Důležité:


Cestovní náhrady - Doprava

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs (ro) ; lcseditor ; partner ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Další část systému Helios Orange, která je vytvořena pro evidenci jednotlivých cestovních příkazů a výpočet odpovídajících cestovních náhrad a to i v různých peněžních měnách. Výpočet cestovních náhrad probíhá na základě sazebníků tuzemského a zahraničního stravného a příslušných údajů zadaných na cestovním příkaze. V systému je také možno vytvářet cestovní příkazy pro zaměstnance uvedené na stazce přímo při tvorbě stazek. Takto vytvořený příkaz přebírá některé údaje ze stazky a tudíž není potřeba zadávat údaje opakovaně.

Před samotným vystavením prvního cestovního příkazu je potřeba v nabídce Doprava, Nastavení parametrů na záložce Cestovní příkazy a náhrady zadat potřebné parametry.

Volbou Doprava, Cestovní příkazy a náhrady se otevře přehled všech dosud vystavených cestovních příkazů, bez ohledu na to, zda byly vystaveny v tomto přehledu nebo na základě konkrétní stazky. V tomto přehledu máte možnost využít všechny standardní nástroje pro práci s přehledy v systému Helios Orange jako je třídění, filtrace, tisk, seskupování atd. Je-li poskytováno zaměstnancům při cestovních náhradách vyšší plnění než stanovuje zákon, je možné po nastavení příslušných parametrů vyčíslit zákonný nárok (podklad pro stanovení částky podléhající dani z příjmu zaměstnace). Lze jej zobrazit v přehledu cestovních příkazů pomocí Nastav (Zákonné diety).


Jak bylo již uvedeno výše, máte možnost vystavovat cestovní příkazy, na jejichž základě se počítají cestovní náhrady, dvěma způsoby:

  1. automaticky při tvorbě stazky (údaje se předvyplní automaticky podle stazky, postup uveden v kapitole tvorby stazky),
  2. v přehledu Cestovní náhrady volbou nový (údaje musíte doplnit ručně).

Pokud tedy vystavujete cestovní příkaz ze stazky, budou do něho automaticky převedeny některé podstatné údaje. Tento příkaz potom najdete v přehledu Cestovní příkazy a náhrady pod označením příslušné stazky, kde je také zachována možnost jeho editace nebo doplnění. Popis jednotlivých záložek a polí při editaci je shodný jako při tvorbě nového příkazu a následuje v další kapitole.

Obsah

Nový cestovní příkaz

Volbou tvorby nového příkazu v přehledu Cestovní příkazy a náhrady se otevře vstupní formulář, který v prvním okamžiku obsahuje pouze tři záložky.

Cestovní příkaz

Na této záložce je třeba vyplnit některé základní údaje, bez jejichž vyplnění nemůže být cestovní příkaz vystaven. Pokud nevyplníte všechna povinná pole, systém nedovolí cestovní příkaz uložit a upozorní, kterou položku je třeba doplnit.

Doklad (povinné)

Textové pole pro záznam označení dokladu. Maximální délka je 20 míst. Pokud máte vytvořeny číselné řady v Nastavení parametrů a zapnuté automatické číslování stazek, doplní se údaj automaticky.

Datum vystavení (povinné)

Datumové pole pro záznam data vystavení cestovního příkazu. Při otevření se automaticky nabízí aktuální datum. Pro zadávání můžete využít vestavěného kalendáře.

Stav

Pole může nabývat těchto hodnot:

Otevřený formulář je plně přístupný
umožňuje pořízení cestovního příkazu a jeho opravy
Schválený formulář neumožňuje měnit úseky cesty a související výdaje či náhrady;
stav indikuje, že cestovní příkaz byl schválen nadřízeným pracovníkem
Vypořádaný formulář umožňuje pouze prohlížení;
stav indikuje, že cestovní příkaz byl vypořádán (prostřednictvím pokladního dokladu nebo předzpracováním ve mzdách)

Přechod mezi jednotlivými stavy lze provést buď změnou obsahu pole Stav v cestovním příkazu nebo pomocí volby přes pravé tlačítko myši Změna stavu – schváleno a Změna stavu – vypořádáno (vhodné pro hromadné schvalování a vypořádání). Všechny akce jsou vázány na příslušná oprávnění, která jsou v konfiguraci nastavena pro konkrétního uživatele.

Stav Vypořádaný se automaticky nastaví i po vygenerování pokladního dokladu nebo po převodu do předzpracování mezd.

Zaměstnanec

Cestovní příkaz je vždy vázán na konkrétního zaměstnance. V sekci zaměstnanec jsou tři pole. První je číselné pole, kde zadáváte osobní číslo zaměstnance. Můžete zadat přímo z klávesnice nebo pomocí číselníku Zaměstnanci. Ostatní jsou textová pole, kde zadáváte příjmení a jméno zaměstnance. Opět ručně nebo pomocí číselníku. Vždy zadáte jedno pole a ostatní dvě se automaticky doplní.

Cíl cesty

Textové pole charakterizující cíl cesty.

Účel cesty

Textové pole, které může sloužit k podrobným poznámkám vztaženým k cestě.

Číslo zakázky

Pole, které slouží k odkazu na zakázku, ke které se cesta vztahuje. Můžete zadávat přímo číslo zakázky nebo využít návazný číselník Zakázky.

Nákladová okruh

Pole, které slouží k odkazu na nákladový okruh, ke kterému se cesta vztahuje. Můžete zadávat přímo číslo nákladového okruhu nebo využít návazný číselník Nákladový okruh.

Středisko

Pole, které slouží k odkazu na středisko, ke kterému se cesta vztahuje. Můžete zadávat přímo číslo střediska nebo využít návazný číselník Organizační struktura.

Organizace

Toto číselné pole slouží k odkazu na organizaci, k níž se služební cesta vztahuje. Můžete opět zadávat přímo z klávesnice nebo využít návazný číselník Organizace.

Počátek a Konec cesty (povinné)

Obě pole typu datum a čas, kde zadáváte období trvání služební cesty, pro kterou chcete vyčíslit cestovní náhrady. Vyplnění obou polí je povinné a systém kontroluje, zde se data a časy nepřekrývají. Systém nekontroluje hodiny a tak pokud necháte časový údaj nastavený na 0:00 hodin, systém počítá s počátkem a koncem cesty o půlnoci příslušného dne. Můžete zadávat ručně nebo pomocí vestavěného kalendáře.

Typ cesty

V tomto poli s volbou určujete, zda se jedná o tuzemskou nebo zahraniční cestu. Pokud vyberete zahraniční, zpřístupní se některá další pole, nezbytná pro správný výpočet cestovních náhrad.

Způsob dopravy

V tomto poli s výběrem zadáváte jaké vozidlo bylo pro služební cestu použito. Pro cestu můžete použít služební vozidlo, veřejnou dopravu, soukromé vozidlo nebo jiné vozidlo. Implicitně je nastaveno služební vozidlo. Pokud vyberete soukromé vozidlo, zpřístupní se ve formuláři záložka Vlastní vozidlo. Na této záložce zadáváte skutečnosti podstatné pro výpočet náhrad za vlastní vozidlo. Tato záložka bude popsána v dalším textu.

Datum vystavení zálohy

Toto pole je významné především pro zahraniční cestovní příkazy, neboť zároveň určuje datum, ke kterému budou přepočítávány částky v cizí měně na hlavní měnu, tj. je zároveň datem kurzu.

Měna zúčtování

Pokud budete zúčtovávat cestovní náhrady přes pokladní doklady, je nutné předem dohodnout se zaměstnancem, v jaké měně chce náhrady proplatit

  • měna není uvedena ... náhrady se vyplatí ve všech měnách, ve kterých vzniká nárok. Dílčí nároky se nezaokrouhlují
  • měna je uvedena a není totožná s tuzemskou měnou ... všechny dílčí nároky se přepočtou kurzem na hodnotu v uvedené měně, výsledná hodnota se nezaokrouhluje
  • měna je totožná s tuzemskou měnou ... všechny dílčí nároky se přepočtou na tuzemskou měnu a koncová částka se zaokrouhlí podle zákona

Zadat kurz a Kurz zúčtování

Je-li uvedena měna zúčtování (jiná než CZK), zpřístupní se po zatržení Zadat kurz pole Kurz zúčtování. Uživatel tak má možnost zadat jakýkoli kurz pro zúčtovací měnu. Podmínkou je, že všechny částky stravného a kapesného jsou právě v této měně nebo v CZK.


Ev.č.vozidla, SPZ

Identifikace vozidla, lze využít návazný číselník Vozidla.

V pravé dolní části záložky jsou nepřístupná orientační pole, do kterých systém dopočítává příslušné výše cestovních náhrad. Systém zde podle zadaných údajů automaticky spočítá výši stravného a kapesného, náhrad za vlastní vozidlo, dalších výdajů vzniklých během cesty a náhrad za pohonné hmoty.

Kapesné (%)

Číselné pole přístupné pouze u zahraničních cest. Zde můžete individuálně zadávat výši kapesného v procentech počítaných ze zahraničního stravného pro příslušnou zemi. Nabízenou výši procent je možno nastavit v Nastavení parametrů na záložce Cestovní náhrady. Výše kapesného se může počítat dvěma způsoby :

  • z plného nároku na stravné
  • ze sníženého nároku na stravné (pokud např.dostal zaměstnanec na prac.cestě oběd apod.)

Způsob výpočtu závisí na nastavení parametru "Kapesné vyčíslit z nároku stravného", který je na záložce Doprava / Nastavení parametrů / 4-Cestovní příkazy a náhrady.

Úprava stravného v % [+/-]

Hodnota v procentech, která koriguje výši nároku na stravné. Pokud je hodnota kladná resp.záporná, dojde k navýšení resp. snížení (zkrácení) stravného. Tato hodnota se následně kopíruje do každého úseku cestovní náhrady, kde ji lze dodatečně upravit a tím tedy různě korigovat stravné. Výše kapesného při krácení stravného u zahraniční cesty není touto hodnotou dotčena.

Proplacení náhrad v tuzemské měně

Parametr určuje, zda výdajový doklad v pokladně (v případě, že zaměstnavatel musí zaměstnanci doplatit vzniklé náklady spojené s cestovním příkazem) má být generován v tuzemské měně, resp. v měně vzniklých nákladů. Tento atribut má význam pouze u vyúčtování, kde jsou náklady také v jiné, než tuzemské měně a pouze v případě, že vznikají výdajové doklady.


V pravé dolní části záložky jsou nepřístupná orientační pole, do kterých systém dopočítává příslušné výše cestovních náhrad. Systém zde podle zadaných údajů automaticky spočítá výši stravného a kapesného, náhrad za vlastní vozidlo, dalších výdajů vzniklých během cesty a náhrad za pohonné hmoty.

Dále je zde možno vyplnit datum exportu do pokladny či mezd. V případě generování pokladního dokladu či přenosu do mezd se datumy vyplní automaticky.

Příklad zadání zahraniční služební cesty

Zadání

Chcete vytvořit cestovní příkaz a následně vypočítat výši cestovních náhrad pro zahraniční služební cestu, která trvala dva dni. Začala první den v 8:00 hodin ráno a skončila druhý den v 18:00 hodin večer. První den byl pracovník pouze na území ČR, druhý den v zahraničí. Potom se vrátil zpět, Výše zahraničního kapesného činí 50 % zahr. stravného. Použil služební vozidlo.

Řešení

Nejprve začnete vytvářet nový cestovní příkaz. Do polí Počátek a Konec cesty zadáte celkovou dobu trvání služební cesty. V poli Typ cesty zvolíte hodnotu Zahraniční. Zpřístupní se pole Kapesné (%), kde vyplníte úroveň poskytnutého stravného pro zahraniční část cesty. Na záložce Úseky cesty (bude popsáno níže) vidíte nyní první úsek cesty, který je tuzemský a vypočtenou částku.tuzemského stravného. Nyní zadáte nový úsek cesty, který byl v zahraničí. Zadáte počátek úseku zahraniční cesty a vyberete zemi. Pokud nemáte cizí zemi v číselníku, je třeba zadat novou zemi a příslušný měnový kurz. Po uložení úseku vidíte částky náhrad pro jednotlivé úseky. U zahraničního úseku je částka v cizí měně. Po uložení program částky přepočítá na domácí měnu.


Úseky cesty

Záložka obsahuje přehled jednotlivých úseků vztažených k jedné cestě. Zadáváte zde trvání a typ jednotlivých úseků cesty. V případě nepřerušené tuzemské cesty není nutno tuto záložku editovat (jediný úsek se vygeneruje automaticky). V případě soukromého přerušení cesty nebo při pobytu v zahraničí je třeba odděleně zadat jednotlivé úseky cesty, které pak definují počátek přerušení nebo přechodu hranic. Pro každý úsek cesty je pak nutné zadat počátek, typ cesty a případně příslušnou zemi (ostatní údaje jsou nepovinné). Úseky se tvoří, editují a ruší standardním způsobem.

Volbou Nový otevřete vstupní formulář pro zadání dílčího úseku služební cesty.

Počátek

Pole typu datum, kde zadáváte datum a čas počátku jednotlivých úseků cesty. První úsek má nastaven počátek podle začátku celé cesty. U druhého úseku musíte zadat jeho počátek po přerušení nebo čas, od kdy se jedná o zahraniční služební cestu. Celá služební cesta se tak rozepíše na jednotlivé intervaly. Můžete zadávat ručně nebo pomocí vestavěného kalendáře.

Typ úseku

Pole s výběrem, kde zadáte, zda se jedná o úsek cesty tuzemský nebo zahraniční.

Země

V tomto poli zadáváte z číselníku Zahraniční stravné zemi, pro kterou budete počítat cestovní náhrady. Pro výpočet výše stravného musí být kromě denního stravného pro danou měnu a zemi zadán kurz cizí měny v Číselníky, Kurzovní lístek.

Účel, Odkud, Kam

Slovní popis (charakteristika) úseku.

Úprava strav. v % [+/-]

Pokud je nutné korigovat výši stravného pro tento konkrétní úsek, lze využít tento atribut.

Úprava str.zák.v % [+/-]

Korekce výše stravného pro tento konkrétní úsek, která by měla být provedena podle zákona, tj. v závislosti na délce pracovní cesty v daném dni a v závislosti na počtu poskytnutých bezplatných jídel se zapíše procento krácení stravného. Pokud je v poli Úprava strav.v % hodnota odpovídající maximálnímu zákonnému krácení (zaměstnanci nevznikne povinnost odvádět daň z příjmu), není nutno hodnotu v tomto poli zadávat.

Číslo zakázky, Nákladový okruh, Středisko, Organizace

Vyplnění těchto údajů má vliv na seskupování položek při generování pokladních dokladů.

Speciální funkce přehledu

  • Úsek - ostatní výdaje na cestě - lze spárovat konkrétní výdaje s aktuálně označeným úsekem
  • Úsek - čerpání v zahraničí - lze spárovat konkrétní čerpání s aktuálně označeným úsekem

Výdaje

Na této záložce zadáváte ostatní výdaje, kromě zákonem stanovených nároků zaměstnanců (stravné, kapesné, náhrady za použití vlastního vozidla.). Vyplňujete zde tedy nutná vydání vzniklá během služební cesty, které zaměstnanci proplatíte. Může jít např. o poplatky za ubytování či parkovné, které zaměstnanec platí hotově během cesty.

Pokud během cesty dojde ke směně cizí měny, kterou pracovník dostal jako zálohu na cestu, na jinou měnu, je potřeba na záložce Výdaje zadat směňovanou částku CM jako nový výdaj (výdaj původní CM ve směnárně) a nabytí jiné CM je potřeba zadat jako nový výdaj v záporné částce (tj. dojde k převodu zálohy na jinou CM). Jako další výdaj lze uvést např. poplatky za směnu měn.

Klepnutím na tuto záložku se otevře přehled všech dosud zaevidovaných ostatních výdajů. Při prvním otevření je tento přehled samozřejmě prázdný.

V přehledu můžete využít standardní nástroje pro práci s přehledy. Volbou Nový se otevře vstupní formulář pro zanesení nového výdaje na cestovní příkaz.

Kód nákladu

Do tohoto pole zadáváte pomocí návazného číselníku Kódy nákladů příslušný kód vzniklého nákladu. Pole popis se doplní automaticky. V okamžiku výběru je číselník filtrován pouze na kódy s hotovostní platbou !!!

Datum

V tomto poli vyplníte datum vzniku výdaje. Můžete zadávat ručně nebo pomocí vestavěného kalendáře.

Měna

Pole s výběrem kódu použité cizí měny. Druhy použitých cizích měn definujete pomocí volby Číselníky, Kurzovní lístek, Kódy měn. V kurzovním lístku také musíte nadefinovat platný kurz cizí měny. Pokud zadáte volbu není nebo domácí měnu, budete mít dále přístupné pole Celkem (Kč). Pokud zadáte použití cizí měny, je třeba vyplnit pole Celkem (valuty) a Kurz.

Celkem (valuty)

Do tohoto číselného pole vyplňujete celkovou částku valut, kterou zaměstnanec hradil vzniklý náklad. Pole přístupné pouze pokud zvolíte typ měny na nějakou cizí měnu.

Kurz

Toto číselné pole slouží pro zadání měnového kurzu pro přepočet valut. Přednastaví se podle kurzu, který máte pro příslušnou měnu nastaven v kurzovním lístku. Můžete však tento kurz dále opravovat.

Celkem (tuz.měna)

Číselné pole pro zadání výše výdaje v Kč. Pole vyplňujete pouze v tom případě,že máte nastavenou domácí měnu nebo typ měny na hodnotu není. Pokud jste vyplnili cizí měnu, pole se podle počtu valut a příslušného měnového kurzu dopočte automaticky.

Po stisknutí OK se výdaj uloží.

Celkovou částku výdajů v Kč, zadaných na jeden cestovní příkaz, můžete vidět na první záložce Cestovní příkaz ve spodní části v orientačním poli Výdaje.

Upozornění UPOZORNĚNÍ Na záložce Výdaje lze kromě běžných výdajů zadávat také poskytnuté zálohy. K tomuto účelu je vhodné vytvořit kód nákladu pro zálohy a výši zálohy zadávat zápornou částkou. V dolní části formuláře Cestovní výdaje je možné využít tlačítko Zálohový doklad, které zpřístupňuje položky pokladních dokladů s datem shodným s datumem vystavení zálohy uvedeným na 1. záložce cestovního příkazu, a to pro daného zaměstnance.

Vlastní vozidlo

Tato záložka je přístupná pouze tehdy, pokud zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije pro služební cestu soukromé vozidlo. Předpokladem je tedy, že na záložce Cestovní příkaz v poli Způsob dopravy vyberete soukromé vozidlo.

Pokud tedy pracovník použije ke služební cestě soukromé vozidlo, náleží mu za každý ujetý kilometr sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Pokud se jedná o zahraniční cestu, vznikne po určité ujeté vzdálenosti v zahraničí nárok na náhradu pohonných hmot ve valutách.

Ke správnému výpočtu cestovních náhrad za použití vlastního vozidla je třeba na této záložce vyplnit následující položky:

SPZ vozidla

Textové pole pro záznam použitého vozidla. Pole má pouze orientační význam.

SD platí

Pokud je ke služební cestě použito soukromé vozidlo, je třeba za toto vozidlo odvést silniční daň za příslušné období. V tomto poli s výběrem uvádíte, zda daň má odvést organizace nebo zaměstnanec. Protože zákon v tomto bodě nestanoví způsob vyrovnání mezi organizací a zaměstnancem, nemá způsob odvodu vliv na výpočet cestovních náhrad zaměstnance.

Sazba za km

V tomto číselném poli vyplníte výši základní sazby cestovních náhrad za jeden ujetý km. Podle zákona je tato sazba různá pro jednotlivé typy vozidel. Nicméně program umožní zadat jakoukoliv sazbu. Implicitně se nabízí sazba nastavená v Doprava, Nastavení parametrů na záložce Cestovní náhrady. Násobek této sazby a počtu ujetých km celkem je základní částkou náhrad za vlastní vozidlo.

Spotřeba/100 km

Číselné pole, ve kterém zadáváte spotřebu vozidla v litrech na 100 kilometrů. Zákon ukládá uvést aritmetický průměr spotřeby podle technického průkazu vozidla. Spotřeba, počet ujetých km a cena za litr jsou základem pro výpočet cestovních náhrad za pohonné hmoty.

Cena za litr 

V tomto číselném poli vyplníte cenu 1 litru pohonných hmot v tuzemsku. Cena má být doložena dokladem nebo je stanovená vládou pro příslušné období.

KM celkem

Číselné pole pro zadání celkového počtu ujetých kilometrů během služební cesty. Z této položky program počítá výši náhrad za pohonné hmoty.

Km zahraničí

V tomto číselném,poli vyplníte počet kilometrů ujetých během služební cesty v zahraničí.

Upozornění UPOZORNĚNÍ Pokud se služební cesta konala částečně v zahraničí a došlo k čerpání pohonných hmot v zahraničí, je třeba vyplnit pole Km celkem i pole Km zahraničí. Cestovní náhrady jsou v tomto případě složeny ze dvou částí. V tuzemsku jsou dány spotřebou, cenou litru pohonných hmot a rozdílem mezi polí Km celkem a Km zahraničí (počet km v tuzemsku).Výše náhrad za pohonné hmoty v zahraničí je dána počtem kilometrů ujetých v zahraničí,spotřebou a cenou za litr pohonných hmot v zahraničí. Cena za litr v zahraničí se počítá u jednotlivých čerpání. 


Zahr. PHM nad (km)

Číselné pole, kde zadáváte zákonem stanovený počet kilometrů, které vozidlo musí ujet po zahraničním území, než vznikne nárok na náhradu nákladů za PHM ve valutách. Standardní hodnota se nastaví v nabídce Nastavení parametrů na záložce Cestovní náhrady.

Zahraniční čerpání

Pokud se tedy zahraniční cesta koná v zahraničí a došlo také k čerpání pohonných hmot v zahraničí, musíte toto čerpání zaevidovat. Na záložce Vlastní vozidlo vidíte v pravé části přehled zahraničních čerpání. Po volbě nový se otevře vstupní formulář nového zahraničního čerpání.


Čerpání (litry)

Číselné pole pro záznam počtu litrů čerpaných pohonných hmot.

Datum

Do tohoto pole zadáte datum uskutečněného čerpání. Můžete zadávat ručně nebo pomocí vestavěného kalendáře.

Měna

V tomto poli s výběrem zadáte kód použité cizí měny. Druhy použitých cizích měn definujete pomocí volby Číselníky, Kurzovní lístek, Kódy měn. V kurzovním lístku také musíte nadefinovat platný kurz cizí měny.

Cena za litr (valuty)

Číselné pole sloužící k zadání ceny litru pohonných hmot ve valutách.

Kurz

Číselné pole pro zadání měnového kurzu příslušné měny. Implicitně se nastaví podle aktuálního kurzovního lístku zadaného pro používané cizí měny. Máte možnost ho dodatečně měnit.

Cena / litr (tuz.měna)

Toto pole nevyplňujete. Systém sám dopočítá cenu za litr podle ceny za litr ve valutách a použitého měnového kurzu.

Příklad výpočtu cestovních náhrad za služební cestu, která se částečně konala v zahraničí

Zadání

Zaměstnanec jede na dvoudenní služební cestu vlastním vozidlem. První den probíhá cesta v tuzemsku a to od 8:00 hod, druhý den od 8:00 hod.v zahraničí. Končí druhý den v 16:00 hod. Určete výši cestovních náhrad, pokud zaměstnanec pobírá kapesné ve výši 50 % stravného, výdaje na parkovné činí 200 Kč, čerpal benzin v zahraničí, základní sazba 3 Kč za km, průměrná spotřeba10 litrů, cena za litr v tuzemsku 30 Kč a ujel 200 km,z toho 100 v zahraničí.

Řešení

Začnete vytvářet nový cestovní příkaz. Na první záložce vyplníte kromě podstatných údajů počátek např. 1.8.00 a 8:00 hod. konec cesty na druhý den 16:00 hod., typ cesty na zahraničí, kapesné 50 % a způsob dopravy na soukromé vozidlo. Na druhé záložce Úseky cesty je nyní jeden úsek na celou cestu a to v tuzemsku. Vytvoříte nový úsek s počátkem druhý den v 8:00 hodin a to typ zahraniční. Je třeba mít vytvořeny příslušné země, kódy měn a měnový kurz.Tím se cesta rozpadne na dvě části. První od 8:00 hod do 8:00 hod.druhého dne v tuzemsku a druhá část v zahraničí a to druhý den od 8:00 hod do 16:00 hod. Na záložce Výdaje zadáte nový výdaj ve výši 200Kč. Na záložce Vlastní vozidlo vyplníte především základní sazbu za ujeté km ve výši 3 Kč, spotřeba 10 litrů, cena za litr v tuzemsku 30 Kč, km celkem 200, km v zahr. 100. Poté je třeba ještě zohlednit pohonné hmoty čerpané v zahraničí. Zadáte nové zahraniční čerpání. Na konci jsou vypočteně náhrady za vlastní vozidlo:

  • náhrady za vl. vozidlo ve výši základní sazba a km celkem
  •  náhrady za PHM se dělí na dvě části. V tuzemsku jsou dány spotřebou, cenou za litr a počtem km v tuzemsku (km celkem - km zahr.) a v zahraničí, kde jsou dány počtem km zahr. spotřebou a cenou za litr v zahraničí (dáno podle čerpání).


Volby nad přehledem cestovních příkazů:

Generování pokladních dokladů (Ctrl+Alt+P)

Má-li uživatel pro tuto volbu nastaveno oprávnění v definici práv, vygenerují se pro označené záznamy odpovídající pokladní doklady. Při generování platí tato pravidla:

  • je-li označeno více příkazů 1 pracovníka, vzniká za každou měnu jeden pokladní doklad, který v položkách obsahuje částky z jednotlivých cestovních příkazů
  • z cestovních příkazů se do pokladních dokladů generují pouze výdaje placené v hotovosti, výdaje placené kartou mohou být v cestovním příkazu uvedeny a při vytváření pokladního dokladu se eliminují
  • je-li na cestovní příkazu zadána zakázka, nákladový okruh, organizace je převedena do položek pokladního dokladu
  • je-li v Nastavení parametrů vyplněno pole Účet pro diety, Účet pro zahr. diety, Účet pro výdaje a Účet pro náhrady vyplní se v položkách pokladního dokladu pole Účet
  • je-li s výdajem svázán zálohový doklad, přebírá se prioritně účet z položky pokladního dokladu, není-li uveden, přebírá se účet nastavený v kódu nákladu, pokud není uveden ani ten, přebírá se účet pro výdaje z konfigurace (Nastavení parametrů)
  • zaokrouhlování (od verze dopravy U15.01):
    • je-li v Nastavení parametrů vyplněno pole Účet zaokrouhlení na jiný účet než Účet pro diety, dojde u pokladních dokladů generovaných z cestovních příkazů, které mají být zúčtovány v tuzemské měně, k oddělení nezaokrouhlené částky náhrady a zaokrouhlení nahoru
    • u všech cestovních náhrad, kde měna zúčtování není shodná s tuzemskou měnou (nebo není uvedena) nedochází při generování pokladních dokladů k žádnému zaokrouhlení (ani u dílčích tuzemských náhrad) - algoritmus vychází z výkladu zákona, který tvrdí, že všechny mezi výpočty se nezaokrouhlují.
  • u položek cizoměnových pokladních dokladů se do pole Datum kurzu přebírá Datum vystavení zálohy a kurz použitý v cestovním příkazu; na „součtové“ záložce Částky CM se pole Datum kurzu a kurz nevyplňuje, neboť součet částek v cizí měně nemusí být tvořen „shodným“ kurzem; částka k úhradě v CM je zaokrouhlena podle nastavení pole Násobek v číselníku Kódy měn
  • pokud
  • cestovní příkaz je automaticky převeden do stavu Vypořádáno


Dotaz nebo informativní hláška Před vznikem pokladních dokladů se zobrazí rekapitulace jednotlivých měn s automaticky přiřazenou pokladnou. Pro každý záznam této rekapitulace můžete změnit cílovou pokladnu, čímž lze docílit libovolné kombinace měny náhrad proti měně pokladny.

Vygenerované pokladní doklady

Přehled vygenerovaných pokladních dokladů, na kterých je tento doklad (i pouze částečně) zahrnut. Pokud z tohoto přehledu pokladní doklad smažete, cestovní náhrada se převede zpět do stavu "Schváleno"

Převod do předzpracování mezd (Ctrl+Alt+M)

Je-li v Nastavení parametrů zadána mzdová složka pro vypořádání cestovního příkazu (pole Cestovní náhrady, příp. pole Cestovné nad limit pro částku podléhající dani z příjmu) a má-li uživatel pro tuto volbu nastaveno oprávnění v definici práv, vygeneruje se odpovídající mzdová složka pro označené záznamy do předzpracování mezd, a to do aktuálního mzdového období. Na základě označených cestovních příkazů se provede výběr zaměstnanců, který je možné ještě omezit (např. označí-li se cestovní příkazy 3 zaměstnanců, zobrazí se nejprve přehled 3 zaměstnanců a kde lze vybrat 2 zaměstnance, pro které bude vytvořena odpovídající mzdová složka). Cestovní příkazy, pro které byly vygenerovány mzdové složky jsou automaticky převedeny do stavu Vypořádáno.

V okamžiku přenosu do předzpracování mezd systém porovnává zákonný nárok a skutečně spočtené hodnoty. V případě překročení zákonného nároku je rozdíl zaevidován pod mzdovou složkou pro cestovné nad limit, zadanou v Nastavení parametrů.

Změna stavu – schváleno (Ctrl+Alt+S)

Označené záznamy jsou nastaveny do stavu schváleno (tj. cestovní příkaz byl schválen nařízeným pracovníkem a bude možné jej finančně vypořádat). Tato akce je vázána na oprávnění přiřazená uživateli v definici práv. Je-li potřeba vrátit stav cestovního příkazu na otevřený, je nutné změnit obsah pole stav přímo v cestovním příkazu. Tento postup je vázán na oprávnění Znovuotevření cesťáku v definici práv uživatele.

Změna stavu – vypořádáno (Ctrl+Alt+V)

Označené záznamy jsou nastaveny do stavu vypořádáno (tj. cestovní příkaz byl vyplacen). Tato akce je vázána na oprávnění přiřazená uživateli v definici práv. Použije se v situaci kdy k vypořádání nedošlo některou z voleb Generování pokladního dokladu nebo Převodem do předzpracování mezd (tyto volby nastavují stav Vypořádáno automaticky). Je-li potřeba vrátit stav cestovního příkazu na schválený případně otevřený, je nutné změnit obsah pole stav přímo v cestovním příkazu. Tento postup je vázán na oprávnění Znovuotevření cesťáku v definici práv uživatele.

Kopie

Funkce pro rychlou kopii CP.

Přehled položek

Funkce pro zobrazení úseků všech označených dokladů.

Dokumenty

Funkce zobrazení přehledu dokumentů u cestovního příkazu.


další

Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export