Pracovní článek

Verze z 18. 6. 2020, 11:18

Od nových verzí programů UCTO se mění postupy při zpracování přijatých / poskytnutých záloh. Pro efektivní využití všech možností programu, tj. jeho automatických nabídek a zakládání dokladů/položek, je nutné provést nejprve příslušná nastavení v konfiguraci modulu a další úpravy v souvisejících číselnících. Zpracování a evidence záloh totiž využívá vestavěného systému druhového členění dokladů, který lze případně vhodně kombinovat i s automatickým číslováním dokladů. Podstatné je i nastavení analytických členění pro daňové a nedaňové složky záloh.

Nastavení analytického členění a aktivace inventarizace

1. Přijaté / poskytnuté zálohy se účtují na účty 324 Přijaté zálohy / 314 Poskytnuté zálohy, které je vhodné analyticky rozčlenit pro rozlišení jejich daňových a nedaňových částí, např.:

• 324001 / 314001 - nedaňové zálohy
• 324002 / 314002 - daňové vyúčtování

2. Pro možnost inventarizace všech souvisejících účtů je více než vhodné aktivovat u těchto analytik její sledování = parametr "Inventarizovat". Tento doporučujeme nastavit i u všech dalších účtů souvisejících s pohledávkami a závazky (311,601,604.../321,501,504...).

Nastavení konfigurace modulu a číselníků

1. Aktivovat druhové členění FV/FP na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté"
2. Doplnit číselník kódů druhového členění o definice potřebných druhů použitých při zpracování záloh

Použití druhového členění je obecně výhodné i z hlediska automatických předkontací pro účtování dokladů. Kromě obecného druhu pro základní typ pohledávek/závazků doporučujeme vytvořit minimálně jeden samostatný druh pro zálohové faktury a minimálně jeden pro daňové doklady záloh, včetně jejich položkových ekvivalentů. U jednotlivých druhů budou pak použity příslušné předkontace (zda se jedná o daňovou či nedaňovou část). V případě použití cizí měny nesmíme zapomenout též na druhové členění pro položky kurzových zisků a ztrát při vyúčtování záloh. Pro automatizaci účtování úhrad záloh přes pokladnu a banku je vhodné vytvořit i samostatné druhy pro tyto operace.

Příklad nastavení číselníku druhového členění

UPOZORNĚNÍ - u druhů určených pro zálohové faktury je nutné správně aktivovat parametr "Zálohová faktura" a u druhů určených pro daňové doklady záloh aktivovat parametr "Daňový doklad zálohy".

3. Doplnit v konfiguraci modulu jednotlivé přednastavené druhy na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté" ("Zpracování přijatých/poskytnutých záloh"), případně i přednastavené číselné řady.

Postup zpracování záloh

Obecně můžeme použít dva postupy zpracování. Nejprve zálohu vždy zaevidujeme a pak ji buď rovnou uplatníme na konečné faktuře (přímý odečet) nebo jako mezikrok vystavujeme ještě daňový doklad na zálohu a teprve ten pak uplatníme na konečné faktuře (daňový doklad zálohy). První způsob však neumožňuje účetně zachytit průběh daňových složek.

1. Vystavení / Zaevidování zálohové faktury (v našem příkladu se jedná o zálohu 10000,- Kč, resp. 500,- EUR při fiktivním kurzu 20 Kč/EUR)
Vystavíme/přijmeme zálohovou fakturu jako jiný běžný doklad do knihy pohledávek/závazků:

• přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS1, nastavíme příslušný druh ZV/ZP do hlavičky
• položka dokladu na celkovou částku není předmětem DPH, druh položky nastavíme ZV/ZP
• o tomto dokladu SE NEÚČTUJE (na základě příznaku „Zálohová faktura“ u druhu se ani k zaúčtování nenabízí)

2. Platba zálohy Příchozí/odchozí platba 11000,- Kč (500,- EUR, 22 Kč/EUR) je běžným způsobem spárována (přes VS1) se zálohovou fakturou. Pokud máme přednastavený i druh úhrady, jsou automaticky doplněny všechny předkontace.

Příklad zaúčtování platby

Protože se o zálohové faktuře neúčtuje, nevzniká v případě odlišnosti kurzů měny kurzový rozdíl!
Při úhradě jinou částkou je vždy provedena úprava hodnot původní zálohové faktury v cizí měně podle uskutečněné platby (změna kurzu a částky Kč vzhledem k neměnné hodnotě částky cizí měny)!

