Helios Easy:Zaměstnanci - Číselníky

groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Číselník zaměstnanců slouží k evidenci základních údajů o pracovnících. Číselník zaměstnanců lze využívat nejen v modulu Mzdy, ale i v dalších modulech, ve kterých je možné na doklady zařadit konkrétního zaměstnance a na základě takto zadaných údajů provádět vyhodnocování (jedná se o modul Účetnictví, Pokladna, Majetek apod.).

Do Číselníku zaměstnanců vstoupíte tak, že ve stromové struktuře přehledů zvolíte Číselníky, Číselník zaměstnanců. V přehledu uvidíte programem automaticky nadefinované sloupce, jejichž pořadí můžete změnit (viz kap. Nastav).

Oprava

Volbu Oprava vyvoláte z místní nabídky v číselníku zaměstnanců. Touto volbou otevřete formulář zaměstnance k prohlížení nebo opravě. Nabídku Oprava zvolíte z místní nabídky nebo vyberete tlačítko Oprava z panelu nástrojů. Kromě pole Os. číslo můžete všechna pole formuláře opravovat. Pole Os. číslo je nepřístupné z toho důvodu, že se jedná o jedinečný údaj, kterým se konkrétní zaměstnanec v rámci celého systému identifikuje.

Zrušit

Ke zrušení formuláře zaměstnance zvolíte tlačítko Zrušit z panelu nástrojů. Objeví se hlášení:

Opravdu si přejete smazat aktuální záznam?

Stiskem tlačítka Ano dojde k vymazání konkrétního zaměstnance z číselníku zaměstnanců. Stiskem tlačítka Ne nebo Storno ke zrušení zaměstnance nedojde a zůstane zachován v přehledu. V případě, že se pokusíte smazat formulář zaměstnance, který již byl v systému použit (byl zařazen např. na účetní doklad), objeví se hlášení:

Na záznam jsou navázány další údaje - nelze smazat!

Program vám tento formulář zaměstnance smazat nedovolí, pokud nezrušíte vazbu zaměstnance na zápisy v jiných agendách (např. na pokladním dokladu, kartě majetku).

Přehledy

Po potvrzení této nabídky se otevře seznam dalších podnabídek, kde vybíráte z těchto možností:

• Aktivity
• Úkoly
• Aktuálně držená pošta zaměstnancem
• Historicky držená pošta zaměstnancem
• Chronologický přehled
• Ceny pracovních pozic
• Saldokonto - přehled saldokontních zápisů všech saldokontních skupin k zaměstnanci
• Karty majetku - přehled karet majetku k zaměstnanci k určitému období
• Pokladní doklady - přehled pokladních dokladů k zaměstnanci
• Doklady oběhu zboží - přehled hlaviček jednotlivých dokladů oběhu zboží
• Položky dokladů oběhu zboží - přehled položek oběhu zboží k zaměstnanci

Dokumenty

Touto volbou, do které vstoupíte z přehledu číselníku zaměstnanců pomocí místní nabídky, můžete připojit k zaměstnanci, na kterém je nastaven kurzorový řádek, libovolný dokument, tabulku, obrázek či jiný soubor. Připojování provádíte formou odkazu. Tyto dokumenty lze potom jednoduše dohledat podle vlastního popisu a rychle otevřít, ať už pro opravu nebo pro čtení.

K zaměstnanci můžete připojit dokumenty, které chcete vidět pouze u konkrétního zaměstnance, ale i dokumenty, které chcete vidět v přehledu společných dokumentů. V tom případě ve formuláři dokumentu zaškrtnete políčko Zahrnout do všeobecných dokumentů.

Volbou místní nabídky Nový v přehledu Dokumenty, otevřete formulář pro pořízení nového dokumentu.

Záhlaví formuláře

V záhlaví můžete použít tlačítka se šipkami pro pohyb mezi uloženými dokumenty, bez zavření formuláře.

Popis

Textový popis dokumentu. Rozsah tohoto pole je 30 libovolných znaků.

Jméno a cesta

Úplné jméno souboru tzn. cesta a název uloženého dokumentu.

Procházet…

Tímto tlačítkem lze soubory dohledat a dosadit do formuláře pomocí standardního vyhledávacího nástroje OS Windows.

Uloženo v databázi

Zaškrtávací políčko, které umožňuje uložit dokument (soubor) přímo do databáze. Takto uložený dokument je nezávislý na původním zdroji. Tzn. že pokud zdrojový dokument smažete, v databázi zůstane uložen a lze jej vyvolat. Lze uložit fyzické dokumenty (pole Jméno a cesta např. C:\Zákazníci.doc), odkaz na adresář (pole Jméno a cesta např. D:\Dokumenty\) i odkaz na stránku WWW (pole Jméno a cesta např. www.seznam.cz).

