Od nových verzí programů UCTO se mění postupy při zpracování přijatých / poskytnutých záloh. Pro efektivní využití všech možností programu, tj. jeho automatických nabídek a zakládání dokladů/položek, je nutné provést nejprve příslušná nastavení v konfiguraci modulu a další úpravy v souvisejících číselnících. Zpracování a evidence záloh totiž využívá vestavěného systému druhového členění dokladů, který lze případně vhodně kombinovat i s automatickým číslováním dokladů. Podstatné je i nastavení analytických členění pro daňové a nedaňové složky záloh.<br />
Od nových verzí programů ESOP se mění postupy při zpracování přijatých / poskytnutých záloh. Pro efektivní využití všech možností programu, tj. jeho automatických nabídek a zakládání dokladů/položek, je nutné provést nejprve příslušná nastavení v konfiguraci modulu a další úpravy v souvisejících číselnících. Zpracování a evidence záloh totiž využívá vestavěného systému druhového členění dokladů, který lze případně vhodně kombinovat i s automatickým číslováním dokladů.<br />
<br />
<br />
=== A. Nastavení konfigurace modulu a číselníků ===
=== Nastavení analytického členění a aktivace inventarizace ===
'''1. Aktivovat druhové členění FV/FP na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté"'''
<br />
'''2. Doplnit číselník kódů druhového členění o definice druhů použitých při zpracování záloh'''
<br />
<br />
1. Přijaté / poskytnuté zálohy se účtují na účty 324 Přijaté zálohy / 314 Poskytnuté zálohy, které je vhodné '''analyticky rozčlenit pro rozlišení jejich daňových a nedaňových částí,''' např.:<br />
Kromě obecného druhu pro základní typ pohledávek/závazků doporučujeme vytvořit minimálně jeden samostatný druh pro zálohové faktury a minimálně jeden pro daňové doklady záloh. U druhů určených pro zálohové faktury je nutné správně aktivovat parametr ''"Zálohová faktura"'' a u druhů určených pro daňové doklady záloh aktivovat parametr ''"Daňový doklad zálohy"''.<br />
* 324001 / 314001 - nedaňové zálohy
* 324002 / 314002 - daňové vyúčtování
<br />
<br />
2. Pro '''možnost inventarizace''' všech souvisejících účtů je více než vhodné aktivovat u těchto analytik její sledování = parametr "Inventarizovat". Tento doporučujeme nastavit i u všech dalších účtů souvisejících s pohledávkami a závazky (311,601,604.../321,501,504...).
1. '''Aktivovat druhové členění''' FV/FP na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté"<br />
2. '''Doplnit číselník kódů druhového členění''' o definice potřebných druhů použitých při zpracování záloh
Použití druhového členění je obecně výhodné i z hlediska automatických předkontací pro účtování dokladů. Kromě obecného druhu pro základní typ pohledávek/závazků doporučujeme vytvořit minimálně jeden samostatný druh pro zálohové faktury a minimálně jeden pro daňové doklady záloh, včetně jejich položkových ekvivalentů. U jednotlivých druhů budou pak použity příslušné předkontace (zda se jedná o daňovou či nedaňovou část). V případě použití cizí měny nesmíme zapomenout též na druhové členění pro položky kurzových zisků a ztrát při vyúčtování záloh. Pro automatizaci účtování úhrad záloh přes pokladnu a banku je vhodné vytvořit i samostatné druhy pro tyto operace.
'''UPOZORNĚNÍ''' - u druhů určených pro zálohové faktury je nutné správně aktivovat parametr "Zálohová faktura" a u druhů určených pro daňové doklady záloh aktivovat parametr "Daňový doklad zálohy".
'''3. Doplnit v konfiguraci modulu přednastavené druhy''' na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté" (''"Zpracování přijatých/poskytnutých záloh"''), případně i přednastavené číselné řady.
