Důležité:
POZOR! Od verze 2.0.2019.0900 se zavádí funkcionalita Kmenové karty výrobních čísel (VČ):

  • Aktualizační skript z verzí nižších než 2.0.2019.0900 zajišťuje generování kmenových karet výrobních čísel do nové tabulky TabVyrCK dle nejdříve založeného stavu VČ v tabulce TabVyrCS.
  • Na databázích, kde se ve velkém rozsahu zadávají VČ (tj. s počty stavů VČ řádově ve stovkách tisíc), může aktualizace trvat déle. Počítejte s tím při plánování updatu z verzí nižších než 2.0.2019.0900.
  • Podrobnosti k funkcionalitě naleznete v Poradně.

Volby místní nabídky, Faktury přijaté - Fakturace

(Rozdíly mezi verzemi)
Přejít na: navigace, hledání
(Generovat dobropis)
(Úhrady)
Řádka 191: Řádka 191:
 
Uživatelský popis  
 
Uživatelský popis  
  
 +
Úhrady přijaté faktury<br>
 +
[[Image:PF_PasKaret_Uhrady.png|framed|none]]
 +
 +
 +
Úhrady faktur mohou vzniknout následujícími způsoby: 
 +
* vystavením platebního příkazu z modulu '''Fakturace''' – částka se započítává pouze do Salda v přípravě, nikoliv do Salda
 +
* vystavením platebního příkazu z modulu '''Účetnictví''', '''Saldokonto''' (pouze v případě, že faktura byla automaticky zaúčtována z fakturace do účetnictví) – započítává se pouze do Salda v přípravě, nikoliv do Salda
 +
* vystavením pokladního dokladu v modulu '''Fakturace''' nebo připojením pokladního dokladu k faktuře v přehledu faktur volbou Připojit odpovídající pokladní doklad
 +
* volbou '''Automatické přiřazení úhrad''' na bankovním výpisu v modulu '''Banka'''
 +
* vystavením Vzájemného zápočtu z modulu '''Fakturace'''
 +
* volbou '''Úhrady, Dorovnání úhrad''' v přehledu faktur
 +
* ručním zadáním úhrady volbou '''Úhrady, Úhrady, Nový''' v přehledu faktur 
 +
 +
{{Warning|Úhrada faktury v modulu '''Fakturace''' nevzniká importem nebo pořízením bankovního výpisu do modulu Banka, ani jeho zaúčtováním nebo pořízením do modulu Účetnictví.}}
 +
 +
Ruční zadání provádíte funkcí ''' Úhrady, Úhrady, Nový'''. Otevřete se formulář pro zadání údajů:
 +
 +
'''Popis'''
 +
 +
Uživatelský popis
 +
 +
'''Párovat s bankou'''
 +
 +
U ručně zadané úhrady je možno pracovat s příznakem "Párovat s bankou". Tento příznak říká, jestli se má úhrada z bankovního výpisu pokusit spárovat s danou ruční úhradou. Příznak lze kdykoliv přepnout.
 +
Pokud máte u ruční úhrady zaškrtnuto a na fakturu přiřadíte úhradu z bankovního výpisu, do celkových úhrad se započítá jen jednou. Např. pro případ, kdy víte, že faktura bude uhrazena, ale banknovní výpis ještě nemáte k dispozici.
 +
 +
'''V přípravě'''
 +
 +
Zaškrtávací pole. Pokud je zaškrtnuto, načítá se úhrada do sloupce ''' Saldo v přípravě''', ale ne do sloupce '''Saldo''' které ovlivňuje, zda se úhrada bude nasčítávat do sloupce '''Saldo''' v přehledu '''Přijaté faktury'''. Pole je zaškrtnuto u automaticky vygenerované úhrady tapu Platební příkaz (tj. u té, která vznikne vystavením platebního příkazu).
 +
 +
''' Datum úhrady'''
 +
 +
Zadáváte datum, kdy byla zaplacena částka faktury. Tlačítkem [[Image:Kalendar.jpg]]
 +
otevřete kalendář. Také můžete použít kombinaci &lt;Ctrl&gt;&lt;D&gt;, vložíte dnešní datum.
 +
 +
''' Částka úhrady'''
 +
 +
Zadáváte částku úhrady přijaté faktury. Lze zadávat i částečnou úhradu.
 +
 +
Např. částku úhrady 12500,- Kč zaplatí odběratel dvěma částkami (nejprve 3000,- Kč, potom 9500,- Kč). Vyberete volbu ''' Úhrady''' a do pole ''' Částka úhrady''' vyplníte nejprve 3000,- Kč. Při zápisu druhé částečné úhrady je už ve formuláři přednabídnuta zbývající částka 9500,- Kč.
 +
 +
''' Celková částka'''
 +
 +
Zobrazuje částku k úhradě z faktury. Částka k úhradě = Částka celkem - Záloha. Informativní údaj pro Vaši orientaci.
 +
 +
Zadané údaje potvrdíte tlačítkem ''' Ok''' nebo akci přerušíte tlačítkem '''Storno'''.
 +
 +
'''Sloupce pro Nastav'''
 +
 +
* '''Částka po bance''' - sloupec v tabulce úhrad. Jedná se o částku v měně faktury poníženou o částku z bankovního výpisu. Ponížení se děje pouze v případě, že částka z bankovního výpisu se spáruje s ručně zadanými úhradami nebo úhradami vzniklými při generování platebních příkazů, a&nbsp;to jak z&nbsp;fakturace, tak i&nbsp;ze saldokonta. Z&nbsp;této částky se pak počítají atributy týkající se úhrad na faktuře – Suma úhrad, Úhrady realizované, Saldo, Saldo v přípravě. 
 +
 +
V přehledu '''Přijaté faktury''' lze volbou '''Nastav''' zobrazit následující sloupce týkající se úhrad a salda faktur: 
 +
* '''Úhrady celkem''' – suma úhrad bez ohledu na to, jak je u<span lang="en"> nich </span>nastaven příznak '''V přípravě'''. Nasčítá se '''Částka po bance''' (viz výše) ze všech úhrad.
 +
* '''Platební příkazy celkem''' – suma všech vygenerovaných platebních příkazů bez ohledu na to, jak je nastaven příznak '''V&nbsp;přípravě'''. Nasčítá se z částky v měně faktury.
 +
* '''Úhrady realizované''' – suma všech realizovaných úhrad, tj. nasčítá se '''Částka po bance''' (viz výše) z úhrad, které nemají zaškrtnuto pole '''V&nbsp;přípravě'''.
 +
* '''Saldo v&nbsp;přípravě''' – rozdíl částky faktury a sumy úhrad. Jedná se vlastně o&nbsp;částku, na kterou nebyla ještě vygenerována nebo zadána žádná úhrada.
 +
* '''Saldo''' – rozdíl částky faktury a realizovaných úhrad
  