Otevřít…

Tlačítko otevře již zadaný dokument pro úpravy v odpovídajícím programu.

Tlačítky OK a Storno potvrzujete nebo rušíte zadané údaje.

Zahrnout do všeobecných dokumentů

Pokud zatrhnete toto pole, budou dokumenty týkající se zaměstnanců automaticky zařazeny do dokumentů v nabídce Pomocné číselníky, Dokumenty.

Poznámka

Libovolný textový údaj například bližší specifikace dokumentu.

Bankovní spojení

Pro zadání nového bankovního spojení k zaměstnanci stisknete tlačítko Nový nebo vyberete tuto volbu z místní nabídky. Ve formuláři bankovního spojení vyplňujete následující pole:

Název spojení

25-ti místný údaj, do kterého zadáváte název bankovního spojení, tzn. název banky, resp. označení zaměstnance, ke kterému se bankovní spojení vztahuje

Číslo účtu

Vyplňujete číslo účtu, bez kódu banky

Měna

Zadáváte měnu, ve které je bankovní účet veden. Automaticky se předvyplní národní měna, kterou ve většině případů nebudete měnit.

Peněžní ústav:

Kód ústavu

Vyplňujete kód banky. Kód banky vybíráte z číselníků Peněžních ústavů pomocí tlačítka (…)

Název ústavu, Název pobočky, Místo sídla

Tato pole se vyplní automaticky na základě vybraného kódu ústavu

Symboly platby:

Specifický symbol

10 – ti místný údaj, ve kterém vyplňujete specifický symbol platby. Některá bankovní spojení zaměstnanců mají specifický symbol jako nedílnou součást bankovního spojení (např. účty u České spořitelny). V tomto případě je nutné jej vyplnit.

Variabilní symbol

11 – ti místný údaj, ve kterém vyplňujete variabilní symbol platby

Konstantní symbol

Čtyřmístný údaj, ve kterém vyplňujete konstantní symbol platby. Konstantní symbol platby můžete vyplnit vypsáním přímo z klávesnice nebo pomocí tlačítka (…) můžete konstantní symbol vybrat z číselníku konstantních symbolů

Účtování výpisu:

Druh účetního dokladu

Toto pole je přístupné pouze v bankovním spojení vlastní organizace (č. organizace 0). Do tohoto pole vyplňujete číslo sborníku, do kterého se budou účtovat bankovní výpisy. Výběr provádíte prostřednictvím pomocného tlačítka nebo kombinací kláves <Ctrl><Enter>.

Účetní účet

Do tohoto pole vyplňujete číslo účtu z vašeho účtového rozvrhu. U jiných bankovních spojení než je bankovní spojení vlastní organizace, zde můžete vyplnit číslo účtu, které se bude při zaúčtování bankovního výpisu vyplňovat v případě, že účet nebude dohledán standardním způsobem (viz Modul Banka, kap. Příprava zaúčtování a Účtování výpisu).

Útvar, Číslo zakázky, Nákladový okruh, Vozidlo

Tato pole jsou přístupná pouze u bankovního spojení, které se nevztahuje k vlastní organizaci. U bankovního spojení vlastní organizace jsou tato pole nepřístupná.

Údaje, které jsou vyplněné v těchto polích se při zaúčtování bankovního výpisu vyplňují v případě, že se jako účetní protiúčet dosadí Účetní účet z bankovního spojení.

V případě, že má účet v účtové osnově u těchto polí (Útvar, Zakázka, Okruh, Vozidlo) nastaveno atribut zakázané, nedoplní se při přípravě zaúčtování do bankovního výpisu žádné údaje, i když jsou v bankovním spojení vyplněné.

Takto vyplněný formulář uložíte pomocí tlačítka OK. Při ukládání formuláře bankovního spojení se může objevit následující hlášení:

Zadaný účet neprošel kontrolou na modulo 11. Uložit?

Tímto hlášením vás program informuje o tom, že účet, který jste na bankovním spojení zaměstnance vyplnili neodpovídá kontrole na modulo 11, ale v případě, že na dotaz odpovíte Ano, bankovní spojení se uloží. Toto hlášení se neobjeví při vyplňování účtů u zahraničních bankovních ústavů.

Vpřípadě, že se objeví toto hlášení, doporučujeme vždy zkontrolovat správnost zadání účtu.

Kontakty

K zadání nového kontaktu k zaměstnanci vyberete volbu Nový z místní nabídky. Tímto výběrem otevřete prázdný formulář, ve kterém lze vyplnit různé typy kontaktů na zaměstnance.

