Důležité:


Vystavení faktury - Přepravní služby

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs (ro) ; lcseditor ; partner ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Obsah

Fakturace - obecná pravidla

Pokyn k fakturaci zadává obsluha buď nad zásilkou, nad položkou, nad organizací nebo v seznamu faktur (pro hromadnou fakturaci) službou Fakturovat. Program poté vyhledá kalkulační položky vhodné k fakturaci a seskupí je podle požadované měny a plátce.

Položky vystavených faktur jsou kopiemi vyplněných kalkulačních položek zásilek. Pro fakturaci jsou vybrány položky typu V (výnosové), u nichž je vyplněno číslo plátce. Podmínkou zařazení položky na fakturu je označení zásilky jako Připravená k fakturaci. Do zahrnutých kalkulačních položek je doplněn odkaz na příslušnou fakturu a její položku. Tyto údaje lze zobrazovat v seznamu kalkulačních položek.

Pokud je v systému vytvořeno více číselných řad faktur, program se před vytvořením faktury vždy zeptá na číselnou řadu. Přitom informuje uživatele o měně a plátci vytvářené faktury. Jestliže si uživatel nepřeje vytvořit fakturu pro avizovaného plátce, nevybere žádnou z nabízených číselných řad.

Lhůta splatnosti faktur je dána údajem u čísla organizace. Pokud u organizace údaj není zadán, vezme se údaj doplněný v Nastavení parametru - Přepravní služby.

Po vytvoření je zobrazen seznam vytvořených faktur, kde jsou dostupné další služby.

Dotaz nebo informativní hláška Firmy, kterým se fakturuje vždy kumulovaně za určité období, je vhodné zařadit do skupiny s hromadnou fakturací. Kalkulační položky těchto firem nebudou pak vybrány k fakturaci nad zásilkou a nad pozicí. Označení příslušné skupiny se zadává v Přepravní služby/Nastavení parametrů.


Pravidla pro zálohové faktury

  • zálohové faktury se MUSÍ vystavovat standardní cestou z modulu Fakturace/Vydané faktury
  • z Přepravních služeb se vystaví realizační faktura v plné výši !
  • z modulu Fakturace/Vydané faktury se navážou na tuto realizační fakturu všechny potřebné zálohy (akce resp. tlačítko Zálohy v editoru)
  • z přehledu Fakturace/Vydané faktury se spustí akce Vyrovnání zaplacených záloh


Podmínky nutné pro fakturaci

Pro vystavení faktur z kalkulačních položek musí být vyplněny následující údaje:

  • v globálním nastavení Helios Orange musí být zadán sklad služeb
  • v nastavení parametrů Přepravních služeb musí být vyplněna skupina služeb
  • v číselných řadách dokladů musí existovat alespoň 1 číselná řada pro vydané faktury
  • v kurzovním lístku musí být zadán kurz používaných měn

Dále mohou být s výhodou použita tato další nastavení v parametrech dopravních služeb:

  • označení skupiny pro firmy s hromadnou fakturací
  • standardní lhůta splatnosti faktur
  • bankovní spojení pro faktury v tuzemské a cizí měně


Proč nejde vyfakturovat zásilka/pozice ?

  • zásilka není ve stavu "Připravena k fakturaci" a vyšším
  • nebyly nalezeny žádné fakturovatelné kalkulace
    • není zadaný plátce
    • všechny kalkulace již byly vyfakturované
  • přestože existuje nevyfakturavaná kalkulace
    • plátce je organizace určená POUZE pro hromadnou fakturaci
  • fakturace je ukončena informací o závažné chybě
    • není dobře nastavená konfigurace
    • zahraniční měna chybí v kurzovním lístku - systém nemůže určit aktuální kurz
    • měrná jednotka v kalkulaci je v rozporu s definicí služby nebo neexistuje v účetnictví

Popis procesu fakturace

Obecně

  • Zadat kalkulační položky u zásilky
  • Kalkulační položky musí mít vyplněné tyto údaje :
    • Typ = výnos
    • Interní = ne
    • Kód
    • Plátce
    • Počet
    • Částku
    • Měnu
    • Kurz - automaticky se doplňuje podle kurz.lístku
    • Pokud účtujete střediskově, musí být vyplněno patřičné středisko
    • Zásilka musí být označena "Připravena pro fakturaci" (tím lze i operativně omezit zařazení na fakturu)
    • Pokud jsou kalkulační položky v cizí měně, je nutné mít doplněný kurzovní lístek


Fakturace nad zásilkou

Tato služba zahrne k fakturaci ty kalkulační položky dané zásilky, které mají vazbu k aktuální pozici/zakázce. Nebude vytvářet faktury pro organizace, patřící do skupiny s hromadnou fakturací.

  • V přehledu zásilek se postavíte na zásilku, kterou chcete fakturovat
  • Přes pravé tlačítko myši zvolíte Fakturace zásilky…
  • Program "projede" všechny kalkulační řádky a vybere ty, které ještě nemají doplněné číslo dokladu, mají všechny údaje správně vyplněné a souvisí buď pouze s touto pozicí nebo se všemi pozicemi (podle volby obsluhy), seřadí je podle plátců,příp. pozic a začne generovat faktury.
  • Při vygenerování každé nové faktury se Vás zeptá, do jaké číselné řady ji chcete zařadit (pokud máte nastaveno více číselných řad). Při výběru číselné řady se soustřeďte na horní modrou lištu okna, kde je zapsáno, pro jakého plátce a v jaké měně je daná faktura generována (podle toho asi vyberete číselnou řadu)
  • Pokud je generováno více faktur, předchozí krok se samozřejmě opakuje
  • Po vygenerování faktur se Vám objeví jejich seznam (pouze těch, které jste právě vygenerovali).
  • Pokud chcete faktury tisknout, volte <F8> a vyberte příslušný formulář. Pokud ne, opusťte seznam a vrátíte se zpět nad seznam zásilek.
  • Do všech kalkulačních položek se doplní příslušné číslo dokladu (číslo FAV)
  • Pokud zjistíte, že něco není tak, jak má být, vyberte v Přepravních službách menu Vydané faktury, kde můžete na vybrané faktuře udělat ještě některé dodatečné úpravy, popř. ji celou zrušit a vystavit znovu.


Fakturace nad pozicí

Tato služba zahrne k fakturaci kalkulační položky všech zásilek dané pozice s výjimkou položek patřících k jiné pozici a položky vztažené samostatně k této pozici. Nebude také vytvářet faktury pro organizace, patřící do skupiny s hromadnou fakturací.

  • V přehledu pozic se postavíte na pozici, kterou chcete fakturovat
  • Přes pravé tlačítko myši zvolíte Fakturace pozice…
  • Program "projede" všechny zásilky na této pozici a vybere ty, které vyhovují výše popsaným podmínkám. Vezme jejich kalkulační řádky (ty, které ještě nemají doplněné číslo dokladu, mají všechny údaje správně vyplněné a souvisí pouze s touto pozicí), seřadí je podle plátců a pozic a začne generovat faktury.
  • Při vygenerování každé nové faktury se Vás zeptá, do jaké číselné řady ji chcete zařadit (pokud máte nastaveno více číselných řad). Při výběru číselné řady se soustřeďte na horní modrou lištu okna, kde je zapsáno, pro jakého plátce a v jaké měně je daná faktura generována (podle toho asi vyberete číselnou řadu)
  • Pokud je generováno více faktur, předchozí krok se samozřejmě opakuje
  • Po vygenerování faktur se Vám objeví jejich seznam (pouze těch, které jste právě vygenerovali).
  • Pokud chcete faktury tisknout, volte <F8> a vyberte příslušný formulář. Pokud ne, opusťte seznam a vrátíte se zpět nad pozici.
  • Do všech kalkulačních položek se doplní příslušné číslo dokladu (číslo FAV)
  • Pokud zjistíte, že něco není tak, jak má být, vyberte v Přepravních službách menu Vydané faktury, kde můžete na vybrané faktuře udělat ještě některé dodatečné úpravy, popř. ji celou zrušit a vystavit znovu.


Fakturace nad organizací

Tato služba zahrne k fakturaci veškeré fakturovatelné kalkulační položky pro danou organizaci bez ohledu na jejich příslušnosti k různým pozicím a k zařazení organizace do skupiny s hromadnou fakturací.

  • Lze ji provádět v Adresáři firem nad vybraným zákazníkem přes pravé tlačítko myši
  • Pro zásilky platí stejné podmínky jako v předchozím popisu
  • Zákazník nesmí mít vyplněnou Skupinu organizací pro hromadnou fakturaci (skupina se přiřadí přes pravé tlačítko), která je uvedena v Nastavení parametrů-Konfigurace-záložka Fakturace
  • Program "projede " všechny zásilky, kde figuruje tento zákazník a vystaví hromadnou fakturu pro tohoto zákazníka
  • Při generování se program chová stejně jako v předchozím popisu


Fakturace s výběrem zásilek

Tato služba je dostupná ze seznamu faktur přepravních služeb nebo z adresáře firem v přepravních službách. Umožňuje pro zvoleného zákazníka fakturovat ručně vybrané výnosové kalkulace ze zásilek, pro které platí výše uvedené podmínky.


Hromadná fakturace

Tato služba je dostupná ze seznamu faktur přepravních služeb. Zahrne k fakturaci veškeré fakturovatelné kalkulační položky firem, které patří do skupiny s hromadnou fakturací. Označení této skupiny lze zadat v nastavení parametrů Přepravních služeb.

  • Lze ji provádět v menu Přepravní služby-Vydané faktury přes pravé tlačítko myši
  • Faktury se budou generovat pro všechny zákazníky, kteří mají uvedenou skupinu organizací (skupina se přiřadí u zákazníka přes pravé tlačítko), která je uvedena v Nastavení parametrů-Konfigurace-záložka Fakturace
  • Pro zásilky platí stejné podmínky jako v předchozím popisu


další

Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export