Import faktur ve formátu ISDOC

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;


Obsah

Úvod

ISDOC (Information System Document) je formát elektronické fakturace v ČR, na kterém se dohodli přední výrobci ekonomických a ERP systémů.

Součástí systému Helios Orange je plugin ISDOC elektronická fakturace, který umožňuje odesílat Faktury a dobropisy vydané a načítat Faktury a dobropisy přijaté v předepsaném datovém formátu ISDOC.

Tento dokument popisuje nastavení, které je třeba udělat, abyste mohli importovat ISDOC faktury do systému Helios Orange.

Pokud máte plugin ISDOC elektronická fakturace již nainstalovaný, pokračujte kapitolami Konfigurace, Import faktur/dobropisů a Příklad.


Instalace pluginu

Jestliže máte zájem rozšířit svojí instalaci systému Helios Orange o plugin ISDOC elektronická fakturace, obraťte se, prosím, na svého dodavatele systému Helios Orange. Po rozšíření licence je třeba plugin stáhnout z webu a nainstalovat.

Upozornění Plugin lze stáhnout z webu pouze v případě, že máte nainstalovanou tu verzi Helios Orange, která se aktuálně nabízí ke stažení na webu, tedy nejnovější dostupnou verzi. Pokud pracujete se starší verzí Helios Orange než je na webu, je třeba nejprve stáhnout a nainstalovat běžným způsobem nejnovější verzi Helios Orange.

Stažení provedete ze systému Helios Orange volbou Nápověda, Stáhni z webu nejnovější verzi. V sekci Knihovny ke stažení zaškrtnete ISDOC elektronická fakturace a kliknete na tlačítko Stáhnout. Po stažení se zobrazí okno, ve kterém na vícefiremní instalaci vybíráte databáze, do kterých se má plugin nainstalovat.

Po instalaci je třeba nejprve upravit a nakonfigurovat Definice zpráv. Podrobněji viz dále.

Vlastní import faktur pak provádíte v přehledu Přijaté faktury volbou Zprávy, Načtení zpráv, Stažení zpráv.


Konfigurace

Definice zprávy

Pro načítání faktur musíte mít vytvořenou nejméně jednu definici zprávy. V případě potřeby můžete mít nastaveno i více definic zpráv, například pro každého dodavatele jednu definici. Tyto definice vytváříte a upravujete v přehledu Přijaté faktury volbou místní nabídky Zprávy, Načtení zpráv, Nový/Oprava.

První definice zprávy se založí automaticky při instalaci pluginu, je třeba jí upravit podle vaší potřeby.


Adresa místa zdroje zpráv

Vyberte složku, ve které budou uloženy soubory isdoc/isdocx s fakturami, které budete importovat.


ProgID COM Pluginu

Zde musí být vyplněno rpISDOC.ExportImport


Konfigurace pro definici zprávy

Definici zprávy je třeba nakonfigurovat. V přehledu Přijaté faktury zvolte v místním menu volbu Zprávy, Načtení zpráv. Na vybrané definici zprávy klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte volbu ISDOC, Konfigurace ISDOC.

Každá definice zprávy, kterou chcete používat, musí mít i svojí konfiguraci.

Pro načítání faktur je třeba nastavit údaje na záložce záložce Import

Identifikace organizace

Nastavujete, podle čeho se má při importu dohledat organizace v číselníku organizací. Možnosti jsou podle IČO, podle DIČ nebo podle EAN.


Identifikace položky

Nastavujete, podle čeho se mají při importu dohledávat ve Zboží a služby položky, které systém zařadí na přijatou fakturu. Možnosti jsou podle EAN, SKP, Registrační číslo, Skupina zboží+Registrační číslo, Návazná skupina.

Pokud nechcete importované položky takto jednoznačně identifikovat, založte si ve Zboží a služby jednu univerzální položku pro fakturu přijatou a tuto položku si nastavte do pole Výchozí položka skladu pro položky bez identifikace.


Řada dokladů pro faktury/dobropisy

Nastavujete, do jaké řady budou importované faktury/dobropisy vytvářeny.


Výchozí položka skladu pro položky bez identifikace

Tip Pokud importované položky nechcete dohledávat podle některého z hledisek EAN, SKP, Registrační číslo ..., máte možnost zde nastavit "obecnou fakturační položku", která se bude zařazovat na fakturu.

Záložka Přílohy faktury

Nastavujete parametry pro zpracování příloh při importu.

Jestliže importujete soubor ISDOCX, můžete nechat automaticky zpracovat přílohy. Ty budou navázány k danému dokladu jako Dokumenty.


Import faktur/dobropisů

Dodavatel vám zašle fakturu(y) v souboru(ech) s příponou isdoc nebo isodcx. Soubory s příponou .isdoc obsahují pouze fakturu ve formátu isdoc, soubory s příponou .isdocx navíc obsahují i přílohy, nejčastěji opis faktury ve formátu .pdf

Soubor(y) si uložte do zvolené složky, kterou máte nastavenou v definici zprávy.

Faktury budete importovat (načítat) do přehledu Přijaté faktury. V místní nabídce přehledu vyberte volbu Zprávy, Načtení zpráv.

Nabídne se vám seznam vytvořených Definic zpráv. Zvolená definice zprávy musí odpovídat podmínkám popsaným v kapitole Konfigurace.

Dále potvrdíte volbu Stažení zpráv. Nabídnou se vám soubory ke stažení ve složce, která je nastavena v definici zprávy. Označíte soubory k importu a tlačítkem Otevřít spustíte vlastní import.

V procesním okně uvidíte průběh importu a jeho výsledek. Pokud import proběhne bez chyb, založí se faktura/dobropis do přehledu Přijaté faktury. Pokud v průběhu importu dojde k chybě, jste o ní v procesním okně informováni hláškou.

Podmínky importu

  • pro definici zprávy musí existovat její konfigurace
  • daný doklad nesmí již v Helios Orange existovat
  • v Helios Orange musí existovat globální období pro Datum případu faktury
  • musí existovat v konfiguraci nastavené cílové řady pro faktury/dobropisy
  • musí existovat v konfiguraci nastavený sklad, kde se hledají/zakládají položky
  • kontrola příloh faktury – pokud se jedná o doklad ISDOCX, jsou během importu ověřeny kontrolní součty jednotlivých příloh. Jestliže kontrolní součet u libovolné z příloh nesedí, faktura jako celek se nenaimportuje.


Příklad

Nastavte Definici zprávy pro import faktur

V přehledu Přijaté faktury v menu na pravé tlačítko myši vyberte volbu Zprávy, Načtení zpráv

Výběr Definice zprávy


Na definici zprávy zvolte Oprava

Nastavení Definice zprávy


V poli Adresa místa zdroje zpráv vyberte složku, do které budete ukládat soubory k importu.

V poli ProgID COM pluginu musí být vyplněno rpISDOC.ExportImport

Změny uložte tlačítkem OK

Proveďte Konfiguraci definice zprávy

V přehledu Přijaté faktury v menu na pravé tlačítko myši vyberte volbu Zprávy, Načtení zpráv. Na definici zprávy v menu na pravé tlačítko myši vyberte volbu *ISDOC, Konfigurace ISDOC Konfigurace ISDOC Definice zprávy


Nastavení Konfigurace ISDOC


V poli Identifikace organizace nastavte, podle kterého údaje se bude v číselníku organizací dohledávat dodavatel importované faktury, např. IČO.

V poli Řada dokladů - faktury/dobropisy přijaté nastavte řady, do kterých se budou zakládat doklady.

V poli Výchozí položka skladu pro položky bez identifikace nastavte "univerzální textovou fakturační položku", např. import ISDOC. Tato položka se zařadí na fakturu v případě, kdy nebudete mít zalistované jednotlivé položky dodavatele.

Změny uložte tlačítkem OK

Naimportujte fakturu .isdocx

V přehledu Přijaté faktury zvolte Zprávy, načtení zpráv, Stažení zpráv

Spuštění importu


Označte soubory, které budete importovat

Výběr souboru k importu


V okně Průběh procesu uvidíte průběh a výsledek importu

Výsledek importu


Naimportované doklady se objeví v přehledu Přijaté faktury.

Za obsah tohoto článku odpovídá Dagmar Mayerová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export