Obecně můžeme použít dva postupy zpracování. Nejprve zálohu vždy zaevidujeme a pak ji buď rovnou uplatníme na konečné faktuře (přímý odečet) nebo jako mezikrok vystavujeme ještě daňový doklad na zálohu a teprve ten pak uplatníme na konečné faktuře (daňový doklad zálohy).<br />
3. '''Doplnit v konfiguraci modulu jednotlivé přednastavené druhy''' na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté" ("Zpracování přijatých/poskytnutých záloh"), případně i přednastavené číselné řady.
Obecně můžeme použít dva postupy zpracování. Nejprve zálohu vždy zaevidujeme a pak ji buď rovnou uplatníme na konečné faktuře (přímý odečet) nebo jako mezikrok vystavujeme ještě daňový doklad na zálohu a teprve ten pak uplatníme na konečné faktuře (daňový doklad zálohy). První způsob však neumožňuje účetně zachytit průběh daňových složek.
'''1. Vystavení / Zaevidování zálohové faktury'''
(v našem příkladu se jedná o zálohu 10000,- Kč, resp. 500,- EUR při fiktivním kurzu 20 Kč/EUR)<br />
Vystavíme/přijmeme zálohovou fakturu jako jiný běžný doklad do knihy pohledávek/závazků:<br />
* přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS1, nastavíme příslušný druh ZV/ZP do hlavičky
* položka dokladu na celkovou částku není předmětem DPH, druh položky nastavíme ZV/ZP
* o tomto dokladu SE NEÚČTUJE (na základě příznaku „Zálohová faktura“ u druhu se ani k zaúčtování nenabízí)
Příchozí/odchozí platba 11000,- Kč (500,- EUR, 22 Kč/EUR) je běžným způsobem spárována (přes VS1) se zálohovou fakturou. Pokud máme přednastavený i druh úhrady, jsou automaticky doplněny všechny předkontace.
''Příklad zaúčtování platby''
{| class="wikitable" border="1"
! colspan="5" | Příjem
|-
! MD
! DAL
! Částka Kč
! EUR
! Pár. znak
|-
|
| 324001
| align="right" | 11000,00
| align="right" | 500,00
| VS1
|-
| 221
|
| align="right" | 11000,00
| align="right" | 500,00
|
|}
{| class="wikitable" border="1"
! colspan="5" | Výdej
|-
! MD
! DAL
! Částka Kč
! EUR
! Pár. znak
|-
| 314001
|
| align="right" | 11000,00
| align="right" | 500,00
| VS1
|-
|
| 221
| align="right" | 11000,00
| align="right" | 500,00
|
|}
'''Protože se o zálohové faktuře neúčtuje, nevzniká v případě odlišnosti kurzů měny kurzový rozdíl!'''<br />
'''Při úhradě jinou částkou je vždy provedena úprava hodnot původní zálohové faktury v cizí měně podle uskutečněné platby (změna kurzu a částky Kč vzhledem k neměnné hodnotě částky cizí měny)!'''
'''Příchozí/odchozí platba je běžným způsobem spárována (přes VS1) se zálohovou fakturou.''' Protože nevzniká v případě odlišnosti kurzů měny kurzový rozdíl, je provedena úprava hodnot původní zálohové faktury v cizí měně podle uskutečněné platby (změna kurzu a částky Kč vzhledem k neměnné hodnotě částky cizí měny)!<br />
Na příchozí/odchozí platbu vystavíme v knize pohledávek/závazků doklad pomocí funkce CTRL+F5, která nám nabídne výběr ze seznamu zaevidovaných dokladů záloh, které ještě nemají k sobě vystavený daňový doklad nebo dosud nebyly použity v přímém vyúčtování. Potvrdíme ENTER a je vygenerován daňový doklad na vybranou zálohu:
'''3. Daňový doklad na zálohu<br />'''
* přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS2 (z automat. číslování nebo ručně)
Na příchozí/odchozí platbu můžeme vystavit v knize pohledávek/závazků doklad pomocí funkce '''CTRL+F5''', která nám nabídne výběr ze seznamu zaevidovaných dokladů záloh, které ještě nemají k sobě vystavený daňový doklad nebo dosud nebyly použity v přímém vyúčtování. Potvrdíme ENTER a je vygenerován daňový doklad na vybranou zálohu:<br />
* '''nastavíme příslušný druh DV/DP do hlavičky''' (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
* přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS2 (z automatického číslování nebo ručně)
* nastavíme příslušný druh DV/DP do hlavičky (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
* položka dokladu na celkovou částku je vygenerována automaticky s přednastaveným nejčastějším typem DPH z konfigurace, je možné samozřejmě ručně změnit
* položka dokladu na celkovou částku je vygenerována automaticky s přednastaveným nejčastějším typem DPH z konfigurace, je možné samozřejmě ručně změnit
* druh položky nastavíme na DV/DP (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
::[[Image:poradna_esop_zalohy_03.png|none|Daňový doklad na zálohu]]
* doklad je pak účtován podle předkontací použitého druhového členění
* '''program doplní automaticky do peněžního deníku doklad příjmu/výdeje jako kopii původního dokladu úhradu zálohy, ale na nulovou celkovou částku a s příslušnou výší DPH''' (doplnění DPH ze zálohy do sloupců peněžního deníku). Tento doklad příjmu/výdeje je spárován s daňovým dokladem zálohy.
