Reklamace přijaté - QMS

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;


Agenda umožňuje evidovat veškerý proces řešení tzv. pasivní reklamace (reklamace uplatněné odběratelem vůči naší organizaci). Všechny klíčové záznamy související s danou reklamací jsou snadno dosažitelné z jednoho místa.

Obsah

Možnosti agendy

Průběh řešení reklamace lze v souladu s nastavením firemních pravidel tohoto procesu ve společnosti sledovat po jednotlivých krocích definovaných v číselníku Stav reklamace. Změny hodnot stavu reklamace jsou protokolovány, což přesně dokumentuje, jak řešení probíhalo v čase a kdo jednotlivé kroky potvrdil.

V rámci řešení dané reklamace lze:

  • Stanovit řešitelský tým
  • Zadat úkoly pro zajištění řešení reklamace
  • Kontrolovat plnění těchto úkolů
  • Klasifikovat reklamaci
    • typem neshody z uživatelem definovaného číselníku
    • příčinou neshody z uživatelem definovaného číselníku
  • Určit zda byla reklamace oprávněná či neoprávněná
  • Podrobněji specifikovat reklamované nedostatky výčtem nevyhovujících parametrů
  • Zaznamenat nezbytné údaje o způsobu vypořádání reklamace
  • Vygenerovat návazná nápravná/preventivní opatření
  • Vytisknout
    • Potvrzení reklamace
    • Reklamační protokol
    • 8D Report - 8 Discipline Report (Global 8D report)
  • Vydávat ze skladu spotřební materiál a náhradní díly na opravu
  • Vystavit objednávky na náhradní díly
  • Evidovat dokumenty o průběhu řešení reklamace

Evidence došlých (pasivních) reklamací je předpokladem pro následné vyhodnocování ukazatelů kvality jako např.:

  • zmetkovitost dodávaného zboží
  • kvalita dodávek vůči jednotlivým odběratelům

Nová reklamace

Založení reklamace

Reklamaci lze založit:

  • přímo v přehledu Reklamace přijaté standardním tlačítkem Nový
    • bez vazby na položku výdejky OZ
    • s propojením na pohyb položky/Vč realizované (nebo i nerealizované) výdejky (s druhem pohybu Výdej ze skladu, nebo Výydej v evid.ceně) na záložce 2 - Detaily reklamace
  • akcí Generuj reklamaci nad položkou realizované (nebo i nerealizované) výdejky (s druhem pohybu Výdej ze skladu, nebo Výdej v evid.ceně), kdy vznikne záznam reklamace propojený s daným pohybem položky/VČ výdejky. Po spuštění akce a zvolení Kategorie QMS, tj. řady reklamací, do níž má být generovaná reklamace zařazena (přehled pro výběr se nabídne pouze v případě, že je zavedeno více řad pro reklamace, jinak se automaticky použije ta jediná), se objeví formulář Parametry reklamace, kde se zobrazí, nebo lze zadat tyto údaje:
Generuj reklamaci - Parametry reklamace
    • Výrobní číslo - je-li u daného pohybu uveden pouze 1 pohyb výrobního čísla, je výrobní číslo vyplněno. Je-li pohybů VČ více, musí obsluha vybrat z nabídky příslušné VČ a teprve po jeho zvolení se vyplní údaje Množství položky/VČ a další.
    • Vč hromadně - toto zatržítko se nabízí v závislosti na nastavení parametru Reklamace přijaté - Vč hromadně
    • Vadné množství (nepovinný údaj) - hodnotu zadává obsluha
    • Množství položky/VČ - automaticky se vyplňuje množství z pohybu položky, resp. při vazbě na pohyb VČ množství z pohybu daného VČ
    • Použitelné množství - maximální množství, které ještě lze reklamovat, tj. Množství položky/VČ ponížené o již dříve reklamované množství z daného pohybu
    • Typ neshody (nepovinný údaj) - klasifikace neshody kódem neshody z číselníku Typ neshody
    • Příčina neshody (nepovinný údaj) - klasifikace příčiny neshody kódem příčiny neshody z číselníku Příčiny neshody
    • Stav reklamace (nepovinný údaj) - stav reklamace z číselníku Stav reklamace, kterého má po vygenerování reklamace nabýt
    • Oprávněnost reklamace (nepovinný údaj)
    • Požadované řešení reklamace (nepovinný údaj)
    • Kontaktní osoba (nepovinný údaj)- lze zvolit Nic/Převzít z dokladu/Převzít z organizace (převezme se přednastavená kontaktní osoba)/Zadat ručně (umožní se zadat osobu z kontaktních osob k organizaci uvedené na dokladu)
    • Popis (nepovinný údaj)- podrobná specifikace reklamace
    • Externí číslo reklamace (nepovinný údaj)
Potvrzením zadaných hodnot tlačítkem OK se vygeneruje záznam reklamace příslušné kategorie do přehledu Reklamace přijaté. Zadání ostatních údajů a další kroky se řeší v rámci takto vygenerovaného záznamu.
Tip Vadné množství na reklamacích propojených s pohybem na výdejce lze zobrazit v pohybech oběhu zboží prostřednictvím počítaného sloupce Množství v reklamacích v evid. Mj.
Tip Akcí Návazné doklady/Reklamace... nad přehledem Výdejky lze zobrazit přehled Reklamace přijaté s reklamacemi propojenými s položkami na označených výdejkách, nebo na aktuální výdejce. Záznamy s reklamacemi je možné v případě potřeby i editovat.

Karta reklamace přijaté

Karta reklamace přijaté - Došlá reklamace

Záložka 1 - Došlá reklamace

  • Pořadové číslo - generuje se standardně automaticky vzestupně v rámci kategorie. Spolu s hodnotou Kategorie (řady reklamací přijatých) jednoznačně definuje záznam s danou reklamací.
  • Předmět reklamace - v okamžiku propojení reklamace na Kmen zboží se nezadané pole automaticky naplní názvem z karty Kmene zboží. Pole slouží uživateli k rychlé orientaci v reklamacích. Je tedy na uživateli, zda a jak případně automaticky doplněný text upraví.
  • Stav reklamace - hodnota z číselníku 1 QMS Stav reklamace. Je-li údaj zadán, není možné daný záznam zrušit.
  • Typ neshody - hodnota z číselníku 2 QMS Typ neshody. Slouží ke klasifikaci druhu neshody.
  • Příčina neshody - hodnota z číselníku 3 QMS Příčina neshody. Slouží ke klasifikaci příčiny neshody.
  • Oprávněnost reklamace - klasifikace k základnímu členění reklamací jak pro účely jejího řešení, tak i vyhodnocení reklamací. Lze zvolit mezi:
    • Nerozhodnuto (výchozí hodnota) / Neoprávněná / Oprávněná / Nelze určit
  • Externí číslo reklamace - identifikace, pod níž vede reklamaci odběratel
  • Požadované řešení reklamace - lze zvolit z těchto možností
    • Sleva / Dobropis / Zápočet / Výměna dílů / Oprava reklamovaných dílů / Jiné
  • Zodpovídá za řešení - pracovník, který zodpovídá za kompletní vyřešení reklamace (vedoucí řešitelského týmu uváděný v 8D reportu)
  • Útvar zjištění
  • Odběratel uplatňující reklamaci
    • Organizace
    • Kontaktní osoba
  • Začátek - Datum a čas vzniku reklamace - nastaví se automaticky při založení záznamu aktuálním datem a časem
  • Konec - Datum a čas vyřešení reklamace - zadává uživatel při ukončení řešení všech kroků a úkolů v reklamaci a v návazných nápravných a preventivních opatřeních
  • Vazby - reklamace může být napojena na:
    • Kmen zboží (SZ, Registrační číslo, Název 1) - všechna pole jsou napojena na výběr z číselníku Kmen zboží. Pokud se prvotně nastaví vazba na Stav skladu, tato vazba se automaticky doplní. Pokud se prvotně reklamace propojí s pohybem na výdejce (ručně na záložce 2 - Detaily reklamace, nebo automaticky v rámci akce Generuj reklamaci), tato vazba se automaticky doplní.
    • Stav skladu (SZ, Registrační číslo, Název 1) - všechna pole jsou napojena na výběr karet z přehledu Stav skladu v přednastaveném skladu, sklad lze v přehledu pro výběr změnit. Pokud se prvotně reklamace propojí s pohybem na výdejce (ručně na záložce 2 - Detaily reklamace, nebo automaticky v rámci akce Generuj reklamaci), tato vazba se automaticky doplní.
Tip Je-li reklamace napojena na pohyb z výdejky, lze následně změnit vazbu na stavovou kartu stejné kmenové karty v jiném skladu. To je vhodné pro případ, kdy chcete mít v reklamaci informaci, na kterém skladu je reklamovaná položka uložena. Vazbu změníme tak, že nejprve odpojíme stávající stavovou kartu standardní klávesovou zkratkou Ctrl+Delete a pak se v přehledu Stav skladu aktivovaném tlačítkem Tritecky.jpg za poli Stav skladu přepnete na dolní liště do příslušného skladu a vyberete skladovou kartu dané položky.
    • Výrobní čísla sklad - pole je napojeno na výběr stavových karet VČ z přehledu Stav výrobních čísel pro skladovou kartu zadanou výše (dokud není zadána, nelze vazbu na stav VČ zadat). Pokud se prvotně reklamace propojí s pohybem na výdejce (ručně na záložce 2 - Detaily reklamace, nebo automaticky v rámci akce Generuj reklamaci), tato vazba se automaticky doplní.
    • Číslo zakázky - reklamaci lze přiřadit neuzavřenou zakázku. Pokud již existují k dané reklamaci úkoly, nabídne se doplnění zakázky i do těchto úkolů. Novým zadávaným úkolům je zakázka přiřazena automaticky. Standardní editor úkolu zadání čísla zakázky nepodporuje. V případě potřeby lze zakázku do editoru doplnit prostřednictvím funkcionality Uživatelských editorů.
  • Popis – informace získané k dané reklamaci

