Důležité:


Helios Easy:Nastavení databáze - Instalace a nastavení

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Obsah

Základní pravidla pro nastavení a využívání Helios Easy

Před započetím práce v Helios Easy je nutno se řídit radami týkajícími se jednotlivých modulů. Pokud jste se rozhodli nastavit parametry systému sami (nepoužíváte připravenou databázi) je třeba vše nastavit ručně. Pokud použijete připravenou databázi doporučujeme nastavení číselníků v daném modulu prohlédnout a případně upravit.

Upozornění Zvláště na počátku účtování doporučujeme provést důkladnou kontrolu zaúčtovaných dokladů.

Účetnictví

Účtový rozvrh

Při vytváření nových analytických účtů (tlačítko Nový nebo F2) doporučujeme dodržet následující analytiky:

  • Účty končící 000 jsou určeny pro rozpracovanost
  • Rozvahové účty mající na počátku analytiky 1-4 jsou krátkodobé pohledávky (závazky) - že se jedná o krátkodobé pohledávky (závazky), musíte ještě zadat na příslušném účtu na záložce 2 - Další údaje - pole Splatnost - Krátkodobé
  • Rozvahové účty mající na počátku analytiky 5-9 jsou dlouhodobé pohledávky (závazky) - že se jedná o dlouhodobé pohledávky (závazky), musíte ještě zadat na příslušném účtu na záložce 2 - Další údaje - pole Splatnost - Dlouhodobé
  • Bude –li povinně účtováno na útvary, zakázky atd. – doplňte hromadnou změnou tuto skutečnost (označte příslušné účty, stiskněte Pravé tlačítko myši, vyberte volbu Změny > Hromadné změny a zaškrtněte atributy, které potřebuje doplnit a dole odškrtněte volbu Pouze aktuální řádek).
  • Budete -li účtovat rozvahově na útvary, zakázky či nákladové okruhy a budete-li chtít převod zůstatků účtů "starého" roku do počátečních stavů nového roku, je nutno vyplnit příslišné pole - např. Uz. útvary = Ano.
  • Bude -li na daném účtu účtováno s cizí měnou a potřebujete -li sledovat stav účtu i s cizí měnou (např. bankovní účty, pokladny atd.), musíte vyplnit dvě pole - Sledovat cizí měnu = Ano a v poli měna vybrat konkrétní měnu.
Upozornění Saldokontní účty a jejich stav v cizí měně není zpravidla sledován na účtu v účtovém rozvrhu - na účty se většinou účtuje ve více cizích měnách. Stav měn je možno zobrazit ve stavu salda nebo ve stavu salda k datu.
Příklad Příklad – povinné zadání Útvaru:
Hromadné změny

Saldokonta

  • Přidáte –li do Účtového rozvrhu nový rozvahový účet, který potřebujete saldokontně sledovat, vytvořte novou saldokontní skupinu (Účetnictví – Saldokonta - tlačítko Nový nebo F2, vyplňte 1.záložku - doporučujeme pro přehled dodržet systém číslování saldokontních skupin – tj. přepsat číslo saldokontní skupiny, vyplnit název a Vazby – podle jakých kritérií se budou párovat účetní zápisy. Po uložení nové saldokontní skupiny ji znovu dvojklikem (popř. pomocí Enter či tlačítkem Oprava) otevřete a na druhé záložce pomocí tlačítka Nový vyberte z Účetního rozvrhu ten nový účet, pro který saldokontní skupinu tvoříte.
  • Potom ještě musíte tento nový analytický účet zařadit do příslušné „sumační“ saldokontní skupiny – označené s hvězdičkami
  • Toto proveďte ještě před tím, než začnete na tento nový účet účtovat. Pokud jste už na tento nový analytický účet zaúčtovali do deníku, musíte na nové i na upravené saldokontní skupině spustit na pravé tlačítko myši akci Aktualizace saldokontní skupiny.

