Důležité:


Dokumenty - Výkazy

Z Asseco Solutions
Verze z 27. 10. 2012, 21:25; Interconsult (diskuse | příspěvky)
(rozdíl) ← Starší verze | zobrazit aktuální verzi (rozdíl) | Novější verze → (rozdíl)
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs (ro) ; lcseditor ; partner ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;


Obsah


Přehled Dokument

Pod nabídkou Helios Controlling, Výkazy a reporty, Skupiny dokumentů je přehled Dokument. V tomto přehledu je možno zadávat nové Dokumenty, je možno je zde editovat, aktualizovat a tisknout, případně exportovat a importovat. Při prvním vstupu do přehledu Dokument vás systém vyzve k výběru Skupiny dokumentů, a vy si vyberete tu Skupinu dokumentů, s jejímiž dokumenty chcete pracovat.


Přehled Dokument


V přehledu Dokumenty lze zadat nový dokument, lze jej opravit nebo zrušit. Dokumenty lze importovat nebo exportovat. Pokud dokumenty obsahují i tabulky s použitím vzorců, lze provést aktualizaci celého dokumentu z tohoto přehledu.

Nový dokument

Nový Dokument zadáte stiskem tlačítka Nový nebo klávesy <F2>. Otevře se formulář Dokument. Je zde pět záložek:

  1. Dokument
  2. Text
  3. Odstavec
  4. Vazba
  5. Aktivity

Formulář Dokumentů, záložka 1 - Dokument

Formulář Dokumentů, záložka 1 - Dokument


V záhlaví formuláře Dokument se nachází tlačítko Legislativa. Stiskem tlačítka Legislativa nebo kombinace kláves <Ctrl><L> se otevře okno s příslušným legislativním komentářem k otevřenému dokumentu. U některých dokumentů, zejména uživatelsky zadanými, odkaz na legislativu nebude. Více viz Legislativa.


Záložka 1 - Dokument

Na záložce 1 - Dokument se zadávají tyto údaje:

  • Číslo dokumentu - číslo dokumentu, povinný údaj, v rámci jedné skupiny dokumentů jedinečný údaj
  • Označení - označení dokumentu, např. číslo smlouvy, nepovinný textový údaj
  • Parametr výkazu - vazba na výkaz z přehledu Výkaz - povinný údaj. Z výkazu se přebírají údaje o období a časové intervaly pro jednotlivé roky a také navázané popisné údaje.
  • Stav - je nutno vybrat z některého ze stavů dokumentu
    • Nezahájeno
    • Vzor
    • Koncept
    • Vypracováno
    • Schváleno
    • Odesláno
    • Uzavřeno
  • Název 1 - povinný údaj, název dokumentu
  • Název 2 - nepovinný údaj, další název dokumentu (např. v cizím jazyce)
  • Poznámka 1 - nepovinný údaj, libovolná poznámka k dokumentu
  • Poznámka 2 - nepovinný údaj, další libovolná poznámka k dokumentu (např. v cizím jazyce)
  • Tiskový formulář - zde lze přiřadit tiskový formulář, kterým má být daný dokument tištěn
  • Aktualizovat - způsob nastavení aktualizace
    • Individuální - aktualizovat lze, nikoli však akcí hromadná aktualizace
    • Hromadná - aktualizovat lze jednotlivě i akcí hromadná aktualizace
    • Zakázaná - tento dokument aktualizovat nelze (používá se k uchování vypočtených hodnot tabulkové části dokumentu)
  • Datum dokumentu - datum dokumentu, např. datum vyhotovení povinné přílohy nebo smlouvy, nepovinný údaj


Záložka 2 - Text

Na záložce 2 - Text lze zadat libovolný text. Text 1 se bude tisknout v úvodu dokumentu.

Formulář Dokumentů, záložka 2 - Text

Formulář Dokument, záložka č. 2  - Text


Pro informaci uvádíme i ukázku, jak lze pracovat se vzorci v textu (příklad pracovní smlouva):


Formulář Dokument, záložka č. 2  - Text (se vzorci)


V poli Text 2 je zadán vzorový text se vzorci. Např. v uvedeném obrázku se jedná o vzorce, které do textu dosadí jméno zaměstnance přiřazeného k dokumentu, název vlastní organizce a pracovní pozici zaměstnance. V poli Vzorce v textu je nastaveno Aktualizovat z Text 2. Tudíž se Text 2 použije jako vzot a aktualizací se do Text 1 zkopíruje textová část z Text 2 s tím, že se místo vzorců dosadí příslušná návratová hodnota vzorce (např. jméno zaměstnance, název vlastní firmy a pracovní pozice zaměstnance)


  • Vzorce v textu - určuje se, zda (a jak) se májí případné vzorce v textu při aktualizaci dosazovat návratovými hodnotami. Pole s výběrem z voleb:
    • Neaktualizovat - vzorce se při aktualizaci neaktualizují
    • Aktualizovat - vzorce v Text 1 se při aktualizaci dosazují návratovými hodnotami. Lze tudíž použít jen jednou
    • Aktualizovat z Text 2 - text z Text 2 se zkopíruje do Text 1 a vzorce v Text 1 se při aktualizaci dosazují návratovými hodnotami. Lze tudíž použít opakovaně, zdrojový text se vzorci zůstává v Text 2

Samozřejmě text po aktualizaci lze ručně jakkoli ještě editovat.

Záložka 3 - Odstavec

Ve formuláři Dokumentů na záložce 3 - Odstavec je přehled jednotlivých odstavců vlastního dokumentu:

Formulář Dokumentů, záložka 3 - Odstavec

Formulář Dokumentů, záložka 3 - Odstavec


Záložka 4 - Vazba

Ve formuláři Dokumentů na záložce 4 - Vazba jsou vazby na některé společné přehledy Helios Orange.

Formulář Dokumentů, záložka 4 - Vazba

Formulář Dokumentů, záložka 4 - Vazba


Všechny údaje - vazby na některé společné přehledy Helios Orange jsou nepovinné údaje:

  • Organizace - cizí - vazba na organizace (kromě vlastní organizace - např. u kupní smlouvy)
  • Útvar - vazba na útvary
  • Zaměstnanec - vazba na zaměstnance (např. jedna ze smluvních stran pracovní smlouvy)
  • Zodpovídá - vazba na zaměstnance - osoba, která odpovídá za správnost dokumentu
  • Vypracoval - vazba na zaměstnance - osoba, která dokument vypracovala
  • Kontaktní osoba - vazba na kontaktní osobu (např. u kupní smlouvy)
  • Karta majetku - vazba na kartu majetku (např. u dohody o hmotné zodpovědnosti)
  • Zakázka - vazba na zakázky (např. u smlouvy o dílo)
  • Bankovní spojení - cizí - vazba na bankovní spojení k jiným organizacím než vlastní organizace (např. u kupní smlouvy)
  • Bankovní spojení - vlastní - vazba na bankovní spojení k vlastní organizaci (např. u kupní smlouvy)
  • Nákladový okruh - vazba na nákladové okruhy
  • Zboží - vazba na karty zboží a služby (např. u kupní smlouvy)
  • Vozidlo - vazba na vozidla (např. u dohody o hmotné zodpovědnosti)
  • Nadřízený dokument - vazba na dokumenty - tímto lze vytvářet hierarchii dokumentů - např. dodatky smlouvy přiřadit základní smlouvě a pod.

    Zadávání těchto údajů slouží zejména k účelu vytvářet jednoduchým způsobem dokumenty typu smluv (např. kupní smlouva, pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o hmotné zodpovědnosti, nájemní smlouva a další). Je nutné tyto smlouvy tisknout příslušným formulářem určeným pro tisk smluv.

Upozornění Distribuční dokumenty - ať už vzory povinné přílohy k účetní závěrce nebo vzory smluv jsou pouze VZORY, které je nutno ZKONTROLOVAT a UPRAVIT tak, aby odpovídaly potřebám Vaší organizace ať z hlediska požadavků na výčet údajů povinné přílohy k roční závěrce nebo na obsah, formu a veškeré právní náležitosti smluv.


Záložka 5 - Aktivity

Ve formuláři Dokumentů na záložce 5 - Aktivity jsou vazby na některé společné přehledy Helios Orange.

Formulář Dokumentů, záložka 5 - Aktivity

Formulář Dokumentů, záložka 5 - Aktivity


Všechny údaje - vazby na některé společné přehledy Helios Orange jsou nepovinné údaje:

  • Aktivity - vazba na aktivity (např. u smluv)
  • Úkoly - vazba na úkol (např. u smluv a pod.)
  • Stav - stav dokumentu z přehledu stavů k zakázkám
  • Priorita - priorita dokumentu z přehledu priorit k zakázkám
  • Identifikátor - identifikátor dokumentu z přehledu identifikátorů k zakázkám


Místní nabídka

Pro přehled Dokumenty jsou specifické tyto akce místního menu:

Nabídka místního menu Dokumenty


Místní menu Dokument


  • Aktualizace Ctrl+S - touto akcí se spustí aktualizace tabulkové části ve všech odstavcích označeného dokumentu, včetně textových částí, pokud obsahují vzorce. Původní hodnoty budou přepsány. Lze použít i kombinece kláves Ctrl+S nebo tlačítka Aktualizace v liště nástrojů (kalkulačka). Hromadná akce na označené dokumenty.


  • Kopie dokumentu - označený dokument vč. všech odstavců se zkopíruje pod novým číslem dokumentu.


  • Přesun dokumentu - přesune označené dokumenty do jiné, vybrané skupiny dokumentů. Označíte dokumenty, které chcete přesunout, spustíte akci Přesun dokumentu, otevře se dialogové okno Přesun dokumentu a z návazného přehledu vyberete cílovou skupinu dokumentů.

Dialogové okno Přesun dokumentu

Přesun dokumentu


  • Systémový - Pouze pro správce Helios Orange! - slouží ke změně systémového - distribučního čísla. Pro provedení je nutná znalost globálního hesla.


  • Dokumenty - přehled dokumentů uložených v grafické formě


  • Změna skupiny dokumentů Ctrl+Alt+Z - slouží k přepínání v přehledu dokument mezi skupinami dokumentů. Lze použít i kombinece kláves Ctrl+Alt+Z.


  • Export - slouží k exportu dokumentů do souboru - přípona HDK


  • Import - slouží k importu dokumentů ze souboru - přípona HDK




Další strana

Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export