Vystavíme běžným způsobem konečnou fakturu na zboží/služby, tzn. doklad s DPH položkami, přidělíme VS3 a některý z druhů pro faktury (FV/FP). Na dokladu uplatníme dříve uhrazenou zálohu jako samostatnou položku zadanou s minusovou částkou. Tuto položku můžeme vytvořit pomocí funkce CTRL+F5 v položkách dokladu, kdy se nám nabídnou všechny dosud neuplatněné daňové doklady nebo neuplatněné zálohové faktury pro partnera, na kterého je doklad evidován. U dokladů v cizí měně je při rozdílnosti kurzů daňového dokladu zálohy a dokladu vyúčtování doplněna automaticky ještě položka kurzového rozdílu. Doklad je pak účtován podle předkontací použitého druhového členění v hlavičce a jednotlivých položkách.<br />
Vystavíme běžným způsobem konečnou fakturu na zboží/služby, tzn. doklad s DPH položkami, přidělíme VS3 a některý z druhů pro faktury (FV/FP). Na dokladu uplatníme dříve uhrazenou zálohu jako samostatnou položku zadanou s minusovou částkou. Tuto položku můžeme vytvořit pomocí funkce CTRL+F5 v položkách dokladu, kdy se nám nabídnou všechny dosud neuplatněné daňové doklady nebo neuplatněné zálohové faktury pro partnera, na kterého je doklad evidován. U dokladů v cizí měně je při rozdílnosti kurzů daňového dokladu zálohy a dokladu vyúčtování doplněna automaticky ještě položka kurzového rozdílu.<br />
<br />
a) jestliže nebyl '''dosud vystaven daňový doklad na zálohu''' a vybereme doklad zálohy '''(přímý odečet)'''
* od celkové částky je odečtena původní záloha ZV/ZP jako položka, která nemá DPH
* v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka která nemá DPH
<br />
''Vyúčtování na celkem 17850,- Kč (714 EUR, 25 Kč/EUR) s přímým odečtem uplatněné zálohy 11000,- Kč (500 EUR, 22 Kč/EUR), zbývá tedy doplatit 5350,- Kč (214 EUR, 25 Kč/EUR):''
'''Postupně lze odečítat pouze daňové doklady k záloze''', tzv. nedaňové zálohy lze odečíst vždy pouze v plné výši.<br />
Při odpočtu zálohy v položkách dokladu (funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5") je možné při výběru zálohy k odečtení zvolit možnost "Potvrzení + částečný odpočet" (CTRL+Enter).<br />
Tím se otevře seznam položek daňového dokladu k záloze. Většinou bude obsahovat pouze 1 řádek, výjimečně více, pokud by daňový doklad k záloze obsahoval různé sazby DPH. V tomto seznamu je možné '''upravit výši zálohy''', která bude na vyúčtovací faktuře uplatněna.
Po potvrzení (CTRL+Enter) se do položek dokladu vyúčtování přenese odpočet zvolené části zálohy. Po uložení dokladu vyúčtování se '''odečtená položka daňového dokladu k záloze rozdělí na dvě'''. Jedna z nich obsahuje odečtenou částku a interní (systémový) odkaz na vyúčtování, druhá pak zbytek zálohy, která zůstává k dispozici pro odečtení na dalším dokladu vyúčtování.
V seznamu záznamů Pohledávek a Závazků je možné nastavit zobrazení sloupců "Uplatněno (Zál.)" a "Zbývá uplatnit (Zál.)". U daňových dokladů k záloze se v prvním z nich zobrazuje částka, která už byla odečtena na vyúčtování, ve druhém částka, která ještě ve vyúčtování uplatněna nebyla (rozdíl mezi celkovou částkou a uplatněnou). U zálohových faktur se vždy v jednom ze sloupců zobrazuje celková částka faktury a ve druhém nula, v závislosti na tom, zda z ní byl nebo nebyl vytvořen daňový doklad k záloze, případně pokud byla nebo nebyla přímo odečtena na vyúčtování. Částky se zobrazují v měně dokladu.<br />
V položkách dokladů se zobrazuje sloupec "Odečteno na", kde je interní (počítačové) číslo dokladu, na kterém byla položka uplatněna, v případě dosud neodečtené částky je tam nula.<br />
<br />
<u>'''Důležité upozornění:'''</u><br />
Práce s postupně odečítanými zálohami má, obdobně jako původní odpočty záloh v plné výši, některá omezení, která je nutné při práci respektovat, v opačném případě se poruší interní (systémové) vazby mezi doklady záloh a vyúčtování, což pak může vést k nekonzistenci dat.<br />
Do daňového dokladu k záloze se odečtená částka ukládá až při uložení dokladu vyúčtování, rovněž interní vazby se vytvářejí až při uložení dokladu. Při opakovaném vyvolání funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5" před uložením dokladu se stále nabízí částky záloh, které byly původně k dispozici.<br />
Při opravě položek vytvořených pomocí funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5" v dokladu vyúčtování se neaktualizují záznamy na daňovém dokladu k záloze. Ruční zásah do odpočtu zálohy na vyúčtování má za následek rozdíl mezi částkami uplatněnými ve vyúčtování a v záloze. Opravu lze provést pouze smazáním a novým vytvořením položky zálohy funkcí "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5". To platí v případě, že opravujete odpočet zálohy v rámci editace položek, před uložením dokladu. Pokud chcete opravit výši odečtené zálohy na dokladu, který již byl uložen, je nutné nejdříve smazat položku odečtené zálohy, doklad vyúčtování uložit a teprve pak znovu zadat správnou výši odpočtu zálohy.<br />
<br />
''<u>Poznámka:</u>''<br />
''V případě vydaných faktur je možné uplatnit částečný odpočet zálohy i v modulu Fakturace.''<br />
<br />
<br />
<br />
=== Zpracování záloh ve Fakturaci a Účetnictví ===
V Účetnictví - Číselníky/Druhové členění dokladů založit např. tyto druhy:<br />
{| class="wikitable" border="1"
! colspan="6" |Druhové členění
|-
! Typ
! Kód
! Název
! Typ - Text
! US
! UA
|-
| 2
| ZV
| Zálohová faktura
| POHLEDÁVKY
| colspan="2" | neúčtuje se
|-
| 8
| ZV
| Položka Zálohová faktura
| POHLEDÁVKY (položky)
| 324
| 001
|-
| 2
| DV
| Zálohová faktura
| POHLEDÁVKY
| 324
| 001
|-
| 8
| DV
| Položka Daňový doklad zálohy
| POHLEDÁVKY (položky)
| 324
| 002
|-
| 2
| FV
| Vydaná faktura
| POHLEDÁVKY
| 311
|
|-
| 8
| FV
| Položka vydané faktury zboží
| POHLEDÁVKY (položky)
| 604
|
|-
|}
<br />
Na druhovém členění s kódem ZV - Zálohová faktura (POHLEDÁVKY) je třeba zaškrtnout políčko Zálohová faktura. Na druhovém členění s kódem DV – Daňový doklad zálohy (POHLEDÁVKY) je nutno zaškrtnout pole Daňový doklad zálohy.
