Účetnictví - Dobírkové platby
Do zaúčtování bankovních dokladů v Účetnictví HELIOS Red byla doplněna volitelná funkce „Dobírkové platby“, která umožňuje zpracovávat soubory s denním rozpisem jednotlivých dobírkových plateb od různých poskytovatelů balíkových služeb svým registrovaným klientům. Tato funkce uživatelům značně urychluje práci, protože umožňuje hromadné vytvoření jednotlivých platebních položek z původní jediné souhrnné platby obdržené na elektronickém bankovním výpisu, a to jejich importem z tohoto souboru s přímým dohledáním a párováním na příslušné pohledávky. Je tím nahrazena dřívější zdlouhavější možnost ručního zadávání přes již existující funkci „Další úhrada“.
Funkce se aktivuje v Konfiguraci modulu na záložce Export/Import v sekci Bankovní výpisy. Jako předvolený parametr lze zde vybrat údaj Poskytuje (poskytovatel dobírkových služeb – v současné době buď Česká pošta nebo Pošta bez hranic), zadat Označení (jméno) importních souborů (zpravidla to bývá číslo smlouvy s poskytovatelem), podle kterého jsou programem v příslušné složce vyhledávány soubory pro import. Dále je možné zadat Text (identifikační řetězec) pro rozpoznání souhrnné platby, který musí obsahovat textový popis položky bankovního výpisu.
Po nastavení konfigurace je již možné na existujícím ručně zadaném nebo z bankovních operací (ABO) zaúčtovaném bankovním dokladu, který obsahuje souhrnou položku denních dobírkových plateb použít funkci Dobírkové platby (CTRL+F6) pro načtení importního souboru s rozpisem jednotlivých plateb.
V případě zadání identifikačního řetězce v konfiguraci provádí program jako první kontrolu, zda text položky bankovního výpisu tento řetězec skutečně obsahuje. Případná nesrovnalost představuje propustnou chybu, na kterou je pouze upozorněno, lze pokračovat ve zpracování.
V případě existence více souborů stejného jména je třeba vybrat požadovabný soubor. Soubory jsou v nabidce řazeny podle svého celého jména, resp. tedy přípony, která může obsahovat pořadové číslo souboru. Dále je ještě uvedeno datum a čas vytvoření (stažení) souboru.
Pokud v konfiguraci není uveden parametr Označení nebo je uveden chybně, případně není-li ve vybrané složce nalezen žádný importní soubor, nezobrazí se okno s jejich výběrem, ale je uživatel vyzván k ručnímu vyhledání importního souboru na disku počítače nebo v počítačové síti.
Po výběru importního souboru následuje další důležitá kontrola – testuje se struktura vybraného importního souboru, aby se ověřilo, že se skutečně jedná o soubor s údaji o jednotlivých platbách.
Případný nesoulad je nepropustnou chybou a nelze pokračovat ve zpracování!
Pokračuje se další kontrolou – testuje se, zda celková částka Kč položek obsažených v importním souboru odpovídá celkové částce Kč vybrané položky bankovního dokladu.
Případný nesoulad je nepropustnou chybou a nelze ve zpracování dále pokračovat!
Poslední kontrolou před načtením souboru je ověření variabilního symbolu rozpisu položek, zda tento odpovídá variabilnímu symbolu položky souhrnné platby.
Případná nesrovnalost představuje propustnou chybu, na kterou je pouze upozorněno, lze pokračovat ve zpracování.
Pokud vybraný importní soubor úspěšně projde přes všechny prováděné kontroly, program zpracovávvá jednotlivé řádky tohoto souboru a vytváří z nich nové příjmové položky bankovního dokladu. Dohledává jednotlivé pohledávky podle variabilního symbolu a částky, přičemž předpokládá, že se vždy jedná o úhradu plné výše pohledávky nebo alespoň jejího aktuálního nedoplatku. Doplnění účtů a úrovní členění probíhá na základě již existujícího zaúčtování konkrétní pohledávky, podle údajů na dokladu v evidenci pohledávek nebo alespoň podle předkontací obsažených v druhových členění. Původní souhrnná položka dobírkových plateb je nakonec z bankovního dokladu odstraněna.
V závěrečné informaci o konci zpracování je pak uveden celkový počet nově založených položek bankovního dokladu a počet nalezených, případně nespárovaných pohledávek. Pokud existují nějaké nenalezené pohledávky, je ještě nutné provést ruční kontrolu položek, které nemají vyplněn údaj Faktura, a to nejlépe jejich opravou F6 a ručním dohledáním příslušné pohledávky.
Při následném uložení celého takto modifikovaného bankovního dokladu (CTRL+W) dojde podle importovaných a přednastavených položek k vlastnímu spárování pohledávek s jejich platbami již běžným způsobem.
