Úkoly - Firemní aktivity

Z Asseco Solutions
Verze z 21. 9. 2015, 09:59; Michal.tupa (diskuse | příspěvky)
(rozdíl) ← Starší verze | zobrazit aktuální verzi (rozdíl) | Novější verze → (rozdíl)
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Obsah


Tento přehled otevřete volbou Firemní aktivity, Úkoly. V hlavní nabídce se objeví stromová struktura obsahující tyto části:

  • Kategorie úkolů
  • Kategorie plnění úkolů
  • Plnění úkolů
  • Vzory úkolů
  • Úkoly - tým
  • Úkoly - řešitel

V pravé části okna Helios Orange se zobrazí přehled všech úkolů, které vznikly na základě aktivit nebo úkoly, které jste zadali přímo v tomto přehledu. V detailní evidenci úkolů sledujete téma úkolu, termíny zahájení, kontroly, splnění, dokončení, prioritu, z kolika % je úkol dokončený, z kterého úkolu vznikl, kdo ho zadal a kdo ho řešil.


Pro práci s úkoly je možno definovat Kategorie úkolů. Úkol může(nemusí) mít přiřazenu max. jednu kategorii. Nejvýše jedna kategorie může být přednastavena. Pokud je některá kategorie přednastavena, při založení nového úkolu je úkol ihned zařazen do této kategorie. Výběr kategorie naleznete v editačním okně úkolu napravo od Předmětu úkolu v poli "Kategorie - popis".


Volby místní nabídky

Pravým tlačítkem v přehledu Úkoly aktivujete místní nabídku, která kromě standardních funkcí obsahuje další volby:

Ukoly nabidka.png

Nový úkol ze vzoru

Systém při akci Nový úkol ze vzoru nabízí vzorové úkoly. Výběrem vzoru (dvojklikem nebo pomocí tlačítka "Přenos") založíte nový úkol se stejným nastavením, jako má vzor.


Nový úkol z aktuálního úkolu

Jedná se o obdobu volby Kopie záznamu. Nový záznam je automaticky otevřen do formuláře.


Opakované úkoly

Jedná se o úkol, který se periodicky opakuje (jako vzor byly vzaty Opakované úkoly v aplikaci MS Outlook). Zadají se parametry opakování a následně jsou úkoly těchto parametrů vygenerované a zapsané přímo do tabulky úkolů. Při práci s těmito úkoly se je potřeba vždy rozhodnout, zda budete pracovat s řadou a nebo dílčím úkolem. Jestliže si vyberete práci s dílčím úkolem, který je součástí opakovaného úkolu, tak při změně libovolných údajů úkol z řady vypadává. Jestliže pracujete s celou řadou, vždy při změně údajů jsou všechny stávající úkoly smazány a vygenerují se nové adekvátně k nastavenému opakování.


MS Office > Outlook

Tato funkce umožní uložit daný úkol aktivity do evidence úkolů v programu MS Outlook. Po vybrání této volby se daný úkol nejprve uloží v Outlooku a teprve pak systém zobrazí okno Outlooku pro editaci úkolu. Klávesa "ESC" tudíž zavře formulář v Outlooku bez dotazu na uložení.


Převod úkolu do vzoru...

Označený úkol lze změnit na vzor.


Zboží a služby

Zde se jedná o spotřebu materiálu a služeb. Zobrazí přehled zboží a služeb navázaných na označený úkol. Stejný přehled lze získat i z formuláře úkolu, záložka 5 - Zboží a služby.


Kalendáře vybrané a kalendáře vše

Tyto volby jsou přístupné pouze v případě, že máte dokoupen podmodul Kalendáře. Nad aktuálním nebo vybranými úkoly zobrazíte údaje v kalendáři (obdoba kalendáře z MS Outlook). Data se zobrazují dle data a času zadaného jako začátek a konec úkolu. Zobrazit úkoly lze i dle dalších atributů zadaných v kartě úkolu volbou Zdroje. Jsou to: stav, priorita, řešitel, zadavatel, aktivita, číslo zakázky, nákladový okruh, vozidlo.

