Nápravná a preventivní opatření - QMS

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;


Agenda umožňuje evidovat veškerý proces řešení nápravných a preventivních opatření, významných nástrojů zlepšování systému řízení kvality.

Obsah

Možnosti agendy

Průběh řešení nápravného či preventivního opatření lze v souladu s nastavením firemních pravidel tohoto procesu ve společnosti sledovat po jednotlivých fázích definovaných v číselníku Stav řešení. Změny hodnot stavu řešení jsou protokolovány, což přesně dokumentuje, jak řešení probíhalo v čase a kdo jednotlivé fáze potvrdil. V rámci řešení daného opatření lze:

  • Určit zaměstnance odpovědného za řešení daného opatření
  • Určit oblast systému řízení kvality, které se dané opatření týká
  • Popsat řešený problém
  • Stanovit příčinu problému
  • Definovat navržené opatření
  • Zadat úkoly pro zajištění jednotlivých kroků řešení opatření konkrétními pracovníky
  • Kontrolovat plnění těchto úkolů
  • Evidovat dokumenty související s řešením a zavádění opatření
  • Zaznamenat důkaz o ověření účinnosti opatření, včetně data ověření a ověřitele
  • Klasifikovat výsledek ověření hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku
  • Určit zaměstnance, kteří mají být seznámení s daným opatřením

Nové opatření

Nápravná a preventivní opatření mají společný přehled. O jaký druh opatření konkrétně jde, je dáno agendou příslušnou kategorii QMS, do níž je záznam při zakládání zařazen. V editoru záznamu opatření se v závislosti na agendě používá terminologie:

  • Nápravné opatření, nebo NO
  • Preventivní opatření, nebo PO

Založení opatření

Opatření lze založit:

Karta opatření

Karta opatření – Nápravné opatření

Záložka 1 – Nápravné opatření

  • Pořadové číslo - generuje se standardně automaticky vzestupně v rámci kategorie QMS. Spolu s hodnotou Kategorie (řady opatření) jednoznačně definuje záznam s daným opatřením. Údaj Agenda QMS přidělený agendě určuje primárně, zda jde o nápravné, nebo o preventivní opatření.
  • Předmět preventivního opatření - heslovitá identifikace opatření, např. Zamezení neshod při procesu pájení
  • Projednáno na - informace o tom, za jakých okolností bylo opatření projednáno, např. porada vedení, Q-porada apod.
  • Stav řešení - hodnota z číselníku 1 QMS Stav řešení. Je-li údaj zadán, není možné daný záznam zrušit.
  • Oblast QMS - hodnota z číselníku 2 QMS Oblast QMS. Slouží ke klasifikaci opatření z hlediska toho, jaké části firemního systému řízení kvality se týká.
  • Zodpovídá za řešení - pracovník, který zodpovídá za řešení opatření
  • Začátek - Datum a čas vzniku opatření - nastaví se automaticky při založení záznamu aktuálním datem a časem
  • Konec - Datum a čas ukončení řešení opatření - zadává uživatel při ukončení řešení všech kroků a úkolů v opatření
  • Náklady NO – výše nákladů vynaložená na opatření
  • Ukončeno – datum, kdy opatření pozbylo platnosti
  • Zdroj NO – související záznam agendy QMS. Pokud byl záznam opatření generován z jiné agendy QMS, je zde uveden tento záznam
  • Popis problému – popis problému řešeného daným opatřením
  • Příčina problému – analýza příčin problému
  • Opatření – navržené opatření k řešení problému
  • Přezkoumáno – datum, kdy byla ověřena účinnost opatření
  • Ověřil – zaměstnanec, který ověřil účinnost opatření
  • Výsledek ověření účinnosti - hodnota z číselníku 3 QMS Výsledek ověření účinnosti . Slouží ke klasifikaci výsledků pro účely vyhodnocování úspěšnosti realizovaných opatření
  • Další opatření - rozhodnutí, zda jsou nutná další. Výběr z možností: Ano/Ne/není (výchozí nastavení - nerozhodnuto)
  • Důkaz ověření účinnosti – informace o způsobu a výsledku ověření účinnosti

Záložka 2 – Úkoly k řešení/ověření účinnosti NO

Přehled s úkoly k jednotlivým krokům sloužícím k řešení a k ověření účinnosti opatření. Nový úkol se zakládá stiskem tlačítka Nový <F2>.

Úkol opatření - Editace úkolů

Obsahuje tato pole:

  • Předmět úkolu – stručný popis obsahu úkolu.
  • Kategorie - popis – popis ke kategorii úkolu QMS přiřazené danému úkolu.
  • Řešitel – zaměstnanec - zaměstnanec, kterému je úkol určen
  • Řešitel – kontaktní osoba – kontaktní osoba, které je úkol určen. Je-li zadán zaměstnanec, nelze zadat kontaktní osobu a naopak.
  • Termín zahájení - plánované datum a čas zahájení úkolu.
  • Termín splnění - plánované datum a čas, kdy má být úkol splněn. Pokud je vyplněn Termín zahájení, musí být vyplněn i Termín splnění.
  • Datum kontroly - datum a čas průběžné kontroly
  • Datum zahájení - datum a čas, kdy bylo zahájeno řešení úkolu.
  • Datum dokončení - datum a čas, kdy byl úkol ukončen. Systém kontroluje, zda Datum zahájení je nižší nebo rovno hodnotě v poli Termín splnění. Vyplněním hodnoty se automaticky změní Stav na hodnotu Dokončeno.
  • Stav - stav, ve kterém se daný úkol aktuálně nachází. Nastaví se výběrem z nabídky: Nezahájeno, Probíhá, Dokončeno, Čeká se na někoho dalšího, Odloženo. V případě, že je vybrán stav Dokončeno, automaticky se nastaví Datum dokončení aktuálním datem a časem, úkol je splněn.
  • Priorita - stupeň priority daného úkolu, lze zvolit z nabídky Nízká, Střední (implicitní nastavení), Vysoká
  • Hotovo hod. - hodiny čerpané na řešení úkolu
  • Celkem hod. – plánovaný počet hodin na řešení úkolu
  • Popis - bližší popis daného úkolu pro dané opatření
  • Výsledek – informace o provedení úkolu

Záložka 3 – Dokumenty

Přehled elektronických kopií dokumentů evidovaných k danému opatření.

Záložka 4 – Osoby seznámené s opatřením

Přehled zaměstnanců, kteří byli seznámeni s daným opatřením.

Volby místní nabídky

Pravým tlačítkem myši v přehledu Nápravná a preventivní opatření aktivujete místní nabídku, která kromě standardních funkcí obsahuje další volby:

Místní nabídka v přehledu Nápravná a preventivní opatření

MS Office

Akce přístupné navíc v agendách QMS podobně jako v modulu Firemní aktivity:

  • Odeslat pozvánky do MS Outlook - Nad označeným záznamem klikněte na volbu Odeslat pozvánky do MS Outlook (nebo klávesovou zkratku CTRL+O). Otevře se okno pozvánky v MS Outlook. Pokud je na aktivitě vše správně vyplněno, v okně pozvánky je vyplněn předmět, "Čas zahájení" a "Konec". Je-li navázána organizace s kontaktem (e-mail), je tento email přednastaven v okně odchozí pozvánky v MS Outlook. Pozvánka je automaticky nejprve uložena a následně připravena k editaci. Pokud pozvánku zavřete bez odeslání, nadále bude jako záznam v MS Outlook.
  • Odeslat do kalendáře MS Outlook - Tato akce přenese označené záznamy do lokálního přednastaveného kalendáře MS Outlook. Pokud záznam už v MS Outlook existuje a byl změněn, tak se v kalendáři MS Outlook aktualizuje.
  • Načíst emaily z MS Outlook - Tato akce načítá - připojí do dokumentů uváděných na záložce 3 – Dokumenty aktuálního záznamu agendy maily z doručené pošty z MS Outlook. Nepřenášejí se emaily, které mají příznak soukromé. Po spuštění akce se zobrazí formulář Výběr položek pro přenos, kde je možné určit Datum od a Datum do, tj. období, za které chcete došlou poštu načíst. Tlačítkem Načtení do přehledu na formuláři vyberete emaily, které jsou v MS Outlook ve složce Doručená pošta a splňují podmínku datumového rozpětí. Všechny jsou označeny příznakem Vybraný. Tlačítky Pridat.gif a Odebrat.gif lze označení pro aktuální, či více vybraných záznamů měnit. Maily označené jako vybrané pak tlačítkem OK připojíte k záznamu agendy jako dokumenty ve formátu txt. Přílohy k emailu jsou jednotlivě zapsány do historie dokumentu daného dokumentu, a lze je tedy zobrazit akcí Historie dokumentů spuštěnou nad daným dokumentem v přehledu s dokumenty. Formulář pro přenos je shodný s formulářem pro přenos položek z kalendáře (akce "Načíst kalendář z MS Outlook").
Upozornění Komunikace je možná od verze MS Outlook 2003.

Kopie s možností opakování

Po vybrání této akce se objeví editor, který umožňuje zadat 2 režimy vytváření kopie

  • Standardní kopie
  • Opakovaná kopie

Režim Standardní kopie vytvoří jednu kopii. Kopírují se následující údaje a vazby

  • Předmět nápravného/preventivního opatření
  • Oblast QMS
  • Zodpovídá za řešení
  • Popis problému
  • záznamy Poznámky
  • zaměstnanci v přehledu Osoby seznámené s opatřením
  • záznamy v přehledu Spotřeba materiálu a služeb…

Režim Opakovaná kopie vytvoří N kopií podle zadaných parametrů opakování. Tyto kopie mají nastaveny atributy Začátek a Konec podle uvedených parametrů. Pozor, vytvořené kopie jsou svébytné záznamy a nejsou spolu nijak svázány (takže zásadní rozdíl oproti Opakovaným úkolům ve Firemních aktivitách, žádná řada opakování u záznamů agendy neexistuje!!!). Princip zadání opakování a význam atributů vychází z MS Outlook a je stejný jako v Opakovaných úkolech v modulu Firemní aktivity.

Upozornění Při kopírování aktivit se nekopírují Dokumenty.
Upozornění Režim "Opakovaná kopie" nemá pro agendu Nápravná a preventivní opatření praktické použití.

Přesun do jiné kategorie

Vyberete kategorii v rámci agendy Nápravná a preventivní opatření, do které chcete záznam přesunout.

Upozornění Při přesunu dojde k přečíslování záznamu na další pořadové číslo v rámci nově vybrané kategorie QMS.

Poznámky…

Zde se zobrazí přehled Poznámky k aktivitám s poznámkami připojenými k aktuálnímu záznamu (je označen kurzorem), resp. k více označeným záznamům. Do přehledu můžete přidávat poznámky k aktuálnímu záznamu, nebo naopak libovolné poznámky v přehledu rušit.

Dokumenty

Zobrazí se přehled dokumentů, které jsou připojeny k danému záznamu agendy na záložce 3 - Dokumenty. Můžete zde tlačítkem Připojit Pridat.gif připojit další dokumenty již evidované či právě doplněné do tabulky Dokumenty. Nový dokument do tabulky lze založit a připojit i přímo tlačítkem Nový. V nově zakládaném záznamu dokument popíšete, uvedete název dokumentu a cestu, kde se nachází, příp. zda je uložen v databázi a zda je součástí všeobecných dokumentů. Jakmile záznam uložíte, automaticky se i připojí do přehledu připojených dokumentů. V přehledu lze naopak i zrušit připojení vybraného dokumentu k záznamu agendy pomocí tlačítka Odpojit Odebrat.gif. Dokument zůstane evidovaný v tabulce Dokumenty. Standardním tlačítkem Zrušit dokument odpojíte a zároveň zrušíte v tabulce Dokumenty. V Historii dokumentů... (akce nad připojeným dokumentem) jsou k dispozici i přílohy emailů, které byly přeneseny z MS Outlook. Podrobný popis práce s dokumenty naleznete v kapitole Pomocné číselníky, Dokumenty.

Úkoly…

Zobrazí se přehled Úkoly k řešení/ověření účinnosti NO/PO s úkoly zadávanými k danému opatření obvykle na záložce 2 - Úkoly k řešení/ověření účinnosti NO/PO. Do tohoto seznamu můžete další úkoly přidávat nebo naopak je v seznamu rušit. Další popis práce s úkoly naleznete v kapitole Úkoly QMS.

Spotřeba materiálu a služeb…

Přehled zobrazí položky uvedené v označených záznamech agendy. Je-li akce spuštěna pouze nad 1 záznamem, lze přidat položku výběrem ze stavu skladu. Položky lze vyřazovat i editovat.

Související záznamy QMS...

Tato volba zobrazí všechny související záznamy agend QMS, na jejichž kartě je aktuální záznam zadán jako související záznam QMS (v agendách QMS může být v editoru používán různý název, např. Zdroj NO/Zdroj PO, nebo Související QMS, nebo v editoru není k dispozici a lze propojení realizovat pouze akcí nad záznamem, který chcete připojit). Jedná se o časový pohled na předchozí záznamy QMS, v chronologickém přehledu lze obdobně vidět záznamy QMS časově následné. V podstatě jde o různé časové pohledy na tzv. strom souvisejících záznamů QMS.

Doklady

Pomocí této nabídky lze k záznamu agendy připojit doklady Oběhu zboží a Fakturace, případně si zobrazit již připojený doklad. Jedná se o tyto možnosti: Příjemky, Výdejky, Objednávky, Expediční příkazy, Rezervace, Nabídkové sestavy, Vydané faktury, Přijaté faktury, Položky oběhu zboží, Došlé objednávky a Položky došlých objednávek.

Po potvrzení nabídky (dokladů) se nejprve zobrazí přehled dokladů již připojených, po stisku Nový se objeví návazný přehled z modulů Oběh zboží nebo Fakturace, kde vybraný doklad přenesete tlačítkem Přenos. V případě, že z připojeného dokladu je položkovým nebo dokladovým převodem tvořen další doklad, je tento doklad k záznamu agendy připojen automaticky. Pokud zvolíte volbu Položky oběhu zboží (F9), tak se zobrazí položky zboží připojené k danému záznamu agendy. V tomto přehledu se můžete rychle přesunout na stav skladu a to tak, že vyberete požadovanou položku a v menu zvolíte možnost "Zboží".

Strom souvisejících záznamů QMS

Tato volba zobrazí (ve formě kategorie, číslo a předmět) přehled všech záznamů agend QMS ve struktuře stromu, tj. tak, jak časově vznikaly. Zvýrazněn je záznam, na kterém jste nastaveni kurzorem.

Odeslat e-mailem

Možnost odeslat mailovou zprávu na kontakty uvedené v záznamu agendy.

Editor pro akci Odeslat e-mailem

Po spuštění akce lze ve formuláři Zpráva (E-mail) v poli pro připojování příloh napravo nahoře připojit dokumenty 3 akcemi z místní nabídky aktivované pravým tlačítkem myši nad tímto polem:

  • Přidat přílohu z disku… - výběr dokumentu ze složek na disku
  • Přidat přílohu z dokumentů – výběr z dokumentů evidovaných v tabulce Dokumenty
  • Přidat přílohu z navázaných dokumentů – výběr z dokumentů připojených k záznamu agendy

Zprávu lze odeslat všem adresátům společně, nebo i postupně jednotlivým adresátům (zaškrtnutím políčka Odeslat jednotlivě). Podle toho, kam zapíšete, nebo převezmete adresy z nabídky kontaktních údajů na záložkách v dolní části formuláře, se každému adresátu odešle zpráva jako adresný mail (Komu), nebo jako slepou kopii (Skrytá) nebo jako adresnou kopii (Kopie). V levém spodním rohu formuláře se dá nastavit, kam se přebírané adresy budou zadávat.

Připojené emaily

Tato volba umožňuje k záznamu agendy připojit libovolný počet emailů.

Plánování času

Pro jednotlivé řešitele úkolů je možno naplánovat čas, který budou trávit na plnění úkolů.

Logování změn stavu…

Zobrazí pro aktuální záznam či označené záznamy přehled LOG tabulka změn se záznamy o změnách hodnoty údaje Stav z číselníku QMS 1 definovaném pro agendu Nápravná a preventivní opatření v přehledu Stav řešení. V přehledu LOG tabulka změn jsou dotaženy údaje z číselníku Zaměstnanci i z číselníku QMS 1.


další

Za obsah tohoto článku odpovídá Martin Lukeš, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export