Pár. znak MD DAL Částka Kč EUR Pár. znak 311 5350 214 VS3 321 5350 214 VS3 604 15000 600 504 15000 600 343 2850 114 343 2850 114 324001 -11000 -500 VS1 314001 -11000 -500 VS1 563 -1500 --- 663 -1500 ---
b) jestliže byl vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme tento daňový doklad
- od celkové částky je odečtena původní záloha DV/DP jako položka s DPH
- v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka s DPH
Vyúčtování na celkem 17850,- Kč (714 EUR, 25 kč/EUR) s odečtem daňového dokladu uplatněné zálohy 11000,- Kč (500 EUR, 22 Kč/EUR), zbývá tedy doplatit 5350,- Kč (214 EUR, 25 Kč/EUR):
Položky dokladu konečného vyúčtování s odečtem daňového dokladu zálohy:
Příklad zaúčtování s odečtem daňového dokladu zálohy Vydaná faktura Přijatá faktura MD DAL Částka Kč EUR Pár. znak MD DAL Částka Kč EUR Pár. znak 311 5350 214 VS3 321 5350 214 VS3 604 15000 600 504 15000 600 343 2850 114 343 2850 114 324002 -9243,70 -420,17 VS2 314002 -9243,70 -420,17 VS2 343 -1765,30 -79,83 VS2 343 -1765,30 -79,83 VS2 563 -1260,50 --- 663 -1260,50 --- 343 -239,50 --- 343 -239,50 ---
Zpracování záloh ve Fakturaci a Účetnictví
V Účetnictví - Číselníky/Druhové členění dokladů založit např. tyto druhy:
Druhové členění
Typ Kód Název Typ - Text US UA 2 ZV Zálohová faktura POHLEDÁVKY neúčtuje se 8 ZV Položka Zálohová faktura POHLEDÁVKY (položky) 324 001 2 DV Daňový doklad zálohy POHLEDÁVKY 324 001 8 DV Položka Daňový doklad zálohy POHLEDÁVKY (položky) 324 002 2 FV Vydaná faktura POHLEDÁVKY 311 8 FV Položka vydané faktury zboží POHLEDÁVKY (položky) 604
Na druhovém členění s kódem ZV - Zálohová faktura (POHLEDÁVKY) je třeba zaškrtnout políčko Zálohová faktura. Na druhovém členění s kódem DV – Daňový doklad zálohy (POHLEDÁVKY) je nutno zaškrtnout pole Daňový doklad zálohy.
V Účetnictví – Pomocné práce/Konfigurace/Konfigurace modulu – záložka Faktury, sekce Vydané je třeba vyplnit pole Zpracování přijatých záloh a to následovně: Pole DD: • první pole – uveďte číselnou řadu pro daňové doklady záloh – nutno založit
v Číselníky/Číselné řady dokladů
• druhé pole – uveďte druh pro daňové doklady záloh (hlavičkový) – kód DV • třetí pole – uveďte druh pro položky daňového dokladu záloh (položkový) – kód DV Pole PV: -- uveďte druh pro položky zálohové faktury – kód ZV
Vystavení zálohové faktury a její přenos do účetnictví Fakturace 1) Vystavíme ve Fakturaci zálohovou fakturu s těmito údaji a. Formulář – Zálohová faktura, b. Druh – ZV Zálohová faktura c. V položkách Typ DPH – 0. Není předmětem daně 2) Pomocné práce/Export do účetnictví provedeme export příslušné faktury do Účetnictví. Účetnictví 1) Pohledávky a závazky/Vstup pohledávek/Vydané faktury – zde se objeví vyexportovaná faktura, která se nenabízí k účtování, ale lze na ní párovat. 2) Ve chvíli přijetí platby dochází k úhradě Zálohové faktury. Při zaúčtování platby je faktura skutečně s platbou spárována a teprve poté lze vytvořit Daňový doklad zálohy. Důležité tedy je, že ke spárování (uhrazení) faktury dochází až v okamžiku zaúčtování pokladního či bankovního dokladu.
Vystavení daňového dokladu zálohy a jeho přenos do účetnictví Fakturace 1) Ve vstupu faktur zvolíme ikonu rozšířené nabídky funkcí a vybereme Vystavení daňového dokladu na zálohovou fakturu Ctrl+U. Nabídne se vytvořená zaplacená zálohová faktura. 2) Vystavíme příslušný daňový doklad s těmito údaji: a. Formulář – např. Doklad o přijetí platby b. Druh – DV Daňový doklad zálohy c. V položkách je již základ daně a DPH. 3) Daňový doklad k záloze exportujeme do účetnictví - Pomocné práce/Export do účetnictví. Účetnictví 1) Příslušný daňový doklad zálohy má na sobě již příznak Uhrazený. 2) Přenosem z fakturace dochází ke vstupu Daňového dokladu do Přiznání DPH. 3) Daňový doklad zálohy se již nabízí k zaúčtování.
Vyúčtování Fakturace 1) Vystavíme konečnou fakturu s těmito údaji: a. Formulář – Faktura–daňový doklad b. Druh – FV Vydaná faktura 2) Nejprve zadáme běžnou položku na celkovou částku služby (popř. zboží) a to včetně DPH a správného typu DPH. 3) Dáme přidat novou položku a vybereme Odečtení zálohy – nabídne se vytvořený daňový doklad zálohy – dojde k odpočtu zdaněné zálohy. 4) Vytvořený doklad vyexportujeme do účetnictví – Pomocné práce/Export do účetnictví. Účetnictví 1) Konečné vyúčtování můžeme zaúčtovat.