3. Daňový doklad na zálohu
Na příchozí/odchozí platbu můžeme vystavit v knize pohledávek/závazků doklad pomocí funkce CTRL+F5, která nám nabídne výběr ze seznamu zaevidovaných dokladů záloh, které ještě nemají k sobě vystavený daňový doklad nebo dosud nebyly použity v přímém vyúčtování. Potvrdíme ENTER a je vygenerován daňový doklad na vybranou zálohu:

• přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS2 (z automatického číslování nebo ručně)
• nastavíme příslušný druh DV/DP do hlavičky (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
• položka dokladu na celkovou částku je vygenerována automaticky s přednastaveným nejčastějším typem DPH z konfigurace, je možné samozřejmě ručně změnit
• druh položky nastavíme na DV/DP (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
• doklad je pak účtován podle předkontací použitého druhového členění

Příklad zaúčtování daňového dokladu na zálohu

4. Konečné vyúčtování
Vystavíme běžným způsobem konečnou fakturu na zboží/služby, tzn. doklad s DPH položkami, přidělíme VS3 a některý z druhů pro faktury (FV/FP). Na dokladu uplatníme dříve uhrazenou zálohu jako samostatnou položku zadanou s minusovou částkou. Tuto položku můžeme vytvořit pomocí funkce CTRL+F5 v položkách dokladu, kdy se nám nabídnou všechny dosud neuplatněné daňové doklady nebo neuplatněné zálohové faktury pro partnera, na kterého je doklad evidován. U dokladů v cizí měně je při rozdílnosti kurzů daňového dokladu zálohy a dokladu vyúčtování doplněna automaticky ještě položka kurzového rozdílu. Doklad je pak účtován podle předkontací použitého druhového členění v hlavičce a jednotlivých položkách.

a) jestliže nebyl dosud vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme doklad zálohy (přímý odečet)

• od celkové částky je odečtena původní záloha ZV/ZP jako položka, která nemá DPH
• v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka která nemá DPH

Vyúčtování na celkem 17850,- Kč (714 EUR, 25 Kč/EUR) s přímým odečtem uplatněné zálohy 11000,- Kč (500 EUR, 22 Kč/EUR), zbývá tedy doplatit 5350,- Kč (214 EUR, 25 Kč/EUR):

Položky dokladu konečného vyúčtování s přímým odečtem zálohy:

Příklad zaúčtování s přímým odečtem zálohy

b) jestliže byl vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme tento daňový doklad

• od celkové částky je odečtena původní záloha DV/DP jako položka s DPH
• v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka, která nemá DPH

Vyúčtování na celkem 17850,- Kč (714 EUR, 25 kč/EUR) s odečtem daňového dokladu uplatněné zálohy 11000,- Kč (500 EUR, 22 Kč/EUR), zbývá tedy doplatit 5350,- Kč (214 EUR, 25 Kč/EUR):

Položky dokladu konečného vyúčtování s odečtem daňového dokladu zálohy:

Příklad zaúčtování s odečtem daňového dokladu zálohy

Postupné odečítání záloh

Postupně lze odečítat pouze daňové doklady k záloze, tzv. nedaňové zálohy lze odečíst vždy pouze v plné výši.
Při odpočtu zálohy v položkách dokladu (funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5") je možné při výběru zálohy k odečtení zvolit možnost "Potvrzení + částečný odpočet" (CTRL+Enter).

Tím se otevře seznam položek daňového dokladu k záloze. Většinou bude obsahovat pouze 1 řádek, výjimečně více, pokud by daňový doklad k záloze obsahoval různé sazby DPH. V tomto seznamu je možné upravit výši zálohy, která bude na vyúčtovací faktuře uplatněna.

Po potvrzení (CTRL+Enter) se do položek dokladu vyúčtování přenese odpočet zvolené části zálohy. Po uložení dokladu vyúčtování se odečtená položka daňového dokladu k záloze rozdělí na dvě. Jedna z nich obsahuje odečtenou částku a interní (systémový) odkaz na vyúčtování, druhá pak zbytek zálohy, která zůstává k dispozici pro odečtení na dalším dokladu vyúčtování.

V seznamu záznamů Pohledávek a Závazků je možné nastavit zobrazení sloupců "Uplatněno (Zál.)" a "Zbývá uplatnit (Zál.)". U daňových dokladů k záloze se v prvním z nich zobrazuje částka, která už byla odečtena na vyúčtování, ve druhém částka, která ještě ve vyúčtování uplatněna nebyla (rozdíl mezi celkovou částkou a uplatněnou). U zálohových faktur se vždy v jednom ze sloupců zobrazuje celková částka faktury a ve druhém nula, v závislosti na tom, zda z ní byl nebo nebyl vytvořen daňový doklad k záloze, případně pokud byla nebo nebyla přímo odečtena na vyúčtování. Částky se zobrazují v měně dokladu.
V položkách dokladů se zobrazuje sloupec "Odečteno na", kde je interní (počítačové) číslo dokladu, na kterém byla položka uplatněna, v případě dosud neodečtené částky je tam nula.

Důležité upozornění:
Práce s postupně odečítanými zálohami má, obdobně jako původní odpočty záloh v plné výši, některá omezení, která je nutné při práci respektovat, v opačném případě se poruší interní (systémové) vazby mezi doklady záloh a vyúčtování, což pak může vést k nekonzistenci dat.
Do daňového dokladu k záloze se odečtená částka ukládá až při uložení dokladu vyúčtování, rovněž interní vazby se vytvářejí až při uložení dokladu. Při opakovaném vyvolání funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5" před uložením dokladu se stále nabízí částky záloh, které byly původně k dispozici.
Při opravě položek vytvořených pomocí funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5" v dokladu vyúčtování se neaktualizují záznamy na daňovém dokladu k záloze. Ruční zásah do odpočtu zálohy na vyúčtování má za následek rozdíl mezi částkami uplatněnými ve vyúčtování a v záloze. Opravu lze provést pouze smazáním a novým vytvořením položky zálohy funkcí "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5". To platí v případě, že opravujete odpočet zálohy v rámci editace položek, před uložením dokladu. Pokud chcete opravit výši odečtené zálohy na dokladu, který již byl uložen, je nutné nejdříve smazat položku odečtené zálohy, doklad vyúčtování uložit a teprve pak znovu zadat správnou výši odpočtu zálohy.

Poznámka:
V případě vydaných faktur je možné uplatnit částečný odpočet zálohy i v modulu Fakturace.

Zpracování záloh ve Fakturaci a Účetnictví

V Účetnictví - Číselníky/Druhové členění dokladů založit např. tyto druhy:

Na druhovém členění s kódem ZV - Zálohová faktura (POHLEDÁVKY) je třeba zaškrtnout políčko Zálohová faktura. Na druhovém členění s kódem DV – Daňový doklad zálohy (POHLEDÁVKY) je nutno zaškrtnout pole Daňový doklad zálohy.

V Účetnictví – Pomocné práce/Konfigurace/Konfigurace modulu – záložka Faktury, sekce Vydané je třeba vyplnit pole Zpracování přijatých záloh a to následovně:
Pole DD:

• první pole – uveďte číselnou řadu pro daňové doklady záloh – nutno založit v Číselníky/Číselné řady dokladů
• druhé pole – uveďte druh pro daňové doklady záloh (hlavičkový) – kód DV
• třetí pole – uveďte druh pro položky daňového dokladu záloh (položkový) – kód DV

Pole PV: uveďte druh pro položky zálohové faktury – kód ZV

Vystavení zálohové faktury a její přenos do účetnictví

Fakturace

1) Vystavíme ve Fakturaci zálohovou fakturu s těmito údaji

• Formulář – Zálohová faktura,
• Druh – ZV Zálohová faktura
• V položkách Typ DPH – 0. Není předmětem daně

2) Pomocné práce/Export do účetnictví provedeme export příslušné faktury do Účetnictví.

Účetnictví

1) Pohledávky a závazky/Vstup pohledávek/Vydané faktury – zde se objeví vyexportovaná faktura, která se nenabízí k účtování, ale lze na ní párovat.

2) Ve chvíli přijetí platby dochází k úhradě Zálohové faktury. Při zaúčtování platby je faktura skutečně s platbou spárována a teprve poté lze vytvořit Daňový doklad zálohy. Důležité tedy je, že ke spárování (uhrazení) faktury dochází až v okamžiku zaúčtování pokladního či bankovního dokladu.

Vystavení daňového dokladu zálohy a jeho přenos do účetnictví

Fakturace

1) Ve vstupu faktur zvolíme ikonu rozšířené nabídky funkcí a vybereme Vystavení daňového dokladu na zálohovou fakturu Ctrl+U. Nabídne se vytvořená zaplacená zálohová faktura.