Druh spojení

Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete pole se seznamem druhů spojení a vybíráte požadovaný typ spojení

• Nespecifikováno
• Telefon – pevná linka
• Telefon – mobilní
• Fax
• Telex
• Operátor
• E-mail
• WWW stránky
• ICQ
• Adresa IP
• Hromadně pro e-mail

Druh kontaktu

Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete pole se seznamem druhů kontaktů a vybíráte požadovaný druh kontaktu

• Do zaměstnání
• Domů

Spojení

Název tohoto pole závisí na výběru Druhu spojení. Jedná se o nejdůležitější pole, ve kterém zadáváte konkrétní telefonní číslo, faxové číslo apod.

V případě zadávání telefonních čísel doporučujeme zadávat číslo i s předčíslím (např. +420602XXXX)

Popis

Libovolný popis, který specifikuje zadávaný kontakt.

Vyplněný formulář uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z formuláře a v tom případě systém zkontroluje, zda jste ve formuláři neprovedli změny a pokud ano, tak se zeptá:

Uložit změny?

Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete ve formuláři.

Kalendář zaměstnance

K vybranému zaměstnanci lze volbou Kalendář přiřadit zadat kalendář z číselníku Mzdový kalendář a zvolit platnost od - do. U přiřazeného kalendáře si pak můžete přes tlačítko Detail zobrazit jeho nastavení.

Není zde vazba na Mzdové údaje zaměstnance, jedná se pouze o informativní údaj.

Formulář zaměstnance

Pro zadání formuláře zaměstnance stisknete v přehledu Zaměstnanci v panelu nástrojů tlačítko Nový nebo použijete klávesu <F2> .Objeví se formulář zaměstnance.

Hlavička formuláře:

Osobní číslo

6–ti místný údaj, který jednoznačně charakterizuje zaměstnance. Z hlediska vyhodnocování je možné osobní čísla rozlišit např. podle druhu pracovního poměru. Znamená to, že např. hlavní pracovní poměry budou začínat číslem 0, dohody o pracovní činnosti číslem 1, dohody o pracovním poměru číslem 2.

Osobní číslo je jediný údaj v kartě zaměstnance, který po uložení karty nelze měnit.

Titul před

15-ti místný údaj, pomocí kterého zadáváte titul zaměstnance před jménem

Příjmení

20–ti místný údaj, zadáváte příjmení zaměstnance

Jméno

20–ti místný údaj, zadáváte jméno zaměstnance

Titul za

15–ti místný údaj, pomocí kterého zadáváte titul zaměstnance za jménem

Login Id

15-ti místný údaj, zadáváte login name pracovníka. Toho lze využít např. při vystavování dokladů oběhu zboží - pokud bude na tomto místě vyplněný login zaměstnance, do dokladu se daný zaměstnanec automaticky doplní jako kontaktní zaměstnanec.

Alias

Pomocné pole, které slouží pro identifikaci karty např. pro komunikaci s jiným sw.

Záložka Základní údaje:

[1] Osobní údaje

Rodné číslo

Zadáváte rodné číslo pracovníka, program provádí kontrolu na správnost vyplnění rodného čísla na základě kontroly modulo 11. Jestliže zadáte rodné číslo, které této kontrole nevyhovuje, objeví se hlášení:

Chybně zadané rodné číslo XXXXX. Pokračovat?

Jestliže na toto hlášení odpovíte stiskem tlačítka Ano, karta zaměstnance se uloží, jestliže odpovíte stiskem tlačítka Ne, vrátíte se do formuláře a máte možnost rodné číslo zkontrolovat a případně opravit.

Rodné číslo musí být zadáno včetně lomítka v rodném čísle. V případě, že vlastníte modul Mzdy, doporučujeme, abyste vždy zkontrolovali zadané rodné číslo. Rodné číslo pracovníka má vliv na další mzdové sestavy.

Datum narození

Jestliže vyplníte správně rodné číslo (viz výše), doplní se datum narození automaticky. Vždy máte možnost podle potřeby datum narození změnit. V praxi by však ve většině případů měl být naprostý soulad mezi rodným číslem a datum narození. Pouze ve vyjímečných případech (např. u cizinců) nastane nutnost datum narození vyplnit ručně (pomocí kalendáře nebo vepsáním datumu z klávesnice).

Pohlaví

Jestliže je správně vyplněno rodné číslo (viz výše), doplní se pohlaví zaměstnance z rodného čísla automaticky. Ve vyjímečných případech lze otevřít pole se seznamem, ze kterého vybíráte pohlaví zaměstnance

• Mužské
• Ženské

Rodné příjmení

Zadáváte rodné příjmení zaměstnance. Pokud nevlastníte modul Mzdy máte možnost vyplnit pouze jedno rodné příjmení právě do tohoto pole. Jestliže modul Mzdy vlastníte, lze vyplnit k jednomu zaměstnanci neomezený počet rodných příjmení.