 
'''V přípravě'''  
 
'''V přípravě'''  

Verze z 5. 2. 2019, 12:01

groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Obsah

Oprava

Tato funkce místní nabídky v přehledu přijatých faktur vyvolá formulář přijaté faktury. Podle stavu dokladu (vystaven, realizován, zaúčtován) je nebo není možné provádět změny údajů. Např. po realizaci přijaté faktury nelze opravovat žádné údaje přijaté faktury, kromě kódu zaúčtování.

Zrušit

Zrušit, tzn. vymazat záznam přijaté faktury z přehledu, je možné pouze u faktury ve stavu vystaveno. Pokud je faktura realizována či zaúčtována, záznam přijaté faktury nelze smazat.

Při pokusu o zrušení přijaté faktury, která je realizována nebo zaúčtována, systém upozorní hlášením:

Nelze smazat doklad, který je realizován nebo účtován.

Potvrzením tlačítka OK se vrátíte zpět do přehledu. Je třeba v místní nabídce vybrat volbu Zrušení příznaku realizace, potvrdit tuto akci systémovým heslem a fakturu odblokovat. Faktura bude ve stavu vystavení.

Pokud je přijatá faktura pouze vystavená, systém zobrazí dotaz:

Opravdu si přejete smazat aktuální záznam ?

Stiskem tlačítka Ano záznam zrušíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne nebo Storno akci přerušíte.

Tisk

Doklad, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem, vytisknete přímo stiskem klávesy <F8> (volba místní nabídky Tisk, Tisk…). Z přehledu druhů definovaných formulářů pro tisk dokladu vybíráte, jak se doklad vytiskne.

Seznam dokladů v přehledu ("sborník" faktur) vytisknete příkazem Tisk, Opis přehledu (klávesová zkratka <Ctrl><P>) nebo Opis přehledu s nastavením (klávesová zkratka <Shift><Ctrl><P>). Příkaz vytiskne všechny doklady v přehledu.

Požadovaný obsah sborníku docílíte kombinací funkcí místní nabídky Povolit seskupování a Nastav (viz kap. Volby místní nabídky). Nastavení přehledu si uložte jako filtr pro pozdější použití při dalším tisku. Jestliže zvolíte některý ze sloupců jako sumační, vytisknete funkcí Tisk, Opis přehledu jednotlivé doklady i mezisoučty. Je možné volbou místní nabídky Tisk, Opis jen skupin nebo Opis jen skupin s nastavením vytisknout pouze mezisoučty za skupiny vytvořené Seskupením.

Pro tisk je možné použít také volby Tisk, Definovaný opis a Tisk, Definovaný opis s nastavením, které umožňují tzv. vnořování údajů v tisku (např. opis přijatých faktur s detailním rozpisem položek na jednotlivých fakturách).

Více informací k tisku viz kap. Volby místní nabídky.


Účtování

Prvotní doklad, přijatou fakturu, je možné na základě kontace (souvztažnosti, účtovacího předpisu) zaúčtovat do modulu Účetnictví. To znamená, že v přehledu Účetnictví, Účetní deník vznikne příslušný účetní zápis.

Kontace pro zaúčtování vytváříte v přehledu Číselníky, Účetní kódy - kontace. Kontace může být přiřazena jednotlivé faktuře nebo číselné řadě faktur, skupina kontací může být přiřazena skupině zboží, kmenové kartě nebo skladové kartě (viz kapitoly Vlastnosti modulu a Účetní kódy - kontace).

S účtováním vystavené faktury je spojeno několik voleb místní nabídky:

  • Účtování (F6)
  • Pohled do účetnictví
  • Odúčtování dokladu
  • Zrušení příznaku účtování

Účtování

Účtování podle kontace, kterou vytváříte v přehledu Číselníky, Účetní kódy - kontace. Průběh účtování se zobrazuje v tzv. Procesním okně. Systém zkontroluje zadanou kontaci na faktuře. V případě, že kontace chybí, nabídne se výběr kontací odpovídajícího typu. Výběrem kontace postoupíte dále v procesu zaúčtování. Pokud má kontace nastaven parametr Editovat před zaúčtováním, otevře se okno s řádky účetního dokladu tak, jak bude vypadat v přehledu Účetní deník. Vybrané údaje můžete před konečným zaúčtováním upravit (párovací znak, zakázka, středisko…). Tato fáze zaúčtování je tzv. Předdeník.

Ukázka editace před zaúčtováním

Uctovani - Fakturace1.gif


Jestliže potvrdíte přenos do deníku volbou místní nabídky Účtování, provede se zápis do modulu Účetnictví. Fáze rozpracovanosti vzniklého účetního zápisu závisí na nastavení parametru Přednastavená fáze rozpracovanosti ve formuláři Druh účetního dokladu (viz kap. Formulář druhu účetního dokladu).

Během účtování dokladu se můžete setkat s různými typy chybových hlášení. Takto je zobrazena závažná chyba, účtování se přeruší.

Ukázka hlášení, po kterém nelze pokračovat v účtování

Uctovani - Fakturace2.gif


Např. pokud se vyskytuje částka a účet pro základ DPH a pro částku DPH se nevyskytuje účet.

Takto je zobrazena chyba, která "nebrání" účtování. V Předdeníku systém doplní symbol "Err" (např.do pole Párovací znak apod.).

