Důležité:


Volby místní nabídky - Pokladna

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Volby místní nabídky (pravé tlačítko myši) v přehledu Pokladní doklady.

Obsah


Účtování

Zvolením této nabídky máte možnost zaúčtovat jeden nebo více vybraných pokladních dokladů. V případě, že je tento doklad již zaúčtovaný, volba umožní nahlédnout do pokladního deníku, případně doklad odúčtovat. Podrobnější postup naleznete v kapitole Účtování pokladních dokladů.

Změna pokladny

Pokud máte více pokladen a potřebujete pracovat s jinou pokladnou, vybíráte v místní nabídce volbu Změna pokladny. Otevře se přehled pokladen, vyberete konkrétní pokladnu a pomocí tlačítka Výběr čísla pokladny otevřete zvolenou pokladnu. Totéž lze udělat na stavovém řádku ve spodní části okna dvojklikem na ikonce s číslem pokladny).

Aktualizace stavu pokladny

Výběr volby místní nabídky Aktualizace stavu pokladny spustí přepočet stavu aktuální pokladny podle prvotních pokladních dokladů. Vzhledem k časové náročnosti akce (závisí na počtu zadaných pokladních dokladů) jste před provedením ještě dotázáni:

Dotaz nebo informativní hláška Opravdu spustit aktualizaci stavu pokladny XXX?

Pokud zvolíte Ano, jste dotázáni na systémové heslo. Po jeho úspěšném zadání proběhne proces aktualizace. Po úspěšném dokončení této akce se zobrazí oznámení s informací o čísle aktualizované pokladny a datum počátku i konce období, ve kterém se stav pokladny aktualizoval.

Upozornění Upozornění: Přepočítávají se doklady pouze v neuzavřených účetních obdobích.

Aktualizace stavu všech pokladen

Tato volba je totožná s volbou Aktualizace stavu pokladny s tím rozdílem, že jsou přepočteny stavy všech pokladen.

Kopie dokladu

Kopie dokladu obsahuje tři akce, a to Kopie dokladu, Záporná kopie a Mínusová kopie. Tyto tři volby umožňují vytvořit kopii pokladního dokladu do předchozího, aktuálního i následujícího období.

Kopie dokladu

Po potvrzení nabídky Kopie dokladu se nejprve zobrazí okno s editorem pro zadání nových údajů: data pořízení, data případu, DUZP, Nastavení pro limit kontrolního hlášení, Popis a Poznámka:


Kopie pokladního dokladu

Po zadání požadovaných datumů a po potvrzení tlačítkem OK se vytvoří nový doklad, který se otevře k editaci. Zde máte možnost doklad doplnit a opravit.

Po stisku tlačítka Storno budete vráceni zpět do přehledu a doklad se nevytvoří.

Tip Plnění DUZP na položkách pokladního dokladu (při vytváření kopie dokladu) se řídí nastavením dané pokladny. Na záložce 4 - Konfigurace je možné zaškrtnout předvyplnění dat: "DUZP podle DUZP na hlavičce dokladu".
Pokud tato volba není zaškrtnuta, kopií dokladu se přenáší na položky původní hodnoty DUZP (z původních položek původního dokladu).
Pokud je výše uvedená volba nastavení zaškrtnuta, přenese se na položky pokladního dokladu stejné DUZP, jaké je na hlavičce původního dokladu. Datum se vyplní pouze na položky, které měly na původním dokladu DUZP vyplněno. Jestliže na hlavičce kopírovaného dokladu není DUZP zadané, nepřenese se v tomto případě na nové položky žádné datum. Při kopii dokladu, který obsahuje položky bez DPH (sazba není), se hodnota DUZP vždy vynuluje.
Tip Když se při kopii pokladního dokladu mění DUZP na hlavičce, nebo na hlavičce PD není DUZP zadáno a zároveň se mění Datum případu, potom pokud je na některé položce PD zadáno DUZP, vymaže se, a jste na tuto událost upozorněni vypsáním informace: „Na položkách cílového dokladu bylo zrušeno DUZP. Prosím zkontrolujte, případně DUZP doplňte.

Záporná kopie

Po potvrzení nabídky Záporná kopie se nejprve zobrazí okno s editorem pro zadání nových údajů: data pořízení, data případu, DUZP, Nastavení pro limit kontrolního hlášení, Popis a Poznámka:

Po zadání požadovaných datumů a po potvrzení tlačítkem OK se vytvoří nový doklad, který se otevře k editaci. Zde máte možnost doklad doplnit a opravit. Nový doklad bude opačného charakteru než původní (zápornou kopií z příjmového dokladu vytvoříte výdajový pokladní doklad a naopak; pokud původní doklad obsahoval zálohy, provede se i změna záloh). Na nově vytvořeném dokladu bude vyměněná kontace, a to z nastavení pokladny. Pokud je kontací pro dané období více, kontace se na pokladní doklad nedotáhne a pole zůstane prázdné.

Po stisku tlačítka Storno budete vráceni zpět do přehledu a doklad se nevytvoří.

Mínusová kopie

Po potvrzení nabídky Mínusová kopie se nejprve zobrazí okno s editorem pro zadání nových údajů: data pořízení, data případu, DUZP, Nastavení pro limit kontrolního hlášení, Popis a Poznámka:


Po zadání požadovaných datumů a po potvrzení tlačítkem OK se vytvoří nový doklad, který se otevře k editaci. Zde máte možnost doklad doplnit a opravit. Nový doklad bude mít stejný charakter, ale částky na dokladu budou mít záporné znaménko. Kontace zůstane zachována, takže účetní zápis bude mít záporné hodnoty.

Na doklad, na němž byla vytvořena jedna z kopií (záporná nebo mínusová) nelze vytvořit další kopii tohoto charakteru. V chybové hlášce se zároveň zobrazí i číslo pokladny a již vytvořeného dokladu (kopie).

Informace o existenci záporné nebo mínusové kopie

Pokud je doklad, na kterém chcete provést akci Kopie, Záporná nebo Mínusová kopie stornován, nelze akci provést, budete upozorněni hlášením:

Varování nebo chybová hláška Nelze kopírovat stornovaný doklad!


Příklad Rozdíl mezi "Zápornou kopii" a "Minusovou kopií"

Pokud použijete funkci "Záporná kopie" nad dokladem typu Výdej, tak se vytvoří doklad typu Příjem (a opačně)

Pokud použijete funkci "Minusová kopie" nad dokladem typu Výdej, tak se vytvoří opět doklad typu Výdej, pouze částky budou záporné (a opačně)

Storno dokladu

Storno dokladu obsahuje dvě akce a to Provést storno a Zrušit storno.

Nabídka Provést storno zkopíruje hodnoty z položek i hlavičky pokladního dokladu, doklad vynuluje a nastaví stav dokladu na Storno. Kopie hodnot se vytváří do jiné tabulky - hodnoty lze potom zobrazit přes Nastav (Stav pokladny z nabídky Pokladní doklady a nabídka Pokladní doklady - storno hodnoty).

Na zaúčtovaných dokladech a dokladech spadajících do aktivní uzávěrky je storno zakázáno, při mazání stornovaného dokladu se objeví hlášení:

Varování nebo chybová hláška Doklad je stornován - nelze smazat!

Nabídka Zrušit storno - uložené hodnoty se vrátí zpět na položky a hlavičku, zruší se v tabulce storno hodnot a stav dokladu se nastaví na normální.

Hromadné změny

Pomocí této volby je možné na označených pokladních dokladech změnit organizaci, zakázku, útvar, nákladový útvar, zaměstnance a vozidlo. Akce je přístupná pouze na nezaúčtovaných dokladech.
Pro provedení změny nad všemi označenými záznamy je nutné nejprve zrušit zaškrtnutí okénka "Pouze aktuální řádek". Pokud se zaškrtnutí neodstraní, nastavené změny se uplatní pouze na aktuální řádek.

Dokumenty

Touto volbou můžete připojit k pokladnímu dokladu, na kterém je nastaven kurzorový řádek, libovolný dokument, tabulku, obrázek či jiný soubor. Připojování provádíte formou odkazu. Podrobný popis práce s Dokumenty naleznete v kapitole Pomocné číselníky – Dokumenty.

K dokladu můžete připojit dokumenty, které chcete vidět pouze u tohoto dokladu, ale i dokumenty, které chcete vidět v přehledu společných dokumentů. V tom případě ve formuláři dokumentu zaškrtnete políčko Zahrnout do všeobecných dokumentů?

Kontrola celistvosti číselné řady

Tato akce provede kontrolu číselní řady v aktuální pokladně. Po ukončení bude zobrazeno okno s přehledem čísel dokladů, které chybí (narušují celistvost řady dokladů).

Rekapitulace DPH

Sumovaný přehled DPH za jednotlivé doklady. Přehled pracuje nad vybranými záznamy, lze jej dále seskupovat a sumovat.

Přehled rekapitulace DPH nad pokladními doklady.

Výčetka platidel

Volba umožňuje vyplnit a vytiskout výčetku platidel. Po vyplnění výčetky a potvrzení tlačítka OK se objeví nabídka formuláře pro tisk, poklepáním na příslušný formulář se výčetka vytiskne.

Přepočítat stav pokladny dle čísel dokladů

Akce přepočte stav pokladny a změní čas datumu případu pro všechny doklady spadající do dní z označených dokladů. Stav pokladny se přepočítá aktualizací. Stav je přepočítán dle posloupnosti číslování dokladů daného dne, které mají upravené časy datumu případu. Jako první čas se převezme nejnižší čas dokladu daného dne, do dalších dokladů je zapisován čas zvýšený o poměrný časový úsek tak, aby čas posledního dokladu odpovídal co nejpřesněji původnímu nejmladšímu dokladu daného dne.

Akce je přístupná pouze pro pokladny s nastaveným způsobem číslování bez rozlišení druhu dokladu. Funguje pro označené doklady. Nelze ji použít pro doklad spadající do aktivní uzávěrky.

Generování dokladu kurzového rozdílu

Akce vygeneruje nový pokladní doklad, ve kterém se vyčíslí kurzový rozdíl. Akci lze použít jen nad pokladnou vedenou v cizí měně. Po jejím potvrzení je třeba zadat datum případu, datum kurzu a kurz, ke kterému se bude kurzový rozdíl počítat. V pokladně nesmí existovat pokladní doklady s datumem případu vyšším než je datum pro výpočet kurzového rozdílu. Vznikne doklad typu Příjem nebo Výdaj podle toho, jestli je napočítán kurzový zisk nebo ztráta. Je přenesen kód cizí měny a dotaženo období stavu. Přebírá se Útvar z Řady pokladen, pokud je přednastaven. Pokladní doklad je vygenerován bez položek, v částkách Ostatní a Úhrada je uložen kurzový rozdíl. Akce je ukončena hlášením, kde je uvedeno číslo vytvořeného dokladu.

Možné chyby při generování pokladního dokladu kurzového rozdílu:

  • pokladna není vedena v cizí měně
  • vygenerovaný pokladní doklad kurzového rozdílu by spadal do aktivní uzávěrky
  • v pokladně byly nalezeny doklady s vyšším datumem případu
  • pro dané datum není zadán kurz
  • kurzový rozdíl je nula

Položky aktuálního pokladního dokladu, Položky vybraných pokladních dokladů

Po potvrzení některé z této nabídek se zobrazí okno s chronologickým přehledem položek pokladních dokladů. Rozdíl bude v obsahu, akce Položky aktuálního dokladu zobrazí položky z dokladu, na kterém byl nastaven kurzor. Akce Položky vybraných pokladních dokladů zobrazí položky všech dokladů které byly v přehledu označeny. Tyto akce můžete využít například pro rychlejší dohledání konkrétní položky (např. podle popisu nebo podle částky). S tímto přehledem můžete dále pracovat, možné akce najdete v menu místní nabídky (pravé tlačítko myši).