Dle nastavení v lokálních konstantách (Možnosti - Uživatelské konstanty-lokální - Firemní aktivity) v poli Maska zobrazovaných údajů v kalendáři úkolů se popis úkolu v kalendáři omezí na Vámi vybraná pole (v okně "Výběr specifikátorů vybraných polí"). Postupně vkládáte vybraná pole, která budou zobrazena v následujícím formátu:

Maska zobrazovaných údajů v kalendáři úkolů

Mezi jednotlivá zobrazovaná pole lze v editoru vložit různé oddělující znaky, které zobrazení zpřehlední. Zápis může vypadat následovně: <Predmet>---<IDKontaktJed>---<Autor>

Zobrazení v kalendáři bude vypadat takto:

Záznam v kalendáři

Časy zobrazované před vybranými poli jsou časy začátku a konce u aktivit a termínu zahájení a termínu splnění u úkolů. Jsou zobrazovány u těch aktivit (úkolů), které trvají pouze v rámci jednoho dne.

Zobrazení zdrojů v kalendáři je stejné jako u Aktivit (viz modul "Firemní aktivity - Aktivity - kalendář vybrané a kalendář vše")


Generuj vydané faktury

Akce generuje pro označené úkoly faktury vydané na základě plnění úkolů a údajů o honorářích zadaných na úkol. Více viz kapitola Generování vydaných faktur.


Generuj vydané faktury bez podkladů...

Tato akce vygeneruje vydanou fakturu bez nutnosti existence plnění a podkladů k fakturaci.


Otevření vydané faktury

Akce umožňuje zobrazit seznam všech faktur vygenerovaných k označenému úkolu/úkolům. Více viz kapitola Generování vydaných faktur. Přehled faktur je filtrován na období.


Plnění úkolů...

Zobrazí přehled všech plnění navázaných na označený úkol. Stejný přehled lze získat i z formuláře úkolu, záložka 3 - Plnění úkolů.


Plánování času

Umožňuje zobrazit naplánovaný čas na plnění úkolu/úkolů.


Podklady k fakturaci

Zobrazí přehled existujících podkladů k fakturaci. Přehled zobrazuje podklady za celou aktivitu, pod kterou je úkol zařazen. Více viz kapitola Podklady k fakturaci.


Podklady k fakturaci z označených úkolů

Zobrazí přehled existujících podkladů k fakturaci pouze za vybraný úkol. Více viz kapitola Podklady k fakturaci.


Povolené mzdové složky

K označenému úkolu lze přiřadit mzdové složky, které je poté možno zadávat na plnění úkolu. Mzdové složky přiřadíte pomocí tlačítka Přidat Pridat.gif. Funkcionalita umožňuje na základě plnění úkolů vypočítat zaměstnancům mzdy, resp. podklady z plnění úkolů lze importovat do předzpracování mezd. Výběr mzdových složek, které lze přiřadit plnění úkolů tedy zvažte s ohledem na funkcionalitu předzpracování mezd.

Nový úkol

Formulář vybraného úkolu (vzniklého na základě aktivity) zobrazíte poklepáním levého tlačítka myši. Nový formulář otevřete stiskem tlačítka Nový <F2>.


Formulář Úkoly - Editace úkolu


Záložka 1-Úkoly

Část formuláře Hlavní údaje úkolu obsahuje tato pole:


Předmět úkolu

Zde vyplníte předmět úkolu.


Termín zahájení

Uvedete datum a čas zahájení úkolu.


Termín splnění

Uvedete datum a čas, kdy má být úkol splněn. Pokud je vyplněn Termín zahájení, musí být vyplněn i Termín splnění.


Datum kontroly

Pole obsahuje datum a čas průběžné kontroly.


Datum zahájení

Pole obsahuje datum a čas, od kterého bude úkol řešen. Pokud vyplníte toto pole musí být vyplněn i Termín splnění. Navíc systém kontroluje zda Datum zahájení je nižší nebo rovno než Termín splnění.


Datum dokončení

Pole obsahuje datum a čas, kdy bude úkol ukončen.


Stav

V poli je uveden stav, ve kterém se daný úkol aktuálně nachází. Vyberete prostřednictvím pomocného tlačítka (např. nezahájen, probíhá, dokončen atd.). V případě, že je vybrán stav Dokončeno, automaticky se do datumu dokončení vyplní aktuální datum. Na takový úkol také nelze zadávat další plnění úkolu.


Hotovo hod.

Pole slouží pro evidenci hodin čerpaných na řešení úkolu.


Celkem hod.

Zde uvedete konečný počet hodin čerpaných na řešení úkolu.


Priorita

Pomocí tlačítka vložíte stupeň priority daného úkolu.


Hotovo (%)

Zde nastavíte, z jaké části je úkol splněn.


Cenový odhad

Zaškrtávátko udává, zda ceny uvedené na záložce 5 - Zboží a služby v editoru úkolu budou považovány pouze za odhad, nebo zda se jedná již o konečnou domluvenou částku. Cena se projeví v editoru aktivity na záložce 5-Dodatky v polích Odhad ceny bez DPH a Odhad ceny s DPH (pokud je zaškrtnuto "Cenový odhad"), případně v polích Cena bez DPH a Cena s DPH, pokud "Cenový odhad" zaškrtnutý není.


Popis

Uvedete případný bližší popis úkolu.


Synchronizovat

Pokud je zaškrtnuto, pak je tento úkol zažazen do synchronizace úkolů v Helios Orange s úkoly v MS Outlook. Více v kapitole Synchronizace úkolů.

Záložka 2-Řešitelský tým

Zadavatel

Z číselníku Zaměstnanců vyberete osobu, která úkol ve firmě zadala. Je možné vybrat zaměstnance i zadavatelský útvar.


Řešitel

Zde buď z číselníku Zaměstnanců nebo z čísleníku Kontaktních osob vyberete osobu – zodpovědného řešitele úkolu. Lze vyplnit nejvýše jednoho z této dvojice. Lze zadat i útvar, který pracuje na řešení úkolu.

V dolní části okna specifikujete další členy řešitelského týmu, a to buď opět z čísleníků Zaměstnanců nebo Kontaktních osob, odkud vybíráte pomocí tlačítka Přidat Pridat.gif.


Záložka 3-Plnění úkolů

Zde se zobrazí přehled plnění daného úkolu. Pomocí tlačítka Nový, lze plnění také zadat.

Ve spodní části záložky jsou zobrazena informativní okna Plnění celkem a Plnění celkem bez DPH. Do nich se sumují částky z položek Zboží a služeb, které jsou na plnění úkolů navázány.

Dále je zde atribut Typ plnění, který určuje, jaký formulář plnění se uživatelům u tohoto úkolu nabídne. Varianty jsou:

  • Datum provedení - zadává se doba provedení (tzn.počet hodin) v aktuálním dni, lze zadat položky Zboží a služby, lze zadat návazná Aktivity
  • Datumy Od-Do - zadává se datum počátku plnění a datum konce plnění (tzn. počet dní).

Podrobnosti k zadávání Plnění úkolů se dozvíte v kapitole Plnění úkolů.

Záložka 4-Aktivity

Aktivity (kategorie, číslo)

Vyberete aktivitu (včetně čísla a kategorie), z které daný úkol vyplynul. Pokud zadáváte nový úkol přímo na prví záložce formuláře aktivity, pak je konkrétní aktivita vyplněna.

Organizace

Pokud je úkol vytvářen samostatně bez vazby na aktivitu, lze do tohoto pole vyplnit organizaci. V číselníku Organizace je potom tento úkol vidět v přehledu úkolů (akce Přehledy pro aktuální organizaci - Úkoly...)

Požadované hodnoty aktivity

Zde lze zadat hodnoty Výchozí a Požadovaný pro Typ, Stav aktivity a Druh výstupu aktivity. Po změně stavu úkolu na stav Dokončeno, bude změněna hodnota na aktivitě na požadovanou hodnotu. Tato změna se provede až po dokončení posledního úkolu. Výchozí hodnota musí odpovídat hodnotě zadané na aktivitě. Pokud je Výchozí hodnota jiná než ta, která je zadaná na aktivitě, při změně stavu úkolu na Dokončeno se zobrazí zpráva, že "V návazné aktivitě nesouhlasí typ, stav a druh výstupu. Uložit úkol?" Úkol lze nyní pomocí volby ANO uložit. Pokud je Požadovaná hodnota na zadaných úkolech k jedné aktivitě různá, změní se hodnota na aktivitě podle posledního dokončeného úkolu.