Ukázka hlášení, po kterém lze pokračovat a např. opravit chybný údaj v Předdeníku

Uctovani - Fakturace3.gif


Pokud je v dané etapě účtování vše v pořádku, objeví se příslušné hlášení.

Ukázka hlášení při úspěšném účtování

Uctovani - Fakturace4.gif


Ukázka Procesního okna průběhu účtování přijaté faktury

Uctovani - Fakturace5.gif


Kromě účtování do účetního deníku lze použít z místní nabídky volbu Účto TXT. Tato volba umožňuje zaúčtování dokladu uložit do textové souboru na disk (např. pro potřeby datových přenosů mezi více instalacemi systému Helios Orange. Pro uložené soubory jsou k dispozici standardní nástroje OS Windows. Takový soubor zaúčtování je potom možné naimportovat do modulu Účetnictví do přehledu Účetní deník. Více informací o importu účetních dokladů viz kap. Účetní deník.

Pohled do účetnictví

Zobrazí příslušný účetní zápis.

Odúčtování dokladu

Zruší automaticky, po zadání globálního přístupového hesla, účetní zápis. Také zruší příznak o zaúčtování přijaté faktury. Fáze rozpracovanosti účetního dokladu musí mít hodnotu Pořízeno.

Zrušení příznaku účtování

Tato funkce umožňuje zrušit příznak zaúčtování přijaté faktury (nejedná se o odúčtování). Volbu lze použít pouze v případě, že u faktury je příznak zaúčtování, ale v účetnictví neexistuje odpovídající účetní záznam (taková situace může nastat jen ve vážných případech narušení konzistence dat v databázi). Potvrzením systémovým heslem se odstraní příznak zaúčtování a doklad lze znovu účtovat (vznikne nový účetní zápis). Pokud rušíte příznak zaúčtování u faktury s existujícím účetním zápisem, zobrazí systém hlášení a nepovolí příznak zrušit:

V účetnictví existuje účetní doklad k tomuto dokladu, použijte funkci odúčtování!


Návazné doklady

Přehled vazeb vzniklých položkovými a dokladovými přenosy.

Ukázka vazeb vzniklých z přenosů

Faktury prijate - Navazne doklady - Fakturace1.gif


V zobrazeném přehledu například uvidíte, ze které příjemky vznikla přijatá faktura a ze které objednávky vznikla příjemka.

Volba menu Aktivity zobrazí přehled aktivit, které mají vybraný doklad na sobě navázaný (8.záložka Doklady na Aktivitě).

Výrobní čísla

Touto volbou lze zobrazit výrobní čísla zadaná na konkrétní přijaté faktuře. Kromě nového záznamu, opravy a rušení záznamu můžete v tomto přehledu použít všechny volby místní nabídky přehledu Výrobní čísla.

Přehled výrobních čísel na přijaté faktuře

Faktury prijate - Navazne doklady - Fakturace2.gif

Přehled položek

Seznam (přehled) položek přijaté faktury, na které jste právě nastaveni kurzorovým řádkem, zobrazíte volbou místní nabídky Přehled položek. Otevře se nové okno s přehledem položek zařazených na faktuře (záhlaví - Položky - Faktura přijatá - "číslo faktury").

Jestliže chcete vidět položky z jiných přijatých faktur, nemusíte opouštět tento přehled. Použijte tlačítka se šipkami (nahoru a dolů) v panelu nástrojů tohoto přehledu, pro pohyb v původním přehledu. Okno s přehledem položek bude stále aktivní, systém zobrazí vždy položky k aktuální přijaté faktuře (v záhlaví uvidíte číslo faktury).

Přehled položek k přijaté faktuře

Faktury prijate - Navazne doklady - Fakturace3.gif


Přehled položek je "plnohodnotný". Máte stejné možnosti jako v ostatních přehledech. Využijte funkcí Nastav, Povolit seskupování, Tisk apod. pro práci v přehledu.

Kopie

Volba umožňuje rychlé vystavení dokladu vybráním vzorového dokladu z přehledu a jeho kopírováním do nově vznikajícího dokladu. Nový doklad bude identický s dokladem vzorovým vyjma údajů, které vložíte do formuláře Parametry kopie.

Kontrola celistvosti číselné řady

Zkontroluje, zda je číselná řada vystavených dokladů souvislá, a vypíše čísla chybějících dokladů.

Generuj doklad DSN

Pokud faktura vznikla položkovým převodem z příjemky, je možné volbou Generuj doklad DSN vygenerovat tzv. Rozdílový (diferenciální) doklad dodatečných souvisejících nákladů. Pomocí dokladu DSN se dají řešit dodatečně zjištěné cenové rozdíly mezi příjemkou a fakturou. K rozdílům může dojít např. tehdy, když přijímáte zboží/materiál a ještě k němu nemáte fakturu. Viz též dokumentace k Dodatečným souvisejícím nákladům, popis volby Položky dle faktur zde


Realizace

Realizací zablokujete vystavenou fakturu proti změnám. Nejčastěji je to okamžik, kdy je faktura předána účetnímu.

Jestliže jste nastaveni v přehledu na realizované faktuře, je možné realizaci zrušit. Vyberete volbu místní nabídky Zrušit příznak realizace a po zadání systémového hesla (viz kap. Konfigurace/správa systému) systém vystavenou fakturu odblokuje.

Upozornění UPOZORNĚNÍ Pokud je faktura i zaúčtována, je nutné ji nejprve odúčtovat.

Generovat dobropis

Tato volba vám umožní ze zrealizované faktury automaticky vytvořit dobropis. Po potvrzení této nabídky se zobrazí seznam typů dokladů pro dobropis. Vybíráte v jaké číselné řadě se má dobropis vystavit. Původní faktura se převede dokladově na dobropis. To znamená, že v dobropise již nelze položky upravovat. Na vygenerovaném dokladu na záložce 5-Doklady vidíte hlavičku původní faktury, ze které byl dobropis vytvořen. Pokud chcete dobropisovat pouze část faktury, je nutné dobropis vystavit ručně, volbou Nový v místní nabídce přehledu a výběrem dokladové řady pro dobropis.