V Účetnictví – Pomocné práce/Konfigurace/Konfigurace modulu – záložka Faktury, sekce Vydané je třeba vyplnit pole Zpracování přijatých záloh a to následovně:<br />
Pole DD:
* první pole – uveďte číselnou řadu pro daňové doklady záloh – nutno založit v Číselníky/Číselné řady dokladů
* druhé pole – uveďte druh pro daňové doklady záloh (hlavičkový) – kód DV
* třetí pole – uveďte druh pro položky daňového dokladu záloh (položkový) – kód DV
Pole PV: uveďte druh pro položky zálohové faktury – kód ZV
<br />
<br />
<br />
<big><u>Vystavení zálohové faktury a její přenos do účetnictví</u></big>
<br />
<br />
'''Fakturace'''<br />
:1) Vystavíme ve Fakturaci zálohovou fakturu s těmito údaji
:* Formulář – Zálohová faktura,
:* Druh – ZV Zálohová faktura
:* V položkách Typ DPH – 0. Není předmětem daně
:2) Pomocné práce/Export do účetnictví provedeme export příslušné faktury do Účetnictví.
<br />
'''Účetnictví'''<br />
:1) Pohledávky a závazky/Vstup pohledávek/Vydané faktury – zde se objeví vyexportovaná faktura, která se nenabízí k účtování, ale lze na ní párovat.
:2) Ve chvíli přijetí platby dochází k úhradě Zálohové faktury. Při zaúčtování platby je faktura skutečně s platbou spárována a teprve poté lze vytvořit Daňový doklad zálohy. Důležité tedy je, že ke spárování (uhrazení) faktury dochází až v okamžiku zaúčtování pokladního či bankovního dokladu.
<br />
<br />
<big><u>Vystavení daňového dokladu zálohy a jeho přenos do účetnictví</u></big>
<br />
<br />
'''Fakturace'''
:1) Ve vstupu faktur zvolíme ikonu rozšířené nabídky funkcí a vybereme Vystavení daňového dokladu na zálohovou fakturu Ctrl+U. Nabídne se vytvořená zaplacená zálohová faktura.
:2) Vystavíme příslušný daňový doklad s těmito údaji:
:* Formulář – např. Doklad o přijetí platby
:* Druh – DV Daňový doklad zálohy
:* V položkách je již základ daně a DPH.
:3) Daňový doklad k záloze exportujeme do účetnictví - Pomocné práce/Export do účetnictví.
<br />
'''Účetnictví'''
:1) Příslušný daňový doklad zálohy má na sobě již příznak Uhrazený.
:2) Přenosem z fakturace dochází ke vstupu Daňového dokladu do Přiznání DPH.
:3) Daňový doklad zálohy se již nabízí k zaúčtování.
<br />
<br />
<big><u>Vyúčtování</u></big>
<br />
<br />
'''Fakturace'''
:1) Vystavíme konečnou fakturu s těmito údaji:
:* Formulář – Faktura–daňový doklad
:* Druh – FV Vydaná faktura
:2) Nejprve zadáme běžnou položku na celkovou částku služby (popř. zboží) a to včetně DPH a správného typu DPH.
:3) Dáme přidat novou položku a vybereme Odečtení zálohy – nabídne se vytvořený daňový doklad zálohy – dojde k odpočtu zdaněné zálohy.
:4) Vytvořený doklad vyexportujeme do účetnictví – Pomocné práce/Export do účetnictví.
<br />
'''Účetnictví'''
:1) Konečné vyúčtování můžeme zaúčtovat.<br />
<br />
=== Zálohové faktury v modulu Nákup a Prodej ===
<u>Postup z prodejní objednávky</u><br />
:'''1) Vystavení Zálohové faktury z prodejní objednávky Alt+F.'''
::Použijeme následující parametry:
::a. Formulář – Zálohová faktura
::b. Druh - musí mít nastavený parametr „Zálohová faktura“
::Po vystavení se v Prodejní objednávce na záložce Ostatní doplní částka zálohy.
:'''2) Export do účetnictví'''
::V modulu Fakturace se provede export standardním způsobem. Poté se faktura objeví ve volbě Pohledávky a závazky/Vstup pohledávek/Vydané faktury. Má-li faktura správný druh, nenabídne se k zaúčtování, ale lze na ní párovat úhrady. Ve chvíli přijetí platby dochází k úhradě Zálohové faktury. Při zaúčtování platby je faktura skutečně s platbou spárována a teprve poté lze vytvořit Daňový doklad zálohy. Důležité je vědět, že ke spárování (uhrazení) faktury dochází až v okamžiku zaúčtování pokladního či bankovního dokladu.<br />
:'''3) Vystavení daňového dokladu zálohy'''
::a. Ve vstupu faktur zvolíme ikonu Přístupné funkce a vybereme Vystavení daňového dokladu na zálohovou fakturu Ctrl+U. Nabídne se vytvořená zaplacená zálohová faktura.
::b. Vystavíme příslušný daňový doklad s těmito údaji:
:::i. Formulář – např. Doklad o přijetí platby
:::ii. Druh – musí mít nastavený parametr „Daňový doklad zálohy“
:::iii. V položkách je již základ daně a DPH.
:'''4) Export daňového dokladu do účetnictví'''
::V modulu Fakturace se provede export Daňového dokladu na zálohu standardním způsobem (Pomocné práce/Export do účetnictví).
::a. Příslušný daňový doklad zálohy má na sobě již příznak Uhrazený – nastavení se provede v Číselníku formuláře.
::b. Přenosem z fakturace do účetnictví se daňový doklad dostane do Pohledávek - tedy dochází ke vstupu Daňového dokladu do Přiznání DPH.
::c. Daňový doklad zálohy se již nabízí k zaúčtování.
:::''Poznámka: v některých případech lze krok 3 a 4 vynechat''
:'''5) Vystavení konečné faktury z prodejní objednávky Alt+F'''
::Pokud program najde v modulu účetnictví zaplacenou zálohovou fakturu nebo daňový doklad na zaplacenou zálohu, při vytváření faktury je nabídne k zúčtování:
::V okně s položkami pro fakturace je další záložka Zálohy, kde se objeví všechny nevyúčtované zálohy či daňové doklady na zálohu. Částka záloh, které zaškrtnete, se z konečné faktury odečte.<br />
::V prodejní objednávce se na záložce Ostatní v poli Odečteno objeví celková částka, která byla na vyúčtovací faktuře odečtena.<br />
::''Poznámka: Fakturu s odpočtem záloh nelze jednoduše z prodejní objednávky opravit, neboť by se zálohy pro odpočet již znovu nenabídly.''<br />
Od nových verzí programů ESOP se mění postupy při zpracování přijatých / poskytnutých záloh. Pro efektivní využití všech možností programu, tj. jeho automatických nabídek a zakládání dokladů/položek, je nutné provést nejprve příslušná nastavení v konfiguraci modulu a další úpravy v souvisejících číselnících. Zpracování a evidence záloh totiž využívá vestavěného systému druhového členění dokladů, který lze případně vhodně kombinovat i s automatickým číslováním dokladů.
A. Nastavení konfigurace modulu a číselníků
1. Aktivovat druhové členění FV/FP na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté" 2. Doplnit číselník kódů druhového členění o definice druhů použitých při zpracování záloh
Kromě obecného druhu pro základní typ pohledávek/závazků doporučujeme vytvořit minimálně jeden samostatný druh pro zálohové faktury a minimálně jeden pro daňové doklady záloh. U druhů určených pro zálohové faktury je nutné správně aktivovat parametr "Zálohová faktura" a u druhů určených pro daňové doklady záloh aktivovat parametr "Daňový doklad zálohy".
