Důležité:


Helios Easy:Co je třeba vědět než začnete - Oběh zboží

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Obsah


V této kapitole je popsáno, co potřebujete vědět a udělat než začnete pracovat se skladovou evidencí. Co obsahují další kapitoly:

  • Konstanty - nastavte si vlastnosti modulu Oběh zboží.
  • Organizační struktura - nastavte a vyberte si sklady.
  • Zboží a služby - vytvořte si „katalog sortimentu“, se kterým budete ve skladové evidenci pracovat.
  • Druhy dokladů pohybu zboží - nadefinujte si jaké doklady a v jakých číselných řadách budete používat.
  • Organizace - seznamte se s vlastnostmi číselníku Organizace.
  • Způsoby vystavení - jak zařadit položku na doklad, jak pro vystavení dokladu použít jiný doklad.
  • Ostatní číselníky - jaké další „pomůcky“ využijete při práci v modulu Oběh zboží.
  • Tiskové formuláře - jak zařídíte, aby vystavené doklady vypadaly podle vašich představ.
Upozornění Následující řádky jsou stručným návodem. Další a podrobnější informace viz kap. Vlastnosti modulu nebo v kapitolách, které přímo popisují práci s vybranými přehledy.

Konstanty

Systém Helios Easy má řadu nastavení a konstant. Nastavení konstant celého systému popisuje i jedna z úvodních kapitol dokumentace (viz kap. Konfigurace/správa systému ).

Nastavení konstant důležitých pro modul Oběh zboží vyvoláte z pruhu nabídek, volba Možnosti, Konfigurace/správa systému. Zobrazí se okno Helios Easy-Konfigurace.

V levé části vyberte volbu Oběh zboží. V pravé části se zobrazí konstanty. Popsány jsou ty, na které nesmíte zapomenout:

Druh skladu

Vybíráte metodu pro skladovou evidenci. Máte na výběr metodu FIFO nebo Průměrných cen (Průměry). Metodu lze nastavit i samostatně pro sklad. Také můžete využít „sklad“ typu služby, což je vlastně přehled fakturačních položek (viz kap. Vlastnosti modulu).

Délka registračního čísla zboží

Registrační číslo je spolu se skupinou zboží (viz kap. Zboží a služby) základním údajem položky v katalogu. Touto konstantou nastavíte maximální délku registračního čísla. Přednastavená hodnota je 6 míst. Maximální hodnota je 30 míst.

Více o konstantách viz kap. Konfigurace/správa systému.

Upozornění Systémové konstanty je nutné nastavit před začátkem práce v modulu. Během provozu nelze nastavení měnit.

Organizační struktura

Každý z útvarů organizační struktury může fungovat jako sklad nebo přehled fakturačních položek. O skladech byste měli mít jasno než začnete pracovat v modulu Oběh zboží. Při prvním spuštění systém automaticky vytvoří v první úrovni útvar Středisko 001.

Sklad (nový útvar) přidáte do organizační struktury takto:

Z hlavní nabídky systému Helios Easy vyberte Pomocné číselníky, Organizační struktura. V přehledu, v pravé části okna aplikace, vyberte z místní nabídky Nový.

Formulář pro zadání nového útvaru.
OZ Organizacni struktura1.png


Do pole Název vyplňte název skladu (slovní popis). V části Struktura vyplňte novým číslem alespoň první pole ze všech pěti zobrazených.


Upozornění Jakmile k útvaru existují „vazby“, tzn. zařazené položky z katalogu, vystavené doklady apod., nelze již útvar zrušit.


Další informace o organizační struktuře viz kap. Organizační struktura. Jaké může mít útvar organizační struktury vlastnosti a jak je propojen s ostatními částmi modulu Oběh zboží - viz kap. Vlastnosti modulu.


Zboží a služby

Položky, se kterými chcete ve skladové evidenci pracovat, zadáváte do „katalogu“. Ten najdete v hlavní nabídce, volba Oběh zboží, Zboží a služby.

Nejprve musíte určit, v jaké skupině položka bude. Pokud již skupina existuje, vyberete ji volbou Přenos a pokračujete v zadání nové položky do katalogu. Pokud skupina ještě neexistuje, volbou místní nabídky Nový zobrazíte formulář pro zadání nové skupiny

Formulář pro novou skupinu zboží.
OZ SkupZbo.png


Do pole Skupina zboží vyplňte třímístné číslo skupiny. Do pole Název vyplňte slovní popis skupiny.

Autočíslování

Zatrhněte v případě, že chcete automaticky přidělovat registrační číslo podle rostoucí číselné řady.

Zadanou skupinu uložte tlačítkem OK. Rozlišujte minimálně dvě skupiny, např. 100-Zboží a 900-Služby (tyto dvě skupiny vytvoří systém automaticky při prvním spuštění).

Upozornění Pokud nechcete položky „rozdělovat“ do skupin, pak zvolte pro všechny stejné číslo skupiny, např. 100-Skladové položky.


Pak z přehledu vyberete skupinu volbou místní nabídky Přenos a otevře se formulář pro novou položku v „katalogu“.

V kmenové kartě vyplníte minimálně pole:

Skupina

Číslo skupiny zboží. Předvyplněno vybranou skupinou.

Registrační číslo

Základní označení položky. Spolu se skupinou tvoří jednoznačnou dvojici. Nezadáte dvě karty se stejnými čísly (Skupina + Registrační číslo). Pokud se pokusíte uložit takovou kartu, vypíše se hlášení

Duplicitní označení - nelze vložit záznam!

Název 1

Pole 100 znaků pro popis položky.

Základní údaje o zboží - kmenová karta.
OZ KmenovaKarta.png


Po vyplnění údajů uložíte položku tlačítkem OK. Teď jste zadali první kmenovou kartu vašeho sortimentu. Další informace o kartách zboží a kmenovém seznamu karet zboží viz kap. Zboží a služby.

Kmenové karty zboží zařadíte z katalogu (přehled Zboží a služby) do skladu (přehled Stav skladu). Z hlavní nabídky systému vyberte Oběh zboží, Stav skladu. Jste přepnuti do skladu, ve stavovém řádku je zobrazeno, který ze skladů to je.


Pokud některý z přehledů modulu Oběh zboží (tzn. pod volbou Oběh zboží v přehledu hlavní nabídky) otevíráte jako první, systém otevře číselník Organizační struktura. Vyberte z něho sklad, se kterým chcete pracovat.


Z místní nabídky vyberte volbu Nový, otevře se přehled Zboží a služby. Označte položky, které chcete mít ve skladu (např. kombinací <Ctrl> + tlačítko myši) a zařaďte je do skladu volbou místní nabídky Přenos.

Pokud chcete mít položky i v jiných skladech, přepněte se nejprve do jiného skladu. Poklepejte ve stavovém řádku na políčko zobrazující číslo a název skladu. Z otevřené organizační struktury vyberte jiný sklad. Zopakujte výše uvedený postup zařazení položek do skladu.

Ukázka detailu skladové karty.
OZ SkladovaKarta.png


Ve skladu se pak k položkám zobrazují vedle společných údajů (Skupina, Registrační číslo, Název 1 apod.) i údaje týkající se právě aktuálního skladu (Množství, Množství k dispozici, Stav skladu, apod.). Jde o tzv. skladovou kartu.

Druhy dokladů oběhu zboží

V modulu Oběh zboží máte k dispozici celou řadu dokladů s různými vlastnostmi. Mezi základní patří doklady pro příjem a výdej. Vystavení a realizace příjmu nebo výdeje je jediným způsobem jak u položek, zařazených do skladu, změnit stav skladu (množství a finanční stav). Další informace o ostatních typech dokladů viz kap. Druhy dokladů pohybu zboží.

Pro vystavování pohybových dokladů si nadefinujte nejméně jednu číselnou řadu příjem, storno příjmu, výdej a storno výdeje. Číselnými řadami jsou pak rozlišeny „důvody“ zvýšení nebo snížení stavu skladu. Např. příjem dodavatel, příjem převod, příjem vratka apod. Stejně tak např. výdej dodací list, výdej spotřeba, výdej vzorky apod.

Číslo pohybového dokladu je devítimístné. Skládá se z tří míst druhu („předčíslí“) a šesti míst pořadového čísla. Nuly zleva se nevynechají. Než začnete vystavovat konkrétní doklady, zkuste si nastavit číselnou řadu a vystavit nový doklad. Ve formuláři pro nový doklad se podívejte, jak číslo dokladu vypadá.

Číselnou řadu pohybových dokladů nastavíte v přehledu Oběh zboží, Zboží a služby, Druhy dokladů pohybu zboží.

Druhy dokladů pohybu zboží - přehled.
OZ DruhyDokladu.png


Volba místní nabídky obsahuje standardní funkce (viz kap. Ovládání). Funkcí Nový zadáte nový druh (číselnou řadu) pohybových dokladů.

Druh pohybu zboží, Pohyb skladu

Ze seznamu vyberte vzhledem k modulu Oběh zboží jednu z hodnot Příjem, Výdej, Storno příjmu, Storno výdeje nebo Výdej v evidenční ceně.

Jakým způsobem druh dokladu ovlivňuje hodnoty stav skladu a k dispozici na skladě najdete v poli Pohyb skladu. Pro pohybové doklady je to Ano - ovlivní stav skladu (a stav k dispozici).

Upozornění Pohybový doklad je jediný způsob, jak změnit stav skladu (zvýšit nebo snížit).


' Řada dokladu, ' Poslední pořadové číslo

Řada dokladu je třímístná číselná hodnota, Poslední pořadové číslo je šestimístná, také číselná hodnota. Přednastavené základní hodnoty jsou 000 a 0. Číslo prvního vystaveného dokladu bude „000 000001“. Poslední pořadové číslo se nastavuje v přehledu Druhy dokladů pohybu zboží volbou místní nabídky Nastavení pořadového čísla.

Systém dbá na to, aby číselná řada byla vzestupná a souvislá. Hodnota Poslední pořadové číslo je hodnota, od které systém začne hledat a obsadí první volné číslo.

Název

Název číselné řady dokladů. Např. „Příjemka převodka“ nebo „Storno dodacího listu“. Slouží k orientaci v definovaných číselných řadách při vystavení konkrétního dokladu.

Upozornění Pokud k nastavené číselné řadě již existují konkrétní vystavené doklady, nelze tuto číselnou řadu smazat !


Tiskový formulář

Nastavujete, jakým způsobem se budou tisknout doklady vystavené v dané typové řadě. Na vystaveném dokladu pak stačí dát pokyn k tisku (klávesa <F8>).


Příklad nastavení číselné řady dokladů

Zadání

Nastavíte dvě řady dokladů. Příjem a storno příjmu. Číslo typové řady bude navrženo tak, aby umožnilo definovat i další řady dokladů. Ověřte, jak bude vypadat číslo nově vystaveného dokladu.

Řešení

Zvolíte 110 = příjemka a 210 = storno příjemky. První pozice řady vyjadřuje druh pohybu:

  • 1 je příjem
  • 2 je storno příjmu
  • 3 je výdej
  • 4 je storno výdeje

Z hlavní nabídky systému zvolte Oběh zboží, Zboží a služby, Druhy dokladů pohybu zboží. Z místní nabídky vyberte volbu Nový. Vyplňte a nastavte ve formuláři Typové řady pohybových dokladů hodnoty:

Řada dokladu 110
Název Příjemka
Druh pohybu zboží Příjem na sklad


Nastavené hodnoty uložte tlačítkem OK.

Ověřte číslo nově vystaveného dokladu. Z hlavní nabídky systému zvolte Oběh zboží, Příjemky. Z místní nabídky zvolte Nový. Otevře se přehled Druhy dokladů pohybu zboží. V přehledu poklepáním zvolte vystavení příjemky v právě definované číselné řadě. Zobrazí se formulář Příjemka s číslem dokladu 110 000001.

Stejným způsobem opakujte postup pro číselnou řadu 210 = storno příjemky.

Organizace

Před začátkem provozu modulu Oběh zboží je důležité stanovit provozní pravidla pro práci s tímto číselníkem (volba hlavní nabídky Číselníky, Organizace).

  • kdo bude mít plný přístup, kdo bude jen vybírat
  • které položky záznamu organizace jsou nezbytné a musí se zadat, které jsou případně orientační a informativní
  • jakým způsobem budou (nebo nebudou) využívány slevy k organizaci apod.
Upozornění Nezapomínejte, že organizace je důležitým údajem např. pro vyhodnocení (modul Oběh zboží) nebo pro sledování pohledávek (modul Účetnictví). Jestliže číselník organizací naplníte dobře, bude vám dobře sloužit.


Podrobné informace o práci s přehledem, zadávání nových záznamů atd. viz kap. Číselník organizací.

Způsoby vystavení dokladu

V této kapitole najdete seznam možností, jak vystavit doklad a jak na doklad zařadit položky. Další informace viz kap. Vlastnosti modulu.

Každý doklad, který vystavíte v modulu Oběh zboží, vzniká tímto postupem:

  • Vyberete přehled podle toho, jaký doklad chcete vystavit, např. přehled Příjemky při vystavení příjemky.
  • Dáte pokyn k vystavení nového dokladu a vyberete druh dokladu (typovou řadu).
  • Vyplníte údaje společné pro celý doklad - organizaci, zakázku, poznámku k dokladu apod.
  • Zadáte položky na doklad. Vyberete je ze skladových položek, zadáte množství a cenu. Nebo je převedete z jiného dokladu.
  • Celý doklad uložíte tlačítkem OK.

Jednotlivé položky na doklad zadáte:

  • Ručně zařazením z číselníku, zadáním hodnot množství a ceny.
  • Přenosem z jiného dokladu.
  • Kombinací převodu z jiného dokladu a ručním zadáním.

Přenos provedete:

  • Položkově - při přenosu můžete „ovlivnit“ položky, je možnost editace položek po přenosu.
  • Dokladově - přenesou se všechny položky najednou, bez možnosti editace položek po přenosu.

Zařazení položky na doklad

  • Ruční zadání, množství - nejrychlejší způsob, vyžaduje přesně předem nastavené prodejní ceny, nejlépe u všech položek.
  • Ruční zadání, množství a cena - v detailním formuláři u položky můžete zadat nejenom množství položky, ale i cenu. Přístupné jsou i ostatní údaje - slevy apod.
  • Ruční zadávání, volba Zadávání položek - zadávání přes „speciální“ formulář s možností „filtrování“ potřebných položek, zadáváte pouze množství a cenu.
  • Převod z jiného dokladu - v řadě případů asi nejpoužívanější způsob. Položky se rovnou převedou z jiného dokladu. Podle toho, z jakého dokladu se položky přenáší, je nutné více či méně doplnit potřebné údaje (cena apod.).

Oprava položky a oprava dokladu

  • Oprava položky dokladu je nezávislá na opravě hlavičky dokladu. To znamená, že pokud opravíte položku dokladu a uložíte ji tlačítkem OK, změna položky je trvalá, i když editaci dokladu ukončíte tlačítkem Storno.

Přenosy mezi doklady

Přenos vlastně znamená, že doklad použijete (přenesete) pro vystavení jiného dokladu. Zjednodušíte si situaci a jako podklad pro vystavení dokladu použijete jiný doklad.

Následující obrázek ukazuje možnost vystavení výdejky z nabídkové sestavy (2-přenos nabídkové sestavy na výdejku) a faktury z výdejky (3-přenos výdejky na fakturu). Akce 1-zadání položek na nabídkovou sestavu znázorňuje přímé zadání položek na doklad.

Grafická ukázka vystavení dokladu pomocí přenosu mezi doklady.
Organizace - Obeh zbozi1.gif


Přenášet mezi sebou lze prakticky všechny doklady. Někdy je nutné po přenosu některé údaje doplnit (výdejka -> vydaná objednávka … nutno doplnit ceny apod.).

„Položkový“ přenos

Položkový přenos lze opakovat. U převedené položky je informace, že byla převedena. Informace, ze kterého dokladu byly položky přeneseny získáte z místní nabídky přehledu dokladů volbou Návazné doklady. Položkový přenos lze provést několika způsoby:

  • Převod bez editace - přenese najednou všechny položky, nelze ovlivnit průběh přenosu.
  • Převod s editací - postupně nabízí jednotlivé položky, k přeneseným položkám se nelze vracet.
  • Převod s výběrem a potvrzením - v novém přehledu lze přenášené položky nejprve upravit podle potřeby, pak teprve na pokyn přenést všechny najednou.

Ve formuláři dokladu se přepnete na záložku Položky (obsahuje přehled pro zobrazení položek zařazených na doklad).

Z místní nabídky vyberete volbu Převod položek a zvolíte, z jakého druhu dokladu se položky převedou. Pak se otevře přehled vystavených dokladů zvoleného druhu. Nastavíte kurzor na požadovaný doklad a z místní nabídky vyberete jednu z možností pro Přenos. Podle zvoleného způsobu převodu můžete upravovat převáděnou položku, můžete přenos přerušit nebo přejít na další položku. Také lze přenést všechny položky najednou bez úprav nebo je napřed upravit v přehledu a pak najednou převést.

„Dokladový“ přenos

Dokladově lze provést přenos dokladu na jiný pouze jednou. Na vystaveném dokladu, na záložce Doklady, najdete přehled s přeneseným dokladem, resp. doklady.

Ve formuláři dokladu se přepnete na záložku Doklady. Z místní nabídky vyberete volbu Převod dokladu a zvolíte, z jakého druhu dokladu se přenos provede. Pak se otevře přehled vystavených dokladů zvoleného druhu. Nastavíte kurzor na požadovaný doklad a volbou místní nabídky Přenos zahájíte přenos dokladu. Zobrazí se „procesní okno“, nejprve s průběhem a pak s výsledkem přenosu.


Upozornění Pro práci s doklady v modulu Oběh zboží je nutné mít nejenom stanovena pravidla „jaké doklady používat“, ale také „jaké používat přenosy mezi doklady“. Pravidla Vám zajistí lepší orientaci, rychlejší dohledávání potřebných údajů a méně chyb při vystavování dokladů. Klasickým příkladem položkového přenosu je přenos nabídkové sestavy na dodací list a dokladového přenosu je převedení dodacího listu na vydanou fakturu.

Ostatní číselníky

Některé z číselníků, které modul Oběh zboží' využívá, budete potřebovat vždy. Pro sklad budete potřebovat přehled Pomocné číselníky, Organizační struktura. Pro vytvoření položek vašeho sortimentu budete potřebovat číselník „kmenových karet“ Oběh zboží, Zboží a služby. Pro definici pohybových dokladů příjem a výdej budete potřebovat číselník Oběh zbož'í, Zboží a služby, Druhy dokladů pohybu zboží. Také budete potřebovat číselník odběratelů a dodavatelů Číselníky, Organizace.

Seznam dalších používaných číselníků:

Oběh zboží, Zboží a služby, Skupiny zboží - číselník pro rozlišení „druhů“ skladových položek. Používejte pro lepší orientaci a snadnější vyhodnocení.

' Oběh zbož'í, Zboží a služby, Měrné jednotky - zadáváte měrné jednotky pro vstup (evidence), sklad a výstup. Nastavujete, jaké mají měrné jednotky mezi sebou vazby (1krt = 120ks, 1t = 1000kg apod.).

Oběh zboží, Zboží a služby, Návazné skupiny zboží – zadáváte další identifikaci skladových položek, tentokrát vůči odběrateli. Jedna vaše skladová položka tak může mít různé označení nebo slevy pro různé odběratele.

Nabídkové ceny - volba místní nabídky (najdete ji v přehledu Zboží a služby nebo Stav skladu, podle nastavení globální konstanty Platnost nabídkových cen). Nastavujete různé úrovně pro různé organizace nebo skupiny organizací. Zadáváte absolutní hodnoty prodejních cen. Systém je pak automaticky přednastavuje. K dispozici máte také Číselník názvů nabídkových cen, kterým si jednotlivé úrovně pojmenujete podle potřeby.

Číselníky - Zakázky, Nákladový okruh, Číselník zaměstnanců - některý z číselníků můžete využít pro sledování „obchodního případu“.

Číselníky, Účetní kódy - kontace - nastavujete účetní předpis (souvztažnost) pro zaúčtování dokladů.

Číselníky - Kurzovní lístek, Kódy měn - používáte pro zadávání kurzů a cizích měn. Ty pak používáte u vydaných a přijatých faktur. V číselníku Kódy měn nastavujete způsob zaokrouhlení celkové částky na faktuře.

Pomocné číselníky, Způsob dopravy - jednoduchý číselník pro zadání používaných druhů dopravy.

Více informací o jednotlivých číselnících viz kap. Číselníky a kap. Pomocné číselníky.

Tiskové formuláře

Pro tisk dokladů v modulu Oběh zboží máte k dispozici základní distribuční formuláře. Pokud potřebujete tiskové formuláře podle vlastního grafického vzoru, spojte se prosím s vaším dodavatelem systému Helios Easy. To znamená přímo s firmou Asseco Solutions, a.s. nebo s některým z autorizovaných partnerů.

Za obsah tohoto článku odpovídá Dagmar Mayerová, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export