Záložka 2 - Detaily

Karta reklamace přijaté - Detaily
  • Sklad, Řada, Poř.č., SZ, Reg.číslo, Název1, Pořadí - vazba na řádek výdejky, kterou byla reklamovaná položka dodána. Všechna pole jsou napojena na výběr pohybů z Přehledu pohybů oběhu zboží. Nejsou-li definovány na záložce 1 - Došlá reklamace vazby na Organizaci, Kmen zboží a Stav skladu, nabízejí se pohyby položek všech realizovaných (nebo i nerealizovaných) výdejek (s druhem pohybu Výdej ze skladu, nebo Výdej v evid.ceně) bez ohledu na číslo skladu. Pokud je již definována vazba na Kmen zboží, nabízejí se pohyby pouze pro danou položku. Je-li definována vazba na Stav skladu nebo Organizaci, nabízejí se pohyby pro příslušný sklad nebo organizaci.
  • Výrobní číslo Název, Popis - obě pole jsou napojena na výběr pohybů VČ z přehledu Pohyby výrobních čísel. VČ lze zadat až po zadání vazby na pohyb,
  • Vadné množství - reklamované množství
  • Dodané množství - přebírá se z pohybu položky/VČ. Není-li vazba na pohyb, lze je zadat.
  • MJ evidence - přebírá se z pohybu položky/VČ
  • Datum dodání - přebírá se z data případu výdejky, lze je upravit.
  • Výrobní číslo - určení výrobního čísla bez vazby na pohyb VČ. Pokud se na záložce 1 - Došlá reklamace zadá vazba na stavovou kartu výrobního čísla, naplní se tento údaj hodnotou VČ, údaj lze následně přepsat. Je-li nastavena vazba na pohyb VČ, převezme se hodnota VČ a údaj již není možné změnit. Tento údaj tedy integruje případy, kdy je u některých položek vazba v Heliosu na VČ striktně sledována a kdy je to informace vedená někde textově, nebo i mimo Helios a chceme ji vidět zadanou v obou případech na stejném místě.
  • Náklady na opravu - slouží k ručnímu zadání zjištěných nákladů na opravu
  • Cena materiálu - automaticky počítaná hodnota dle cen zadaných u položek na záložce 6 - Náhradní díly…
  • [2] Reklamované nedostatky - přehled umožňující zadávat podrobně jednotlivé parametry, které byly u dané položky předmětem reklamace. Každý parametr lze popsat údaji:
    • Název - definuje název sledovaného parametru
    • Požadovaná hodnota - 50 znakový text
    • Skutečná hodnota - 50 znakový text
    • Zveřejnit do reportu - příznak pro potřeby reportingu apod.
    • Splněno - příznak, že daný parametr vyhovuje
    • Poznámka - libovolný text
Tip Výchozí podoba editoru přehled Reklamované nedostatky skrývá, pokud jej následně rozbalíte a přehled je minimalizovaný, použijte klávesovou zkratku Ctrl+Alt+W pro akci Přizpůsobit velikost okna.
  • [3] Řešení reklamace - podrobné údaje o řešení reklamace přebírané do 8D reportu
    • záložka Popis vady řešitelským týmem
      • Popis vady řešitelským týmem- popis vady vypracovaný řešitelským týmem
    • záložka Popis příčiny
      • Popis příčiny - zjištěné příčiny vady
      • Typ viníka - přiřazení jedné z možností: Odběratel/Dodavatel/Naše organizace/Nelze určit
    • záložka Přezkoumání účinnosti opatření
      • Výsledek ověření účinnosti - závěry z přezkoumání účinnosti všech opatření učiněných v souvislosti s reklamací
      • Ověřil - zaměstnanec, který přezkoumání ověřil
      • Přezkoumáno - datum přezkoumání
      • Další opatření - rozhodnutí, zda jsou nutná další opatření. Výběr z možností: Ano/Ne/není (výchozí nastavení - nerozhodnuto)

Záložka 3 - Dokumenty

Přehled elektronických kopií dokumentů evidovaných k dané reklamaci.

Záložka 4 - Řešitelský tým

Přehled zaměstnanců zařazených do řešitelského týmu dané reklamace.

Záložka 5 - Okamžitá a návazná opatření

Na 3 podzáložkách jsou tyto přehledy:

  • Okamžitá opatření - přehled Úkoly k řešení reklamací s úkoly okamžitých opatření určených k řešení reklamace. Údaje z úkolů se přebírají do 8D reportu do 3. sekce (disciplíny) do části 3. Okamžitá opatření / Immediate action(s) - plánovací údaje (co = Předmět úkolu, Popis, kdo = Řešitel a dokdy má být provedeno = Termín splnění), do části 3. Provedení opatření / Implementation of action(s) - údaje o realizaci (jak bylo provedeno = Výsledek a kdy bylo dokončeno = Datum dokončení).
  • Návazná opatření - přehled QMS s nápravnými a preventivními opatřeními vygenerovanými standardně z dané reklamace do agendy Nápravná a preventivní opatření akcí Generuj nápravné/preventivní opatření. Akci lze pro danou reklamaci aktivovat přímo z místní nabídky nad tímto přehledem, nebo i z místní nabídky nad hlavním přehledem Reklamace přijaté.
  • Úkoly návazných opatření - přehled Úkoly QMS s úkoly zadanými v návazných nápravných a preventivních opatřeních. Údaje z úkolů nápravných opatření se přebírají do 8D reportu do 5. sekce (disciplíny) 5. Nápravná opatření / Corrective action(s) - plánovací údaje (co, kdo a dokdy má být provedeno), do 6. sekce reportu 6. Provedení opatření / Implementation of action(s) - údaje o realizaci (jak bylo provedeno a kdy bylo dokončeno). Údaje z úkolů preventivních opatření se přebírají do 8D reportu do 7. sekce (disciplíny) do části 7. Preventivní opatření / Preventive action(s) - plánovací údaje (co, kdo a dokdy má být provedeno), do části 7. Provedení opatření / Implementation of action(s) - údaje o realizaci (jak bylo provedeno a kdy bylo dokončeno).

Nový úkol k reklamaci se zakládá na podzáložce Okamžitá opatření stiskem tlačítka Nový <F2>.

Úkol reklamace - Editace úkolů

Obsahuje tato pole:

  • Předmět úkolu – stručný popis obsahu úkolu.
  • Kategorie - popis – popis ke kategorii úkolu QMS přiřazené danému úkolu.
  • Řešitel – zaměstnanec - zaměstnanec, kterému je úkol určen
  • Řešitel – kontaktní osoba – kontaktní osoba, které je úkol určen. Je-li zadán zaměstnanec, nelze zadat kontaktní osobu a naopak.
  • Termín zahájení - plánované datum a čas zahájení úkolu.
  • Termín splnění - plánované datum a čas, kdy má být úkol splněn. Pokud je vyplněn Termín zahájení, musí být vyplněn i Termín splnění.
  • Datum kontroly - datum a čas průběžné kontroly
  • Datum zahájení - datum a čas, kdy bylo zahájeno řešení úkolu.
  • Datum dokončení - datum a čas, kdy byl úkol ukončen. Systém kontroluje, zda Datum zahájení je nižší nebo rovno hodnotě v poli Termín splnění. Vyplněním hodnoty se automaticky změní Stav na hodnotu Dokončeno.
  • Stav - stav, ve kterém se daný úkol aktuálně nachází. Nastaví se výběrem z nabídky: Nezahájeno, Probíhá, Dokončeno, Čeká se na někoho dalšího, Odloženo. V případě, že je vybrán stav Dokončeno, automaticky se nastaví Datum dokončení aktuálním datem a časem, úkol je splněn.
  • Priorita - stupeň priority daného úkolu, lze zvolit z nabídky Nízká, Střední (implicitní nastavení), Vysoká
  • Hotovo hod. - hodiny čerpané na řešení úkolu
  • Celkem hod. – plánovaný počet hodin na řešení úkolu
  • Popis - bližší popis daného úkolu
  • Výsledek – informace o provedení úkolu

Záložka 6 - Náhradní díly…

Přehled položek z číselníku Kmen zboží, které byly použity na opravu apod.

Záložka 7 - Doklady

Přehledy s doklady oběhu zboží a fakturace připojených, případně i pořízených v souvislosti s řešením reklamace. Na jednotlivých záložkách jsou k dispozici všechny akce odpovídající danému typu dokladu. Akce Přidat a Odebrat nevytváří ani nemaže doklady samé, ale pouze vytváří/ruší vazbu mezi dokladem a záznamem agendy QMS.

  • Záložka Doklady - společný přehled dokladů připojených k dané reklamaci. Zde ale nelze spouštět akce.
  • Záložka Výdejky - má-li reklamace vazbu na řádek výdejky, je příslušná výdejka automaticky přiřazena reklamaci, a je tedy uvedena v tomto přehledu. Dále zde mohou být výdejky na materiál na opravu apod.
  • Záložka Došlé objednávky - zde lze připojit objednávku, na základě níž došlo k dodání reklamované položky
  • Záložka Expediční příkazy - zde lze připojit expediční příkaz, na základě něhož došlo k dodání reklamované položky
  • Záložka Příjemky - zde lze připojit příjemku reklamované položky na sklad reklamací
  • Záložka Vydané faktury - zde lze připojit původní fakturu, k níž se váže reklamovaná položka, i případný dobropis, či fakturu za opravu
  • Záložka Přijaté faktury - zde lze připojit přijaté faktury za dodávky zboží a služeb, které souvisely s řešením reklamace

Volby místní nabídky

Pravým tlačítkem myši v přehledu Reklamace přijaté aktivujete místní nabídku, která kromě standardních funkcí obsahuje další volby:

Místní nabídka v přehledu Reklamace přijaté

MS Office

Akce přístupné navíc v agendách QMS podobně jako v modulu Firemní aktivity:

  • Odeslat pozvánky do MS Outlook - Nad označeným záznamem klikněte na volbu Odeslat pozvánky do MS Outlook (nebo klávesovou zkratku CTRL+O). Otevře se okno pozvánky v MS Outlook. Pokud je na aktivitě vše správně vyplněno, v okně pozvánky je vyplněn předmět, "Čas zahájení" a "Konec". Je-li navázána organizace s kontaktem (e-mail), je tento email přednastaven v okně odchozí pozvánky v MS Outlook. Pozvánka je automaticky nejprve uložena a následně připravena k editaci. Pokud pozvánku zavřete bez odeslání, nadále bude jako záznam v MS Outlook.
  • Odeslat do kalendáře MS Outlook - Tato akce přenese označené záznamy do lokálního přednastaveného kalendáře MS Outlook. Pokud záznam už v MS Outlook existuje a byl změněn, tak se v kalendáři MS Outlook aktualizuje.
  • Načíst emaily z MS Outlook - Tato akce načítá - připojí do dokumentů uváděných na záložce 3 – Dokumenty aktuálního záznamu agendy maily z doručené pošty z MS Outlook. Nepřenášejí se emaily, které mají příznak soukromé. Po spuštění akce se zobrazí formulář Výběr položek pro přenos, kde je možné určit Datum od a Datum do, tj. období, za které chcete došlou poštu načíst. Tlačítkem Načtení do přehledu na formuláři vyberete emaily, které jsou v MS Outlook ve složce Doručená pošta a splňují podmínku datumového rozpětí. Všechny jsou označeny příznakem Vybraný. Tlačítky Pridat.gif a Odebrat.gif lze označení pro aktuální, či více vybraných záznamů měnit. Maily označené jako vybrané pak tlačítkem OK připojíte k záznamu agendy jako dokumenty ve formátu txt. Přílohy k emailu jsou jednotlivě zapsány do historie dokumentu daného dokumentu, a lze je tedy zobrazit akcí Historie dokumentů spuštěnou nad daným dokumentem v přehledu s dokumenty. Formulář pro přenos je shodný s formulářem pro přenos položek z kalendáře (akce "Načíst kalendář z MS Outlook").
Upozornění Komunikace je možná od verze MS Outlook 2003.

Kopie s možností opakování

Po vybrání této akce se objeví editor, který umožňuje zadat 2 režimy vytváření kopie

  • Standardní kopie
  • Opakovaná kopie

Režim Standardní kopie vytvoří jednu kopii. Kopírují se následující údaje a vazby

  • Předmět reklamace
  • Typ neshody
  • Příčina neshody
  • Zodpovídá za řešení
  • Organizace
  • Kontaktní osoba
  • vazba na Kmen zboží
  • Popis
  • záznamy Reklamované nedostatky
  • zaměstnanci v Řešitelském týmu
  • záznamy v Náhradních dílech

Režim Opakovaná kopie vytvoří N kopií podle zadaných parametrů opakování. Tyto kopie mají nastaveny atributy Začátek a Konec podle uvedených parametrů. Pozor, vytvořené kopie jsou svébytné záznamy a nejsou spolu nijak svázány (takže zásadní rozdíl oproti Opakovaným úkolům ve Firemních aktivitách, žádná řada opakování u záznamů agendy neexistuje!!!). Princip zadání opakování a význam atributů vychází z MS Outlook a je stejný jako v Opakovaných úkolech v modulu Firemní aktivity.

Upozornění Při kopírování aktivit se nekopírují Dokumenty.
Upozornění Režim "Opakovaná kopie" nemá pro agendu Reklamace přijaté praktické použití.

Přesun do jiné kategorie

Vyberete kategorii v rámci agendy Reklamace od přijaté, do které chcete záznam přesunout.

Upozornění Při přesunu dojde k přečíslování záznamu na další pořadové číslo v rámci nově vybrané kategorie QMS.

Reklamované nedostatky

Zde se zobrazí přehled Reklamované nedostatky se záznamy připojenými k aktuálnímu záznamu (je označen kurzorem), resp. k více označeným záznamům. Do přehledu můžete přidávat záznamy o nedostatcích k aktuálnímu záznamu, nebo naopak libovolné nedostatky v přehledu rušit.

Tip Při systematickém zadávání nedostatků do jednotlivých reklamací lze v tomto přehledu získat detailnější představu o opakujících se nedostatcích.

Dokumenty

Zobrazí se přehled dokumentů, které jsou připojeny k danému záznamu agendy na záložce 3 - Dokumenty. Můžete zde tlačítkem Připojit Pridat.gif připojit další dokumenty již evidované či právě doplněné do tabulky Dokumenty. Nový dokument do tabulky lze založit a připojit i přímo tlačítkem Nový. V nově zakládaném záznamu dokument popíšete, uvedete název dokumentu a cestu, kde se nachází, příp. zda je uložen v databázi a zda je součástí všeobecných dokumentů. Jakmile záznam uložíte, automaticky se i připojí do přehledu připojených dokumentů. V přehledu lze naopak i zrušit připojení vybraného dokumentu k záznamu agendy pomocí tlačítka Odpojit Odebrat.gif. Dokument zůstane evidovaný v tabulce Dokumenty. Standardním tlačítkem Zrušit dokument odpojíte a zároveň zrušíte v tabulce Dokumenty. V Historii dokumentů... (akce nad připojeným dokumentem) jsou k dispozici i přílohy emailů, které byly přeneseny z MS Outlook. Podrobný popis práce s dokumenty naleznete v kapitole Pomocné číselníky, Dokumenty.

Úkoly…

Zobrazí se přehled Úkoly k řešení reklamací s úkoly zadávanými k dané reklamaci obvykle na záložce 5 - Úkoly k řešení. Do tohoto seznamu můžete další úkoly přidávat nebo naopak je ze seznamu rušit. Další popis práce s úkoly naleznete v kapitole Úkoly QMS.

Náhradní díly…

Přehled zobrazí položky uvedené v označených reklamacích na záložce Náhradní díly…. Je-li akce spuštěna pouze nad 1 záznamem, lze přidat položku výběrem ze stavu skladu. Položky lze vyřazovat i editovat.

Související záznamy QMS...

Tato volba zobrazí všechny související záznamy agend QMS, na jejichž kartě je aktuální záznam zadán jako související záznam QMS (v agendách QMS může být v editoru používán různý název, např. Zdroj NO/Zdroj PO, nebo Související QMS, nebo v editoru není k dispozici a lze propojení realizovat pouze akcí nad záznamem, který chcete připojit). Jedná se o časový pohled na předchozí záznamy QMS, v chronologickém přehledu lze obdobně vidět záznamy QMS časově následné. V podstatě jde o různé časové pohledy na tzv. strom souvisejících záznamů QMS.

Doklady

Pomocí této nabídky lze k záznamu agendy připojit doklady Oběhu zboží a Fakturace, případně si zobrazit již připojený doklad. Jedná se o tyto možnosti: Příjemky, Výdejky, Objednávky, Expediční příkazy, Rezervace, Nabídkové sestavy, Vydané faktury, Přijaté faktury, Položky oběhu zboží, Došlé objednávky a Položky došlých objednávek.

Po potvrzení nabídky (dokladů) se nejprve zobrazí přehled dokladů již připojených, po stisku Nový se objeví návazný přehled z modulů Oběh zboží nebo Fakturace, kde vybraný doklad přenesete tlačítkem Přenos. V případě, že z připojeného dokladu je položkovým nebo dokladovým převodem tvořen další doklad, je tento doklad k záznamu agendy připojen automaticky. Pokud zvolíte volbu Položky oběhu zboží (F9), tak se zobrazí položky zboží připojené k danému záznamu agendy. V tomto přehledu se můžete rychle přesunout na stav skladu a to tak, že vyberete požadovanou položku a v menu zvolíte možnost "Zboží".

Strom souvisejících záznamů QMS

Tato volba zobrazí (ve formě kategorie, číslo a předmět) přehled všech záznamů agend QMS ve struktuře stromu, tj. tak, jak časově vznikaly. Zvýrazněn je záznam, na kterém jste nastaveni kurzorem.

Odeslat e-mailem

Možnost odeslat mailovou zprávu na kontakty uvedené v záznamu agendy.

Editor pro akci Odeslat e-mailem

Po spuštění akce lze ve formuláři Zpráva (E-mail) v poli pro připojování příloh napravo nahoře připojit dokumenty 3 akcemi z místní nabídky aktivované pravým tlačítkem myši nad tímto polem:

  • Přidat přílohu z disku… - výběr dokumentu ze složek na disku
  • Přidat přílohu z dokumentů – výběr z dokumentů evidovaných v tabulce Dokumenty
  • Přidat přílohu z navázaných dokumentů – výběr z dokumentů připojených k záznamu agendy

Zprávu lze odeslat všem adresátům společně, nebo i postupně jednotlivým adresátům (zaškrtnutím políčka Odeslat jednotlivě). Podle toho, kam zapíšete, nebo převezmete adresy z nabídky kontaktních údajů na záložkách v dolní části formuláře, se každému adresátu odešle zpráva jako adresný mail (Komu), nebo jako slepou kopii (Skrytá) nebo jako adresnou kopii (Kopie). V levém spodním rohu formuláře se dá nastavit, kam se přebírané adresy budou zadávat.

Připojené emaily

Tato volba umožňuje k záznamu agendy připojit libovolný počet emailů.

Plánování času

Pro jednotlivé řešitele úkolů je možno naplánovat čas, který budou trávit na plnění úkolů.

Logování změn stavu…

Zobrazí pro aktuální záznam či označené záznamy přehled LOG tabulka změn se záznamy o změnách hodnoty údaje Stav z číselníku QMS 1 definovaném pro agendu Reklamace přijaté v přehledu Stav reklamace přijaté. V přehledu LOG tabulka změn jsou dotaženy údaje z číselníku Zaměstnanci i z číselníku QMS 1.

Generuj nápravné/preventivní opatření…

Po spuštění akce je třeba z přehledu Kategorie QMS zvolit kategorii příslušnou agendě Nápravných opatření, nebo Preventivních opatření. Po zvolení kategorie se nabídne formulář s předvyplněnými poli převzatými z reklamace:

  • Předmět – přebírá se z pole Předmět reklamace, zapíše se do pole Předmět
  • Popis problému – přebírá se prvotně z pole Popis vady řešitelským týmem, není-li zadán, tak z pole Popis, zapíše se do pole Popis problému
  • Příčina problému – přebírá se z pole Popis příčiny, zapíše se do pole Příčina

Text je možno upravit. Potvrzením tlačítkem OK dojde k vygenerování záznamu dané kategorie QMS do agendy Nápravná a preventivní opatření. Reklamace, z níž byl záznam vygenerován, je uvedena v opatření jako Zdroj NO, resp. Zdroj PO na záložce Preventivní opatření, resp. Nápravné opatření. Úkoly zadané následně ve vygenerovaném NO a vygenerovaném PO se přebírají do tiskového výstupu 8D reportu.

Pohyby aktuálního zboží…

Akce zobrazí pohyby ve skladu definovaném pro reklamovanou položku v reklamaci vazbou na Stav skladu na záložce 1 - Došlá reklamace.

Pohyby vybraného zboží nad všemi sklady…

Akce zobrazí pohyby pro reklamovanou položku definovanou v reklamaci vazbou na Kmen zboží na záložce 1 - Došlá reklamace.


Tiskový výstup 8D Report

8D Report je jedna z často používaných metodik při řešení reklamací. Podrobnější informace o metodice naleznete např. zde. Připravený tiskový výstup zprostředkovává odběrateli všechny klíčové informace o předmětu reklamace a zachycuje stav řešení metodikou předepsaných kroků (disciplín). Tiskový výstup čerpá data z těchto tiskových zdrojů:

  • Reklamace přijaté (TabKontaktJednani)
  • Parametry agend QMS (TabQMSAtributy)
  • Úkoly k dané reklamaci (xUkolZamKOs) – v úkolech reklamace se zadávají okamžitá opatření určená k řešení reklamace a jejich výsledky
  • Úkoly k návazným nápravným opatřením (xNapravneOpatreniUkoly) – v úkolech návazného nápravného (návazných nápravných) opatření se zadávají úkoly definující konkrétní kroky každého nápravného opatření a jejich výsledky. Předmět a Popis úkolů musejí postihovat jasně smysl opatření. Do reportu se totiž nepřebírají žádné informace ze záznamu NO, k němuž jsou zadány.
  • Úkoly k návazným preventivním opatřením (xPreventivniOpatreniUkoly) - v úkolech návazného preventivního (návazných preventivních) opatření se zadávají úkoly definující konkrétní kroky každého preventivního opatření a jejich výsledky. Předmět a Popis úkolů musejí postihovat jasně smysl opatření. Do reportu se totiž nepřebírají žádné informace ze záznamu PO, k němuž jsou zadány.

Následuje pro lepší představu ukázka 8D Reportu s texty popisujícími, odkud jsou data čerpána.

Ukázka 8D Reportu s popisem jeho zdrojů – 1. část
Ukázka 8D Reportu s popisem jeho zdrojů – 2. část
Tip Pokud potřebujete poskytnout vytištěný 8D Report v té fázi, kdy ještě nejsou stanoveny konkrétní úkoly k okamžitému řešení, ani k návazným nápravným a preventivním opatřením, s prázdnými rubrikami pro případné ruční doplnění údajů, musíte založit alespoň 1 úkol v reklamaci a 1 nápravné opatření s alespoň 1 úkolem a 1 preventivní opatření s alespoň 1 úkolem. Ukázka výsledné vytištěné podoby 8D Reportu v tomto stavu je na následujícím obrázku.
Ukázka 8D Reportu s prázdnými úkoly

Ukázkové pokročilé grafy

U ukázkových pokročilých grafů je třeba při implementaci nastavit sestavy s vhodnými výběry dat. Grafy pracují s textovými obecně nejednoznačnými názvy pro hodnotu: typ neshody. Nevyužívají žádné externí atributy, ani sestavy.

Před úpravou grafů je vhodné si vytvořit vlastní kopii grafu a tu si teprve upravovat. Jinak by případným novým načtením definice z aktualizovaného distribučního balíčku došlo k přepsání jejich definice.

Grafy jsou zdarma k dispozici ke stažení v ZIP balíčku na Helios Store.

Pro přehled Reklamace přijaté jsou aktuálně v nabídce tyto ukázkové grafy:

  • Reklamace po měsících - četnost/množství - Sloupcový graf s možností přepnutí mezi četností reklamací a mezi množstevním objemem po jednotlivých měsících
  • Četnost reklamací dle typu neshody - Pareto - Četnost reklamací dle typů neshod dle Číselníku QMS2 + Pareto křivka
  • Četnost reklamací dle typu neshody - koláč - Četnost reklamací dle typů neshod dle Číselníku QMS2
  • Četnost reklamací dle organizací - koláč - Rozdělení reklamací dle reklamující organizace (údaj Firma)
Ukázka grafu:Reklamace po měsících - četnost/množství
Ukázka grafu:Četnost reklamací dle organizací - koláč

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Martin Lukeš, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export