2) Vystavíme příslušný daňový doklad s těmito údaji:

• Formulář – např. Doklad o přijetí platby
• Druh – DV Daňový doklad zálohy
• V položkách je již základ daně a DPH.

3) Daňový doklad k záloze exportujeme do účetnictví - Pomocné práce/Export do účetnictví.

Účetnictví

1) Příslušný daňový doklad zálohy má na sobě již příznak Uhrazený.

2) Přenosem z fakturace dochází ke vstupu Daňového dokladu do Přiznání DPH.

3) Daňový doklad zálohy se již nabízí k zaúčtování.

Vyúčtování

Fakturace

1) Vystavíme konečnou fakturu s těmito údaji:

• Formulář – Faktura–daňový doklad
• Druh – FV Vydaná faktura

2) Nejprve zadáme běžnou položku na celkovou částku služby (popř. zboží) a to včetně DPH a správného typu DPH.

3) Dáme přidat novou položku a vybereme Odečtení zálohy – nabídne se vytvořený daňový doklad zálohy – dojde k odpočtu zdaněné zálohy.

4) Vytvořený doklad vyexportujeme do účetnictví – Pomocné práce/Export do účetnictví.

Účetnictví

1) Konečné vyúčtování můžeme zaúčtovat.

Zálohové faktury v modulu Nákup a Prodej

Postup z prodejní objednávky

1) Vystavení Zálohové faktury z prodejní objednávky Alt+F.

Použijeme následující parametry:

a. Formulář – Zálohová faktura

b. Druh - musí mít nastavený parametr „Zálohová faktura“

c. Typ DPH – Není předmětem DPH

Po vystavení se v Prodejní objednávce na záložce Ostatní doplní částka zálohy.

2) Export do účetnictví

V modulu Fakturace se provede export standardním způsobem. Poté se faktura objeví ve volbě Pohledávky a závazky/Vstup pohledávek/Vydané faktury. Má-li faktura správný druh, nenabídne se k zaúčtování, ale lze na ní párovat úhrady. Ve chvíli přijetí platby dochází k úhradě Zálohové faktury. Při zaúčtování platby je faktura skutečně s platbou spárována a teprve poté lze vytvořit Daňový doklad zálohy. Důležité je vědět, že ke spárování (uhrazení) faktury dochází až v okamžiku zaúčtování pokladního či bankovního dokladu.

3) Vystavení daňového dokladu zálohy

a. Ve vstupu faktur zvolíme ikonu Přístupné funkce a vybereme Vystavení daňového dokladu na zálohovou fakturu Ctrl+U. Nabídne se vytvořená zaplacená zálohová faktura.

b. Vystavíme příslušný daňový doklad s těmito údaji:

i. Formulář – např. Doklad o přijetí platby

ii. Druh – musí mít nastavený parametr „Daňový doklad zálohy“

iii. V položkách je již základ daně a DPH.

4) Export daňového dokladu do účetnictví

V modulu Fakturace se provede export Daňového dokladu na zálohu standardním způsobem (Pomocné práce/Export do účetnictví).

a. Příslušný daňový doklad zálohy má na sobě již příznak Uhrazený – nastavení se provede v Číselníku formuláře.

b. Přenosem z fakturace do účetnictví se daňový doklad dostane do Pohledávek - tedy dochází ke vstupu Daňového dokladu do Přiznání DPH.

c. Daňový doklad zálohy se již nabízí k zaúčtování.

Poznámka: v některých případech lze krok 3 a 4 vynechat

5) Vystavení konečné faktury z prodejní objednávky Alt+F

Pokud program najde v modulu účetnictví zaplacenou zálohovou fakturu nebo daňový doklad na zaplacenou zálohu, při vytváření faktury je nabídne k zúčtování:

V okně s položkami pro fakturace je další záložka Zálohy, kde se objeví všechny nevyúčtované zálohy či daňové doklady na zálohu. Částka záloh, které zaškrtnete, se z konečné faktury odečte.

V prodejní objednávce se na záložce Ostatní v poli Odečteno objeví celková částka, která byla na vyúčtovací faktuře odečtena.

Poznámka: Fakturu s odpočtem záloh nelze jednoduše z prodejní objednávky opravit, neboť by se zálohy pro odpočet již znovu nenabídly.