Příklad Příklady změny hodnot typů v aktivitě (analogicky lze použít i pro Stav a Druh výstupu aktivity)

Aktivita - typ 100
Úkol A - výchozí typ 100, požadovaný typ 200
Úkol B - výchozí typ 100, požadovaný typ 200
Po dokončení úkolu A je na aktivitě stále typ 100, až po dokončení úkolu B je na aktivitě požadovaný typ 200.


Aktivita - typ 100
Úkol A - výchozí typ 100, požadovaný typ 200
Úkol B - výchozí typ 100, požadovaný typ 300
Po dokončení úkolu A je na aktivitě stále typ 100, až po dokončení úkolu B je na aktivitě typ 300.


Záložka 5-Zboží a služby

Zde lze zadat požadovaný materiál, případně služby týkající se úkolu. Můžete vybírat z karet zboží a služeb, zadávat nové i zadat materiál bez návaznosti na číselník Zboží a služby. V menu místní nabídky lze generovat příslušné skladové doklady.


Záložka 6-Fakturace

Záložka 6-Fakturace
Upozornění Tato záložka je přístupná jen v případě, že na aktivitě je zadána měna honoráře.

Na záložce zadáváte podmínky pro automatickou fakturaci:


Typ ceny

Zde vybíráte z nabídky typů honorářů :

  • Honorář za úkol - jednorázová fakturace za pevně stanovenou částku stanovenou v poli "Honorář". Vygenerováním podkladu k fakturaci se automaticky změní stav úkolu na Dokončeno (100%). Na dokončeném úkolu nelze již zadávat nová plnění. Výsledná cena = Honorář zadaný na úkolu.
  • Honorář za úkol s limitem - jednorázová fakturace za pevně stanovenou částku zadanou do pole "Honorář", ale omezená limitem hodin. Pokud jsou na úkol zadána plnění nad stanovený limit hodin, jsou tato plnění fakturována jako časový honorář. Př.: pokud je tedy na úkolu tvořeno plnění na 3 hodiny, ale limit jsou 2 hodiny, pak budou vygenerovány dva podklady k fakturaci (jeden za úkol a druhý za hodinu nad limit) a na faktuře budou tyto dvě částky zvlášť pod hlavičkou Fakturační položky. Po vygenerování podkladu k fakturaci je úkol převeden do stavu "Dokončeno". Výsledná cena = Honorář na úkolu + X*částka na pozici zaměstnance.
  • Honorář za období - opakovaná fakturace za pevně stanovenou částku ( pole "Honorář"). Analogicky k "Honorář za úkol" s tím rozdílem, že po vygenerování podkladu k fakturaci zůstává úkol otevřený a je tedy možné k němu přidávat další plnění.
  • Honorář za období s limitem - opakovaná fakturace za pevně stanovenou částku, ale omezená limitem hodin. Pokud jsou na úkol zadána nefakturovaná plnění s celkovým součtem hodin převyšujícím stanovený limit, jsou hodiny nad limit fakturovány jako časový honorář. Analogicky k "Honorář za úkol" s tím rozdílem, že po vygenerování podkladu k fakturaci zůstává úkol otevřený a je tedy možné k němu přidávat další plnění.
  • Honorář časový - opakovaná fakturace hodinovou sazbou, která je dohledána v ceníku pracovních pozic dle osoby, která zadávala plnění úkolu. Při tomto typu ceny je na úkolu deaktivováno pole Honorář. Výsledná cena je potom vypočtena jako součin mzdy zaměstnance a době provádění (uvedeno na plnění). Je potřeba nezapomenout zadat na úkolu položku "Kategorie cen pracovních pozic", jinak by Helios nevěděl, jak má spočítat výslednou cenu.
  • Honorář dle množství - opakovaná fakturace dle zadaného množství na plnění úkolu s pevně stanovenou sazbou za MJ. Ta se zadává na plnění do pole "Množství pro honorář", které je volbou tohoto typu honoráře aktivováno. Výsledná cena = Honorář na úkolu * Množství za honorář na plnění.
  • Honorář a sazba dle množství - opakovaná fakturace dle zadaného množství na plnění úkolu se sazbou dle připojeného ceníku.
  • Honorář dle hodinové sazby - opakovaná fakturace dle zadaného množství na plnění úkolu (Doba provádění) a Honoráře na úkolu. Výsledná cena = Doba provádění * Honorář.


