Důležité:
POZOR! Od verze 3.0.2019.0900 se zavádí funkcionalita Kmenové karty výrobních čísel (VČ):

  • Aktualizační skript z verzí nižších než 3.0.2019.0900 zajišťuje generování kmenových karet výrobních čísel do nové tabulky TabVyrCK dle nejdříve založeného stavu VČ v tabulce TabVyrCS.
  • Na databázích, kde se ve velkém rozsahu zadávají VČ (tj. s počty stavů VČ řádově ve stovkách tisíc), může aktualizace trvat déle. Počítejte s tím při plánování updatu z verzí nižších než 3.0.2019.0900.
  • Podrobnosti k funkcionalitě naleznete v Poradně.

Přechod na nové účetní období v Helios Orange - Poradna (CZ)

Z Wiki Orange a Easy
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Obsah

Účetnictví

Přechod roku v Helios Orange – příprava prostředí

Účetní období

Ve volbě Číselníky/Další/Účetní období založíte pomocí tlačítka Nový období nového roku.

Tip Pokud používáte i Uživatelská období, je nutné nová uživatelská období stavu vygenerovat.

To provedete v Číselníky/Další/Účetní období/Uživatelská období akcí Generování období stavu.

Změna číslování

Pokud v číslech dokladů používáte prefix čísla roku, nastavte pro nové období číslování ve volbách

  • Pokladna/Řady pokladen – Hromadná změna číslování. Musíte být v období, pro které číslování nastavujete (vidíte dole na liště).
  • Pokladní prodej/Konstanty a číselníky/Řady účtenek - Nastavení pořadového čísla
  • Účetnictví/Konstanty a číselníky/Druhy účetních dokladů – pro doklady zadávané přímo do účetního deníku (interní doklady apod.) - akce Hromadné změny/Řada dokladů.
  • Sklady/Konstanty a číselníky/Řady dokladů – zejména pro faktury vydané akce Hromadná změna pořadového čísla

Toto lze připravit kdykoli před tím než začnete zadávat doklady do nového období.

Počáteční a koncové stavy účtů

Pro vygenerování koncových a počátečních stavů účtů spustíte v přehledu Číselníky / Další / Účetní období na řádku s končícím rokem akci Uzavření a otevření účetních knih. Dojde k výpočtu a vygenerování dokladů pro koncový stav (ve starém roce) a Počáteční stav (v novém roce). Takto získané hodnoty můžete kdykoli korigovat pomocí dalších akcí v přehledu:

  • Zrušení uzavření a otevření účetních knih – zruší vygenerované doklady počátečních a koncových stavů
  • Zrušení a obnovení uzavření a otevření účetních knih – zruší a znovu vygeneruje doklady počátečních a koncových stavů s aktuálními hodnotami

To znamená, že tuto akci můžete spouštět opakovaně tak, jak postupně doúčtováváte doklady ve starém účetním období.

Podrobný popis akce naleznete zde Účetní období - Číselníky

Tip V části Nastavení nesmí zůstat (není), musí být všude vybráno Ano nebo Ne.

Doporučujeme zaškrtnout i volbu Kontroly provedení uzávěrky – program zkontroluje, zda jsou splněny náležitosti pro provedení uzávěrky, např.

  • Druh účetního dokladu pro koncové a počáteční stavy – v novém i starém období. Musí být založeny Druhy účetních dokladů s přednastaveným stavem Počáteční stav/Koncový stav a Uzávěrkovým charakterem Otevření/Uzavření účetních knih.
  • Účtový rozvrh – existence účtů 701, 702, 710, 431 – se správným nastavením - uzávěrkový charakter Počáteční účet rozvážný, Konečný účet rozvážný, Účet zisků a ztrát, Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení.

Uzavření účetního období

Slouží k uzavření období – nelze zde již přidávat doklady a opravovat. Spouští se až ve chvíli, kdy již nechcete do období zasahovat. Kdykoli je možné období znovu otevřít akcí Otevření účetního období.

Přednastavení nového účetního období

Pokud již chcete vstupovat hlavně do období nového roku, můžete období přednastavit ve volbě HELIOS/Možnosti/Uživatelská nastavení pro aktuální databázi/Období – vybrat nové Přednastavené období.

