Helios Easy:Dokumenty - Pomocné číselníky

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;


Obsah

Přehled dokumentů slouží k podobným účelům jako nabídka Dokumenty v operačním systému WINDOWS. V tomto přehledu můžete vytvářet odkazy na často používané dokumenty, schémata, obrázky a další soubory. Tyto dokumenty lze potom jednoduše dohledat podle vlastního popisu a rychle otevřít nebo je odeslat elektronickou poštou. Přehled je přístupný všem uživatelům, lze tedy některé společné dokumenty týkající se například metodiky práce v systému Helios Easy uložit na jedno místo na síti, vytvořit odkaz v přehledu a každý uživatel je bez problémů najde.

Přehled otevřete poklepáním na Pomocné číselníky v Hlavní nabídce systému Helios Easy a klepnutím levého tlačítka myši na volbu Dokumenty.


Dokumenty

Formulář dokumentu

Volbou místní nabídky Nový v přehledu Dokumenty otevřete formulář pro pořízení nového dokumentu.

Dokumenty formular.jpg


Záhlaví formuláře

V záhlaví můžete použít tlačítka se šipkami pro pohyb mezi uloženými dokumenty, bez zavření formuláře.


Záložka 1 - Dokument

[1] Základní údaje


Popis

Textový popis dokumentu. Rozsah tohoto pole je max. 255 znaků.


Jméno a cesta

Úplné jméno souboru tzn. cesta a název uloženého dokumentu.


Procházet…

Tímto tlačítkem lze soubory dohledat a dosadit do formuláře pomocí standardního vyhledávacího nástroje OS Windows.


Otevřít…

Tlačítko otevře již zadaný dokument pro úpravy v odpovídajícím programu.


Uloženo v databázi

Zaškrtávací políčko, které umožňuje uložit dokument (soubor) přímo do databáze. Takto uložený dokument je nezávislý na původním zdroji. Tzn. že pokud zdrojový dokument smažete, v databázi zůstane uložen a lze jej vyvolat. Lze uložit fyzické dokumenty (pole Jméno a cesta např. C:\Zákazníci.doc), odkaz na adresář (pole Jméno a cesta např. D:\Dokumenty\) i odkaz na stránku WWW (pole Jméno a cesta např. www.seznam.cz).


Sledovat historii změn dokumentu

Toto pole je přístupné pouze u dokumentů uložených v databázi. Po jeho zaškrtnutí budou sledovány změny provedené s dokumentem a budete si je moci zobrazit pomocí akce v menu místní nabídky.


Zahrnout do všeobecných dokumentů

Zaškrtávací políčko je ve formuláři tohoto přehledu vždy zakázané. Lze jej použít například v návazném přehledu dokumentů v Číselníku organizací (viz kap. Organizace). Přehled Dokumenty je automaticky filtrován a zobrazuje pouze dokumenty, které mají toto políčko zaškrtnuté.


Úroveň stromu dokumentů Určení, kde ve stromu dokumentů je soubor uložen - poslední úroveň. Pomocí tlačítka Tritecky.jpg můžete vstoupit do stromu dokumentů a požadovanou úroveň přenést.


Celý název úrovně

Celý název stromu dokumentů - včetně nadřazených úrovní - kde je soubor uložen. Pomocí tlačítka Tritecky.jpg můžete vstoupit do stromu dokumentů a požadovanou úroveň přenést. Pokud jste již vyplnili Úroveň stromu dokumentů, bude celý název dotažen automaticky.


[2] Poznámka

Libovolný textový údaj například bližší specifikace dokumentu. Poklepáním myši (double click) na toto pole se otevře text poznámky v samostatném okně, zde můžete využít funkce Najít a Nahradit z menu - Úpravy.


Záložka 2 - Diskuze

Diskuze je součástí modulu Workflow. Diskuze probíhá nad dokumentem, ten je předmětem diskuze. Záložka Diskuze obsahuje přehled příspěvků a účastníky diskuze, kterých se týká.

Upozornění Uživatelé, kteří nemají modul Workflow, nemají nabídku Diskuze k dispozici.


[1] Příspěvek

U příspěvku je zobrazeno jednak Téma diskuze, tj. dokument pro který probíhá diskuze, jednak samotný příspěvek. Uživatel si může k jakékoli připomínce, tedy i té, kde není autorem, přiřadit svůj komentář, který vidí jen on Osobní popis(zařazení do skupiny), Osobní komentář (textový komentář).


[2] Společné údaje k tématu Zde je možné zadat Připomenutí diskuze, tj. datum a čas, kdy se chce uživatel diskuzí znovu zabývat. Dále jsou zde Účastníci diskuse.

Záložka 2 - Specifikace

Na dokumentech je možné na záložce Specifikace vyplnit bližší celní specifikaci dokumentu:

  • Druh /číselník - Druh předložených dokladů a osvědčení/
  • Označení
  • Země
  • Číslo stránky
  • Převzít pro dovoz

Toto zkonkretizování bude sloužit pro návaznou funkčnost v modulu ICS Dovoz.


Tlačítky OK a Storno potvrzujete nebo rušíte zadané údaje.


Volby místní nabídky

Chcete-li otevřít a upravovat, případně odeslat uložený dokument e-mailem, použijte volby místní nabídky přehledu.


Zrušit

Volbou Zrušit lze jednotlivě i hromadně smazat všechny dokumenty. Pokud rušíte dokumenty hromadně, systém zobrazuje u každého dokumentu uloženého v databázi následující hlášení:

Dotaz nebo informativní hláška Chcete smazat dokument uložený v databázi! Smazat?

Toto hlášení můžete u dalších označených záznamů obejít volbou Ano všem v dialogu mazání. Všechny další označené dokumenty, které jsou uložené v databázi, budou odstraněny bez dotazu.


Otevřít

Klepnutím pravého tlačítka myši v přehledu vyvolejte místní nabídku a zvolte Otevřít…. Uložený dokument se otevře v příslušném programu a pokud je to umožněno, lze jej i editovat.


Zobrazení ve stromu dokumentů

Po potvrzení této nabídky se otevře přehled adresářů ve stromové struktuře a adresář ve kterém je dokument uložen viz Stromová struktura dokumentů. V jehož levé části je zobrazena nadefinovaná stromová struktura a v pravé části je přehled dokumentů zařazených do vybraného adresáře. Dokument lze přesouvat mezi jednotlivými adresáři pomocí myši.

Nový záznam do dokumentů je možno pořizovat pomocí nabídky Nový přímo ve Stromové struktuře dokumentů. Pak bude na dokumentu předvyplněn označený adresář.

Dokument je také možno uložit do přehledu Dokumenty též pomocí tažení myši z průzkumníka Windows a soubor pustit do adresáře stromu, pak bude adresář předvyplněn nebo soubor pustit do přehledu dokumentů, pak adresář nebude předvyplněn.


Historie dokumentů

V případě že máte na dokumentu uloženém v databázi zaškrtnuto pole Sledovat historii změn, bude zde vidět přehled změn provedených s dokumentem.


Odeslat dokument

Volbou místní nabídky, lze odeslat uložený dokument elektronickou poštou (e-mailem). Otevře se dialogové okno pro zadání elektronické adresy a dokument je vložen jako příloha. Způsob zadání adresy a ostatních údajů viz kap. Ovládání.


Definice práv

Dokud nejsou k dokumentu nastavena žádná práva, mají k němu práva všichni uživatelé. Jakmile jsou k dokumentu definována práva, nemají k němu ostatní uživatelé přístup. Uživatel vždy vidí dokumenty, jejichž je vlastníkem (bez ohledu na práva). V přehledu tedy uživatel vidí:

  • Dokumenty, jejichž je daný uživatel vlastníkem (autorem).
  • Dokumenty, které nemají nastavena žádná práva.
  • Dokumenty, na které má uživatel přidělena práva.

Po potvrzení akce Definice práv se otevře okno Práva na dokumenty, kde je zobrazen seznam uživatelů, kteří mají právo vidět dokument, na kterém byl nastaven kurzor (a spuštěna definice práv). Zde můžete zadat nová práva nebo rušit stávající práva.


Pokud na uživateli v tomto přehledu zvolíte Oprava, máte možnost práva na dokumenty blíže specifikovat. Lze nastavit tato práva:

  • Právo vidět dokument (dokument v DB nebo odkaz)
  • Právo uložit dokument do DB
  • Právo změnit dokument v DB
  • Právo smazat záznam (dokument v DB nebo odkaz)
  • Právo otevřít dokument (dokument v DB nebo odkaz)
  • Právo uložit dokument na disk (dokument v DB)
  • Právo odeslat dokument e-mailem (dokument v DB nebo odkaz)
  • Právo tisknout dokument (dokument v DB nebo odkaz)

Stejná práva lze nastavit i na stromové struktuře dokumentů.


Pokud je dokument přesouván do úrovně stromu, ve které uživatel nemá právo vidět dokument, je ohlášena chyba a přesun není proveden.

Autor dokumentu má kvůli zpětné kompatabilitě určité výsadní postavení. Původně mohl autor vidět dokument i bez nastavení práv. Nyní je na tom stejně, ale je možno mu právo vidět dokument odebrat, a to buď přímo danému uživateli nebo roli, do které je zařazen.

Z hlediska posuzování priority práv má přednost dokument před úrovní stromu a uživatel před rolí. Pokud tedy bude mít dokument nastaveno právo vidět pro daného uživatele, pak ho onen uživatel bude vidět i v úrovních stromu, kde má jinak právo vidět zakázáno. Stejně tak, když bude uživatel zařazen do role, která nemá právo, ale uživatel ono právo má nastaveno, pak je právo povoleno.


Tip Mimo tato práva lze také nastavovat práva na akce v přehledu Dokumenty (systémové číslo přehledu 5). Jedná se o práva:
  • právo na Definici práv
  • právo na Otevření dokumentu
  • právo na Odeslání dokumentu e-mailem
  • právo na Uložení dokumentu na disk
  • právo na Tisk dokumentu,


a na akce v přehledu Stromová struktura dokumentů (systémové číslo přehledu 919):

  • právo na Definici práv
  • právo na Uspořádání stromu (projevuje se i v editoru - položka Pořadí v rámci úrovně)

Podrobnosti k nastavování práv naleznete v kapitole Definice práv.

Práce s dokumenty

Pomocí této akce zobrazíte log událostí nad dokumenty. Automaticky jsou logovány tyto události:

  • dokument uložený v DB byl změněn
  • dokument byl smazán (dokument uložený v DB)
  • dokument byl smazán (odkaz na dokument)
  • dokument byl otevřen
  • dokument v DB byl uložen na disk
  • dokument byl odeslán e-mailem (e-mail se neloguje!)
  • dokument byl tisknut (logování spuštění akce Tisk dokumentu)
  • (a) byla změněna Cesta na dokument nebo Popis
  • dokument byl otevřen v historii
  • (b) dokument byl přesunut do jiné úrovně stromu

Akce označené (a) a (b) jsou do logu zapsány až při změně, ne při vytvoření nové věty (do logu se pak zapíší původní hodnoty).


Smazané dokumenty

Akce zobrazí smazané záznamy. V případě smazaných dokumentů se do logu zapíše Cesta na soubor a Popis. Veškeré předchozí akce s daným dokumentem jsou při mazání záznamu z logu odstraněny.


Uložit do databáze

Akce pracuje nad označenými záznamy. Uloží do databáze soubor, jehož umístění je specifikováno v poli "Jméno a cesta".

Uživatel musí mít na dokumentu nastaveno "Právo uložit dokument do DB".


Uložit na disk ...

Akce pracuje nad označenými záznamy. Nejprve se zeptá na adresář, do kterého budou všechny dokumenty uloženy. Z pole "Jméno a cesta" vyextrahuje název souboru, přidá k němu zvolený adresář a soubor uloží. Pokud v cílovém adresáři již existuje stejnojmenný soubor, akce se před vlastním přesunem nejprve zeptá, jestli chcete soubor přepsat.

Uživatel musí mít na dokumentu nastaveno "Právo uložit dokument na disk".


Přesunout na disk

Akce pracuje nad označenými záznamy. Nejprve se zeptá na adresář, do kterého budou označené dokumenty uloženy. Z pole "Jméno a cesta" vyextrahuje název souboru, přidá k němu zvolený adresář a soubor přesune. Pokud v cílovém adresáři již existuje stejnojmenný soubor, akce se před vlastním přesunem nejprve zeptá, jestli chcete soubor přepsat.

Uživatel musí mít na dokumentu nastaveno "Právo uložit dokument na disk" a "Právo změnit dokument v DB".


Diskuze

Přehled Diskuze obsahuje příspěvky k dokumentu, nad kterým je spuštěn.

Upozornění Diskuze je součástí modulu Workflow. Tedy uživatelé, kteří nemají modul Workflow tuto volbu v místní nabídce nenajdou.

Nový příspěvěk zadáte kliknutím na ikonu Nový. Otevře se editor příspěvku, kde vyplňujete:

Záložka 1-Příspěvěk

  • Téma diskuze - předvyplněno názvem dokumentu, ke kterému probíhá diskuze, nelze měnit
  • samotný text příspěvku
  • Osobní info - uživatel si může k jakékoli připomínce, tedy i té kde není autorem, přiřadit svůj komentář, který vidí jen on. Vyplňuje Osobní popis(zařazení do skupiny) a Osobní komentář (textový komentář). Tato část editoru je přístupná jen nad hotovým a uloženým příspěvkem, tedy není vidět při pořizování nového příspěvku, ale při kliknutí na tlačítko Oprava u příspěvku již existujícího.
Příspěvek do diskuse


Záložka 2-Společné údaje k tématu

Na této záložce jsou vidět všichni účastnící diskuse a vazby dokumentu na doklady z ostatních modulů Helios Easy. Lze zde také zadat Připomenutí diskuze. tj.datum a čas, kdy se chce uživatel diskuzí znovu zabývat.


V samotném přehledu Dokumenty pak lze zobrazit nové atributy, které mají vazbu na diskuzi:

  • Probíhající diskuze - je zaškrtnuto, pokud k dokumentu probíhá diskuze
  • Nepřečtený příspěvek v diskuzi - je zaškrtnuto, pokud uživatel nečetl některý z příspěvků nad dokumentem


Editor dokumentu obsahuje novou záložku 2-Diskuze, která obsahuje přehled příspěvků, přehled všech účastníků diskuze a datum a čas připomenutí diskuze.

Vazby na doklady

Po potvrzení této nabídky se obrazí přehled, ve kterém můžete zjistit, kam je vybraný dokument připojen. Dokumenty je možné připojovat k jednotlivým záznamům, např. k organizacím, kartám ve Zboží a služby k zaměstnancům apod. Připojení provedete vždy v příslušném přehledu Helios Easy (Organizace, Zboží a služby, Zaměstnanci apod.) volbou místní nabídky Dokumenty.

Stromová struktura dokumentů

E-help Elektronický průvodce ke stromové struktuře lze spustit zde (nuto spustit zvuk).

V tomto přehledu je možno definovat stromovou strukturu adresářů pro dokumenty. Do těchto adresářů je pak možno ukládat jednotlivé dokumenty. Jeden dokument je možno zařadit pouze do jednoho adresáře. K jednotlivým úrovním stromu lze definovat práva.

Adresář, do kterého bude dokument zařazen, se zadává v editoru dokumentů na záložce Dodatky.

Ke stromové struktuře lze z místní nabídky nastavit práva pro jednotlivé uživatele. podrobnosti k právům se dozvíte výše v kapitole Definice práv.


další

Za obsah tohoto článku odpovídá Veronika Porodová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export