Důležité:


Registr smluv - Rozšiřující moduly

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Obsah

Úvod

Řešení je určeno pro uživatele, kteří jsou povinni podle zákona č.340/2015 Sb., zveřejňovat smlouvy ve veřejném registru smluv. Tuto povinnost mají subjekty definované v zákoně. Pokud mezi takové subjekty patříte, bude pro vás toto řešení přínosem. Usnadní vám plnění této povinnosti a zpřehlednění evidence vašich smluv.

Podmínky pro užití programu

Registr smluv je řešen jako plugin systému HELIOS Orange. Je úzce napojen na práci s dokument managementem a modulem Evidence pošty, a to včetně komunikace s datovou schránkou. Modul Evidence pošty musí být součástí licence, je to podmínkou pro možnost komunikace s registrem smluv ministerstva vnitra. Plugin je funční s verzí HELIOS Orange 2.0.2016.0410 a vyšší.

Zahájení práce

Prvním krokem je nastavení konfigurace pluginu. Konfigurace je přístupná z nabídky Registr smluv / konfigurace. Opravou otevřete editor s následujícími atributy.

Konfigurace registru smluv

Schránka evidence pošty

Vyberte ze seznamu schránek modulu Evidence pošty tu, která je určena pro komunikaci s datovou schránkou. Ve většině případů je v datech definována pouze jedna.


Datová schránka registru smluv

Vyberte ze seznamu kontaktů (kap. Kontakty - Číselníky). Adresu datové schránky zveřejnilo ministertsvo vnitra. Aktuálně je whbt3kp.


Typy smluv

Typ smlouvy umožňuje uživatelům podle tohoto údaje smlouvy třídit. Typ smlouvy se zadává v editaci záznamu registru výběrem z comboboxu. Seznam nabízených možností si můžete upravit jejich výčtem v tomto poli. Jako oddělovač hodnot použijte středník.


Odklad účinnosti smlouvy

Vzhledem k tomu, že smlouva je účinná až zveřejněním v registru smluv ministerstva vnitra, druhá smluvní strana nemusí toto datum zaznamenat, protože není v textu smlouvy a není ani předem jednoznačně dáno. Proto je vhodné smlouvy uzavírat s posunutou účinností od dne podpisu smlouvy. Pokud je časová rezerva dostečná, je datum účinnosti ve smlouvě pozdější než datum zveřejnění a je jednoznačně definován. Do tohoto pole je možné uložit lhůtu ve dnech, o kterou dojde automaticky k posunutí účinnosti. Tato lhůta se stane standardním ujednáním ve smlouvách. Lhůta by měla být taková, aby zbytečně neoddalovala účinnost platnosti smlouvy a zároveň s velkou mírou jistoty v tomto období pověření pracovníci stihli administrativu kolem zveřejnění. Pokud zůstane hodnota 0, předvyplní se datum účinnosti od rovnou datem podpisu. Pokud bude hodnota větší než 0, přičte se k datu podpisu příslušný počet dní a to se předvyplní v datu účinnosti od.


K odeslání

Pokud požadujete, aby vytvořená zpráva datové schránky měla rovnou nastaveno K odeslání, zaškrtněte tuto volbu.


Umožnit zadání čísla v registru

Pokud ještě neexistuje navázaná datová zpráva obsahující dokument s nějakým stavem zveřejnění, povolí v editoru registru smluv ručně zadat číslo v registru (nebude zašedlé pole číslo v registru). Akce Přidání přílohy, Modifikace a Znepřístupnění v tomto případě povolí vygenerování datové zprávy.


Umožnit odeslání dokumentu z disku

Pokud je zašktnuto, lze přidat i dokumenty které nejsou uloženy v databázi HELIOSu. U akcí "Zveřejnění", "Přidání přílohy" a "Modifikace" je kontrola zda dokument v zadané cestě existuje, pokud ne, zahlásí to a nevygeneruje zprávu.


Email pro zaslání potvrzení

Pokud bude vyplněna adresa, veřejný registr smluv zašle potvrzení kromě do datové schránky i na zadanou emailovou adresu.


Url registru smluv

Přednastavená hodnota je https://smlouvy.gov.cz/. Na této adrese je web veřejného registru smluv, program umožňuje přímé zobrazení webové stránky smlouvy z přehledu Helios Orange.


Upozornění Doporučujeme v tomto přehledu zakázat právo editace pro běžné uživatele.

Změny v dokumentech

Nové atributy

Podmínkou pro zveřejnění smluv v registru smluv je jejich uložení a zpracování v dokument managementu. Práce s dokumenty je uvedena v Dokumenty - Pomocné číselníky. Dokumenty, které mají být zveřejněny v registru smluv, budou mít vyplněny některé nové atributy. V editoru dokumentů přibyla další záložka registr smluv. Obsahuje tyto atributy.


Typ dokumentu

nabývá hodnot: Smlouva, Příloha smlouvy nebo Objednávka bez smlouvy. Nastavení ovlivňuje chování programu při zveřejnění. K jednomu záznamu v registru může být připojen maximálně jeden dokument typu smlouva nebo objednávka bez smlouvy. Dokumentů typu příloha smlouvy může být připojen libovolný počet. Nastavení Smlouva používejte u dokumentu, který představuje kmenovou smlouvu. Nastavení Příloha smlouvy používejte pro všechny přílohy a dodatky, které se vážou ke kmenové smlouvě. Nastavení Objednávka bez smlouvy používejte pro dokument, který většinou vytvoříte přímo v HELIOS Orange v modulu Oběh zboží jako vystavenou objednávku.


Dále jsou k dispozici v přehledech následující atributy.


Stav

nabývá hodnot NULL (prázdná hodnota), zadáno nebo schváleno. Pokud je hodnota zadáno, je možné dokument dále zpracovávat programem Registr smluv. To znamená, že je nabízen v přehledu dokumenty registru smluv, ale nelze ho odeslat do veřejného registru. Pokud je status schváleno, nelze dokument editovat ani smazat. V případě, že z přehledu dokumentů připojíte záznam k registru, nastaví se automaticky stav zadáno.


Status zveřejnění - tento atribut nabývá hodnot:

  • Připraveno k zveřejnění, je vygenerována zpráva datové schránky.
  • Odesláno k zveřejnění, je odeslána zpráva datové schránky.
  • Zveřejněno, je načtena odpověď registru s údaji o zveřejnění.
  • Chyba, je načtena odpověď registru s informací o chybě.
  • Znepřístupněno, je načtena odpověď registru s informací o znepřístupnění.


Datum zveřejnění

datum a čas zveřejnění předaný veřejným registrem smluv v odpovědi.


Hodnoty nastavuje program sám.

Volby místní nabídky

Nad přehledem dokumentů je nová volba.


Stav

Umožňuje obsluze změnit nastavení atributu stav na hodnotu zadáno nebo na hodnotu schváleno. Pouze pokud je jedna z těchto hodnot, je dokument k dispozici pro další použití v registru smluv.


Připojení k registru

Touto volbou lze vytvořit nebo připojit již vytvořený záznam v registru smluv. Zobrazí se přehled, pokud není dokument připojen k záznamu v registru smluv, je prázdný. V lokální nabídce jsou dě volby, Přidat vazbu na registr smluv, Odebrat vazbu na registr smluv. Dokument typu smlouva nebo objednávka bez smlouvy může být takto připojen pouze jeden k záznamu registru smluv (vazba 1:1). Příloh může být libovolné množství. Se záznamem registru smluv zobrazeným přes tuto volbu lze pracovat stejně jako z přehledu registr smluv, jak je popsáno dále.

Záznamy registru smluv

Editační formulář

Každý smluvní dokument musí mít před zveřejněním zadaná tzv. metadata. Jedná se o strukturované údaje, které se předávájí do veřejného registru smluv. Vyplnění je povinné pouze u vybraných atributů. Přehled záznamů registru smluv najdete v nabídce pluginu Registr smluv.


Editor registru smluv


Předmět smlouvy

Pole, do kterého napište výstižný popis předmětu smlouvy. Povinný údaj.


Jednací číslo

Údaj, pod kterým se smlouva eviduje. Může obsahovat libovolné znaky. Údaj po uložení záznamu nelze později editovat. Povinný údaj.


Číslo smlouvy partnera

Údaj, pod kterým vede smlouvu smluvní partner. Nepovinný údaj.


Pomocné číslo

Lze využít pro původní označení smlouvy, která je dodatečně zveřejněna. Nepovinný údaj.


Číslo střediska

Vybere se z číselníku organizační struktury (Organizační struktura - Pomocné číselníky). Nepovinný údaj, pokud nepožadujete zveřejnění tohoto údaje v registru.


Podepisující osoba

Vybere se z číselníku zaměstnanců nebo se vypíše. Nepovinný údaj.


Smluvní strana 1-3

Vybere se z číselníku organizací. Program umožňuje zadat smlouvu, ve které jsou kromě vlastní organizace až 3 další smluvní strany.


Příjemce/plátce

Je údaj povinný, charakterizuje směr peněžního plnění.


Typ smlouvy

Vybírá se ze seznamu hodnot zadaných v konfiguraci programu. Umožňuje seskupovat a třídit smlouvy podle tohoto údaje.


Popis

Interní popis smlouvy. Tento údaj se neodesílá do veřejného registru smluv.


Cena bez DPH

Cena bez DPH, která se zveřejní.


Cena s DPH

Cena s DPH, která se zveřejní.


Cena bez DPH v cizí měně

Cena v cizí měně, která se zveřejní, pokud je vyplněna.


Měna

Uvede se měna, ve které je smlouva uzavřena.


Interní cena

Údaj je pro interní potřebu, nezveřejňuje se. Tato cena se může využít pro interní pravidla zveřejnění. Například když ve smlouvě není přímo hodnota plnění, můžete si do pole interní cena vyplnit odhad finančního plnění podle pomocných oceňovacích pravidel.


Datum podpisu smlouvy

Datum skutečného podpisu poslední smluvní stranou.


Datum účinnosti od

Datum se předvyplní datem podpisu, ke kterému se přičte počet dnů z Odklad účinnosti smlouvy nastavený v konfiguraci. Hodnotu lze přepsat.


Datum účinnosti do

Editovatelný údaj, který u smluv na dobu neurčitou zůstane nevyplněn.


Datum zveřejnění v registru

Datum, kdy byla smlouva zveřejněna ve veřejném registru.


Datum účinnosti podle registru

Ze dvou dat, datum účinnosti od a datum zveřejnění v registru, se zobrazí to, které nastalo později. Pokud datum účinnosti od není vyplněn, použije se k porovnání datum podpisu.


Číslo v registru

Identifikátor přidělený veřejným registrem smluv při zveřejnění.


Připojené dokumenty

Kliknutím na tlačítko se zobrazí přehled všech připojených dokumentů k záznamu registru. K záznamu registru lze připojit přes volby lokální nabídky Připojit dokument a Odebrat dokument jeden dokument typu smlouva nebo typu objednávka bez smlouvy. Počet dokumentů typu příloha není omezen. Smluvní dokumenty nelze odebrat nebo mazat pokud maji stav schváleno nebo již byl zahájen proces zveřejnění.

Upozornění V pluginu Registr smluv lze pracovat pouze s dokumenty, které mají Stav: zadáno nebo schváleno a jsou uloženy v databázi. Pokud vkládáte dokumenty do databáze v tomto místě, je nutné jim ihned nastavit Stav jinak se v přehledu přestanou zobrazovat.


Dále jsou v přehledu k dispozici další atributy:


Verze v registru

Program neuchovává historii změn. Ale zapisuje verze uložené ve veřejném registru smluv. V tomto atributu je poslední uložená verze. Číslo verze slouží jako parametr v internetové adrese, která vám zobrazí na webu právě poslední verzi smlouvy a lze na stránce dohledat předchozí verze.

Volby místní nabídky

V přehledu registr smluv jsou záznamy s metadaty a připojenými dokumenty určené ke zveřejnění. V místní nabídce jsou volby, které zajistí obsluhu procesu zveřejnění ve veřejném registru smluv ministerstva vnitra.

Zobrazení ve veřejném registru

Zavolá odkaz na web registru smluv a zobrazí označenou smlouvu.


Zveřejnění

Touto volbou program vytvoří pro označené záznamy (pro každý jednotlivě) soubor xml požadované struktury a spolu s dokumentem typu smlouva nebo typu objednávka bez smlouvy ho přidá jako přílohu nové zprávy datové schránky. Zobrazí se přehled dokumentů připojených k záznamu registru. Zobrazí se pouze ty, které jsou ve stavu schváleno a ještě nejsou v procesu zveřejnění (status zveřejnění je prázdný). Do zprávy se vloží označené dokumenty. Vytvořená zpráva má v příjemci vloženu adresu datové schránky registru ministerstva vnitra. Status zveřejnění nastaví u vybraných dokumentů na hodnotu Připraveno k zveřejnění. Běžnou obsluhou modulu Datové schránky - Evidence pošty se zpráva/y odešle, hodnota statusu se změní na Odesláno k zveřejnění.


Přidání přílohy

Volba umožní dodatečně k již zveřejněné smlouvě přidat přílohy. Podmínkou je, že dokument přílohy má stav schváleno a status zveřejnění je prázdný. Vytvoří se příslušný xml soubor a spolu dokumenty se vloží jako přílohy do nové zprávy datové schránky. Tuto volbu lze použít pouze u zveřejněné smlouvy.


Modifikace

Volba umožní aktualizovat informace v metadatech u již zveřejněné smlouvy. Vytvoří se pouze soubor xml.


Znepřístupnění

Volba znepřístupní zobrazení smlouvy ve veřejném rejstříku, je možné ji použít pouze u zveřejněné smlouvy.


Načtení potvrzení

Použití této volby by měla předcházet aktualizace příjmu zpráv datové schránky. Mezi přijatými zprávami budou i zprávy veřejného registru smluv, které mají v příloze xml soubor obsahující informaci o úspěšném zveřejnění (přidání příloh, modifikaci nebo znepřístupnění) smlouvy nebo o případné chybě v podání. Program projde všechny přijaté zprávy datové schránky odeslané z adresy veřejného registru smluv, které ještě nebyly načteny. Spáruje je s odeslanými zprávami a doplní informace do dokumentů a registru smluv. Po načtení je zobrazen přehled s jednotlivými řádky načtených potvrzení. Pokud jde o potvrzení zveřejnění, je řádek podbarven:

zeleně - ke zveřejnění došlo do 30 dnů od podpisu smlouvy

žlutě - ke zveřejnění došlo po 30 dnech od podpisu smlouvy

červeně - ke zveřejnění došlo až po 3 měsících po podpisu smlouvy

Pokud je řádek potvrzení jiné akce, nepodbarvuje se.

Pokud byla smlouva úspěšně zveřejněna, doplní datum zveřejnění, číslo smlouvy registru a nastaví na dokumentu status zveřejněno. V případě, že došlo k chybě, nastaví status chyba.


Dokumenty

Připojené dokumenty k záznamu registru lze zobrazit také touto volbou. Po této volbě lze v zobrazeném přehledu dokumenty přidávat, odebírat nebo je možné dokument otevřít.


Zprávy datové schránky

Slouží ke kontrole a rychlému dohledání zpráv, které se vážou k označenému řádku registru. Lze použít k dohledání chyby zveřejnění.


Smazání datové zprávy

V případě, že vytvořená datová zpráva je ve stavu V přípravě a dokumenty ve statusu zveřejnění Připraveno k odeslání, lze takto vytvořenou zprávu smazat a status zveřejnění nastavit na prázdnou hodnotu.


Upozornění Jak bylo popsáno výše, ve veřejném registru smluv lze zveřejnit dokumenty, které mají atribut Stav nastaven na schváleno. Nastavení se provádí volbou z lokální nabídky. Nastavení tohoto atributu je možné provádět i programově, vhodně přizpůsobeným schvalovacím systémem. Schvalovací systém zajistí interní proces schvalování, jehož výsledkem je nastavení stavu na schváleno.
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export