Výkazy

  • Po každém přidání analytického účtu do účetního rozvrhu je nutno se řídit radami ohledně Účtového rozvrhu. V případě pohledávek a závazků je nutno doplnit na 2.záložce pole Splatnost.
  • Výkazy – Popisné údaje – zadat Nový – natáhnou se sem údaje z vlastní Organizace (tj. Organizace s číslem 0 – musí již být vyplněna vašimi konkrétními údaji nebo je potom musíte vyplnit ručně)

DPH

  • Nastavení je provedeno pro Měsíční plátce. Jste –li plátci Čtvrtletní či nejste-li plátci vůbec, musíte v Možnosti – Konfigurace/správa systému – Účetnictví nastavit správnou volbu v poli Plátce a potom dole stiskněte tlačítko Použít.
  • Dohledávání kurzu dle DUZP je nastaveno na dohledání Přesného denního kurzu (v případě pevného kurzu je nutno toto upravit opět v konfiguraci Účetnictví – pole Dohledání kurzu pro DPH – vybrat volbu Nejbližší předchozí). Pracujete-li ve firmě i o víkendech, doporučujeme nastavit kurz Denní kurz včetně předchozího.
Upozornění Budete-li používat pro přepočty DPH kurzy pevné (tj.nejbližší předchozí), musíte každý stažený pevný kurz jako pevný označit. Musíte v Kurzovním lístku na každém staženém kurzu určeném pro přepočet pevným kurzem přes pravé tlačítko myši zadat volbu Nastavit pro EU - DPH - Nastavit kurz pro DPH - pevný.
  • Nastavené období DPH pro 06/2010 – NEMAZAT ( modul Účetnictví – Číselník období DPH)- jen je nutno na 1.záložce upravit název období a změnit datumy a na 2. záložce změnit plátcovství, pokud je firma Čtvrtletním plátcem
  • Na období je zadán Koeficient = 1. V případě potřeby je nutno ho změnit – nahoře stiskněte tlačítko Koeficient, vyplňte globální heslo a zadejte hodnotu vašeho Koeficientu
  • Na 1.záložce doplňte vaše základní údaje o firmě.
  • Nové období DPH se automaticky vygeneruje při účtování prvního dokladu s DUZP nového měsíce a do tohoto období se zkopíruje nastavení předešlého období DPH.

Souhrnné hlášení

  • Souhrnné hlášení založíte tlačítkem Nový (nebo klávesou F2) a vyplníte na 1.záložce identifikační údaje včetně roku a období.
  • Před prvním odeslání souhrnného hlášení, musíte na Definici zprávy vyplnit pole Adresu místa určení zpráv. V případě, že posíláte SH přímo na Portál veřejné správy, musíte vyplnit na 1.záložce adresu https://bezpecne.podani.gov.cz/submission a na 4.záložce příslušné certifikáty. V případě, že vkládáte zprávu do datové schránky, stačí vepsat adresu složky, kam budou jednotlivá souhrnná hlášení postupně ukládána a odkud budou vkládány do datové schránky.

Upomínky

V modulu Účetnictví - Upomínky - chronologický přehled - pod ním Stupně upomínek - můžete opravit texty jednotlivých stupňů upomínek, které se následně tisknou do zasílaných upomínek.

Penalizační faktury

V modulu Účetnictví - Penalizační faktury - chronologický přehled - pod ním Parametry penalizační faktury - opravte výši % penále. Pokud byste používali sazbu penalizace dle zákona, je nutno na pravé tlačítko myši zadat novou procentuálni sazbu penalizace ze zákona a je nutno v Možnosti - Konfigurace/správa systému - Účetnictví - pole režim penalizace změnit na Zákonem stanovené % penalizace.

Účtování z prvotních modulů

Zaúčtování se provádí z pořízených dokladů v prvotních modulech.

Postup:

  • Nejjednodušší je stisk tlačítka F6 – Účtování (nad jedním či více doklady). Prvotní doklady (s výjimkou Pohybů majetku) se účtují tak, že z 1 prvotního dokladu je automaticky vytvořen vždy jen 1 účetní zápis. Doklady typu Faktury a Pohybových dokladů skladů musí být vždy zrealizovány, jinak je nelze zaúčtovat.
  • Objeví se účetní zápis v tzv. tabulce přededitace. Zde je možno vytvořený účetní zápis zkontrolovat, popř. opravit, popř. provést samovyměření. Účetní zápis v přededitaci ještě není součástí účetního deníku.
  • Účetní zápis do Účetního deníku umístíte opětovným stiskem tlačítka F6 vždy po kontrole zaúčtování, kterou je bezpodmínečně nutné na počátku práce důsledně dělat. Na počátku účtování musíte právě při účtování prvotních dokladů zjistit, zda nastavené kontace odpovídají postupům a potřebám firmy. Pokud ne, je potřeba kontace opravit, popř. jejich počet rozšířit.
Upozornění Faktury a pohybové doklady lze účtovat pouze tehdy, pokud jsou Realizovány.

Účtování pomocí interních dokladů

Potřebujete-li vytvořit účetní zápis přímo do účetního deníku (bez vytvoření prvotního dokladu) postupujte následujícím způsobem:

  • Zvolte modul Účetnictví - Účetní deník
  • Dole na šedém stavovém řádku zkontrolujte, jaký Druh účetního dokladu je vybrán. V případě potřeby DUD změnit, postačí dvojkliknout na stavovém řádku na tento DUD a vybrat jiný DUD.
Upozornění Nedoporučujeme účtovat ručně do Druhu účetního dokladu, kam se účtuje z prvotních dokladů.

Postup zadání nového účetního zápisu:

  • Stiskněte tlačítka Nový nebo F2
  • Pokud stojíte na špatné straně účetního zápisu. stiskem oboustranné šipky změníte stranu
  • Doplňte výběrem - přes 3 tečky - účet, organizaci, příp.útvar, zakázku atd., zadejte částku
  • Pomocí tlačítka Nová MD (F5) nebo Nová DAL (F6) přidáte do účetního zápisu další účetní řádek
  • Účetní zápis uložíte stiskem tlačítka OK
Upozornění Pozor na fázi účetního zápisu. Účetní zápisy ve fázi Pořízeno nejsou plnohodnotnými účetními zápisy.
Upozornění Změnu fáze - tzv. změnu rozpracovanosti - provedete na účetním zápise - jednom či více. Stiskněte pravé tlačítko myši a zvolte Změna rozpracovanosti. Na pravé straně označte fázi, do které chcete úč.zápis převést.

Fakturace

Řady dokladů

  • Novou číselnou řadu zadáte v modulu Oběh zboží - rozbalíte + před Zboží a služby a vyberete složku Druhy dokladů pohybu zboží.
  • Pokud potřebujete vytvořit novou číselnou řadu, doporučujeme její číslo nastavit v souladu s již existujícími číselnými řadami– Faktury vydané začínají číslem 1.., Faktury přijaté číslem 2..,
  • Číselné řady nelze kopírovat, novou číselnou řadu je nutno nastavit stiskem tlačítka Nový (F2).
  • 1.záložka - vyplňte číslo, Název a vyberte z nabídky správný Druh pohybu zboží
  • 3.záložka - vyberte, jakou cenu budete na číselnou řadu zadávat
Upozornění V případě, že budete doklady vystavovat v cizí měně, tak Druh vstupní ceny musí obsahovat slovo "valuty"

Pořizování dokladů

Pořizujete -li doklad v cizí měně, musíte vybrat cizí měnu a zadat její kurz.

Upozornění Pokud vystavujete faktury s jednou převažující měnou, je možné do číselné řady - modul Oběh zboží - Zboží a služby - Druhy dokladů pohybu zboží - na konkrétní řadě na záložce 3 - Přednabízení tuto převažijící měnu zadat. Potom je nutno hlídat kurzy, které se do vystavovaného dokladu automaticky přiřadí.

Nové faktury můžete vystavovat buď ručně, nebo pomocí položkových či dokladových převodů (převedete celý doklad - nelze ho ale dále upravovat, či převedete pouze položky z jiného dokladu či dokladů). Opakující se faktury lze jednoduše kopírovat (pravé tlačítko myši - Kopie) a potřebné údaje jednoduše opravit.

Číselná řada faktur zálohových umožňuje zadat položky včetně DPH, ale částka DPH se nespočte s ohledem na to, že se jedná o zálohovou fakturu. Pokud i na této řadě byste chtěli vidět rozpad na základ DPH a DPH, je nutno na číselné řadě na záložce 3 - Přednabízení nutno změnit pole Plnění DPH na Běžné plnění.

Účtování dokladů

  • Kontace jsou nastaveny u Faktur přijatých na „Plný nárok“. Pokud potřebujete použít krácený nárok – je nutno na každé takové faktuře vybrat jinou kontaci – má číslo 19.
  • Pokud převažují Faktury přijaté s kráceným nárokem, tak kontaci číslo 19 nastavte na číselné řadě faktur – modul Oběh zboží – rozbalit + u Zboží a služby – vybrat Druhy dokladů pohybu zboží a na číselné řadě 200 na záložce 4 – Návazné doklady – zadat kontaci 19 a tento druh pohybu uložit.
  • Každá číselná řada se účtuje do samostatného Druhu účetního dokladu, proto musí mít tato nová číselná řada nově vytvořenou kontaci a i nový Druh účetního dokladu. Nový druh účetního dokladu vytvoříte v modulu Účetnictví - Druhy účetních dokladů stiskem tlačítka F2 nebo ikonou Nový. Tato nová kontace lze vytvořit jednoduše zkopírováním již stávající kontace a v této kopii provést potřebné změny - minimálně je třeba změnit DUD - vybrat sem ten nově vytvořený.

Pokladna

Číselník pokladen

  • V modulu Pokladna - Číselník pokladen jsou přednastaveny kontace pro výdaj a příjem Hotovosti. Kontace výdaje jsou nastaveny na „Plný nárok“. Pokud převažuje ve výdajových pokladních dokladech krácený nárok, změňte v modulu Pokladna - pole pro Účetní kód Výdaj – na číslo 20.
Upozornění Na řadách pokladen je nastaven automatický dopočet DPH. Pokud jste zvyklí editovat částku základu i daně na pokladním dokladu, tuto konstantu si vypněte na záložce 4 - konfigurace
.

Pořizování pokladních dokladů

  • Pokladní doklady pořizujete stiskem tlačítka Nový (F2), popř. kopií již existujících dokladů (funkce na pravé tlačítko myši na pokladním dokladu).
  • Na 2.záložce pokladního dokladu vybíráte jeho položky a k nim jsou automaticky přiřazeny i účetní účty. Tyto účty je možno na položce změnit.

Účtování pokladních dokladů

  • Pokud byste účtovali doklad s jiným nárokem, než je přednastaven na Číselníku pokladny, tak musíte v konkrétním pokladním dokladu vybrat na 1.záložce potřebnou kontaci - pro plný nárok s číslem 2, pro krácený nárok s číslem 20.


Oběh zboží

Sklady

V následující kapitole jsou popsána přednastavení modulu Oběh zboží v databázi Helios Easy. Podrobný popis práce s modulem naleznete zde.

  • Sklady jsou nastaveny na oceňování skladů pomocí Průměrů (potřebujete –li využívat FIFO, zvolte Možnosti – Konfigurace/Správa systému – Oběh zboží a změňte pole Druh skladu na FIFO – potom dole stiskněte tlačítko Použít). Obdobně postupujte i při změně délky registračního čísla (v konfiguraci pole Délka registračního čísla). Nyní je délka registračního čísla nastavena na 6 znaků.
  • V organizační struktuře (modul Pomocné číselníky, organizační struktura) naleznete přednastavené sklady pro práci s modulem Oběh zboží. Podrodný popis založení nového skladu je zde.

Karty - položky zboží a služeb, Založení nové karty a její převod na sklad

  • V databázi jsou skupiny zboží rozděleny na zboží, materiál, polotovary a výrobky a jsou k nim přiřazeny kontace pro účtování skladů dle metody B. Skupiny pro evidenci služeb jsou rozděleny na nákladové - 5 a výnosové - 6 .
Upozornění Na všech skupinách je přednastaveno autočíslování.
Upozornění V případě položek, týkajících se služeb, doporučujeme registrační číslo přepsat číslem analytického účetního účtu
  • V katalogu jsou přednastaveny položky služeb pro faktury vydané a přijaté (dle analytických účtů) a jejich kontace – 2.záložka – Vlastnosti – pole Kód účtování. (V případě Pořízení Majetku na položkové kontaci je již současně nastaven i příslušný „majetkový“ účet pro DPH.)

Pořizování pohybových dokladů

Pro práci s modulem jsou přednastaveny řady dokladů pro příjem, výdej a jejich storna. Dále pak řady pro vydané objednávky a nabídky. Podrobný popis pro založení a nastavení nové řady dokladů naleznete zde.

Účtování pohybových pohybů

  • Účtování je přednastaveno pro účtování metodou B – při potřebě účtování skladů metodou A je nutno vyměnit kontace na Skupinách zboží (kontace mají stejný název – za nimi je velké A ). Skupiny zboží naleznete v modulu Oběh zboží pod přehledem Zboží a služby. Danou skupinu zboží otevřete do opravy a změníte pole Kód účtování.

Došlé objednávky

Postup pro práci s došlými objednávkami naleznete zde.

Řady dokladů

V databázi jsou přednastaveny 2 řady dokladů pro tvorbu došlých objednávek (tuzemsko, zahraničí). Na těchto řadách je přednastaven profil pro generování výdejek. V případě, že byste chtěli z došlé objednávky vytvářet výdejku a zároveň fakturu vydanou, lze při generování návazného dokladu profil změnit.

Banka

Bankovní spojení

  • v Číselníku Organizací (modul Pomocné čísleníky - Organizace) na organizaci s číslem 0 na záložce 5 - Bankovní spojení upravte jednotlivá bankovní spojení vaší organizace. Na každém bankovním spojení napište Název (doporučujeme zkrácený název vaší firmy + zkrácený název banky + měna - např. Asseco - KB - CZK). Dále vepište číslo účtu, IBAN - elektronický formát a vyplňte Kód ústavu. Tomuto bankovnímu účtu odpovídá analytický účet v účetnictví. Doporučujeme Název tohoto analytického účtu (modul Účetnictví - Účtový rozvrh) upravit na konkrétní název odpovídající bankovnímu účtu.
  • v dalších organizacích souvisejícíh s platbami na FÚ a platbami spojenými s odvody mezd musíte zkontrolovat (popř. změnit) čísla bankovních účtů a kódy bank.

Úhrady poplatků

Doplňte si kódy pro úhrady poplatků, provádíte-li platby do zahraničí.

Majetek

Typy majetku

  • Typy majetku jsou přednastaveny na Úplnou shodu – to znamená, že daňové pohyby jsou rovny Účetním. Toto nastavení tím pádem neumožní v budoucnu např. přerušit Daňové odpisy, ale současně pokračovat běžným způsobem v odepisování účetním. Pokud potřebujete, aby se Daňové odpisy nerovnaly Účetním odpisům, tak na daném Typu majetku (modul Majetek – Typy majetku) proveďte v poli Opis pohybů změnu na „Není“

Druhy pohybů

Jděte dále v modulu Majetek na Druhy pohybů.

  • Budete-li využívat shodu Daňových a Účetních pohybů - tj. na Typu majetku máte nastaven Opis pohybů na tzv. Úplnou shodu. Smažte pro tento konkrétní Typ majetku ty pohyby v části Druhy pohybů, které jsou nastavené se skupinou pohybů = účetní pohyby. (Pohyby nastavené se skupinou pohybů = daňové pohyby NEmažte.)
  • Nebudete-li využívat shodu Daňových a Účetních pohybů - tj. na Typu majetku máte nastaven Opis pohybů na Není. Smažte pro tento konkrétní Typ majetku ty pohyby v části Druhy pohybů, které jsou nastavené se skupinou pohybů = daňové pohyby. (Pohyby nastavené se skupinou pohybů = účetní pohyby NEmažte.)
Upozornění Na kartách v rámci jednoho typu majetku nekombinujte různé opisy pohybů.

Protokoly zavedení

Nový majetek pořizujte vždy v Protokolech zavedení. Protokoly zavedení lze pomocí pravého tlačítka myši kopírovat a zvolit i počet kopií.

Z karet v protokolech zavedení pomocí funkce Generování karet majetku, vygenerujete karty majetku. Generovat lze karty hromadně z více protokolů či po jednom.

Účtování pohybů majetku

Účtování provádějte v modulu Majetek - Účetní pohyby majetku - k tomu použijte sestavu Úč.pohyby k zaúčtování za vybraný měsíc a rok ... , kam vždy doplníte rok a měsíc, který právě účtujete.

Mzdy

Mzdové období

  • Přesun mzdového období - První ostré období je v programu Helios Easy nastaveno distribučně. Z toho důvodu je nezbytně nutné provést úpravu mzdového období dle skutečnosti. Zvolte nabídku Mzdové období, vyberte stávající 1.ostré období. Pomocí pravého tlačítka myši zvolte nabídku - První zpracovávané období - Přesuň - nyní nastavte odbobí, které bude pro vaši organizaci skutečně prvním zpracovávaným obdobím. Vznikne "nové" 1. ostré období.
  • Aktualizace mzdových konstant - dále proveďte na "novém" 1. ostrém období pomocí pravého tlačítka myši - Aktualizace mzdových konstant - standardní.
Upozornění Obecně Mzdová období - pracujete vždy v aktuálním, případně běžném období. V aktuálním období můžete provádět výpočet mzdy, účtovat mzdy a provádět měsíční závěrku. V běžném období můžete zakládat zaměstnance, některé mzdové údaje a zadávat mzdy do předzpracování.

Konstanty a číselníky

Mzdové konstanty

Po založení 1. ostrého období je nutné zkontrolovat a doplnit nejdůležitější údaje pro správné nastavení mezd. Zvolte nabídku Konstanty a číselníky - v přehledu se zobrazí řádek s názvem Mzdové konstanty, který se bude týkat příslušného roku a měsíce ve kterém právě pracujete.

  • Záložka 2 - DNP a pojištění - podzáložka DNP, náhrady - doplňte OSSZ v a její kód,dále podzáložka - PN náhrada - doplňte jakým algoritmem bude program počítat pravděpodobný průměrný hodinový výdělek.
  • Záložka 3 – Sazby a konstanty, podzáložka Konstanty a účtování - doplňte Výplatní den. Pro účely Rozúčtování pojištění vyberte příslušné atributy dle potřeby.
  • Záložka 4 - Ostatní - doplňte Promile základu SP a období do jakého budete zákonné pojištění zaměstnavatele účtovat. Pro případnou elektronickou komunikaci zadejte údaje pro Elektronické podání - VS a kontaktní pracovník.
  • Záložka 5 - Dovolená, VR,přípl. - nastavte základní nárok dovolené, v případně potřeby údaje pro ISP.
  • Záložka 6 - Měny - pokud byste vyplácely mzdu v cizí měně, zadejte CM a její kurz.

Konstanty a číselníky ostatní

Z ostatních konstant věnujte pozornost především:

  • Druh pracovního poměru - distribučně je v programu vytvořen DPP - Dohoda o provedení práce, kdy zaměstnanec podepsal prohlášení a tato výplata bude vyplacena převodem na účet. V případě, že budete chtít vytvářet další z druhů PP, je třeba provést nastavení dle potřebné kombinace.
  • Mzdové složky - program obsahuje distribuční čísleník mzdových složek. Před použitím MS je vhodné provést jejich kontrolu, abyste si byli jisti, že jejich nastavení odpovídá vašim potřebám.
Upozornění MS je možné dle potřeby kopírovat (Ulož+nová MS), vytvářet zcela nové (Nový-F2), případně provádět jejich úpravy (Oprava).

Pokud budete vytvářet zcela nové MS, využijte číselnou řadu od č. 300 a výše v rámci jednotlivých skupin. Nižší číselná řada slouží pro distribuční číselník MS. Ke mzdovým složkám též navažte potřebné kontace, a to na záložce 3 - Účtování.

Mzdový kalendář

Distribučně jsou připraveny mzdové kalendáře pro pravidelnou pracovní dobu 40 h týdně, 37,5 h týdně a kalendář pro dohody s nulovým úvazkem. Pokud pro dohody použijete distribuční kalendář - týdenní a denní úvazek = 0, je třeba zadání MS pro zpracování odměny řešit ještě pomocí paušálních mzdových složek, např. pomocí MS 700 (vstupní formulář hodiny a částka).

Upozornění Pokud budete potřebovat pro výpočet mzdy vytvořit kalendář pro nerovnoměrnou pracovní dobu, je třeba vygenerovat kalendář nový a vybrat typ kalendáře s nerovnoměrnou pracovní dobou. Mzdové kalendáře pro jednotlivé zaměstnance můžete vidět v přehledu Osobní mzdový kalendář.

Zaměstnanci

V nabídce zaměstnanci založíte pomocí nabídky Nový (F2) kartu zaměstnance. Pokud bude RČ zadáno v pořádku, automaticky se propíše do karty zaměstnance i datum narození a pohlaví. V případě, že bude zadávat zaměstnance s trvalým pobytem mimo území ČR, do trvalého bydliště uveďte adresu cizí země, do přechodného případné bydliště v ČR.

  • Záložka - Kontakty - doplňte kontaktní údaje o zaměstnanci
  • Záložka - Bankovní spojení - zde zadejte potřebná bankovní spojení pro zaměstnance
Upozornění Rodné číslo zadávejte vždy včetně lomítka.

Mzdové údaje

Ve Mzdových údajích zadáváte údaje o typu a výši základní mzdy, způsobu zdanění mzdy, odvodů pojištění, účtování mezd, paušálních mzdových složkách, dále rodinných příslušnících a poskytnutých slevách. Na mzdových údajích řešíte také přípravu pro účtování mezd:

  • Záložka 5 - Účtování a limity - rozúčtování na Útvary, Zakázky, Nákl. okruhy, případně i Účtování prostřednictvím účtových skupin.
  • Záložka 6 - Paušální mzdové složky - mzdové složky, které se pravidelně opakují, např. osobní ohodnocení, auto do daně, pravidelné srážky z mezd - exekuce, stravenky, penzijní připojištění a pod.
  • Doplňujcí údaje - věnujte pozornost i nabídce - Doplňující údaje - Záložka 1 - Osobní údaje - Pracoviště - Sídlo útvaru + Země (Země je důležitý údaj pro komunikaci s PSSZ/OSSZ), dále na Doplňujících údajích můžete zadat Přepočtený stav zaměstnance, OZP, Dřívější příjmení a např. Důchody.

Výpočet mzdy a Předzpracování

  • Výpočet mzdy - mzdy vypočítáte pomocí Mzdového automatu - pravé tlačítko myši - Mzdový automat, nebo pomocí nabídky Nový (F2). Oběma způsoby vznikne výpočet, do kterého můžete přes Opravu vstoupit a přidávat další potřebné mzdové složky - dovolená, nemoc, příplatky a doplatky, srážky z mezd atd.
  • Předzpracování - slouží k zadávání údajů pro výpočet mzdy ještě před tím, něž byla mzda skutečně vypočtena - např. dovolená, nemoc, příplatky a doplatky, srážky z mezd, atd. Ve výpočtu mzdy se údaje promítnou na záložce - Předzpracování i v samotném přehledu výpočtu.
Upozornění Současně lze pomocí funkcionality Předzpracování zadávat mzdy, které je třeba v rámci jednoho měsíčního období rozúčtovat na více zakázek, či dalších atributů.

Definice platebních příkazů

V Definicích platebních příkazů jsou přednastaveny definice pro vytvoření platebních příkazů.

  • Státní odvody - doplňte bankovní spojení pro jednotlivé příjemce, variabilní symbol se na jednotlivé řádky PP přenese z konkrétních bankovních spojení. Je tedy nutné vždy při zakládání bankovních spojení řádně vyplnit předepsané variabilní symboly, případně je doplnit dodatečně.
  • Jednotlivé srážky - bankovní spojení vyplňujete u konkrétních zaměstnanců, která jsou navázána na příslušné mzdové složky. Variabilní symbol pro definici - zde pro změnu vyberte VS ze seznamu na definici platebního příkazu "Co použít jako variabilní symbol"
  • Generování PP - vytvoříte pomocí pravého tlačítka myši - generování platebních příkazů, následně doplňte datum splatnosti.

Platební příkazy můžete po vygenerování zobrazit v přehledu platební příkazy tuzemské či platební příkazy zahraniční.

Upozornění Pokud budete zasílat platební příkazy např. pro odvody penzijního či životního pojištění formou hromadné platby, vytvořte novou definici platebního příkazu s typem platebního příkazu Státní platby a kumulované srážky, Typ položky platebního příkazu - Kumulovaná mzdová složka.

Generátor mzdových sestav

V generátoru mzdových sestav můžete vytvářet zcela nové sestavy, nebo ve vytvořených sestavách provádět úpravy.

  • Záložka 2 - Definice - zde pomocí pravého tlačítka myši přidáváte nebo odebíráte řádky. Na jednotlivých řádcích můžete provádět změny v nastavení - odebírat či přidávat MS.
  • Záložka 3 - Sumační a třídící hlediska - navolíte, jakým způsobem chcete sestavu setřídit.

Sestavy vypočítáte pomocí pravého tlačítka myši - Výpočet.

  • Rekapitulace - podklad pro účtování mezd
  • Zákonné pojištění zaměstnavatele - sestava slouží jako podklad k platbě zákonného pojištění zaměstnavatele
  • ISPV 2009 - sestavy pro Čtvrtletní šetření o průměrném výdělku

Účtování mezd

Zaúčtování mezd proveďte v okamžiku, kdy jsme si jisti, že máte spočítány veškeré mzdy, provedeny potřebné kontroly a nastaveno vše, co je pro řádné zaúčtování potřeba (mzdové konstanty, mzdové údaje - účtování a limity, kontace mzdových složek)

Účtování mezd naleznete pod Výpočtem mzdy - Účtování mezd. Nejprve je nutné vygenerovat předkontace mezd a následně mzdy zaúčtovat.

  • Vygenerování předkontací - pravé tlačítko myši v přehledu - Vygeneruj předkontace.
  • Účtování mezd - pravé tlačítko myši na přehledu již vygenerovaných předkontací - Účtování mezd (F6).
Upozornění Ještě před finálním zaúčtováním můžete v editaci před zaúčtováním provést kontrolu či případnou opravu účetního dokladu.

  • Finální zaúčtování - tlačítko Účtování v přehledu dokladu.

Tiskové sestavy

Nejvíce požadovaných sestav naleznete pod nabídkou:

  • Výpočet mzdy - Přehled o výši pojistného, Zdravotní pojištění, přehledy k založení- Sociální a zdravotní pojištění - přehled, Výplatní lístek
  • Roční sestavy - Doklady o průměrných výdělcích, Mzdový list, hlášení Nem-Úr., zápočtový list - Potvrzení při změně zaměstnání, Potvrzení o zdanitelných příjmech, Vyúčtování zálohové a srážkové daně, atd.

V přehledech zvolíte pravé tlačítko myši Tisk - Tisk formulářem (F8) - zobrazí se přehled definicí tiskových sestav - sestavu vyvoláte pomocí nabídky - Náhled'

  • Roční evidenční listy + Roční zúčtování daně naleznete v samostatném přehledu pod Ročními sestavami.
  • Přihlášky a odhlášky na zdravotní a sociální pojištění - nabídka Zaměstnanci - Oznámení na OSSZ/PSSZ, hlášení změn ZP - hlášení vytvoříte pomocí pravého tlačítka myši - generování..
  • Příloha k žádosti o dávku (nemocenské, úrazy, mateřské dávky) - nabídka Výpočet mzdy, pravé tlačítko myši v přehledu, Roční docházka, ČSSZ - žádost o DNP

Měsíční mzdová úzávěrka

Měsíční uzávěrku provedete nad Mzdovým obdobím pomocí pravého tlačítka myši, Měsíční uzávěrka. Výsledek kontroly uvidíte v přehledu Uzávěrky mzdového období. Výsledek procesu by měl obsahovat záznam "Proces proběhl OK."

Společné číselníky

Číselníky - Organizace

  • V modulu Číselníky – Organizace – na organizaci s číslem 0 doplňte přesný název vaší vlastní organizace, včetně adresy a zápisu do OR na 2.záložce
  • Na této vlastní organizaci přepište na záložce 5 - Bank.spojení názvy bankovních spojení a doplňte do nich konkrétní čísla vašich bankovních účtů a kódy bank. Je vhodné přepsat i názvy analytických účtů 221, aby odpovídala názvům bankovních spojení - modul Účetnictví - Účtový rozvrh.
  • Číselníky – Organizace – doplnit údaje do Organizací 1-13 na záložce 5-bankovní spojení zkontrolujte, popř. zadejte příslušné účty a kódy banky pro jednotlivé platby určené těmto organizacím.
Upozornění Před prvním vytvořením platebních příkazů z mezd a plateb na FÚ je bezpodmínečně nutno bankovní účty zkontrolovat, příp.opravit a doplnit tam variabilní symbol organizace.

Pomocné číselníky - Období

  • Máte-li hospodářský rok, je nutno ho opravit – postavte se na Pomocné číselníky – Období – dejte Enter (nebo dvojklik nebo tlačítko Oprava), dole stiskněte Datum, upravte Datumy a uložte.
  • Postavte se kurzorem na toto období, stiskněte pravé tlačítko myši a klikněte na volbu „Nové předchozí období…“ a zadejte své předešlé účetní období. Počáteční datum lze opravit stejně jako u stávajícího období.
Upozornění Napřed upravte datumy stávajícího období, teprve potom generujte období Předchozí.

Pomocné číselníky - Organizační struktura

Pomocné číselníky – Organizační struktura – pomocí tlačítka Nový či klávesovou zkratkou F2 doplňte případně další potřebná střediska (útvary).

Číselníky - Kurzovní lístek - kódy měn a Kurzovní lístek

Jsou založeny cizí měny: EUR, GBP a USD. Potřebujete-li používat i jinou zahraniční měnu, v modulu Číselniky - kliknutím na + před Kurzovním lístkem se objeví složka Měny, kam pomocí tlačítka Nový či zkratkou F2 založíte novou měnu.

Upozornění Pole ISO kód musí odpovídat ISO kódu dané měny. Jinak nepůjdou stahovat kurzovní lístky této měny.

Pokud budete používat pro účely DPH přepočet Denním kurzem, musíte na prvním staženém kurzu přes pravé tlačítko myši zadat volbu Nastavit pro EU - DPH - Nastavit kurz pro DPH - denní.

Pomocné číselníky - Země

Pokud budete zadávat novou zemi, tak pomocí tlačítka Nový či klávesovou zkratkou F2 založíte novou zemi. Pole ISO kód musí být vyplněno dle platného ISO kódu.

Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export