Upozornění Rozdíl v jednorázové a opakované fakturaci je pouze v tom, že v případě jednorázové fakturace je po vygenerování podkladu k fakturaci úkol převeden do stavu Dokončeno a není možné k němu dále přidávat plnění. To neplatí u opakované fakturace, kdy úkol je stále ve stavu Probíhá a plnění je dále možné přidávat.


Honorář

Pole pro zadání částky dle vybraného typu honoráře. Honorář nelze editovat u typu ceny Honorář časový a Honorář a sazba dle množství, v těchto případech je cena ka fakturaci dohledána jinak.


Měna

Informativní údaj, nelze editovat, přenáší se z aktivity. V této měně je zadána částka v poli Honorář.


Limit

Pole pro zadání limitu, vyplňuje se pouze v případě honorářů s limitem.


Fakturační položka

Do tohoto pole vyberete položku z přehledu Zboží a služby v modulu Oběh zboží, tyto položky pak budou zobrazeny na automaticky vygenerované faktuře vydané.


Dodatek - %

Pole slouží k zadání výše procenta pro další (administrativní) náklady, které se budou současně s úkolem fakturovat. Dále je třeba z nabídky položek Zboží a služby v modulu Oběh zboží vybrat položku. Ta bude zobrazena na faktuře zákazníkovi s vypočtenou částkou dalších nákladů. Vypočte se zadané procento ze všech ostatních položek na faktuře, které vznikly fakturací daného úkolu. Pokud není fakturační položka vyplněna, do podkladu k fakturaci se tento dodatek nevygeneruje (i v případě, že procento je vyplněno).

Upozornění Pokud je na plnění úkolu navázána položka zboží nebo služby k přefakturaci, není její hodnota součástí základu pro výpočet částky dodatku.


Dodatek – částka

Pole slouží k zadání částky dalších (administrativních) nákladů, která se budou současně s úkolem fakturovat. Dále je třeba z nabídky položek Zboží a služby v modulu Oběh zboží vybrat položku, která následne bude zobrazena na automaticky vygenerované faktuře s uvedenou částkou dalších nákladů. Pokud není fakturační položka vyplněna, do podkladu k fakturaci se tento dodatek nevygeneruje (i v případě, že částka je vyplněna).


Ceník

Tlačítko ceník se v editoru formnuláře zobrazí pouze u typu ceny Honorář a sazba dle množství. Kliknutím na toto tlačítko zobrazíte připojený ceník a můžete zkontrolovat zadané ceny. Ceník je třeba zadat v Oběhu zboží a připojit na Aktivity na záložku 8 – Doklady – podzáložka Nabídkové sestavy. Více o nabídkových sestavách se dozvíte v části příručky k Oběhu zboží.


Fakturační perioda Otevře se přehled, za kterého vyberete předpis opakování, který slouží k predikci a plánování fakturace v období. Nový předpis opakování zadáte pomocí tlačítka Nový a vyplníte formulář podobný předpisu pro Opakované úkoly.

Zadání předpisu opakování
Upozornění Fakturační perioda není povinná, pokud není vyplněna, fakturace také proběhne.


Periody

Zobrazí plánovaná data fakturace dle vybrané fakturační periody. Jde o informativní údaj, který nelze editovat.


Kategorie cen pracovních pozic

Do tohoto pole se zadávají ceny pracovních pozic pro typy cen s limitem a honorář časový. Dle této hodnoty se následně vypočítává cena na podklad k fakturaci.


další

Za obsah tohoto článku odpovídá Michal Ťupa, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export