Než začnete - Fakturace

groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

V dalších kapitolách najdete to, co potřebujete vědět než začnete vystavovat faktury:

• Konstanty - nastavte si vlastnosti modulu Fakturace.
• Druhy faktur - nadefinujte si číselné řady vydaných faktur.
• Organizace - seznamte se s vlastnostmi číselníku Organizace.
• Způsoby vystavení - jak docílíte, aby vydaná faktura obsahovala to, co potřebujete.
• Ostatní číselníky - jaké další "pomůcky" využijete při práci s vydanými fakturami.
• Tiskové formuláře - jak zařídíte, aby vydaná faktura vypadala podle vašich představ.

UPOZORNĚNÍ Modul Fakturace má hodně společného s modulem Oběh zboží. Více informací také viz příručka k modulu Oběh zboží, kap. Vlastnosti modulu.

Konstanty

Konstanty modulu Fakturace mají hodně společného s konstantami modulu Oběh zboží. V této kapitole jsou popsány ty nejdůležitější.

Úplný seznam a popis konstant je uveden v kapitole Konstanty.

Pro nastavení konstant modulu Fakturace zvolte z pruhu nabídek volbu Možnosti, Konfigurace/Správa systému. V levé části okna vyberte volbu Fakturace.

Datum splatnosti přijatých faktur

Určujete, jak se má předvyplnit lhůta splatnosti při zadávání přijatých faktur. Zda dnešním datem nebo podle stejných pravidel jako u vydaných faktur.

Generování pokladních dokladů

U číselných řad faktur můžete zvolit pokladnu a vystavovat pokladní doklady pro platbu faktury v hotovosti (viz kap. Druhy (číselné řady) faktur). Nastavením konstanty určujete, zda se bude pokladní doklad generovat automaticky po realizaci faktury nebo vystavovat ručně z přehledu faktur volbou místní nabídky.

Daňový základ realizační faktury počítat z HM

Když je nastaveno na: ANO - bere údaje ze zálohové faktury nepřepočtené (= kurz zálohové faktury). NE - bere údaje ze zálohové faktury přepočtené kurzem realizační faktury.

Zaokrouhlení vydaných faktur

Tuto konstantu nastavujete pro jednotlivé měny, a to volbou Oprava v přehledu Číselníky, Kurzovní lístek, Kódy měn. Z pole se seznamem vybíráte z rozmezí hodnot Tisíce měny až Setiny měny.

Jestliže budete pro vystavování faktur používat fakturační položky, nastavte si ještě následující konstantu. Z pruhu nabídek zvolte Možnosti, Konfigurace/Správa systému, v levé části okna vyberte volbu Oběh zboží, v pravé části nastavte:

Délka registračního čísla zboží

Registrační číslo je spolu se skupinou zboží základním určením položky v katalogu (přehled všech fakturačních položek). Touto konstantou nastavte maximální délku registračního čísla, kterou chcete používat. Přednastavená hodnota je 5 míst. Maximální hodnota je 30 míst.

Pokud budete využívat jednoduché sledování úhrad vydaných faktur přímo v přehledu vydaných faktur (saldo sestaveno z prvotních dokladů), máte k dispozici ještě další konstantu. Z pruhu nabídek zvolte Možnosti, Konfigurace/Správa systému, v levé části okna vyberte volbu Firemní, v pravé části nastavte:

Časové rozlišení splatnosti

Nastavujete časové intervaly (ve dnech) pro vyhodnocení splatností a úhrad vydaných faktur (viz kap. Vydané faktury; Úhrady).

Druhy (číselné řady) faktur

Pro vystavování vydaných faktur a zadávání přijatých faktur si nadefinujte alespoň:

• jednu číselnou řadu faktur vydaných
• jednu číselnou řadu dobropisů vydaných
• jednu číselnou řadu faktur přijatých
• jednu číselnou řadu dobropisů přijatých

Systém Helios Orange rozlišuje fakturu a dobropis jako dva různé typy (druhy) dokladů, proto by měl mít každý typ (druh) svou číselnou řadu. Číselnou řadou také mohou být odděleny daňové (faktura, dobropis) a nedaňové doklady (proforma, záloha …), faktury tuzemské a zahraniční apod.

Číslo faktury (variabilní symbol, párovací znak) je devítimístné. Skládá se ze tří míst druhu dokladu ("předčíslí") a šesti míst pořadového čísla. Nuly zleva se nevynechají.