Upozornění Volba se objeví pouze v případě, že faktura je realizovaná!

Rekapitulace DPH

Sumovaný přehled DPH za jednotlivé doklady. Přehled pracuje nad vybranými záznamy, lze jej dále seskupovat a sumovat.

Rekapitulace SD

Sumovaný přehled spotřební daně za jednotlivé doklady. Přehled pracuje nad vybranými záznamy, lze jej dále seskupovat a sumovat.

Připojit k došlé poště

Ke každému dokladu v přehledu Přijaté faktury může existovat návazný záznam v modulu Evidence pošty. Podmínkou těchto vazeb je dokoupení modulu Evidence pošty, kde lze zadávat a sledovat další informace o odeslané i došlé poště (faktuře) v rámci vaší organizace. Lze tak sledovat kdy pošta (faktura) byla přijata do firmy, kdy a komu byla v rámci firmy předána apod. Více informací o tomto modulu viz kap. Evidence pošty. Vazbu faktury na záznam došlé pošty lze vytvořit i přímo v modulu Evidence pošty.

Došlá pošta

Pokud je faktura již svázána se záznamem došlé pošty, lze touto volbou místní nabídky zobrazit odpovídající záznam v modulu Evidence pošty.

Odebrat z pošty

Touto volbou místní nabídky lze zrušit vazbu přijaté faktury na záznam v modulu Evidence pošty.

Úhrady

Tato funkce umožňuje sledovat základní "saldokontní" údaje k přijaté faktuře. Přijatá faktura nemusí být zaúčtována v modulu Účetnictví. Informace o tom, kdy a kolik bylo uhrazeno, kolik dní před nebo po splatnosti má přijatá faktura, tak sledujete přímo v přehledu přijatých faktur z údajů zadávaných přímo v přehledu. Zápisy do přehledu lze zadávat buď ručně, bez vazby na ostatní agendy nebo jsou generovány automaticky systémem v okamžiku zadání platebního příkazu nebo generování pokladního dokladu.

Úhrady přijaté faktury

Faktury prijate - Realizace - Fakturace1.gif


Úhrady faktur mohou vzniknout následujícími způsoby:

  • vystavením platebního příkazu z modulu Fakturace – částka se započítává pouze do Salda v přípravě, nikoliv do Salda
  • vystavením platebního příkazu z modulu Účetnictví, Saldokonto (pouze v případě, že faktura byla automaticky zaúčtována z fakturace do účetnictví) – započítává se pouze do Salda v přípravě, nikoliv do Salda
  • vystavením pokladního dokladu v modulu Fakturace nebo připojením pokladního dokladu k faktuře v přehledu faktur volbou Připojit odpovídající pokladní doklad
  • volbou Automatické přiřazení úhrad na bankovním výpisu v modulu Banka
  • vystavením Vzájemného zápočtu z modulu Fakturace
  • volbou Úhrady, Dorovnání úhrad v přehledu faktur
  • ručním zadáním úhrady volbou Úhrady, Úhrady, Nový v přehledu faktur
Upozornění Úhrada faktury v modulu Fakturace nevzniká importem nebo pořízením bankovního výpisu do modulu Banka, ani jeho zaúčtováním nebo pořízením do modulu Účetnictví.

Ruční zadání provádíte funkcí místní nabídky Úhrady, Úhrady, Nový. Otevřete se formulář pro zadání údajů:

Popis

Uživatelský popis

Úhrady přijaté faktury


Úhrady faktur mohou vzniknout následujícími způsoby:

  • vystavením platebního příkazu z modulu Fakturace – částka se započítává pouze do Salda v přípravě, nikoliv do Salda
  • vystavením platebního příkazu z modulu Účetnictví, Saldokonto (pouze v případě, že faktura byla automaticky zaúčtována z fakturace do účetnictví) – započítává se pouze do Salda v přípravě, nikoliv do Salda
  • vystavením pokladního dokladu v modulu Fakturace nebo připojením pokladního dokladu k faktuře v přehledu faktur volbou Připojit odpovídající pokladní doklad
  • volbou Automatické přiřazení úhrad na bankovním výpisu v modulu Banka
  • vystavením Vzájemného zápočtu z modulu Fakturace
  • volbou Úhrady, Dorovnání úhrad v přehledu faktur
  • ručním zadáním úhrady volbou Úhrady, Úhrady, Nový v přehledu faktur
Upozornění Úhrada faktury v modulu Fakturace nevzniká importem nebo pořízením bankovního výpisu do modulu Banka, ani jeho zaúčtováním nebo pořízením do modulu Účetnictví.

Ruční zadání provádíte funkcí Úhrady, Úhrady, Nový. Otevřete se formulář pro zadání údajů:

Popis

Uživatelský popis

Párovat s bankou

U ručně zadané úhrady je možno pracovat s příznakem "Párovat s bankou". Tento příznak říká, jestli se má úhrada z bankovního výpisu pokusit spárovat s danou ruční úhradou. Příznak lze kdykoliv přepnout. Pokud máte u ruční úhrady zaškrtnuto a na fakturu přiřadíte úhradu z bankovního výpisu, do celkových úhrad se započítá jen jednou. Např. pro případ, kdy víte, že faktura bude uhrazena, ale banknovní výpis ještě nemáte k dispozici.

V přípravě

Zaškrtávací pole. Pokud je zaškrtnuto, načítá se úhrada do sloupce Saldo v přípravě, ale ne do sloupce Saldo které ovlivňuje, zda se úhrada bude nasčítávat do sloupce Saldo v přehledu Přijaté faktury. Pole je zaškrtnuto u automaticky vygenerované úhrady tapu Platební příkaz (tj. u té, která vznikne vystavením platebního příkazu).

Datum úhrady

Zadáváte datum, kdy byla zaplacena částka faktury. Tlačítkem Kalendar.jpg otevřete kalendář. Také můžete použít kombinaci <Ctrl><D>, vložíte dnešní datum.

Částka úhrady

Zadáváte částku úhrady přijaté faktury. Lze zadávat i částečnou úhradu.

Např. částku úhrady 12500,- Kč zaplatí odběratel dvěma částkami (nejprve 3000,- Kč, potom 9500,- Kč). Vyberete volbu Úhrady a do pole Částka úhrady vyplníte nejprve 3000,- Kč. Při zápisu druhé částečné úhrady je už ve formuláři přednabídnuta zbývající částka 9500,- Kč.

Celková částka

Zobrazuje částku k úhradě z faktury. Částka k úhradě = Částka celkem - Záloha. Informativní údaj pro Vaši orientaci.

Zadané údaje potvrdíte tlačítkem Ok nebo akci přerušíte tlačítkem Storno.

Sloupce pro Nastav

  • Částka po bance - sloupec v tabulce úhrad. Jedná se o částku v měně faktury poníženou o částku z bankovního výpisu. Ponížení se děje pouze v případě, že částka z bankovního výpisu se spáruje s ručně zadanými úhradami nebo úhradami vzniklými při generování platebních příkazů, a to jak z fakturace, tak i ze saldokonta. Z této částky se pak počítají atributy týkající se úhrad na faktuře – Suma úhrad, Úhrady realizované, Saldo, Saldo v přípravě.

V přehledu Přijaté faktury lze volbou Nastav zobrazit následující sloupce týkající se úhrad a salda faktur:

  • Úhrady celkem – suma úhrad bez ohledu na to, jak je u nich nastaven příznak V přípravě. Nasčítá se Částka po bance (viz výše) ze všech úhrad.
  • Platební příkazy celkem – suma všech vygenerovaných platebních příkazů bez ohledu na to, jak je nastaven příznak V přípravě. Nasčítá se z částky v měně faktury.
  • Úhrady realizované – suma všech realizovaných úhrad, tj. nasčítá se Částka po bance (viz výše) z úhrad, které nemají zaškrtnuto pole V přípravě.
  • Saldo v přípravě – rozdíl částky faktury a sumy úhrad. Jedná se vlastně o částku, na kterou nebyla ještě vygenerována nebo zadána žádná úhrada.
  • Saldo – rozdíl částky faktury a realizovaných úhrad

V přípravě

Zaškrtávací pole. Pokud je zaškrtnuto, načítá se úhrada do sloupce Saldo v přípravě, ale ne do sloupce Saldo (viz dále, Sloupce pro Nastav) které ovlivňuje, zda se úhrada bude nasčítávat do sloupce Saldo v přehledu Přijaté faktury. Pole je zaškrtnuto u automaticky vygenerované úhrady tapu Platební příkaz (tj. u té, která vznikne vystavením platebního příkazu).


Datum úhrady

Zadáváte datum, kdy byla zaplacena částka faktury. Tlačítkem Kalendar.jpg otevřete kalendář. Také můžete použít kombinaci <Ctrl><D>, vložíte dnešní datum.


Částka úhrady

Zadáváte částku úhrady přijaté faktury. Lze zadávat i částečnou úhradu.

Např. částku úhrady 12500,- Kč zaplatí odběratel dvěma částkami (nejprve 3000,- Kč, potom 9500,- Kč). Vyberete volbu místní nabídky Úhrady a do pole Částka úhrady vyplníte nejprve 3000,- Kč. Při zápisu druhé částečné úhrady je už ve formuláři přednabídnuta zbývající částka 9500,- Kč.


Celková částka

Zobrazuje částku k úhradě z faktury. Částka k úhradě = Částka celkem - Záloha. Informativní údaj pro Vaši orientaci.

Zadané údaje potvrdíte tlačítkem Ok nebo akci přerušíte tlačítkem Storno.


Sloupce pro Nastav

  • Částka po bance - sloupec v tabulce úhrad. Jedná se o částku v měně faktury poníženou o částku z bankovního výpisu. Ponížení se děje pouze v případě, že částka z bankovního výpisu se spáruje s ručně zadanými úhradami nebo úhradami vzniklými při generování platebních příkazů, a to jak z fakturace, tak i ze saldokonta. Z této částky se pak počítají atributy týkající se úhrad na faktuře – Suma úhrad, Úhrady realizované, Saldo, Saldo v přípravě.

V přehledu Přijaté faktury lze volbou Nastav zobrazit následující sloupce týkající se úhrad a salda faktur:

  • Úhrady celkem – suma úhrad bez ohledu na to, jak je u nich nastaven příznak V přípravě. Nasčítá se Částka po bance (viz výše) ze všech úhrad.
  • Platební příkazy celkem – suma všech vygenerovaných platebních příkazů bez ohledu na to, jak je nastaven příznak V přípravě. Nasčítá se z částky v měně faktury.
  • Úhrady realizované – suma všech realizovaných úhrad, tj. nasčítá se Částka po bance (viz výše) z úhrad, které nemají zaškrtnuto pole V přípravě.
  • Saldo v přípravě – rozdíl částky faktury a sumy úhrad. Jedná se vlastně o částku, na kterou nebyla ještě vygenerována nebo zadána žádná úhrada.
  • Saldo – rozdíl částky faktury a realizovaných úhrad

Dorovnání úhrad

Tato akce se dotáže na Datum úhrady a Popis. Pak vytvoří v seznamu úhrad aktuální faktury nový záznam typu Dorovnání a dá na něj částku, kterou zbývá uhradit. Pokud je vše uhrazeno, nový záznam nevznikne. Na akci lze uživateli nastavit samostatné právo v definici práv

Pokladní doklady

K přijatým fakturám v přehledu lze ručně nebo generováním vytvořit a připojit pokladní doklad. Tuto možnost lze použít pokud máte zakoupen modul Pokladna. Dále je zapotřebí k jednotlivým řadám přijatých faktur (přehled Oběh zboží, Zboží a služby, Druhy dokladů pohybu zboží) přednastavit příslušnou pokladnu. Částka uhrazená pokladním dokladem se zobrazuje v přehledu Úhrady u jednotlivých faktur. Pokladní doklady je možné tvořit jednotlivě nebo i hromadně k více označeným fakturám, faktury nemusí být realizované. Pro zadání pokladních dokladů použijte volby místní nabídky.

Pokladni doklady prehled.jpg

Přehled

Volba místní nabídky Pokladní doklady, Přehled otevře přehled pokladních dokladů navázaných k přijaté faktuře. Tento přehled je "plnohodnotný" tzn., že má stejnou funkcionalitu jako tentýž přehled v modulu Pokladna (viz kap. Pokladní doklady). Zobrazují se zde i pokladní doklady navázané hromadně, bez ohledu na způsob vzniku - jednotlivě/hromadně.

Pokud je v přehledu označena jedna faktura na kterou není navázaný pokladní doklad, lze akcí Připojit odpovídající pokladní doklad připojit k faktuře pokladní doklad nebo Připojit pokladní doklad hromadně vygenerovat z faktury položky vybraného pokladního dokladu. Pokud je na fakturu navázaný doklad, lze v tomto místě zrušit/odebrat návazné pokladní doklady, resp. položky pokladního dokladu. V případě, že je označeno více faktur, lze použít pouze akci Připojit pokladní doklad hromadně, která vygeneruje z označených faktur položky do vybraného pokladního dokladu. Taktéž zde je možnost přivázané položky odstranit.

Pokud ještě nebyl k faktuře žádný pokladní doklad vytvořen, je přehled prázdný. Volbou místní nabídky Nový můžete ručně vytvořit pokladní doklad k přijaté faktuře. Do formuláře nového dokladu se přetáhnou hlavičkové údaje z faktury (Organizace, Zakázka, Datum DUZP apod.) a zbývající částka k úhradě (do pole Ostatní částky bez udání sazby DPH). Údaje pokladního dokladu lze upravit. Doklad uložte a vraťte se do přehledu Přijaté faktury.

Generování

Pokladní doklady k jednotlivým fakturám nemusíte tvořit ručně. Použijte volbu místní nabídky Pokladní doklady, Generování. Lze označit více přijatých faktur a vygenerovat k nim pokladní doklady. V průběhu generování se zobrazí Procesní okno s informacemi o průběhu akce.

Při generování Pokladního dokladu z Faktury se údaj Úhrada plní hodnotou částky v hlavní měně po zaokrouhlení, údaj Ostatní se plní hodnotou částky v hlavní měně před zaokrouhlením.

Generování pokladních dokladů - informace o průběhu.

Pokladni doklad - Fakturace1.gif


V průběhu generování pokladních dokladů se mohou objevit různé chybové hlášky. Je třeba nejprve chyby odstranit a pak znovu spustit generování (např. přiřadit pokladnu k fakturační řadě).

Pokud se objeví chybová hláška Faktura byla zaplacena

znamená to, že k faktuře již existuje jiný pokladní doklad se zbývající částkou k úhradě. Pokud byl k faktuře dříve vystaven pokladní doklad, ale pouze s částečnou úhradou, Generování vytvoří nový doklad na zbývající částku.

V Procesním okně můžete stiskem tlačítka Pokladní doklady zobrazit přehled všech nově vygenerovaných dokladů. V tomto přehledu lze jednotlivé záznamy prohlížet, opravovat, popřípadě rušit.

Hromadné generování

Nad přehledem faktur lze označit jednu nebo více faktur stejné organizace, přes volbu Hromadné generování... vygenerovat jeden pokladní doklad s více položkami, kde každá z faktur odpovídá jedné položce pokladního dokladu.

Platební příkazy

Z přijaté faktury lze jednoduše tvořit platební příkazy pro modul Banka. Můžete využít automatické generování platebních příkazů, nebo platební příkaz zadat ručně. Lze tvořit jednoduché/hromadné platební příkazy, tuzemské nebo zahraniční. Je možné k faktuře připojit existující platební příkaz z modulu Banka, nebo naopak příkaz odpojit. Pro tvorbu a editaci platebních příkazů použijte volby místní nabídky.

Přehled platebních příkazů

Volbami místní nabídky otevřete přehled všech tuzemských/zahraničních platebních příkazů, navázaných ke konkrétnímu záznamu v přehledu přijatých faktur. Volby umožňují ruční vytvoření platebních příkazů na realizované faktuře. Pokud ještě nebyl na fakturu žádný platební příkaz vytvořen, je tento přehled prázdný. Pomocí voleb místní nabídky můžete vytvořit ručně nový platební příkaz, připojit existující platební příkaz z modulu Banka, nebo příkaz z faktury odebrat.

Pomocí volby Nastav lze v přehledu Přijaté faktury zobrazit sloupec celková částka na platebních příkazech k jednotlivým fakturám (volba Nastav, záložka 1-Zobrazení, symbol Přijaté faktury - Platební příkazy celkem v Kč).

Přehled Platební příkazy tuzemské/zahraniční je "plnohodnotný" tzn., že má stejnou funkcionalitu jako tentýž přehled v modulu Banka (viz kap. Platební příkazy tuzemské, Platební příkazy zahraniční). Volbou Nový z místní nabídky přehledu založíte platební příkaz, který bude navázán na přijatou fakturu. V hlavičce příkazu se automaticky vyplní příslušná pole z číselníků a konstant (Bankovní spojení příkazce, Místo vystavení, Údaj pro vnitřní potřebu …). Pole Datum vystavení se vyplní aktuálním systémovým datem a podle konstant se vypočítá a doplní pole Datum splatnosti.

Bankovní spojení vlastní organizace (tj. bankovní spojení příkazce na platebním příkazu) se dohledává v následujících krocích:

  • Podle dodavatele faktury (bankovní spojení zadané ve způsobu platby dodavatele)
  • Podle měny faktury (bankovní spojení zadané v číselníku měn u dané měny)
  • Přednastavené bankovní spojení vlastní organizace
  • Jediné neblokované bankovní spojení vlastní organizace

Ve všech krocích se zohledňuje příznak blokování bankovního spojení.

Řádky platebního příkazu

V přehledu řádků platebního příkazu zadáte řádek příkazu volbou Nový. Otevře se formulář Řádky platebního příkazu.

Pole se automaticky vyplní údaji z faktury (Bankovní spojení příjemce, Částka, Variabilní symbol…), ale lze je editovat i ručně. Můžete tak například změnou částky vytvořit pouze částečnou úhradu přijaté faktury. Lze také zadat více řádků příkazu (hromadný platební příkaz), například pro rozdělení úhrady jedné faktury na více bankovních účtů dodavatele apod.

Připojit odpovídající platební příkaz

Volba místní nabídky umožňuje připojit existující platební příkaz z modulu Banka k vybrané faktuře (např. vytvoříte platební příkaz dříve než zadáte fakturu a chcete oba záznamy navázat). Systém se snaží podle údajů Organizace (u bankovního spojení) a Variabilní symbol (číslo dodavatelské faktury) dohledat v modulu Banka záznamy odpovídající vybrané faktuře. Pokud takové záznamy existují, zobrazí je systém v přehledu Platební příkazy tuzemské/zahraniční - řádky. Zde vyberte z nabídnutých záznamů a připojte volbou místní nabídky Přenos k faktuře.

Odebrat z přijaté faktury

Volbou místní nabídky lze zrušit vztah (vazbu) mezi přijatou fakturou a vystaveným platebním příkazem. Použitím této volby nesmažete platební příkaz, pouze jej odpojíte od faktury. Platební příkaz zůstane pořízen v modulu Banka a lze jej kdykoliv znovu k faktuře připojit.

Generování platebních příkazů

V přehledu Přijaté faktury lze jednoduchým způsobem vytvořit automaticky jednoduchý nebo hromadný platební příkaz. Použijte volbu Generování platebních příkazů. Volba Generování platebních příkazů je funkční pouze na realizované faktuře.

Vyberte jednu z faktur nebo označte faktur více a použijte volbu místní nabídky pro generování příkazů. Systém rozpozná zda se bude jednat o jednoduchý nebo hromadný platební příkaz.

Datum splatnosti

Systém vám nejdříve nabídne zadání datumu splatnosti platebního příkazu. Přednastaví datum tak, že použije aktuální systémové datum a přičte k němu lhůtu splatnosti podle uživatelských konstant. Potvrďte nebo změňte lhůtu splatnosti. Pokračujte tlačítkem OK.

Bankovní spojení

Umožňuje vybrat jiný účet příkazce pro generovaný platební příkaz.

Průběh generování platebních příkazů

V další fázi generování zobrazí systém "procesní okno", ve kterém informuje o průběhu generování. Pokud narazí na chybné nebo nedostatečné údaje zobrazí chybová hlášení a ukončí generování.

Na faktuře není zadán konstantní symbol úhrady. Je nutné zrušit příznak realizace faktury, otevřít fakturu na záložce 7-Dodatky a vyplnit pole Konstantní symbol.

Na faktuře není zadán variabilní symbol (číslo dodavatelské faktury) úhrady. Je nutné zrušit příznak realizace faktury, otevřít fakturu na záložce 1-Hlavička a vyplnit pole Dodavatelská faktura.

Na faktuře není zadáno bankovní spojení příjemce úhrady (číslo dodavatelské faktury) úhrady. Je nutné zrušit příznak realizace faktury, otevřít fakturu na záložce 7-Dodatky a vyplnit pole Název spojení.


Pokud se objeví chybová hláška

Dotaz nebo informativní hláška Faktura byla zaplacena

znamená to, že k faktuře již existuje jiný platební příkaz se zbývající částkou k úhradě. Pokud byl na fakturu dříve vystaven platební příkaz, ale pouze s částečnou úhradou, Generování vytvoří nový příkaz na zbývající částku.

Pokud systém nenalezne žádné chyby, které by zabránily vygenerování platebních příkazů, dokončí generování a zobrazí výsledek v "procesním okně". V tomto okně můžete použít následující tlačítka:

Řádky platebních příkazů

Tlačítkem zobrazíte všechny řádky vygenerovaného platebního příkazu.

Generování platebního příkazu - řádky platebního příkazu

Pokladni doklad - Fakturace2.gif

Jednotlivé řádky lze zrušit nebo opravit, nelze přidávat další řádek.

Hlavičky platebních příkazů

Tímto tlačítkem otevřete přehled vygenerovaných platebních příkazů. Můžete provést změny v hlavičkových údajích platebního příkazu, zrušit příkaz, odebrat jej z faktury atd. Použijte volby místní nabídky.

Generování platebních příkazů - hlavičky platebních příkazů

Pokladni doklad - Fakturace3.gif

Test bankovního spojení...

Tento test zobrazí přehled faktur, které mají zadané bankovní spojení, které neodpovídá organizaci na faktuře. Akce je přístupná jen v přehledu Faktur přijatých, kontrola probíhá u Faktur přijatých a Dobropisů vydaných.

Zádržné

Zádržné je rozšířením modulu Fakturace a pošta, které u faktur umožňuje evidenci zádržného, uvolňování zádržného a účtování o zádržném. Volba místní nabídky Zádržné v přehledu Přijaté faktury se v menu objeví pouze v případě, že máte k modulu Fakturace a pošta zakoupen rozšiřující modul Zádržné.

Zádržné k vybraným dokladům

Volba zobrazí přehled záznamů zádržného k označeným fakturám. V případě, že si zobrazujete přehled zádržného pouze k jediné faktuře, máte přístupné i volby Nový a Zrušit. Jinak je přístupná pouze volba Oprava

Nový

Volbou Nový zadáváte nový záznam zádržného k faktuře. Objeví se formulář, který vidíte na následujícím obrázku

Zádržné k faktuře

Pokladni doklad - Fakturace4.jpg


Ve formuláři jsou pole

Částka

Částka zádržného

Sazba(%)

Sazba zádržného v procentech. Tlačítkem Přepočítat částku přepočtete procento na částku

Částka celkem bez DPH (Faktura), Celkem po zaokrouhlení (Faktura)

Údaje z faktury

Přepočítat částku

Ze sazby zádržného v procentech a částky z faktury vypočte částku zádržného. Pokud použijete tlačítko Přepočítat částku vedle pole Částka celkem bez DPH (Faktura), použije se k výpočtu zádržného částka bez DPH. Pokud použijete tlačítko Přepočítat částku vedle pole Celkem po zaokrouhlení (Faktura), použije se k výpočtu zádržného částka včetně DPH po zaokrouhlení.

Párovací znak

Je předvyplněno číslem faktury. V případě potřeby lze přepsat

Splatnost

Předpokládaný termín splnění podmínek pro uvolnění zádržného.

Uvolněno celkem

Částka, která se automaticky napočítává ze záznamů uvolněného zádržného v dolní části obrazovky.

PP celkem

Částka, která se automaticky napočítává z platebních příkazů vystavených k uvolněnému zádržnému

Účetní kód - zádržné

Kontace pro zaúčtování zádržného. Vybíráte ze seznamu Účetní kódy - kontace.

Účetní kód - uvolnění

Kontace pro zaúčtování uvolnění zádržného. Vybíráte ze seznamu Účetní kódy - kontace.

V dolní části obrazovky vidíte přehled uvolněných částek zádržného. Zde lze tlačítkem Nový postupně zádržné uvolňovat. K uvolněnému zádržnému zde lze vystavovat platební příkazy.

Zádržné ke všem dokladům

Volba zobrazí přehled všech záznamů zádržného ke všem přijatým fakturám aktuálního období. V tomto přehledu lze záznamy pouze opravovat, volby Nový a Zrušit jsou přístupné pouze při zobrazení zádržného k jedné faktuře.

Příklad zadání zádržného k faktuře dodavatelské

Mezi odběratelem a dodavatelem je ve stavební smlouvě definováno tzv.zádržné 10% celkem, které odběratel zaplatí až v okamžiku splnění podmínek stanovených ve smlouvě (např. kolaudace, splnění podmínek garance apod.). Tato částka je na dodavatelské faktuře vyčíslena. Zádržné se pak uvolňuje ve dvou částech (5% + 5%).
Konkrétní dodavatelská faktura je na 1 000 000 + DPH 19%, zádržné 10% je 100 000, uvolňuje se 2 x 50 000 Kč.

Postup zadání faktury v Helios Orange:

  • pořídit v prvním kroku fakturu dodavatelskou standardním způsobem v celkové částce 1 190 000,- Kč.
  • zadat položku prvního zádržného (zádržné k přejímce díla): na faktuře pravá myš Zádržné - Zádržné k vybraným dokladům - Nový; vyplnit přesnou částku nebo zadat 10% a tlačítko Přepočítat částku, v případě potřeby zadat PZ, splatnost, vyplnit záložku dodatky a vyplnit účetní kód pro zádržné.
  • zaúčtovat fakturu standardní kontací, kde zádržné se přiúčtuje jako další řádky z kontace zádržného, nebo připravenou kontací faktury dodavatelské se zádržným, v tomto případě není třeba vyplňovat účetní kód pro zádržné.
Postup uvolnění zádržného: zobrazit zádržné k vybranému dokladu, ve spodní části zádržného Nový a vyplnit částku uvolněného zádržného 50 000 Kč, vyplnit datum uvolnění. Na tomto záznamu přes pravou myš je umožněno generovat platební příkaz a v případě potřeby přes pravou myš účtovat.

Příklad nastavení jednoduché kontace faktury se zádržným:

Pokladni doklad - Fakturace6.gif


Upozornění V případě, že k faktuře je zadáno zádržné, je povinnost o něm účtovat. Pokud nebude v takovém případě nastavena zvláštní kontace pro zádržné a ani kontace faktury nebude obsahovat řádky o zádržném, dojde při účtování faktury k chybě "Doklad nemá vyplněn správný účetní kód pro zádržné."

Skonta

Funkcionalita obdobná jako pro vydané faktury, viz skonta vydaných faktur, jen s těmito odlišnostmi:

Při zakládání nového skonta k přijaté faktuře volbou Skonta, Skonta k vybraným dokladům, Nový nevyplňujete políčko Datum skonta počítat od, ale vyplňujete datum daného skonta.

Skonta se negenerují podle předpisů zadaných u organizací, ale pouze volbou Nový v přehledu Skonta, Skonta k vybraným dokladům.

Celní případy

Volba umožňuje na základě přijaté faktury vygenerovat v modulu Celní případy dovozní JCD buď nové nebo podle uloženého vzoru.

Zprávy

Volba místní nabídky přehledu Přijaté, která umožňuje přenos dat (záznamů) buď mezi dvěma databázemi systému Helios Orange nebo při komunikaci s jinými programy v následujících formátech:

  • EDITEL
  • interní XML formát HELIOS-XML

Generování zpráv

Volba umožňuje vytvářet z označených faktur exportní soubory ve zvoleném formátu.

  • Formát HELIOS-XML generuje XML soubor přijaté faktury v interním formátu Helios-XML.

Přehled zpráv k akt. záznamu

Historie zpráv vytvořených k záznamu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem.

Přehled ostatních zpráv

Historie zpráv vytvořených v přehledu Přijaté faktury (nejen k aktuálnímu záznamu).

Načtení zpráv

Umožňuje načíst zvolenou zprávu ze souboru. Volba zobrazí nejprve přehled všech definic zpráv vytvořených v přehledu Přijaté faktury. Tlačítkem (nebo volbou místní nabídky) Přehled zpráv si zobrazíte přehled zpráv zvolené definice. Z tohoto přehledu vybíráte zprávu, která se má načíst do přijaté faktury.

  • Formát HELIOS-XML načte přijatou fakturu z XML souboru interního formátu systému Helios Orange. Ve zprávě se přenáší i informace o zaúčtování a realizaci jednotlivých dokladů. Proto lze v Definici zprávy na záložce 6 - Dodatky potlačit přenos informace o zaúčtování a určit, zda má proběhnout Import bez realizace nebo Import s realizací, případně zda se má před každým importem zobrazit Dotaz na realizaci při importu.

Další specifika pro jednotlivé formáty najdete zde

Obecné informace o definici zpráv naleznete zde

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Dagmar Mayerová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export