Státní příslušnost

Prostřednictvím pomocného tlačítka vybíráte státní příslušnost zaměstnance

Národnost

20-ti místný údaj, zadáváte národnost zaměstnance

Rodinný stav

Prostřednictvím pomocné klávesy se otevře pole se seznamem, ze kterého vybíráte rodinný stav pracovníka

• Svobodný(-á)
• Ženatý(vdaná)
• Rozvedený(-á)
• Ovdovělý(-á)
• Druh(družka)
• Registr.partner

Místo narození

30-ti místný údaj, zadáváte místo narození pracovníka

[2] Doklady, cizinci

Osobní doklady:

Číslo OP

15 -ti místný údaj, zadáváte číslo občanského průkazu zaměstnance

Platnost OP do

Zadáváte datum, do kdy je v platnosti občanský průkaz zaměstnance. Datum můžete vypsat přímo z klávesnice nebo můžete použít pomocného tlačítka a datum vybrat přímo z kalendáře.

Číslo pasu

20–ti místný údaj, zadáváte číslo pasu zaměstnance

Platnost pasu do

Zadáváte datum, do kdy je v platnosti pas zaměstnance. Datum můžete vypsat přímo z klávesnice nebo můžete použít pomocného tlačítka a datum vybrat přímo z kalendáře.

Číslo ŘP

20-ti místný údaj, zadáváte číslo řidičského průkazu zaměstnance

Skupina ŘP

20-ti místný údaj, specifikujete skupinu řidičského průkazu

[3] Bydliště, adresa

Trvalé bydliště:

Ulice

30–ti místný údaj, zadáváte ulici trvalého bydliště

PSČ

Zadáváte PSČ trvalého bydliště pracovníka. Prostřednictvím klávesy (…) se otevře pole se seznamem, ze kterého vybíráte požadované poštovní směrovací číslo.

Místo

30–ti místný údaj, zadáváte místo trvalého bydliště

Přechodné bydliště:

Ulice

30–ti místný údaj, zadáváte ulici přechodného bydliště

PSČ

Zadáváte PSČ přechodného bydliště zaměstnance. Prostřednictvím klávesy (…) se otevře pole se seznamem, ze kterého vybíráte požadované poštovní směrovací číslo.

Místo

30–ti místný údaj, zadáváte místo přechodného bydliště

Záložka Další údaje:

[1] Zařazení

Středisko

Prostřednictvím pomocného tlačítka vybíráte z vaší organizační struktury středisko, na kterém je zaměstnanec evidován.

Nákladový okruh

Prostřednictvím pomocného tlačítka vybíráte z vámi nadefinovaných nákladových okruhů nákladový okruh, na kterém je zaměstnanec evidován.

Zakázka

Prostřednictvím pomocného tlačítka vybíráte z číselníku zakázek zakázku, na kterém je zaměstnanec evidován.

V případě, že vlastníte modul Mzdy, mají pole Středisko, Nákladový okruh a Zakázka zásadní vliv na zaúčtování mzdových údajů do modulu Účetnictví.

[2] Bankovní spojení

Na záložce Bank.spojení se zobrazují bankovní spojení zadaná na daného zaměstnance. Bankovní spojení lze zde také zadávat. Bankovní spojení lze pro zaměstnance také zadávat přes akci Bankovní spojení v místní nabídce nad vybraným zaměstnancem.

[3] Poznámka

Zde máte možnost k zaměstnanci přiřadit krátkou poznámku. Jestliže chcete k zaměstnanci připojit delší a obsáhlejší text, využijte k tomu nabídku Dokumenty (viz Dokumenty).

[4] Zabezpečení

Login Id

15-ti místný údaj, zadáváte login name zaměsntance. Je možné vybrat z čísleníku uživatelů v Helios Easy.

Heslo pro PDF

Zadané heslo se používá pro zaheslování PDF, které je možné generovat pro vybrané zaměstnance a tiskové formuláře a posílat mailem z přehledu Výpočet mzdy přes akci Tisk formulářem, Odeslání zaheslovaného PDF...

Heslo

Zadává se heslo pro pokladníka v případě použití pluginu pro Dotykovou obrazovku pokladního prodeje.

Záložka Kontakty:

Na záložce Kontakty se zobrazují kontakty na daného zaměstnance. Kontakty lze zde také zadávat. Kontakty lze pro zaměstnance také zadávat přes akci Kontakty v místní nabídce nad vybraným zaměstnancem.

Záložka Foto:

Pomocí této záložky máte možnost ke kartě zaměstnance přiřadit (pomocí tlačítka Načtení ze souboru) fotografii zaměstnance. Soubory, které zde vybíráte musí být ve formátu bmp.

Takto vyplněnou kartu zaměstnance uložíte pomocí tlačítka OK.

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Veronika Porodová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail