Účetnictví a Fakturace a Nákup a prodej - Evidence a zpracování záloh

groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Od nových verzí programů UCTO se mění postupy při zpracování přijatých / poskytnutých záloh. Pro efektivní využití všech možností programu, tj. jeho automatických nabídek a zakládání dokladů/položek, je nutné provést nejprve příslušná nastavení v konfiguraci modulu a další úpravy v souvisejících číselnících. Zpracování a evidence záloh totiž využívá vestavěného systému druhového členění dokladů, který lze případně vhodně kombinovat i s automatickým číslováním dokladů. Podstatné je i nastavení analytických členění pro daňové a nedaňové složky záloh.

Nastavení analytického členění a aktivace inventarizace

1. Přijaté / poskytnuté zálohy se účtují na účty 324 Přijaté zálohy / 314 Poskytnuté zálohy, které je vhodné analyticky rozčlenit pro rozlišení jejich daňových a nedaňových částí, např.:

• 324001 / 314001 - nedaňové zálohy
• 324002 / 314002 - daňové vyúčtování

2. Pro možnost inventarizace všech souvisejících účtů je více než vhodné aktivovat u těchto analytik její sledování = parametr "Inventarizovat". Tento doporučujeme nastavit i u všech dalších účtů souvisejících s pohledávkami a závazky (311,601,604.../321,501,504...).

Nastavení konfigurace modulu a číselníků

1. Aktivovat druhové členění FV/FP na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté"
2. Doplnit číselník kódů druhového členění o definice potřebných druhů použitých při zpracování záloh

Použití druhového členění je obecně výhodné i z hlediska automatických předkontací pro účtování dokladů. Kromě obecného druhu pro základní typ pohledávek/závazků doporučujeme vytvořit minimálně jeden samostatný druh pro zálohové faktury a minimálně jeden pro daňové doklady záloh, včetně jejich položkových ekvivalentů. U jednotlivých druhů budou pak použity příslušné předkontace (zda se jedná o daňovou či nedaňovou část). V případě použití cizí měny nesmíme zapomenout též na druhové členění pro položky kurzových zisků a ztrát při vyúčtování záloh. Pro automatizaci účtování úhrad záloh přes pokladnu a banku je vhodné vytvořit i samostatné druhy pro tyto operace.

Příklad nastavení číselníku druhového členění

Typ	Kód	Název	US	UA	Úhrada
2 Pohledávky	FV	Vydaná faktura	311		FV
8 Pohledávky (položky)	FV	Položka vydané faktury FV	604
6 Banka příjem	FV	Úhrada vydané faktury	FV	311
2 Pohledávky	ZV	Přijatá záloha	neúčtuje se		ZV
8 Pohledávky (položky)	ZV	Položka přijaté zálohy	ZV	324	001
6 Banka příjem	ZV	Úhrada přijaté zálohy	ZV	324	001
2 Pohledávky	DV	Daňový doklad na přijatou zálohu	324	001	vystavuje se jako uhrazený
8 Pohledávky (položky)	DV	Položka daňového dokladu na zálohu	DV	324	002
8 Pohledávky (položky)	ZI	Položka vyúčtování ZV – kurz.zisk	663		Pozn.: Pouze pro cizí měnu
8 Pohledávky (položky)	ZT	Položka vyúčtování ZV – kurz.ztráta	563		Pozn.: Pouze pro cizí měnu
Typ	Kód	Název	US	UA	Úhrada
3 Závazky	FP	Přijatá faktura	321		FP
9 Závazky (položky)	FP	Položka přijaté faktury FP	504
7 Banka výdej	FP	Úhrada přijaté faktury FP	321
3 Závazky	ZP	Poskytnutá záloha	neúčtuje se		ZP
9 Závazky (položky)	ZP	Položka poskytnuté zálohy ZP	314	001
7 Banka výdej	ZP	Úhrada poskytnuté zálohy ZP	314	001
3 Závazky	DP	Daňový doklad na poskytnutou zálohu	314	001	vystavuje se jako uhrazený
9 Závazky (položky)	DP	Položka daňového dokladu na zálohu DP	314	002
9 Závazky (položky)	ZI	Položka vyúčtování ZP – kurz.zisk	663		Pozn.: Pouze pro cizí měnu
9 Závazky (položky)	ZT	Položka vyúčtování ZP – kurz.ztráta	563		Pozn.: Pouze pro cizí měnu

UPOZORNĚNÍ - u druhů určených pro zálohové faktury je nutné správně aktivovat parametr "Zálohová faktura" a u druhů určených pro daňové doklady záloh aktivovat parametr "Daňový doklad zálohy".