Příklad nastavení číselníku druhového členění
Typ
Kód
Název
Kód
Poznámka
2 Pohledávky
FV
Vydaná faktura
11
2 Pohledávky
ZV
Přijatá záloha
11
2 Pohledávky
DV
Daňový doklad na přijatou zálohu
11
vystavuje se jako uhrazený
3 Závazky
FP
Přijatá faktura
62
3 Závazky
ZP
Poskytnutá záloha
62
3 Závazky
DP
Daňový doklad na poskytnutou zálohu
62
vystavuje se jako uhrazený
3. Doplnit v konfiguraci modulu přednastavené druhy na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté" ("Zpracování přijatých/poskytnutých záloh"), případně i přednastavené číselné řady.
B. Postup zpracování záloh
Obecně můžeme použít dva postupy zpracování. Nejprve zálohu vždy zaevidujeme a pak ji buď rovnou uplatníme na konečné faktuře (přímý odečet) nebo jako mezikrok vystavujeme ještě daňový doklad na zálohu a teprve ten pak uplatníme na konečné faktuře (daňový doklad zálohy).
1. Vystavení/Zaevidování zálohové faktury
Vystavíme/přijmeme zálohovou fakturu jako jiný běžný doklad do knihy pohledávek/závazků:
přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS1, nastavíme příslušný druh ZV/ZP do hlavičky
položka dokladu na celkovou částku není předmětem DPH
Zálohová faktura
2. Platba zálohy Příchozí/odchozí platba je běžným způsobem spárována (přes VS1) se zálohovou fakturou. Protože nevzniká v případě odlišnosti kurzů měny kurzový rozdíl, je provedena úprava hodnot původní zálohové faktury v cizí měně podle uskutečněné platby (změna kurzu a částky Kč vzhledem k neměnné hodnotě částky cizí měny)!
Platba zálohové faktury
3. Daňový doklad na zálohu
Na příchozí/odchozí platbu vystavíme v knize pohledávek/závazků doklad pomocí funkce CTRL+F5, která nám nabídne výběr ze seznamu zaevidovaných dokladů záloh, které ještě nemají k sobě vystavený daňový doklad nebo dosud nebyly použity v přímém vyúčtování. Potvrdíme ENTER a je vygenerován daňový doklad na vybranou zálohu:
přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS2 (z automat. číslování nebo ručně)
nastavíme příslušný druh DV/DP do hlavičky (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
položka dokladu na celkovou částku je vygenerována automaticky s přednastaveným nejčastějším typem DPH z konfigurace, je možné samozřejmě ručně změnit
Daňový doklad na zálohu
program doplní automaticky do peněžního deníku doklad příjmu/výdeje jako kopii původního dokladu úhradu zálohy, ale na nulovou celkovou částku a s příslušnou výší DPH (doplnění DPH ze zálohy do sloupců peněžního deníku). Tento doklad příjmu/výdeje je spárován s daňovým dokladem zálohy.
Peněžní deník
4. Konečné vyúčtování
Vystavíme běžným způsobem konečnou fakturu na zboží/služby, tzn. doklad s DPH položkami, přidělíme VS3 a některý z druhů pro faktury (FV/FP). Na dokladu uplatníme dříve uhrazenou zálohu jako samostatnou položku zadanou s minusovou částkou. Tuto položku můžeme vytvořit pomocí funkce CTRL+F5 v položkách dokladu, kdy se nám nabídnou všechny dosud neuplatněné daňové doklady nebo neuplatněné zálohové faktury pro partnera, na kterého je doklad evidován. U dokladů v cizí měně je při rozdílnosti kurzů daňového dokladu zálohy a dokladu vyúčtování doplněna automaticky ještě položka kurzového rozdílu.
a) jestliže nebyl dosud vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme doklad zálohy (přímý odečet)
od celkové částky je odečtena původní záloha ZV/ZP jako položka bez DPH
v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka, která nemá DPH
Konečné vyúčtování
zápis v peněžním deníku po spárování úhrady, kompletní DPH
Peněžní deník
b) jestliže byl vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme tento daňový doklad
od celkové částky je odečtena původní záloha DV/DP jako položka s DPH
v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka, která nemá DPH
Konečné vyúčtování
zápis v peněžním deníku po spárování úhrady, pouze zbytek DPH
