Aktivity - Firemní aktivity

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Přehled Aktivity otevřete volbou Firemní aktivity, Aktivity. V hlavní nabídce se objeví stromová struktura obsahující tyto části:


V pravé části okna Helios Orange se zobrazí přehled aktivit. Před vlastní aktivací přehledu se zobrazí okno se strukturou kategorií aktivit a zde si poklepáním levého tlačítka myši vyberete příslušnou kategorii aktivit, ve které chcete pracovat. V případě, že je definována jen jedna kategorie nebo v případě, že uživatel má jednu kategorii přednastavenou, nabídka s výběrem kategorie se nezobrazí, ale uživateli je přímo zobrazen přehled aktivit v přednastavené kategorii. Přednastavení kategorie provedete v přehledu Kategorie aktivit.

Pokud potřebujete zobrazit Aktivity z jiné kategorie, stačí poklepat na zkratku kategorie ve stavovém řádku - zobrazí se seznam všech kategorií, ze kterého lze poklepáním myši nebo tlačítkem Výběr zvolit jinou.


Obsah

Volby místní nabídky

Pravým tlačítkem myši v přehledu Aktivity aktivujete místní nabídku, která kromě standardních funkcí obsahuje další volby:

Místní nabídka v přehledu Aktivity

MS Office

akce přístupné pouze v modulu Firemní aktivity:


Odeslat pozvánky do MS Outlook

Nad označenou aktivitou klikněte na volbu Odeslat pozvánky do MS Outlook (nebo klávesovou zkratku CTRL+O). Otevře se okno pozvánky v MS Outlook. Pokud je na aktivitě vše správně vyplněno, v okně pozvánky je vyplněn předmět, "Čas zahájení" a "Konec". Je-li navázána organizace s kontaktem (e-mail), je tento email přednastaven v okně odchozí pozvánky v MS Outlook. Pozvánka je automaticky nejprve uložena a následně připravena k editaci. Pokud pozvánku zavřete bez odeslání, nadále bude jako záznam v MS Outlook.


Načíst kalendář z MS Outlook

Tato akce načte do Helios Orange do aktivit lokální přednastavený kalendář. Pokud aktivita v Helios Orange neexistuje, tak se vytvoří. Pokud aktivita v Helios Orange existuje a jsou různá data jednání "od-do" kontaktního jednání a záznamu v MS Outlook, tak se záznamy v Helios Orange upraví podle záznamu v MS Outlook. Identifikace společného záznamu MS Outlook a Helios je tzv. EntryId MS Outlook, tj. unikátní identifikátor MS Outlook. Po spuštění akce se zobrazí obrazovka, kde je je možné vybrat: Přenos označených položek MS Outlook - přenesou se položky, které jsou v MS Outlook ve složce kalendář označené. Vyberete datum od a datum do, tj. období, za které chcete kalendář načíst. Zvolíte akci Načtení a do přehledu se zapíší rozdílová data mezi aktivitami v Helios Orange a kalendářem MS Outlook. Implicitně jsou všechny záznamy označené k synchronizaci a ručně lze označit řádky, které nechcete přenášet pomocí volby Vyřadit. Opětovně lze přidat řádky volbou Zahrnout. Nepřenášejí se záznamy, které mají příznak soukromé.

Načtení kalendáře z MS Outlook


Odeslat do kalendáře MS Outlook

Tato akce přenese označené záznamy do lokálního přednastaveného kalendáře MS Outlook. Pokud záznam už v MS Outlook existuje a byl změněn, tak se v kalendáři MS Outlook aktualizuje.


Načíst emaily z MS Outlook

Tato akce připojí na aktuální řádek aktivity doručenou poštu z MS Outlook. Nepřenáší se záznamy, které mají příznak soukromé. Po spuštění akce se zobrazí obrazovka, kde je je možné vybrat: datum od a datum do, tj. období, za které chcete došlou poštu načíst Zvolíte akci Načtení a do přehledu se zapíší vybrané záznamy, které jsou v MS Outlook ve složce Došlá pošta a splňují podmínku datumového rozpětí. Po vybrání, které položky doručené pošty chcete připojit k aktivitě, se vybrané položky došlé pošty připojí jako dokumenty ve formátu txt. Přílohy došlé pošty jsou jednotlivě zapsány do historie dokumentu k danému dokumentu. Formulář pro přenos je shodný s formulářem pro přenos položek z kalendáře ("Načíst kalendář z MS Outlook").

Upozornění Komunikace je možná od verze MS Outlook 2003.

Kopie s možností opakování

Po vybrání této akce se objeví editor, který umožňuje zadat 2 režimy vytváření kopie

  • Standardní kopie a
  • Opakovaná kopie.

Režim "Standardní kopie" vytvoří jednu kopii. Režim "Opakovaná kopie" vytvoří N kopií podle zadaných parametrů opakování. Tyto kopie mají nastaveny atributy Začátek a Konec podle uvedených parametrů. Pozor, vytvořené kopie jsou svébytné záznamy a nejsou spolu nijak svázány (takže zásadní rozdíl oproti Opakovaným úkolům, žádná řada opakovaní u aktivity neexistuje!!!). Princip zadání opakování a význam atributů vychází z MS Outlook a je stejný jako v Opakovaných úkolech.

Pokud jsou na aktivitě připojeny položky zboží a služeb (záložka 7 - Zboží a služby), potom jsou i toto položky zkopírovány do nové aktivity.

Upozornění Při kopírování aktivit se nekopírují Dokumenty.

Přesun do jiné kategorie

Vyberete kategorii, do které chcete aktivitu přesunout.

Pokud má kategorie, do které aktivitu přesouváte, nastaveno povinné generování zakázky, tak se nová zakázka vytvoří i k aktivitě, kterou přesouváte (z jiné) do této kategorie.

Poznámky

Zde se zobrazí seznam poznámek připojených k aktuální aktivitě (tj. jehož záznam je označen kurzorem). Do tohoto seznamu můžete poznámky přidávat nebo naopak je ze seznamu rušit.


Dokumenty

Zobrazí se přehled dokumentů, které jsou připojeny k dané aktivitě. Můžete zde připojit další dokumenty tlačítkem Připojit. Tj. popíšete tento dokument, uvedete název dokumentu a cestu, kde se nachází, příp. zda je uložen v databázi a zda je součástí všeobecných dokumentů. Nebo můžete naopak zrušit připojení vybraného dokumentu k aktivitě pomocí tlačítka Odpojit. V nabídce dokumentů jsou zobrazeny i přílohy emailů, které byly přeneseny z MS Outlook. Podrobný popis práce s dokumenty naleznete v kapitole Pomocné číselníky, Dokumenty.


Úkoly

Objeví se seznam úkolů, které vyplynuly z vybrané aktivity. Do tohoto seznamu můžete další úkoly přidávat nebo naopak je ze seznamu rušit. Podrobný popis práce s úkoly naleznete v kapitole Úkoly.


Předměty svěřené do servisu

K aktivitě zobrazí přehled předmětů svěřených do servisu. Zde lze zadat položky výběrem z přehledu stavu skladu, případně "textovou položku" bez vazby na sklad (není vyplněna skupina zboží a registrační číslo).


Spotřeba materiálu a služeb

Tento přehled zobrazí spotřebu materiálu z označených aktivit. Zde lze zadat položku pouze výběrem ze stavu skladu.


Související aktivity

Tato volba zobrazí všechny související aktivity, na jejichž kartě je aktuální aktivita zadána. Jedná se o časový pohled na předchozí aktivity, v chronologickém přehledu lze obdobně vidět aktivity časově následné. V podstatě jde o různé časové pohledy na tzv. strom aktivit.


Doklady

Pomocí této nabídky lze k aktivitě připojit doklady Oběhu zboží a Fakturace, případně si zobrazit již připojený doklad. Jedná se o tyto možnosti: Příjemky, Výdejky, Objednávky, Expediční příkazy, Rezervace, Nabídkové sestavy, Vydané faktury, Přijaté faktury, Položky oběhu zboží, Došlé objednávky a Položky došlých objednávek.

Po potvrzení nabídky (dokladů) se nejprve zobrazí přehled dokladů již připojených, po stisku Nový se objeví návazný přehled z modulů Oběh zboží nebo Fakturace, kde vybraný doklad přenesete tlačítkem Přenos. V případě, že z připojeného dokladu je položkovým nebo dokladovým převodem tvořen další doklad, je tento doklad k aktivitě připojen automaticky.

Pokud zvolíte volbu Položky oběhu zboží (F9), tak se zobrazí položky zboží připojené k dané aktivitě. V tomto přehledu se můžete rychle přesunout na stav skladu a to tak, že vyberete požadovanou položku a v menu zvolíte možnost "Zboží".

Strom souvisejících aktivit

Tato volba zobrazí (ve formě kategorie, číslo a předmět) přehled všech aktivit ve struktuře stromu, tj. tak, jak časově vznikaly. Zvýrazněna je aktivita, na které jste nastaveni kurzorem.


Položky obchodního případu

Přehled položek z vygenerovaných skladových dokladů k aktivitě.


Odeslat e-mailem

Možnost odeslání mailové zprávy na kontakty uvedené v aktivitě. V poli příloha lze vybrat dokumenty připojené k aktivitě. Zprávu lze odeslat postupně - každému uživateli adresný mail, jako slepou kopii nebo jako adresnou kopii. Výběr je v poli Typ poslání.

Editor pro akci Odeslat e-mailem

Kalendáře vybrané a kalendáře vše

Tyto volby jsou přístupné pouze v případě, že máte dokoupen submodul Kalendáře. Nad aktuální nebo nad vybranými aktivitami (analogicky funguje i z přehledu úkolů) zobrazíte údaje v kalendáři (obdoba kalendáře z MS Outlook). Data se zobrazují dle datumu a času zadaného jako začátek a konec aktivity, předmět aktivity je uveden v popisu kalendářového zobrazení. Dále lze aktivitu zobrazit i dle dalších atributů zadaných v kartě aktivity volbou Zdroje. Jsou to: Stav, Priorita, Kategorie, Řešitel-zaměstnanec, Zadavatel-zaměstnanec, Aktivity, Číslo zakázky, Nákladový okruh, Vozidlo.

Přímo z kalendáře je možno zadat novou aktivitu volbou pravého tlačítko "Nový".

Bližší informace o záznamu v kalendáři lze zjistit přímo z kalendáře a to tak, když nastavíte kurzor myši na událost v kalendáři. Následně jsou zobrazeny informace o aktivitě/úkolu (od kdy do kdy událost trvá, kdo vedl jednání, předmět, popis a místo konání)

Pokud si ve firemních aktivitách zobrazíte kalendář aktivity (nebo úkolu) a zapnete si zobrazení zdrojů, tak se automaticky zatrhnou všechny zdroje. Pokud je jich více, lze nyní volbou přes pravé tlačítko myši menu s dvěma akcemi: Označ všechny / Odznač všechny, pomocí nich lze zaškrtnout nebo odškrtnout všechny zdroje.

Kalendář Aktivit - volba zdrojů


Dle nastavení v lokálních konstantách (Možnosti - Uživatelské konstanty-lokální - Firemní aktivity) v poli Maska zobrazovaných údajů v kalendáři aktivit se popis aktivity v kalendáři omezí na Vámi vybraná pole (v okně "Výběr specifikátorů vybraných polí"). Bližší popis viz modul "Firemní aktivity - Úkoly - Kalendáře vybrané a kalendáře vše".

Vygenerování zakázky

Po stisknutí této volby vygenerujete zakázku, jejíž název bude složen z kombinace názvů kategorie a aktivity.

Připojené emaily

Tato volba umožňuje k aktivitě připojit libovolný počet emailů. Pokud využijete podobnou funkci u emailu "Přehled vygenerovaných/připojených aktivit", tento email u dané aktivity uvidíte.

Plánování času

Pro jednotlivé řešitele úkolů je možno naplánovat čas, který budou trávit na plnění úkolů.


Zápis do plnění úkolů

Z této nabídky mají uživatelé možnost zadat plnění úkolů. K označenému úkolu se nabídnou ty, ve kterých je přihlášený uživatel vyplněn v poli "Řešitel - zaměstnanec" a ty, kde jako řešitel není uveden nikdo. Po vybrání úkolu se otevře editor pro zadání plnění úkolu. Více o zadávání plnění úkolů naleznete v kapitole Plnění úkolů - Firemní aktivity.


Podklady k fakturaci

K označeným úkolům lze generovat podklad k fakturaci a následně vydanou fakturu. Více naleznete v kapitole Generování faktury vydané - Firemní aktivity.


Zprávy

Zprávy umožňují komunikaci s jinou instalací systému Helios Orange v interním XML formátu HELIOS-XML. Přenáší se následující údaje z karty aktivity:

  • Záložka č. 1: Číslo, Typ, Stav, Druh výstupu, Předmět, Místo konání, Začátek, Konec, Popis
  • Záložka č. 2: Jednání vedl (pokud je zaveden, při importu se naváže), Organizace, S kým se jednalo,
    Podzáložky: Zaměstnanci (pokud je zaveden, při importu se naváže), Organizace, Kontaktní osoby, Kontakty
  • Záložka č. 3: Poznámky
  • Záložka č. 5: Útvar (pokud je zaveden, při importu se naváže), Zakázka, Nákladový okruh, Vozidlo (pokud je zavedeno, při importu se naváže), Související aktivita, Ukončeno, Úspěch, Cena zakázky


Generování zpráv

Volba umožňuje vytvářet z označených aktivit exportní soubory ve zvoleném formátu.


Přehled zpráv k akt. záznamu

Historie zpráv vytvořených k záznamu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem.


Přehled ostatních zpráv

Historie zpráv vytvořených v přehledu Příjemky (nejen k aktuálnímu záznamu).


Načtení zpráv

Umožňuje načíst zvolenou zprávu. Volba zobrazí nejprve přehled všech definic zpráv vytvořených v přehledu Aktivit. Tlačítkem (nebo volbou místní nabídky) Přehled zpráv si zobrazíte přehled zpráv zvolené definice. Z tohoto přehledu vybíráte zprávu, která se má načíst do aktivit.


Systém

Nabídka Systém obsahuje akce společné pro všechny přehledy. podrobnosti naleznete v kapitole Volby místní nabídky, Systém - Společné kapitoly. Zde zmíníme jen specifické vlastnosti pro modul Firemní aktivity.


Informace o akt. záznamu

Ve volbě Možnosti - Konfigurace/správa systému v přehledu Žurnál lze v akci Archivace změn zaškrtnout Aktivity a Plnění úkolů.

  • Zaškrtnutí archivace aktivit spustí archivaci změn údajů Typ, Stav, Druh výstupu, Místo konání, Začátek, Konec, Předpokládaná cena zakázky a Předpokládaný úspěch získání zakázky, provedených u aktivit. Přehled změn lze potom zobrazit na záložce Změny.
  • Zaškrtnutí archivace plnění úkolů spustí archivování změn údajů Stav, Schváleno, Fakturace. Přehled změn lze opět zobrazit na záložce Změny.

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Michal Ťupa, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export