Tip V přehledu položek aktuálního/vybraných pokladních dokladů je možné využít funkci "Pohyb v původním přehledu", pomocí které lze zobrazovat položky následujících nebo předchozích pokladních dokladů. Tudíž není nutné zavírat okno s přehledem položek a znovu jej otevírat.
Tip Pro zobrazení položek pokladních dokladů je možné využít tzv. horké klávesy F9.
Tip V přehledu položek pokladního/pokladních dokladu existují dva sloupce "Saldo položka" a "Saldo položka měna", které lze využít pro určitou kontrolu. Suma těchto sloupečků za položky pokladního dokladu musí být shodná s hodnotou ve sloupci "Saldo dokladu" na pokladním dokladu.

Poznámka: Původní sloupce "Základ DPH (Saldo)", "Částka DPH (Saldo)", "Částka celkem (Saldo)" a "Částka CM (Saldo)" jsou přejmenovány. Nové názvy těchto sloupců jsou "Základ DPH (druhový)", "Částka DPH (druhová)", "Částka celkem (druhová)" a "Částka CM (druhová)". Tyto sloupce jsou primárně určeny pro zařazení na tiskové formuláře.

Faktury a dobropisy

Po potvrzení nabídky Faktury a dobropisy se zobrazí tabulka s přehledem navázaných faktur (dobropisů) pokud byl pokladní doklad vygenerován z faktury (dobropisu) nebo pokud k faktuře (dobropisu) byl připojen.
Dále je možné k vytvořenému pokladnímu dokladu připojit fakturu či faktury ze seznamu faktur.

Upozornění Fakturu je možné k pokladnímu dokladu přivázat i v okamžiku, kdy se na faktuře vyskytuje uzavřená zakázka.

Připojení faktur k pokladnímu dokladu jednotlivě

Pokud se po výběru volby "Faktury a dobropisy" zobrazí prázdné okno, po zvolení místní nabídky (pravé tlačítko myši) lze Připojit odpovídající fakturu/dobropis. Takto připojená faktura se sváže s hlavičkou pokladního dokladu.

Pro možnost připojit odpovídající fakturu/dobropis k pokladnímu dokladu je důležité, aby na hlavičce pokladního dokladu byla vyplněna organizace (povinný údaj). Vyplněný párovací znak mi pouze zpřesňuje seznam faktur, ze kterého mohu vybrat fakturu k pokladnímu dokladu. Pro tuto akci se tedy nejedná o povinný údaj. Jestliže nemám vyplněný atribut "párovací znak", tak mohu k jednomu pokladnímu dokladu hlavičkově přivázat více faktur dané organizace.

Tip Akci "Připojit odpovídající fakturu/dobropis" nad pokladním dokladem lze spustit i pro pokladní doklad, který obsahuje nějaké položky. Žádná z položek pokladního dokladu však nesmí být vygenerovaná z faktury, ani nesmí obsahovat "Číslo organizace" nebo "Párovací znak".

Takto připojené faktury je možné od pokladního dokladu odvázat pomocí volby Odebrat z pokladního dokladu. Volba je přístupná pouze v okamžiku, že dialogové okno "Faktury a dobropisy" není prázdné.

Příklad Připojení faktury k pokladnímu dokladu funguje takto:
  • a. u pokl. dokladu zaúčtovaného dojde pouze k vytvoření vazby
  • b. u pokl. dokladu bez částky, případně pokud obsahuje pouze částku "Zúčtování zálohy přijaté/vydané", se vytvoří úhrada ve výši částky uvedené na faktuře
  • c. v ostatních případech se vytvoří úhrada ve výši částky, uvedené na pokl. dokladu, a vypíše se informace o rozdílu částek


Upozornění Pokud pokladní doklad nemá položky a je pomocí vazby připojen k faktuře, nelze v něm vytvářet nové položky (tato možnost je nepřístupná).
Informace o aktualnim zaznamu - Pokladna3.jpg

Připojení faktur k pokladnímu dokladu hromadně

Pokud se po výběru volby "Faktury a dobropisy" zobrazí prázdné okno nebo faktura připojená hlavičkově (tzn. dle bodu 1) "Připojit odpovídající fakturu/dobropis") po zvolení místní nabídky (pravé tlačítko myši) lze Vygenerovat položky z faktur/dobropisů hromadně. Tato akce vygeneruje z faktur položky pokladního dokladu.

Jestliže dialogové okno "Faktury a dobropisy" zobrazuje jednu či více faktur přivázaných položkově pomocí akce "Vygenerovat položky z faktur/dobropisů hromadně", je možné přivázat další neuhrazené faktury opět jen položkově (Vygenerovat položky z faktur/dobropisů hromadně).

Takto připojené faktury je možné od pokladního dokladu odvázat pouze pomocí zrušení dané položky z pokladního dokladu!

Pokud je na dokladu vyplněna organizace, systém nabízí k dotažení pouze faktury s danou organizací na hlavičce. Pokud doklad nemá vyplněnou organizaci, lze přidat položky z faktury libovolné organizace. V případě spuštění akce Faktury a dobropisy se zobrazí dotaz Organizace není vyplněna. Pokračovat? Když se vybere NE nebo STORNO, dojde k ukončení akce. Volba ANO zobrazí přehled faktur a dobropisů, kde lze akcí Vygenerovat položky z faktur/dobropisů hromadně připojit k jednomu pokladnímu dokladu faktury různých organizací.

Tip Pokud je na řadě faktur nastavení textu pro pokladní doklad = Úhrada faktury, potom se do pole Popis na pokladním dokladu doplní tento text (tedy "Úhrada faktury") a do pole Popis na položce pokladního dokladu se doplní tento text včetně dodavatelského čísla navázané faktury (tedy "Úhrada faktury XY").

Připojení uhrazených faktur k pokladnímu dokladu

K pokladnímu dokladu lze připojit též uhrazenou fakturu. Nad pokladními doklady (nebo v editoru pokladního dokladu) je možné spustit akci "Faktury a dobropisy". Zobrazí se přehled Faktur a dobropisů k pokladnímu dokladu. Po zvolení místní nabídky (pravé tlačítko myši) "Připojit odpovídající fakturu/dobropis" zobrazí přehled "Faktury a dobropisy bez rozlišení období", který zobrazuje faktury a dobropisy neuhrazené. Pokud v tomto přehledu spustíte akci (přes pravé tlačítko myši) "Faktury včetně uhrazených", zpřístupní se k výběru i faktury uhrazené.

Návazné doklady - strom...

Po potvrzení nabídky Návazné doklady - strom... (CTRL+Alt+N) se zobrazí tabulka s přehledem navázaných dokladů k vybranému pokladnímu dokladu.

Navazne doklady Pokladna2.jpg

V tomto přehledu je možné označit návazný doklad a stisknout volbu "Doklad" - tato akce otevře nové dialogové okno, ve kterém zobrazí přehled zafiltrovaný na odpovídající návazný doklad.
Volba "Najdi doklad" (nachází se v podmenu tlačítka "Doklad") provádí přepnutí na přehled s označeným návazným dokladem v aktuálním dialogovém okně.

Tip Zcela totožně se chová akce "Organizace" a "Najdi organizaci".

Stav pokladny

Po potvrzení nabídky Stav pokladny se zobrazí tabulka se stavem aktuální pokladny. Je zde přednastaven zjednodušený pohled, kdy jsou zobrazeny jen celkové částky v hlavní a cizí měně. Přepnutím tlačítkem Detail si zobrazíte podrobný pohled, který zobrazuje všechny částky (základ, daň, včetně daně, ostatní, zálohy). Do pole Počáteční stav se načítá hodnota ze stavu pokladnu z minulého období.

Tip Skrytí či rozbalení části "Detail" není nutné provádět při každém zobrazení stavu pokladny. Editor si pamatuje poslední nastavení. Pokud si tedy část "Detail" zobrazíte, při dalším zobrazení stavu (jakékoliv) pokladny, bude tato část opět rozbalena (a naopak).

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Jana Půrová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export