Doporučený postup při účetní závěrce

Při zpracování účetní závěrky by měly být provedeny minimálně následující kroky, bližší popis k jednotlivým akcím naleznete v dokumentaci.

  • Účetní deník
V agendách prvotních dokladů - faktury vydané i přijaté (vč. vzájemných zápočtů), sklady, pokladna, banka, majetek, mzdy, leasing, pokladní prodej, … zkontrolovat zaúčtování všech dokladů, které mají být zaúčtovány (např. pokud neúčtuji o zálohových fakturách, pak jejich nezaúčtování samozřejmě závěrce nebrání)
Kontrola dokladů v deníku – fáze rozpracovanosti (doklady ve fázi Pořízeno nevstupují do výkazů a sestav ve Stavu účtů)
dále akce Kontroly/Kontrola dokladů
  • Stavy účtů – kontrola vyrovnanosti a hospodářského výsledku v rozvahové a výsledkové sestavě
  • Přepočet zůstatků peněžních účtů vedených v cizí měně - je nutné mít zadaný/stažený kurs k 31.12., resp. poslední dostupný kurs v roce
Banka - účtový rozvrh, účet, akce Stav účtu - kurzový rozdíl, zadáváte kontaci pro kurzový rozdíl k bilančnímu dni a datum případu
Pokladna - pokladní doklady, akce Ostatní/Generování dokladu kurzového rozdílu - vygeneruje se pokladní doklad, který bude pouze v korunách, ten zaúčtujete
Pokud pokladní doklady zadáváte přímo do účetního deníku, provedete přepočet zůstatku v účtovém rozvrhu, stejně jako u bankovního účtu.
  • Neuhrazené pohledávky a závazky
Saldokonta/Stav saldokonta k datu - aktualizovat saldo k 31.12. Zobrazit si sestavu Saldokonto v cizí měně nevyrovnané (sloupec Saldo 1 CM se nerovná 0)
akce Účtování/Kurz rozdíl k bilančnímu dni.
Upozornění Pokud používáte Saldo nad prvotními doklady, přepočet kurzový rozdílů spouštíte zde!
  • Inventura účtů – kontrola Stav saldo k datu a Stav účtu. Tisk inventury účtů – Saldo nevyrovnané. Ze saldokonta k datu pomocí F8 tisk formulářem lze tisknout:
Inventuru pohledávek
Inventuru závazků
Saldokonto k datu


Sklady

Uzávěrka a inventura

  • Před pořizováním dokladů do nového účetního období je vhodné provést Skladovou uzávěrku.
    • Skladová uzávěrka je provedena po zadání a zrealizování všech pohybových dokladů (příjem, výdej a jejich storna).
    • Před datem skladové uzávěrky není možné realizovat doklady, které skladové uzávěrce předcházejí.
  • Po zadání a realizaci všech dokladů starého období a před realizací prvního dokladu nového období je vhodné provést Inventuru.
    • Inventuru není možné provádět zpětně - je možné ji provést pouze k aktuálnímu datu
      • Aktuální množství na skladě je vloženo do inventury pro následující výpočty - není možné použít množství k jinému než aktuálnímu datu.
    • Po vygenerování inventurních rozdílových dokladů je nutné dočasně zrušit skladovou uzávěrku, aby bylo možné doklady realizovat.
      • Po zrealizování inventurních dokladů je vhodné sklad opět uzavřít.


Práce s doklady přes období

  • Při generování návazných dokladů volbou pásu karet Generování příjemky / Generování faktury,.... je cílový doklad založen v aktuálním období (tzn. pokud generujete doklady dne 1.1.2019. je období 2019, pokud generujete 31.12.2018 je období 2018).
    • Pokud je nutné, aby byl cílový doklad v jiném než aktuálním období, je třeba založit hlavičku cílového dokladu (například příjemka) a následně na záložce položky převést položky ze zdrojového dokladu (například vydaná objednávka).
      • Toto platí i u storen.
  • Při generování návazného dokladu z došlé objednávky je datum případu (období) návazného dokladu určeno dle atributu Datum případu v Profilu pro generování návazného dokladu.
    • Atribut je možné nastavit na hodnoty: Aktuální datum, Datum objednávky, Termín dodávky.
  • Při tvorbě storna je doklad vytvořen v období, které je zjištěno dle natavení globální konstanty (Konfigurace / Správa systému --> Oběh zboží) Generovat storno a dobropis.
    • Zde jsou možné volby: Podle dnešního data, Podle data realizace.


Upozornění Je třeba rozlišovat, kdy je vhodné doklady tvořit zpětně do minulého období. Doklady není vhodné zakládat do předchozího období, pokud byla již provedena inventura a byl uzavřen sklad. Období, ve kterém je doklad tvořen, například u storen, by mělo odpovídat datu, kdy byl zjištěn nesoulad. Tzn. storno příjemky z 1.12.2019 patří do období 2020, pokud byl nesoulad zjištěn v roce 2020.


Výroba

Generování kalendářů na následující období

  • U všech používaných kalendářů je nutné včas vygenerovat kalendář pro následující období.
  • Tyto kalendáře ovlivňují termíny výrobních příkazů, kapacitní plánování a termíny odvolávek.
  • Definují se v: Pomocné číselníky --> Plánovací kalendáře.


Mzdy

Mzdové a Účetní období

  • Modul Mzdy má svůj samostatný číselník období: Mzdy / Konstanty a číselníky / Mzdové období.
Upozornění Nové globální období musíte mít v přehledu Číselníky / Další / Účetní období nadefinované z pohledu modulu Mzdy v okamžiku, kdy generujete platební příkazy za prosincové mzdy, které jsou splatné v lednu.
Varování nebo chybová hláška Jinak obdržíte v procesním okně chybovou hlášku: Účetní období pro vygenerování PP nebylo dosud založeno. Nové období založte do přehledu Účetní období.


Kontroly před roční uzávěrkou

  • Roky uchování karty

Atribut můžete nastavit v nabídce Konstanty a číselníky, Mzdové konstanty na záložce 3 - Konstanty a sazby v sekci Přednastavené parametry. Tato položka určuje, kolik let po ukončení pracovního poměru bude zaměstnanec „vidět“ v přehledu Mzdové údaje. Pokud je zde nastavena nula, znamená to, že v roce 2020 uvidíte všechny zaměstnance bez ohledu na to, kdy ukončili pracovní poměr.

Upozornění Tím, že nastavíte tuto konstantu, zaměstnanec v následujících letech „nezmizí“. Vždy bude zobrazen v číselníku Zaměstnanci a jeho Mzdové údaje z předchozích let budou vidět při vstupu do předchozích let.


  • OZP/OZZ (Osoba zdravotně postižená/Osoba zdravotně znevýhodněná)

Položku nastavujete u zaměstnance v nabídce Doplňující údaje, na záložce 1 - Osobní údaje v sekci Ostatní údaje. Tato položka má zásadní vliv na výpočet Povinného podílu – Oznámení o plnění povinného podílu. Údaje do formuláře Povinného podílu se počítají vždy po jednotlivých měsících, je tedy nutné, aby informace o tom, zda se jedná o OZP/OZZ, byla ve všech měsících, ve kterých zaměstnanec byl OZP/OZZ.

Jestliže v již uzavřených měsících tuto položku nemáte vyplněnou, je možné v přehledu Uzavření mzdového období spustit volbu Opakovaná uzávěrka - Odemkni mzdové období a následně provést úpravu položky OZP/OZZ. Opravu konkrétního měsíce zakončíte spuštěním volby Opakovaná uzávěrka - Provést (vše necháte implicitně nastaveno, nic nenastavujete).


  • Kód území (Kód základní územní jednotky)

V nabídce Doplňující údaje na záložce 1 - Osobní údaje v sekci Ostatní údaje je nutné, aby byla správně vyplněna položka Kód území. Jedná se o kód územní jednotky, ve kterém se nachází místo výkonu práce zaměstnance. Tato položka má zásadní vliv na sestavení formuláře Přílohy č. 1 - POČET ZAMĚSTNANCŮ ke dni 1. 12. 2019.

Upozornění Jelikož se jedná o stav zaměstnanců k 1. 12. 2018, není třeba atribut vyplňovat do všech mzdových obdobích roku 2019. Postačí, pokud doplníte údaje do prosince 2019.

Jestliže v již uzavřeném období tuto položku nemáte vyplněnou, je možné v přehledu Uzavření mzdového období spustit volbu Opakovaná uzávěrka - Odemkni mzdové období a následně provést úpravu položky OZP/OZZ. Opravu konkrétního měsíce zakončíte spuštěním volby Opakovaná uzávěrka - Provést (vše necháte implicitně nastaveno, nic nenastavujete).


Roční uzávěrka

Roční uzávěrku lze provést až poté, co bude provedena měsíční uzávěrka za prosinec 2019. Roční uzávěrku provádíte v přehledu Uzavření mzdové období pod nabídkou Uzávěrky a účtování mezd. Pomocí volby Vyber období vyberete měsíc prosinec a následně vyberete z pásu karet volbu Roční uzávěrka - Provést.

Upozornění Bez provedení roční uzávěrky není možné počítat výplaty za leden 2020.


Mzdové konstanty

Pokud provedete Roční uzávěrku alespoň na verzi 3.0.2020.0001, budou v konstantách pro rok 2020 nastaveny všechny konstanty správně.

Pokud jste provedli roční uzávěrku na verzi nižší, je nutný následující postup:

  • Máte nainstalovanou alespoň verzi 3.0.2020.0001
  • Vstoupíte do nabídky Konstanty a číselníky, Mzdové období
  • Vyberete měsíc leden 2020 (volbou Vyber období)
  • Spustíte volbu Aktualizace mzdových konstant

Tím, že spustíte akci Aktualizaci mzdových konstant na odpovídající verzi před výpočtem mezd za leden 2020 nic nepokazíte, naopak, budete mít jistotu, že konstanty jsou pro rok 2020 nastaveny dle aktuální legislativy.


Výpočet v lednu 2020

  • Mzdové kalendáře

Pokud vstoupíte do nabídky Výpočet mzdy a spustíte volbu Nový nebo Mzdový automat, může se objevit hlášení o tom, že na mzdových kartách není přiřazen správný druh kalendáře:

Dotaz nebo informativní hláška POZOR! Na některých mzdových kartách není správně nastaven rok kalendáře.

Tato situace nastává tehdy, jestliže používáte kalendáře s jinou než pravidelnou pracovní dobou a pro rok 2020 jste doposud tyto kalendáře nenadefinovali, respektive máte v cyklu směn jednotlivých kalendářů nastaven atribut generovat pro příští rok na Negenerovat. Dále může situace nastat v případě, že máte zaměstnance s pravidelnou pracovní dobou, ale jeho nástup byl v prosinci 2019 (tzn. až po listopadové uzávěrce, která kopíruje kalendáře do následujícího roku).

V přehledu Výpočet mzdy spustit z pásu karet volbu Servisní akce - Kontrola kalendářů, která zobrazí seznam zaměstnanců, kteří nemají správně přiřazen kalendář. Je nutné kalendář se stejným číslem jako v předchozím roce vytvořit, pokud dosud nebyl nastaven, a v nabídce Konstanty a číselníky, Mzdové období spustit z pásu karet volbu Aktualizace kalendářů – Aktualizace kalendářů na kartě.


  • Hlášení související s novou legislativou

Při spuštění výpočtu mzdy za měsíc leden se může objevit následující hláška ohledně kontroly aktuálnosti verze:

Dotaz nebo informativní hláška Výpočet mzdy pro rok 2020. Verze Vašeho programu obsahuje legislativu platnou do konce roku 2019. Výsledky výpočtu nebudou odpovídat legislativě platné pro rok 2020. Pokračovat?

Tato hláška se zobrazí pouze tehdy, pokud nemáte nainstalovanou aktuální verzi z hlediska legislativních změn pro rok 2020, tzn. minimálně verzi 3.0.2020.0001.

Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
Wiki Orange a Easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export