3. Doplnit v konfiguraci modulu jednotlivé přednastavené druhy na kartě "Faktury" v sekcích "Vydané" a "Přijaté" ("Zpracování přijatých/poskytnutých záloh"), případně i přednastavené číselné řady.

Postup zpracování záloh

Obecně můžeme použít dva postupy zpracování. Nejprve zálohu vždy zaevidujeme a pak ji buď rovnou uplatníme na konečné faktuře (přímý odečet) nebo jako mezikrok vystavujeme ještě daňový doklad na zálohu a teprve ten pak uplatníme na konečné faktuře (daňový doklad zálohy). První způsob však neumožňuje účetně zachytit průběh daňových složek.

1. Vystavení / Zaevidování zálohové faktury (v našem příkladu se jedná o zálohu 10000,- Kč, resp. 500,- EUR při fiktivním kurzu 20 Kč/EUR)
Vystavíme/přijmeme zálohovou fakturu jako jiný běžný doklad do knihy pohledávek/závazků:

• přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS1, nastavíme příslušný druh ZV/ZP do hlavičky
• položka dokladu na celkovou částku není předmětem DPH, druh položky nastavíme ZV/ZP
• o tomto dokladu SE NEÚČTUJE (na základě příznaku „Zálohová faktura“ u druhu se ani k zaúčtování nenabízí)

2. Platba zálohy Příchozí/odchozí platba 11000,- Kč (500,- EUR, 22 Kč/EUR) je běžným způsobem spárována (přes VS1) se zálohovou fakturou. Pokud máme přednastavený i druh úhrady, jsou automaticky doplněny všechny předkontace.

Příklad zaúčtování platby

Příjem
MD	DAL	Částka Kč	EUR	Pár. znak
	324001	11000,00	500,00	VS1
221		11000,00	500,00

Výdej
MD	DAL	Částka Kč	EUR	Pár. znak
314001		11000,00	500,00	VS1
	221	11000,00	500,00

Protože se o zálohové faktuře neúčtuje, nevzniká v případě odlišnosti kurzů měny kurzový rozdíl!
Při úhradě jinou částkou je vždy provedena úprava hodnot původní zálohové faktury v cizí měně podle uskutečněné platby (změna kurzu a částky Kč vzhledem k neměnné hodnotě částky cizí měny)!

3. Daňový doklad na zálohu
Na příchozí/odchozí platbu můžeme vystavit v knize pohledávek/závazků doklad pomocí funkce CTRL+F5, která nám nabídne výběr ze seznamu zaevidovaných dokladů záloh, které ještě nemají k sobě vystavený daňový doklad nebo dosud nebyly použity v přímém vyúčtování. Potvrdíme ENTER a je vygenerován daňový doklad na vybranou zálohu:

• přidělíme mu variabilní symbol/interní číslo VS2 (z automatického číslování nebo ručně)
• nastavíme příslušný druh DV/DP do hlavičky (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
• položka dokladu na celkovou částku je vygenerována automaticky s přednastaveným nejčastějším typem DPH z konfigurace, je možné samozřejmě ručně změnit
• druh položky nastavíme na DV/DP (přednastavení v konfiguraci nebo ručně)
• doklad je pak účtován podle předkontací použitého druhového členění

Příklad zaúčtování daňového dokladu na zálohu

Přijatá záloha
MD	DAL	Částka Kč	EUR	Pár. znak
324001		11000,00	500,00	VS1
	324002	9090,91	413,22	VS2
	343	1909,09	86,78	VS2

Poskytnutá záloha
MD	DAL	Částka Kč	EUR	Pár. znak
	314001	11000,00	500,00	VS1
314002		9090,91	413,22	VS2
343		1909,09	86,78	VS2

4. Konečné vyúčtování
Vystavíme běžným způsobem konečnou fakturu na zboží/služby, tzn. doklad s DPH položkami, přidělíme VS3 a některý z druhů pro faktury (FV/FP). Na dokladu uplatníme dříve uhrazenou zálohu jako samostatnou položku zadanou s minusovou částkou. Tuto položku můžeme vytvořit pomocí funkce CTRL+F5 v položkách dokladu, kdy se nám nabídnou všechny dosud neuplatněné daňové doklady nebo neuplatněné zálohové faktury pro partnera, na kterého je doklad evidován. U dokladů v cizí měně je při rozdílnosti kurzů daňového dokladu zálohy a dokladu vyúčtování doplněna automaticky ještě položka kurzového rozdílu. Doklad je pak účtován podle předkontací použitého druhového členění v hlavičce a jednotlivých položkách.

a) jestliže nebyl dosud vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme doklad zálohy (přímý odečet)

• od celkové částky je odečtena původní záloha ZV/ZP jako položka, která nemá DPH
• v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka která nemá DPH

Vyúčtování na celkem 17850,- Kč (714 EUR, 25 Kč/EUR) s přímým odečtem uplatněné zálohy 11000,- Kč (500 EUR, 22 Kč/EUR), zbývá tedy doplatit 5350,- Kč (214 EUR, 25 Kč/EUR):

Položky dokladu konečného vyúčtování s přímým odečtem zálohy:

Příklad zaúčtování s přímým odečtem zálohy

Vydaná faktura
MD	DAL	Částka Kč	EUR	Pár. znak
311		5350,00	214,00	VS3
	604	14752,07	590,08
	343	3097,93	123,92
	324001	-11000,00	-500,00	VS1
	563	-1500,00	---

Přijatá faktura
MD	DAL	Částka Kč	EUR	Pár. znak
	321	5350,00	214,00	VS3
504		14752,07	590,08
343		3097,93	123,92
314001		-11000,00	-500,00	VS1
663		-1500,00	---

b) jestliže byl vystaven daňový doklad na zálohu a vybereme tento daňový doklad

• od celkové částky je odečtena původní záloha DV/DP jako položka s DPH
• v případě odlišnosti kurzů je ještě odečtena/přičtena položka kurzového rozdílu jako položka, která nemá DPH

Vyúčtování na celkem 17850,- Kč (714 EUR, 25 kč/EUR) s odečtem daňového dokladu uplatněné zálohy 11000,- Kč (500 EUR, 22 Kč/EUR), zbývá tedy doplatit 5350,- Kč (214 EUR, 25 Kč/EUR):

Položky dokladu konečného vyúčtování s odečtem daňového dokladu zálohy:

Příklad zaúčtování s odečtem daňového dokladu zálohy

Vydaná faktura
MD	DAL	Částka Kč	EUR	Pár. znak
311		5350,00	214,00	VS3
	604	14752,07	590,08
	343	3097,93	123,92
	324002	-9090,91	-413,22	VS2
	343	-1909,09	-86,78	VS2
	563	-1500,00	---

Přijatá faktura
MD	DAL	Částka Kč	EUR	Pár. znak
	321	5350,00	214,00	VS3
504		14752,07	590,08
343		3097,93	123,92
314002		-9090,91	-413,22	VS2
343		-1909,09	-86,78	VS2
663		-1500,00	---

Postupné odečítání záloh

Postupně lze odečítat pouze daňové doklady k záloze, tzv. nedaňové zálohy lze odečíst vždy pouze v plné výši.
Při odpočtu zálohy v položkách dokladu (funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5") je možné při výběru zálohy k odečtení zvolit možnost "Potvrzení + částečný odpočet" (CTRL+Enter).

Tím se otevře seznam položek daňového dokladu k záloze. Většinou bude obsahovat pouze 1 řádek, výjimečně více, pokud by daňový doklad k záloze obsahoval různé sazby DPH. V tomto seznamu je možné upravit výši zálohy, která bude na vyúčtovací faktuře uplatněna.

Po potvrzení (CTRL+Enter) se do položek dokladu vyúčtování přenese odpočet zvolené části zálohy. Po uložení dokladu vyúčtování se odečtená položka daňového dokladu k záloze rozdělí na dvě. Jedna z nich obsahuje odečtenou částku a interní (systémový) odkaz na vyúčtování, druhá pak zbytek zálohy, která zůstává k dispozici pro odečtení na dalším dokladu vyúčtování.

V seznamu záznamů Pohledávek a Závazků je možné nastavit zobrazení sloupců "Uplatněno (Zál.)" a "Zbývá uplatnit (Zál.)". U daňových dokladů k záloze se v prvním z nich zobrazuje částka, která už byla odečtena na vyúčtování, ve druhém částka, která ještě ve vyúčtování uplatněna nebyla (rozdíl mezi celkovou částkou a uplatněnou). U zálohových faktur se vždy v jednom ze sloupců zobrazuje celková částka faktury a ve druhém nula, v závislosti na tom, zda z ní byl nebo nebyl vytvořen daňový doklad k záloze, případně pokud byla nebo nebyla přímo odečtena na vyúčtování. Částky se zobrazují v měně dokladu.
V položkách dokladů se zobrazuje sloupec "Odečteno na", kde je interní (počítačové) číslo dokladu, na kterém byla položka uplatněna, v případě dosud neodečtené částky je tam nula.

Důležité upozornění:
Práce s postupně odečítanými zálohami má, obdobně jako původní odpočty záloh v plné výši, některá omezení, která je nutné při práci respektovat, v opačném případě se poruší interní (systémové) vazby mezi doklady záloh a vyúčtování, což pak může vést k nekonzistenci dat.
Do daňového dokladu k záloze se odečtená částka ukládá až při uložení dokladu vyúčtování, rovněž interní vazby se vytvářejí až při uložení dokladu. Při opakovaném vyvolání funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5" před uložením dokladu se stále nabízí částky záloh, které byly původně k dispozici.
Při opravě položek vytvořených pomocí funkce "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5" v dokladu vyúčtování se neaktualizují záznamy na daňovém dokladu k záloze. Ruční zásah do odpočtu zálohy na vyúčtování má za následek rozdíl mezi částkami uplatněnými ve vyúčtování a v záloze. Opravu lze provést pouze smazáním a novým vytvořením položky zálohy funkcí "Vyúčtování zálohy - CTRL+F5". To platí v případě, že opravujete odpočet zálohy v rámci editace položek, před uložením dokladu. Pokud chcete opravit výši odečtené zálohy na dokladu, který již byl uložen, je nutné nejdříve smazat položku odečtené zálohy, doklad vyúčtování uložit a teprve pak znovu zadat správnou výši odpočtu zálohy.

Poznámka:
V případě vydaných faktur je možné uplatnit částečný odpočet zálohy i v modulu Fakturace.

Zpracování záloh ve Fakturaci a Účetnictví

V Účetnictví - Číselníky/Druhové členění dokladů založit např. tyto druhy:

Druhové členění
Typ	Kód	Název	Typ - Text	US	UA
2	ZV	Zálohová faktura	POHLEDÁVKY	neúčtuje se
8	ZV	Položka Zálohová faktura	POHLEDÁVKY (položky)	324	001
2	DV	Zálohová faktura	POHLEDÁVKY	324	001
8	DV	Položka Daňový doklad zálohy	POHLEDÁVKY (položky)	324	002
2	FV	Vydaná faktura	POHLEDÁVKY	311
8	FV	Položka vydané faktury zboží	POHLEDÁVKY (položky)	604

Na druhovém členění s kódem ZV - Zálohová faktura (POHLEDÁVKY) je třeba zaškrtnout políčko Zálohová faktura. Na druhovém členění s kódem DV – Daňový doklad zálohy (POHLEDÁVKY) je nutno zaškrtnout pole Daňový doklad zálohy.

V Účetnictví – Pomocné práce/Konfigurace/Konfigurace modulu – záložka Faktury, sekce Vydané je třeba vyplnit pole Zpracování přijatých záloh a to následovně:
Pole DD:

• první pole – uveďte číselnou řadu pro daňové doklady záloh – nutno založit v Číselníky/Číselné řady dokladů
• druhé pole – uveďte druh pro daňové doklady záloh (hlavičkový) – kód DV
• třetí pole – uveďte druh pro položky daňového dokladu záloh (položkový) – kód DV

Pole PV: uveďte druh pro položky zálohové faktury – kód ZV

Vystavení zálohové faktury a její přenos do účetnictví

Fakturace

1) Vystavíme ve Fakturaci zálohovou fakturu s těmito údaji

• Formulář – Zálohová faktura,
• Druh – ZV Zálohová faktura
• V položkách Typ DPH – 0. Není předmětem daně

2) Pomocné práce/Export do účetnictví provedeme export příslušné faktury do Účetnictví.

Účetnictví

1) Pohledávky a závazky/Vstup pohledávek/Vydané faktury – zde se objeví vyexportovaná faktura, která se nenabízí k účtování, ale lze na ní párovat.

2) Ve chvíli přijetí platby dochází k úhradě Zálohové faktury. Při zaúčtování platby je faktura skutečně s platbou spárována a teprve poté lze vytvořit Daňový doklad zálohy. Důležité tedy je, že ke spárování (uhrazení) faktury dochází až v okamžiku zaúčtování pokladního či bankovního dokladu.

Vystavení daňového dokladu zálohy a jeho přenos do účetnictví

Fakturace

1) Ve vstupu faktur zvolíme ikonu rozšířené nabídky funkcí a vybereme Vystavení daňového dokladu na zálohovou fakturu Ctrl+U. Nabídne se vytvořená zaplacená zálohová faktura.

2) Vystavíme příslušný daňový doklad s těmito údaji:

• Formulář – např. Doklad o přijetí platby
• Druh – DV Daňový doklad zálohy
• V položkách je již základ daně a DPH.

3) Daňový doklad k záloze exportujeme do účetnictví - Pomocné práce/Export do účetnictví.

Účetnictví

1) Příslušný daňový doklad zálohy má na sobě již příznak Uhrazený.

2) Přenosem z fakturace dochází ke vstupu Daňového dokladu do Přiznání DPH.

3) Daňový doklad zálohy se již nabízí k zaúčtování.

Vyúčtování

Fakturace

1) Vystavíme konečnou fakturu s těmito údaji:

• Formulář – Faktura–daňový doklad
• Druh – FV Vydaná faktura

2) Nejprve zadáme běžnou položku na celkovou částku služby (popř. zboží) a to včetně DPH a správného typu DPH.

3) Dáme přidat novou položku a vybereme Odečtení zálohy – nabídne se vytvořený daňový doklad zálohy – dojde k odpočtu zdaněné zálohy.

4) Vytvořený doklad vyexportujeme do účetnictví – Pomocné práce/Export do účetnictví.

Účetnictví

1) Konečné vyúčtování můžeme zaúčtovat.

Zálohové faktury v modulu Nákup a Prodej

Postup z prodejní objednávky

1) Vystavení Zálohové faktury z prodejní objednávky Alt+F.

Použijeme následující parametry:

a. Formulář – Zálohová faktura

b. Druh - musí mít nastavený parametr „Zálohová faktura“

c. Typ DPH – Není předmětem DPH

Po vystavení se v Prodejní objednávce na záložce Ostatní doplní částka zálohy.

2) Export do účetnictví

V modulu Fakturace se provede export standardním způsobem. Poté se faktura objeví ve volbě Pohledávky a závazky/Vstup pohledávek/Vydané faktury. Má-li faktura správný druh, nenabídne se k zaúčtování, ale lze na ní párovat úhrady. Ve chvíli přijetí platby dochází k úhradě Zálohové faktury. Při zaúčtování platby je faktura skutečně s platbou spárována a teprve poté lze vytvořit Daňový doklad zálohy. Důležité je vědět, že ke spárování (uhrazení) faktury dochází až v okamžiku zaúčtování pokladního či bankovního dokladu.

3) Vystavení daňového dokladu zálohy

a. Ve vstupu faktur zvolíme ikonu Přístupné funkce a vybereme Vystavení daňového dokladu na zálohovou fakturu Ctrl+U. Nabídne se vytvořená zaplacená zálohová faktura.

b. Vystavíme příslušný daňový doklad s těmito údaji:

i. Formulář – např. Doklad o přijetí platby

ii. Druh – musí mít nastavený parametr „Daňový doklad zálohy“

iii. V položkách je již základ daně a DPH.

4) Export daňového dokladu do účetnictví

V modulu Fakturace se provede export Daňového dokladu na zálohu standardním způsobem (Pomocné práce/Export do účetnictví).

a. Příslušný daňový doklad zálohy má na sobě již příznak Uhrazený – nastavení se provede v Číselníku formuláře.

b. Přenosem z fakturace do účetnictví se daňový doklad dostane do Pohledávek - tedy dochází ke vstupu Daňového dokladu do Přiznání DPH.

c. Daňový doklad zálohy se již nabízí k zaúčtování.

Poznámka: v některých případech lze krok 3 a 4 vynechat

5) Vystavení konečné faktury z prodejní objednávky Alt+F

Pokud program najde v modulu účetnictví zaplacenou zálohovou fakturu nebo daňový doklad na zaplacenou zálohu, při vytváření faktury je nabídne k zúčtování:

V okně s položkami pro fakturace je další záložka Zálohy, kde se objeví všechny nevyúčtované zálohy či daňové doklady na zálohu. Částka záloh, které zaškrtnete, se z konečné faktury odečte.

V prodejní objednávce se na záložce Ostatní v poli Odečteno objeví celková částka, která byla na vyúčtovací faktuře odečtena.

Poznámka: Fakturu s odpočtem záloh nelze jednoduše z prodejní objednávky opravit, neboť by se zálohy pro odpočet již znovu nenabídly.