Než začnete vystavovat konkrétní faktury, zkuste si číselnou řadu nastavit a ve formuláři pro novou fakturu se podívejte, jak číslo faktury vypadá. Dokud fakturu nezrealizujete volbou místní nabídky Realizace, můžete ji bez problémů smazat.

Číselnou řadu faktur nastavíte v přehledu Oběh zboží, Zboží a služby, Druhy dokladů pohybu zboží (viz kap. Druhy dokladů pohybu zboží).

Druhy faktur a dobropisů - přehled.

Volba místní nabídky obsahuje standardní funkce (viz kap. Volby místní nabídky). Funkcí Nový… zadáte nový druh (číselnou řadu) faktur nebo dobropisů.

Druhy faktur a dobropisů - formulář.

Druh pohybu zboží, Pohyb skladu

Ze seznamu vyberte vzhledem k modulu Fakturace jednu z hodnot Faktura vydaná, Dobropis vydaný, Faktura přijatá, Dobropis přijatý.

UPOZORNĚNÍ Faktura ani dobropis se žádným způsobem nepromítají do množství na skladě ani do množství k dispozici na skladě. Nezvyšují ani nesnižují. Stav skladu mění doklady Zvýšení stavu skladu (příjem) a Snížení stavu skladu (výdej).

Řada dokladu

Řada dokladu je třímístná číselná hodnota. Číslo faktury se skládá z řady dokladu a šestimístného pořadového čísla. Pokud chcete začít faktury číslovat od jiného pořadového čísla, použijte volbu místní nabídky Nastavení pořadového čísla v přehledu Druhy dokladů pohybu zboží. Systém dbá na to, aby číselná řada byla vzestupná a souvislá.

Název

Popisný název číselné řady dokladů. Např. "Faktura - daňový doklad" nebo "Zálohová faktura". Slouží k orientaci v přehledu nadefinovaných číselných řad při vystavování konkrétního dokladu.

Na záložce 2 - Def. OK určujete, které akce se mají provést v případě, že doklad uložíte tlačítkem Def. OK.

Na záložce 6 - Zadávání můžete vybrat z návazných číselníků hodnoty, které se mají převyplnit u nově vytvářeného dokladu. Jedná se o Nákladové středisko, Nákladový okruh, Vozidlo, Číslo zakázky, Zaměstnance

Podrobný popis údajů, které se ve formuláři vyplňují, najdete zde.

UPOZORNĚNÍ Pokud k nastavené číselné řadě již existují konkrétní vystavené doklady, nelze tuto číselnou řadu smazat !

Příklad nastavení číselné řady faktur (dobropisů)

První číslo v číselné řadě bude rozlišovat, zda jde o fakturu nebo dobropis. Bude navrženo tak, aby umožnilo definovat i další fakturační řady. Bude obsahovat informaci o roku, ve kterém byla faktura vystavena. Ověřte, jak bude vypadat číslo nově vystavené faktury.

Postup

Zvolíte číselnou řadu faktury = "101" a dobropisu = "301". Zvolíte předčíslí roku, ve kterém byla faktura vystavena 2010 = "10". Pro pořadové číslo zůstane volný čtyřmístný údaj, tzn. 9 999 faktur za rok.

Z hlavní nabídky systému zvolte Oběh zboží, Zboží a služby, Druhy dokladů pohybu zboží. Z místní nabídky vyberte volbu Nový…. Vyplňte a nastavte ve formuláři Typové řady pohybových dokladů hodnoty:

Řada dokladu	101
Název	Faktura - daňový doklad
Druh pohybu zboží	Faktura vydaná
Poslední pořadové číslo	100000
Návazná výdejka	(není)

Nastavené hodnoty uložte tlačítkem OK.

Ověřte číslo nově vystavené faktury. Z hlavní nabídky systému zvolte Fakturace, Vydané faktury. Z místní nabídky zvolte Nový…. Otevře se přehled Druhy dokladů pohybu zboží. V přehledu poklepejte na řadu 101. Zobrazí se formulář Faktura vydaná 101 100001.

Stejným způsobem opakujte postup pro číselnou řadu dobropisů.

Organizace

Před začátkem provozu modulu Fakturace je důležité stanovit provozní pravidla pro práci s číselníkem Organizace, ve kterém jsou uloženy mj. veškeré údaje o dodavatelích a odběratelích. Kdo bude mít k číselníku plný přístup, kdo bude jen vybírat. Které položky záznamu organizace jsou nezbytné a musí se zadat, které jsou případně orientační a informativní. Jakým způsobem budou (nebo nebudou) využívány slevy k organizaci apod.

UPOZORNĚNÍ Nezapomínejte, že organizace je důležitým parametrem např. pro vyhodnocení (modul Oběh zboží) nebo pro sledování pohledávek (modul Účetnictví). Jestliže číselník organizací naplníte dobře, bude Vám dobře sloužit.

Podrobné informace o práci s přehledem, zadávání nových záznamů atd., viz kap. Číselník organizací.

Způsoby vystavení faktury

Fakturu vystavíte několika způsoby :

• Přímo vyplníte fakturu bez vazby na číselník/katalog Zboží a služby. K vystavení faktury využijete údaje faktury na záložce 3 - Položky v sekci [1] Textové položky.
• Na fakturu zařadíte Službu ze záložky 6 - Služby.
• Na fakturu zařadíte přímo některou z položek Zboží a služby. Vybíráte z přehledu Stav skladu.
• Použijete jako podklad pro vystavení některý z dokladů modulu Oběh zboží. Výdejku (dodací list), objednávku, nabídkovou sestavu, příp. příjemku.
• Použijete jako podklad jinou vystavenou fakturu.
• Použijete jako podklad některý z dokladů z přehledu Fakturační příkazy modulu Doprava.

Žádná položka zařazená na fakturu, ať už přímo nebo převodem, nesnižuje stav skladu (Množství) ani stav k dispozici (Množství k dispozici)!

Oprava položky a oprava faktury

• Oprava položky faktury je nezávislá na opravě hlavičky faktury. To znamená, že pokud opravíte položku faktury a uložíte ji tlačítkem OK, změna položky je trvalá, i když editaci faktury ukončíte tlačítkem Storno.

Ostatní číselníky

Podle způsobu, jakým budete vystavovat faktury, budete využívat více či méně číselníků systému Helios Orange. Číselník druhů faktur (Oběh zboží, Zboží a služby, Druhy dokladů pohybu zboží) a číselník odběratelů (Číselníky, Organizace) budete využívat vždy.

Seznam dalších číselníků:

• Oběh zboží, Zboží a služby - katalog všech fakturačních položek.
• Pomocné číselníky, Organizační struktura - seznam „přehledů“ fakturačních položek. Na rozdíl od katalogu jich můžete mít více a nemusí v něm být zařazeny všechny položky katalogu.
• Oběh zboží, Zboží a služby, Skupiny zboží - číselník pro rozlišení „druhů“ fakturačních položek. Používejte pro lepší orientaci a snadnější vyhodnocení.
• Nabídkové ceny - volba místní nabídky (v přehledu Zboží a služby nebo Stav skladu, podle nastavení konstanty Platnost nabídkových cen). Nastavujete různé úrovně pro různé organizace nebo skupiny organizací. Zadáváte absolutní hodnoty prodejních cen. Systém je pak automaticky přednastavuje. K dispozici máte také Číselník názvů nabídkových cen, kterým si jednotlivé úrovně pojmenujete podle potřeby.
• Číselníky - Zakázky, Nákladový okruh, Číselník zaměstnanců některý z číselníků můžete využít pro sledování „obchodního případu“.
• Číselníky, Účetní kódy - kontace - nastavujete účetní předpis (souvztažnost) pro zaúčtování faktur.
• Číselníky - Kurzovní lístek, Kódy měn - používáte pro zadávání kurzů a cizích měn. Ty pak používáte u vydaných a přijatých faktur.
• Číselníky, Organizace, Forma úhrady - zadáváte používané formy úhrady, lze spojit s nastavení splatnosti.
• Pomocné číselníky, Způsob dopravy - jednoduchý číselník pro přednastavení používaných druhů dopravy.

Více informací o jednotlivých číselnících viz kap. Číselníky, Pomocné číselníky.

Tiskové formuláře

Pro tisk vystavených faktur máte k dispozici základní distribuční formuláře. Pokud potřebujete tiskové formuláře podle vlastního grafického vzoru, spojte se prosím s Vaším dodavatelem systému Helios Orange.

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Dagmar Mayerová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail