Řízení auditů - QMS

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;


Agenda Řízení auditů umožňuje evidovat veškerý proces plánování, přípravy a realizace jednotlivých auditů, včetně zadávání a kontroly návazných úkolů a opatření plynoucích z těchto auditů. Do evidence lze zahrnout jak audity interní, tak audity externí (zákaznické-odběratelské, dodavatelské, certifikační).

Vedení společnosti má díky této agendě okamžitý přehled o silných i slabých stránkách organizace, včetně možnosti identifikovat potenciální rizika.

Praktické užití:

  • Jednoduchá kontrola plnění úkolů/opatření z auditů.
  • Přehled o plánovaných termínech auditů (roční program auditů).
  • Snadná příprava na certifikační audity (jednoduché dohledání úkolů z posledního auditu a způsobu jejich řešení)

Obsah

Možnosti agendy

U jednotlivých auditů lze:

  • Sledovat fáze jejich plánování, přípravy a řešení připomínek nastavením uživatelsky definovaných stavů z číselníku Stav auditu
  • Určit z uživatelsky definovaného číselníku oblast QMS, které se audit týká
  • Určit, o jaký druh auditu jde
  • Stanovit účel auditu
  • Stanovit pro audit pracovníka zodpovědného za auditovanou oblast QMS
  • Určit účastníky auditu z řad zaměstnanců i z řad kontaktních osob
  • Určit auditora a členy auditorského týmu z řad zaměstnanců i z řad kontaktních osob
  • Vytvořit plán auditu s podrobným časovým rozvrhem jednotlivých etap auditu
  • Evidovat dokumenty s podklady a výsledky auditu
  • Vygenerovat záznamy o neshodách zjištěných při auditu
  • Vygenerovat nápravná/preventivní opatření doporučená v rámci auditu
  • Zadat úkoly, které vyplynuly z auditu, a sledovat jejich řešení
  • Vytvořit tiskové výstupy
    • Plán auditu
    • Záznam z auditu
    • Roční program auditů
  • Zadat závěry z auditu a výsledné hodnocení
  • Vyhodnotit vyřešení závěrů a úkolů z auditu a uzavřít audit


Nový záznam o chystaném auditu

Pravidelné audity je vhodné zakládat vždy již v předchozím roce. Přehled auditů pro daný rok pak tvoří tzv. roční program auditů. Mimořádné audity doporučujeme zadávat pod jinou číselnou řadou (kategorií QMS).

Audit se zakládá přímo v přehledu Řízení auditů standardním tlačítkem Nový.

Karta auditu

Karta auditu

Záložka 1 – Audit

  • Pořadové číslo - generuje se standardně automaticky vzestupně v rámci kategorie QMS. Spolu s hodnotou Kategorie (řady auditů) jednoznačně definuje záznam s daným auditem.
  • Předmět auditu – název auditované oblasti, např. Nakupování
  • Stav auditu - hodnota z číselníku 1 QMS Stav auditu. Je-li údaj zadán, není možné daný záznam zrušit.
  • Oblast QMS - hodnota z číselníku 2 QMS Oblast QMS. Slouží ke klasifikaci auditu z hlediska toho, jaké části firemního systému řízení kvality se týká.
  • Druh auditu - hodnota z číselníku 3 QMS Druh auditu. Slouží k rozlišení auditů (interní, certifikační, dodavatelský, …)
  • Zodpovídá za oblast QMS - pracovník, který při daném auditu zodpovídá za auditovanou oblast a zodpovídá za vypořádání všech připomínek z auditu a za jeho uzavření
  • Místo konání – místo konání auditu
  • Hlavní auditor
    • Zaměstnanec – osoba z řad zaměstnanců určená jako hlavní (interní) auditor
    • Kontaktní osoba – osoba z řad kontaktních osob určená jako hlavní (externí) auditor
  • Auditovaný dodavatel / Auditující odběratel – auditovaná organizace / auditující organizace z číselníku Organizace. Zadává se u dodavatelského auditu (auditujeme my našeho dodavatele) / odběratelského auditu (audituje nás náš odběratel)
Upozornění Pokud zde zadáte vazbu na organizaci, nabízejí se pro zadání hlavního externího auditora a externích účastníků auditu na záložce 4 pouze kontaktní osoby navázané na danou organizaci. V případě, že potřebujete zadat kontaktní osoby z jiných organizací, musíte vazbu na organizaci zadat později, nebo ji dočasně odstranit a po doplnění kontaktních osob vazbu na organizaci opět doplnit.
  • Začátek - Datum a čas plánovaného zahájení auditu - nastaví se automaticky při založení záznamu aktuálním datem a časem
  • Konec - Datum a čas plánovaného ukončení
  • Související QMS – související záznam agendy QMS. Zde lze audit navázat zpravidla na záznam o interní neshodě, která byla podnětem pro uskutečnění mimořádného auditu.
  • Účel auditu – definuje, na co se má audit zaměřit a proč
  • Poznámky z auditu – pole slouží pro pracovní interní poznámky z přípravy a průběhu auditu
  • Závěry z auditu – pole slouží k uvedení závěrečného hodnocení výsledků auditů auditorem
  • Hodnocení auditu – výsledná známka z auditu, výběr ze 4 možností Výborně/Velmi dobře/Dobře/Nevyhovující
  • Závěry z řešení nedostatků – pole slouží k záznamu o ověření vyřešení všech nedostatků a úkolů z auditu
  • Datum uzavření auditu – datum, kdy pracovní, který zodpovídá za auditovanou oblast QMS, ověřil vyřešení všech připomínek a úkolů z auditu a ověření zapsal do pole Závěrů z řešení nedostatků.

Záložka 2 – Plán auditu

Přehled slouží k zadání časového plánu pro daný audit. Nová položka (etapa) plánu se zakládá stiskem tlačítka Nový <F2>.

Plán auditů - Editace položky plánu

Obsahuje tato pole:

  • Proces/Oblast – název auditovaného procesu/oblasti, nebo jejich části.
  • Splněno – příznak umožňuje zaznamenat, že daná etapa plánu již byla splněna
  • Popis – podrobnější popis prověřovaných částí procesu/oblasti, případně i upřesnění dalších účastníků dané etapy auditu.
  • Termín zahájení - plánované datum a čas zahájení etapy
  • Termín ukončení - plánované datum a čas ukončení etapy
  • Zaměstnanec – interní pracovník, který je veden mezi interními zaměstnanci a zodpovídá za prověřovanou část procesu/oblasti
  • Kontaktní osoba – externí pracovník, který je veden mezi kontaktními osobami a zodpovídá za prověřovanou část procesu/oblasti

Záložka 3 – Interní účastníci

Přehled interních účastníků auditu z řad zaměstnanců. Účastníky postupně definujete (tj. pouze vyberete nebo zrušíte) pomocí tlačítek Přidat Pridat.gif a Odebrat Odebrat.gif Akcí Účastník je auditor/Účastník je auditovaný měníte příznak určující, zda je účastník daného auditu v roli auditovaného, nebo v roli dalšího auditora (hlavní auditor se zadává na záložce 1 – Audit). Výchozí nastavení příznaku po přidání účastníka je: Účastník je auditovaný.

Záložka 4 – Externí účastníci

Přehled externích účastníků auditu z řad kontaktních osob. Účastníky postupně definujete (tj. pouze vyberete nebo zrušíte) pomocí tlačítek Přidat Pridat.gif a Odebrat Odebrat.gif Akcí Účastník je auditor/Účastník je auditovaný měníte příznak určující, zda je účastník daného auditu v roli auditovaného, nebo v roli dalšího auditora (hlavní auditor se zadává na záložce 1 – Audit). Výchozí nastavení příznaku po přidání účastníka je: Účastník je auditovaný.

Záložka 5 – Dokumenty

Přehled elektronických kopií dokumentů evidovaných k danému auditu.

Záložka 6 – Neshody, NO, PO

  • Podzáložka Neshody, nápravná a preventivní opatření - přehled QMS interními neshodami nebo s nápravnými a preventivními opatřeními vygenerovanými standardně z daného auditu do agend příslušných agend akcemi Generuj interní neshodu, Generuj nápravné/preventivní opatření. Obě akce lze pro daný audit aktivovat přímo z místní nabídky nad tímto přehledem, nebo i z místní nabídky nad hlavním přehledem Řízení auditů.
  • Podzáložka Úkoly neshod, nápravných a preventivních opatření - přehled Úkoly QMS s úkoly zadanými k záznamům na předchozí podzáložce.

Záložka 7 – Úkoly z auditu

Přehled s úkoly, které byly zadány k danému auditu. Zde mohou být jak úkoly řešící zjištěné nedostatky z auditu apod., tak i úkoly související s přípravou tohoto auditu. Nový úkol se zakládá stiskem tlačítka Nový <F2>.

Úkol z auditu - Editace úkolů

Obsahuje tato pole:

  • Předmět úkolu – stručný popis obsahu úkolu.
  • Kategorie - popis – popis ke kategorii úkolu QMS přiřazené danému úkolu.
  • Řešitel – zaměstnanec - zaměstnanec, kterému je úkol určen
  • Řešitel – kontaktní osoba – kontaktní osoba, které je úkol určen. Je-li zadán zaměstnanec, nelze zadat kontaktní osobu a naopak.
  • Termín zahájení - plánované datum a čas zahájení úkolu.
  • Termín splnění - plánované datum a čas, kdy má být úkol splněn. Pokud je vyplněn Termín zahájení, musí být vyplněn i Termín splnění.
  • Datum kontroly - datum a čas průběžné kontroly
  • Datum zahájení - datum a čas, kdy bylo zahájeno řešení úkolu.
  • Datum dokončení - datum a čas, kdy byl úkol ukončen. Systém kontroluje, zda Datum zahájení je nižší nebo rovno hodnotě v poli Termín splnění. Vyplněním hodnoty se automaticky změní Stav na hodnotu Dokončeno.
  • Stav - stav, ve kterém se daný úkol aktuálně nachází. Nastaví se výběrem z nabídky: Nezahájeno, Probíhá, Dokončeno, Čeká se na někoho dalšího, Odloženo. V případě, že je vybrán stav Dokončeno, automaticky se nastaví Datum dokončení aktuálním datem a časem, úkol je splněn.
  • Priorita - stupeň priority daného úkolu, lze zvolit z nabídky Nízká, Střední (implicitní nastavení), Vysoká
  • Hotovo hod. - hodiny čerpané na řešení úkolu
  • Celkem hod. – plánovaný počet hodin na řešení úkolu
  • Popis - bližší popis daného úkolu pro dané opatření
  • Výsledek – informace o provedení úkolu

Volby místní nabídky

Pravým tlačítkem myši v přehledu Řízení auditů aktivujete místní nabídku, která kromě standardních funkcí obsahuje další volby:

Místní nabídka v přehledu Řízení auditů

MS Office

Akce přístupné navíc v agendách QMS podobně jako v modulu Firemní aktivity:

  • Odeslat pozvánky do MS Outlook - Nad označeným záznamem klikněte na volbu Odeslat pozvánky do MS Outlook (nebo klávesovou zkratku CTRL+O). Otevře se okno pozvánky v MS Outlook. Pokud je na aktivitě vše správně vyplněno, v okně pozvánky je vyplněn předmět, "Čas zahájení" a "Konec". Je-li navázána organizace s kontaktem (e-mail), je tento email přednastaven v okně odchozí pozvánky v MS Outlook. Pozvánka je automaticky nejprve uložena a následně připravena k editaci. Pokud pozvánku zavřete bez odeslání, nadále bude jako záznam v MS Outlook.
  • Odeslat do kalendáře MS Outlook - Tato akce přenese označené záznamy do lokálního přednastaveného kalendáře MS Outlook. Pokud záznam už v MS Outlook existuje a byl změněn, tak se v kalendáři MS Outlook aktualizuje.
  • Načíst emaily z MS Outlook - Tato akce načítá - připojí do dokumentů uváděných na záložce 3 – Dokumenty aktuálního záznamu agendy maily z doručené pošty z MS Outlook. Nepřenášejí se emaily, které mají příznak soukromé. Po spuštění akce se zobrazí formulář Výběr položek pro přenos, kde je možné určit Datum od a Datum do, tj. období, za které chcete došlou poštu načíst. Tlačítkem Načtení do přehledu na formuláři vyberete emaily, které jsou v MS Outlook ve složce Doručená pošta a splňují podmínku datumového rozpětí. Všechny jsou označeny příznakem Vybraný. Tlačítky Pridat.gif a Odebrat.gif lze označení pro aktuální, či více vybraných záznamů měnit. Maily označené jako vybrané pak tlačítkem OK připojíte k záznamu agendy jako dokumenty ve formátu txt. Přílohy k emailu jsou jednotlivě zapsány do historie dokumentu daného dokumentu, a lze je tedy zobrazit akcí Historie dokumentů spuštěnou nad daným dokumentem v přehledu s dokumenty. Formulář pro přenos je shodný s formulářem pro přenos položek z kalendáře (akce "Načíst kalendář z MS Outlook").
Upozornění Komunikace je možná od verze MS Outlook 2003.

Kopie s možností opakování

Po vybrání této akce se objeví editor, který umožňuje zadat 2 režimy vytváření kopie

  • Standardní kopie
  • Opakovaná kopie

Režim Standardní kopie vytvoří jednu kopii. Kopírují se následující údaje a vazby

  • Předmět auditu
  • Oblast QMS
  • Druh auditu
  • Zodpovídá za oblast QMS
  • Místo konání
  • Hlavní auditor – Zaměstnanec
  • Auditovaný dodavatel/Auditující odběratel
  • Související QMS
  • Účel auditu
  • záznamy Plánu auditu
  • interní účastníci - zaměstnanci
  • externí účastníci – kontaktní osoby
  • záznamy v přehledu Spotřeba materiálu a služeb…

Režim Opakovaná kopie vytvoří N kopií podle zadaných parametrů opakování. Tyto kopie mají nastaveny atributy Začátek a Konec podle uvedených parametrů. Pozor, vytvořené kopie jsou svébytné záznamy a nejsou spolu nijak svázány (takže zásadní rozdíl oproti Opakovaným úkolům ve Firemních aktivitách, žádná řada opakování u záznamů agendy neexistuje!!!). Princip zadání opakování a význam atributů vychází z MS Outlook a je stejný jako v Opakovaných úkolech v modulu Firemní aktivity.

Upozornění Při kopírování aktivit se nekopírují Dokumenty.

Přesun do jiné kategorie

Vyberete kategorii v rámci agendy Řízení auditů, do které chcete záznam přesunout.

Upozornění Při přesunu dojde k přečíslování záznamu na další pořadové číslo v rámci nově vybrané kategorie QMS.

Plán auditu…

Zde se zobrazí přehled Plán auditu s položkami plánu připojenými k aktuálnímu záznamu (je označen kurzorem), resp. k více označeným záznamům. Do přehledu můžete přidávat položky plánu k aktuálnímu záznamu, nebo naopak libovolné poznámky v přehledu rušit.

Dokumenty

Zobrazí se přehled dokumentů, které jsou připojeny k danému záznamu agendy na záložce 5 - Dokumenty. Můžete zde tlačítkem Připojit Pridat.gif připojit další dokumenty již evidované či právě doplněné do tabulky Dokumenty. Nový dokument do tabulky lze založit a připojit i přímo tlačítkem Nový. V nově zakládaném záznamu dokument popíšete, uvedete název dokumentu a cestu, kde se nachází, příp. zda je uložen v databázi a zda je součástí všeobecných dokumentů. Jakmile záznam uložíte, automaticky se i připojí do přehledu připojených dokumentů. V přehledu lze naopak i zrušit připojení vybraného dokumentu k záznamu agendy pomocí tlačítka Odpojit Odebrat.gif. Dokument zůstane evidovaný v tabulce Dokumenty. Standardním tlačítkem Zrušit dokument odpojíte a zároveň zrušíte v tabulce Dokumenty. V Historii dokumentů... (akce nad připojeným dokumentem) jsou k dispozici i přílohy emailů, které byly přeneseny z MS Outlook. Podrobný popis práce s dokumenty naleznete v kapitole Pomocné číselníky, Dokumenty.

Úkoly…

Zobrazí se přehled Úkoly z auditů s úkoly zadávanými k danému auditu obvykle na záložce 7 - Úkoly z auditu'. Do tohoto seznamu můžete další úkoly přidávat nebo naopak je v seznamu rušit. Další popis práce s úkoly naleznete v kapitole Úkoly QMS.

Spotřeba materiálu a služeb…

Přehled zobrazí položky uvedené v označených záznamech agendy. Je-li akce spuštěna pouze nad 1 záznamem, lze přidat položku výběrem ze stavu skladu. Položky lze vyřazovat i editovat.

Související záznamy QMS...

Tato volba zobrazí všechny související záznamy agend QMS, na jejichž kartě je aktuální záznam zadán jako související záznam QMS (v agendách QMS může být v editoru používán různý název, např. Zdroj NO/Zdroj PO, nebo Související QMS, nebo v editoru není k dispozici a lze propojení realizovat pouze akcí nad záznamem, který chcete připojit) a dále záznam QMS, která je u aktuálního záznamu zadán jako související záznam QMS. Jedná se o časový pohled na předchozí záznamy QMS, v chronologickém přehledu lze obdobně vidět záznamy QMS časově následné. V podstatě jde o různé časové pohledy na tzv. strom souvisejících záznamů QMS.

Doklady

Pomocí této nabídky lze k záznamu agendy připojit doklady Oběhu zboží a Fakturace, případně si zobrazit již připojený doklad. Jedná se o tyto možnosti: Příjemky, Výdejky, Objednávky, Expediční příkazy, Rezervace, Nabídkové sestavy, Vydané faktury, Přijaté faktury, Položky oběhu zboží, Došlé objednávky a Položky došlých objednávek.

Po potvrzení nabídky (dokladů) se nejprve zobrazí přehled dokladů již připojených, po stisku Nový se objeví návazný přehled z modulů Oběh zboží nebo Fakturace, kde vybraný doklad přenesete tlačítkem Přenos. V případě, že z připojeného dokladu je položkovým nebo dokladovým převodem tvořen další doklad, je tento doklad k záznamu agendy připojen automaticky. Pokud zvolíte volbu Položky oběhu zboží (F9), tak se zobrazí položky zboží připojené k danému záznamu agendy. V tomto přehledu se můžete rychle přesunout na stav skladu a to tak, že vyberete požadovanou položku a v menu zvolíte možnost "Zboží".

Strom souvisejících záznamů QMS

Tato volba zobrazí (ve formě kategorie, číslo a předmět) přehled všech záznamů agend QMS ve struktuře stromu, tj. tak, jak časově vznikaly. Zvýrazněn je záznam, na kterém jste nastaveni kurzorem.

Odeslat e-mailem

Možnost odeslat mailovou zprávu na kontakty uvedené v záznamu agendy.

Editor pro akci Odeslat e-mailem

Po spuštění akce lze ve formuláři Zpráva (E-mail) v poli pro připojování příloh napravo nahoře připojit dokumenty 3 akcemi z místní nabídky aktivované pravým tlačítkem myši nad tímto polem:

  • Přidat přílohu z disku… - výběr dokumentu ze složek na disku
  • Přidat přílohu z dokumentů – výběr z dokumentů evidovaných v tabulce Dokumenty
  • Přidat přílohu z navázaných dokumentů – výběr z dokumentů připojených k záznamu agendy

Zprávu lze odeslat všem adresátům společně, nebo i postupně jednotlivým adresátům (zaškrtnutím políčka Odeslat jednotlivě). Podle toho, kam zapíšete, nebo převezmete adresy z nabídky kontaktních údajů na záložkách v dolní části formuláře, se každému adresátu odešle zpráva jako adresný mail (Komu), nebo jako slepou kopii (Skrytá) nebo jako adresnou kopii (Kopie). V levém spodním rohu formuláře se dá nastavit, kam se přebírané adresy budou zadávat.

Připojené emaily

Tato volba umožňuje k záznamu agendy připojit libovolný počet emailů.

Plánování času

Pro jednotlivé řešitele úkolů je možno naplánovat čas, který budou trávit na plnění úkolů.

Logování změn stavu…

Zobrazí pro aktuální záznam či označené záznamy přehled LOG tabulka změn se záznamy o změnách hodnoty údaje Stav z číselníku QMS 1 definovaném pro agendu Řízení auditů v přehledu Stav řešení. V přehledu LOG tabulka změn jsou dotaženy údaje z číselníku Zaměstnanci i z číselníku QMS 1.

Generuj nápravné/preventivní opatření

Po spuštění akce je třeba z přehledu Kategorie QMS zvolit kategorii příslušnou agendě Nápravných opatření, nebo Preventivních opatření. Po zvolení kategorie se nabídne formulář s předvyplněnými poli převzatými z auditu:

  • Předmět – přebírá se z pole Předmět auditu, zapíše se do pole Předmět nápravného/preventivního opatření
  • Popis problému – přebírá se prvotně z pole Účel auditu, zapíše se do pole Popis problému
  • Příčina problému – zapíše se do pole Příčina

Texty je možno upravit. Potvrzením tlačítkem OK dojde k vygenerování záznamu dané kategorie QMS do agendy Nápravná a preventivní opatření. Audit, z něhož byl záznam vygenerován, je uveden v opatření jako Zdroj NO, resp. Zdroj PO na záložce Preventivní opatření, resp. Nápravné opatření.

Generuj interní neshodu

Po spuštění akce je třeba z přehledu Kategorie QMS zvolit kategorii interní neshody. Po zvolení kategorie se nabídne formulář s předvyplněnými poli převzatými z auditu:

  • Předmět – přebírá se z pole Předmět auditu, zapíše se do pole Předmět neshody
  • Popis – přebírá se prvotně z pole Účel auditu, zapíše se do pole Popis
  • Popis neshody řešitelským týmem – zapíše se do stejnojmenného pole v sekci [4] Řešení neshody na záložce 2 - Detaily
  • Popis příčiny – zapíše se do stejnojmenného pole v sekci [4] Řešení neshody na záložce 2 - Detaily

Texty je možno upravit. Potvrzením tlačítkem OK dojde k vygenerování záznamu dané kategorie QMS do agendy Interní neshody. Audit, z něhož byl záznam vygenerován, je uveden v neshodě jako Související QMS na záložce 1 – Interní neshoda.

Tiskové výstupy

Tiskový výstup Plán auditu

Obsahuje vybrané klíčové údaje o určení a účelu auditu, hlavního auditora (interního / externího), seznam interní i externích účastníků auditu a časový rozvrh jednotlivých etap auditu řazený podle sloupce Termín zahájení.

Ukázka tiskového výstupu Plán auditů

Tiskový výstup Záznam z auditu

Průběh auditu lze zapisovat do záznamů s plánovanými kroky auditu na záložce Plán auditu (doplnit/aktualizovat, jak skutečně proběhly). Do tiskového výstupu navíc oproti výstupu Plán auditu jsou doplněny Závěry z auditu, zaznamenané neshody z auditu, úkoly, které vyplynuly z auditu, zadaná nápravná a preventivní opatření, známka hodnocení auditu.

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Martin Lukeš, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export