Řízená dokumentace - QMS

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Mnoho dokumentace (a netýká se to jen QMS dokumentace) vyžaduje, aby její zpracování probíhalo řízeně ve stanovených krocích a jednotlivé její verze byly řádně identifikovány, a to nejen pouhým ukládáním pod jiným jménem. V agendě Řízená dokumentace nabízíme možnost nejen přiřazovat jednotlivé stavy konkrétním dokumentům, ale i zajistit jejich verzování. Při přípravě a oponentuře nové verze dokumentu uživatelům pomůže řízená poznámková diskuze k celému dokumentu nebo k jeho částem. Přínosy: Uživatel vždy pracuje jen se schválenou verzí dokumentu. Komentáře k přípravě a ke schvalovacímu procesu se ukládají a lze do nich zpětně nahlédnout.

Praktické užití: Řízená ISO dokumentace, účetní směrnice, metodické pokyny a návody.

Obsah

Možnosti agendy

  • Každý řízený dokument má svůj vlastní opakovatelný proces zpracování a tvorby dalších verzí dokumentu sledovaný v rámci 1 záznamu agendy Řízená dokumentace
  • Přílohy k řízenému dokumentu jsou řešeny jako nové procesy Řízené dokumentace propojené s cílovým řízeným dokumentem přes vazbu Hlavní dokument
  • 1 verze dokumentu může být součástí pouze 1 procesu zpracování
  • Zaměstnanci, jichž se řízený dokument týká, jsou definováni v tzv. distribučním seznamu
    • u nich lze stanovit, zda se mají povinně vyjádřit k nově připravované verzi dokumentu, následně lze u nich zobrazit, zda k vyjádření došlo, tj. u příslušné verze dokumentu je v diskuzi záznam od příslušné osoby
  • Každý řízený dokument prochází volitelně jednostupňovým, nebo dvoustupňovým schvalováním v závislosti na tom, zda jsou zadáni zodpovědní zaměstnanci Schvaluje, Schvaluje II.
  • Zaměstnanci z distribučního seznamu musejí tzv. akceptací potvrdit, že se seznámili s novou uvolněnou verzí dokumentu
    • Okamžik vyžádání akceptace a provedení akceptace je pro každého zaměstnance archivován u dané verze dokumentu
    • U každého zaměstnance je pak vidět, zda byla vyžádána akceptace nové verze a kterou verzi a kdy již akceptoval
  • Pro zpracování nové verze dokumentu je předdefinován postup – sled kroků, kterými je třeba projít.
    • Jednotlivým kroků odpovídají konkrétní hodnoty v číselníku Stavy dokumentace.
    • Pro přechody mezi stavy jsou připraveny externí akce, které provádějí nezbytné kontroly a potřebná nastavení a záznamy
    • V rámci implementace je třeba nainstalovat balíček, který je zdarma k dispozici na Helios Store (Kategorie: QMS, Veřejné jméno: Akce pro změnu stavu - Řízená dokumentace). Ten zajistí navedení standardního číselníku Stavy dokumentace a externích akcí pro jejich nastavení. V případě potřeby lze při implementaci nadefinovat proces zpracování řízeného dokumentu odlišně s vlastním číselníkem a vlastními akcemi.
  • Je k dispozici kompletní přehled platných verzí dokumentů řízené dokumentace a přehled dokumentů týkajících se daného uživatele (zaměstnance uvedeného v distribučním seznamu)

Nový záznam řízené dokumentace

Jeden záznam řízené dokumentace slouží ke zpracování jednoho řízeného dokumentu, včetně jeho další verzí. Záznam se zakládá v přehledu Řízená dokumentace standardním tlačítkem Nový.

Karta řízené dokumentace

Karta řízené dokumentace

Záložka 1 – Řízený dokument

  • Pořadové číslo - generuje se standardně automaticky vzestupně v rámci kategorie QMS. Spolu s hodnotou Kategorie (řady řízené dokumentace) jednoznačně definuje záznam s daným řízeným dokumentem. Pro jednotlivé skupiny řízené dokumentace doporučujeme zavést jednotlivé kategorie QMS. Kromě snadného způsobu výběrů dokumentů lze využít i možnost nastavit přístupová práva na dané kategorii.
  • Řízený dokument – název dokumentu
  • Platná verze – číslo právě platné verze stanovené z dokumentů připojených v přehledu v sekci [3] Řízené dokumenty
  • Označení dokumentace – přesné označení dokumentu (např. v rámci firemního systému označování ISO dokumentace)
  • Vyřazeno – datum, kdy byla daná dokumentace zcela vyřazena z používání
  • Stav dokumentace - hodnota z číselníku 1 QMS Stavy dokumentace. Je-li údaj zadán, není možné daný záznam zrušit.
  • Hlavní dokument – odkaz na záznam Řízené dokumentace, k němuž je aktuální dokumentace přílohou.
  • Garant - pracovník, který zodpovídá za zpracování dané řízené dokumentace
  • Schvaluje – pracovník z číselníku zaměstnanců, který je odborným schvalovatelem, nebude-li zadán, nemá význam stav Schváleno I, bude schvalovat pouze hlavní schvalovatel zadaný v poli Schvalovatel II
  • Schvaluje II' – pracovník z číselníku zaměstnanců, který je hlavním schvalovatelem nové verze dokumentace, např. představitel pro kvalitu v případě standardní ISO dokumentace
  • Začátek - Datum a čas plánovaného zahájení přípravy nové verze dokumentace - nastaví se automaticky při založení záznamu aktuálním datem a časem, podle potřeby lze měnit při tvorbě další verze dokumentace
  • Konec - Datum a čas plánovaného ukončení nové verze dokumentace
  • Účel dokumentu – popis určení dané dokumentace
  • Poznámky – pole slouží pro pracovní interní poznámky z přípravy nové verze dokumentu, apod.

Přehled [3] Verze řízeného dokumentu

Přehled s jednotlivými verzemi dokumentu k dané řízené dokumentaci. Můžete zde tlačítkem Připojit Pridat.gif připojit další verzi dokumentu již evidovanou či právě doplněné do tabulky Dokumenty. Novou verzi dokument do tabulky lze založit a připojit i přímo tlačítkem Nový. V nově zakládaném záznamu dokument popíšete, uvedete název dokumentu a cestu, kde se nachází, příp. zda je uložen v databázi a zda je součástí všeobecných dokumentů. Jakmile záznam uložíte, automaticky se i připojí do přehledu připojených dokumentů. V přehledu lze naopak i zrušit připojení vybraného dokumentu k záznamu agendy pomocí tlačítka Odpojit Odebrat.gif. Dokument zůstane evidovaný v tabulce Dokumenty. Standardním tlačítkem Zrušit dokument odpojíte a zároveň zrušíte v tabulce Dokumenty.

Upozornění Standardní implementace agendy Řízená dokumentace vychází z toho, že u jednoho záznamu agendy Řízená dokumentace jsou připojeny pouze jednotlivé verze jednoho řízeného dokumentu
Upozornění Jedna verze dokumentu z tabulky Dokumenty může být připojena pouze k jednomu záznamu agendy Řízená dokumentace.

Standardní akce z místní nabídky převzaté z přehledu Dokumenty jsou popsány v Dokumenty - Pomocné číselníky - sekce Volby místní nabídky. Speciální akce pro dokumenty agendy Řízená dokumentace jsou popsány u přehledu Platné dokumenty.

Nová verze řízeného dokumentu

Nová verze řízeného dokumentu se zakládá v přehledu Verze řízeného dokumentu standardně tlačítkem Nový. Pokud byl dokument do tabulky Dokumenty založen dříve mimo agendu Řízená dokumentace, lze dokument přidat do přehledu tlačítkem Připojit Pridat.gif. V tomto případě se nabízejí v přehledu Dokumenty pouze takové dokumenty, které ještě nejsou připojeny k žádnému záznamu agendy Řízená dokumentace.

Karta Řízené dokumenty

Záložka 1 - Dokument

Nabízí k zadání shodné údaje jako editor dokumentu v přehledu Dokumenty v Pomocných číselnících. Při založení nového záznamu v přehledu Verze řízeného dokumentu se automaticky předvyplní údaj Popis obsahem pole Řízený dokument ze záznamu Řízené dokumentace.

Záložka 2 - Řízený dokument
Karta řízeného dokumentu - záložka 2 - Řízený dokument

Obsahuje pole:

  • Označení dokumentace - při založení záznamu se přebírá ze záznamu Řízené dokumentace
  • Číslo verze - při založení záznamu se generuje další pořadové číslo následující za maximální hodnotou verze v dokumentech připojených k danému záznamu Řízené dokumentace. Hodnotu lze vymazat, nebo zadat hodnotu vyšší.
  • Platný od - určuje, od kdy daný dokument platí
  • Platný do - určuje, do kdy daný dokument platí
Upozornění Údaj o platnosti je třeba zadávat tak, aby se platnosti verzí dokumentu nepřekrývaly.
  • Stav dokumentu - automaticky dopočítávaný údaj,který může nabýt hodnot v závislosti na hodnotě jednoho nebo více údajů
    • 1 - Zpracovává se - nezadána hodnota údaje Zpracováno
    • 2 - Dokončený - zadána hodnota údaje Zpracováno a nezadány hodnoty údajů Schváleno, Schváleno II, Vydáno
    • 3 - Schválený - zadány hodnoty údajů Zpracováno, Schváleno a nezadány hodnoty údajů Schváleno II, Vydáno
    • 4 - Schválený II - zadány hodnoty údajů Zpracováno, Schváleno II a nezadána hodnota údaje Vydáno
    • 5 - Zveřejněný - zadány hodnoty údajů Zpracováno, Vydáno a nezadán údaj Platný od, nebo je údaj zadán s hodnotou pozdější, než je aktuální datum
    • 6 - Platný - zadány hodnoty údajů Zpracováno, Vydáno a zadány údaje Platný od a případně i Platný do tak, že je dokument k aktuálnímu datu platný
    • 7 - Archivní - zadány hodnoty údajů Zpracováno, Vydáno a zadány údaje Platný od a Platný do tak, že hodnota údaje Platný do je menší než aktuální datum
  • Akceptovalo - počítaný údaj, který udává, ke kolika akceptacím z celkového počtu vyžádaných akceptací již došlo
  • Akceptováno - počítaný příznak, že na dokumentu proběhly všechny vyžádané akceptace

Následující pole se standardně mohou plnit externími akcemi:

  • Akce Předat ke schválení - plní pole
    • Zpracováno - datum, kdy bylo dokončeno zpracování dokumentu
    • Zpracoval - zaměstnanec, který ukončil zpracování
  • Akce Schválit - plní pole
    • Schváleno - datum, kdy byl dokument schválen zaměstnancem Schvaluje
    • Schválil - zaměstnanec, který dokument schválil
  • Akce Schválit - plní pole
    • Schváleno II - datum, kdy byl dokument schválen zaměstnancem Schvaluje II
    • Schválil II zaměstnanec, který dokument schválil
  • Akce Zveřejnit - plní pole
    • Vydáno - datum, kdy byl dokument zveřejněn
    • Vydal - zaměstnanec, který dokument zveřejnil
Záložka 3 - Diskuze

Má stejný obsah a použití jako záložka 2 - Diskuze v editoru dokumentu v přehledu Dokumenty v Pomocných číselnících. Zde se k dané verzi dokumentu povinně vyjadřují ti zaměstnanci, kteří jsou uvedeni za záložce Distribuční seznam řízeného dokumentu a mají tam nastaven příznak Povinné vyjádření. Povinnost vyjádření je u těchto zaměstnanců splněna tím, že zde v přehledu [1] - Příspěvky zadali svůj příspěvek.

Upozornění Zaměstnanci, kteří se mají povinně vyjadřovat, musejí mít svůj LoginID zadán i v podobě záznamu v Kontaktech s druhem spojení Login Id připojeného k záznamu v číselníku Zaměstnanci.

Vedle toho lze zapojit do diskuze další účastníky zadáním jejich kontaktu s druhem spojení Login Id v přehledu [2] - Účastníci diskuze

Záložka 2 – Distribuční seznam

Přehled zaměstnanců, pro něž je řízený dokument určen. Zaměstnance postupně definujete (tj. pouze vyberete nebo zrušíte) pomocí tlačítek Přidat Pridat.gif a Odebrat Odebrat.gif

Akcí Vyjadřovat se povinně /Nevyjadřovat se povinně měníte příznak Povinné vyjádření určující, zda se daný zaměstnanec musí povinně vyjadřovat k nové verzi daného řízeného dokumentu, nebo ne. Výchozí nastavení příznaku po přidání zaměstnance je: Nevyjadřovat se povinně.

V přehledu jsou k dispozici tyto počítané sloupce:

  • Vyjádřil se - v dokumentu s nejvyšší verzí dané řízené dokumentace existuje v diskuzi záznam od daného zaměstnance
  • Akceptoval verzi - zobrazuje nejvyšší verzi dokumentu dané řízené dokumentace akceptovanou zaměstnancem
  • Akceptováno - zobrazuje datum a čas akceptace nejvyšší akceptované verze daným zaměstnancem

Volby místní nabídky

Pravým tlačítkem myši v přehledu Řízená dokumentace aktivujete místní nabídku, která kromě standardních funkcí obsahuje další volby:

Místní nabídka v přehledu Řízená dokumentace

MS Office

Akce přístupné navíc v agendách QMS podobně jako v modulu Firemní aktivity:

  • Odeslat pozvánky do MS Outlook - Nad označeným záznamem klikněte na volbu Odeslat pozvánky do MS Outlook (nebo klávesovou zkratku CTRL+O). Otevře se okno pozvánky v MS Outlook. Pokud je na aktivitě vše správně vyplněno, v okně pozvánky je vyplněn předmět, "Čas zahájení" a "Konec". Je-li navázána organizace s kontaktem (e-mail), je tento email přednastaven v okně odchozí pozvánky v MS Outlook. Pozvánka je automaticky nejprve uložena a následně připravena k editaci. Pokud pozvánku zavřete bez odeslání, nadále bude jako záznam v MS Outlook.
  • Odeslat do kalendáře MS Outlook - Tato akce přenese označené záznamy do lokálního přednastaveného kalendáře MS Outlook. Pokud záznam už v MS Outlook existuje a byl změněn, tak se v kalendáři MS Outlook aktualizuje.
  • Načíst emaily z MS Outlook - Tato akce načítá - připojí do dokumentů uváděných na záložce 3 – Dokumenty aktuálního záznamu agendy maily z doručené pošty z MS Outlook. Nepřenášejí se emaily, které mají příznak soukromé. Po spuštění akce se zobrazí formulář Výběr položek pro přenos, kde je možné určit Datum od a Datum do, tj. období, za které chcete došlou poštu načíst. Tlačítkem Načtení do přehledu na formuláři vyberete emaily, které jsou v MS Outlook ve složce Doručená pošta a splňují podmínku datumového rozpětí. Všechny jsou označeny příznakem Vybraný. Tlačítky Pridat.gif a Odebrat.gif lze označení pro aktuální, či více vybraných záznamů měnit. Maily označené jako vybrané pak tlačítkem OK připojíte k záznamu agendy jako dokumenty ve formátu txt. Přílohy k emailu jsou jednotlivě zapsány do historie dokumentu daného dokumentu, a lze je tedy zobrazit akcí Historie dokumentů spuštěnou nad daným dokumentem v přehledu s dokumenty. Formulář pro přenos je shodný s formulářem pro přenos položek z kalendáře (akce "Načíst kalendář z MS Outlook").
Upozornění Komunikace je možná od verze MS Outlook 2003.

Kopie s možností opakování

Po vybrání této akce se objeví editor, který umožňuje zadat 2 režimy vytváření kopie

  • Standardní kopie
  • Opakovaná kopie

Režim Standardní kopie vytvoří jednu kopii. Kopírují se následující údaje a vazby

  • Řízený dokument
  • Garant
  • Hlavní dokument
  • Účel dokumentu
  • Distribuční seznam - zaměstnanci

Režim Opakovaná kopie vytvoří N kopií podle zadaných parametrů opakování. Tyto kopie mají nastaveny atributy Začátek a Konec podle uvedených parametrů. Pozor, vytvořené kopie jsou svébytné záznamy a nejsou spolu nijak svázány (takže zásadní rozdíl oproti Opakovaným úkolům ve Firemních aktivitách, žádná řada opakování u záznamů agendy neexistuje!!!). Princip zadání opakování a význam atributů vychází z MS Outlook a je stejný jako v Opakovaných úkolech v modulu Firemní aktivity.

Upozornění Při kopírování aktivit se nekopírují Dokumenty.
Upozornění Režim Opakovaná kopie nemá v této agendě praktické použití.

Přesun do jiné kategorie

Vyberete kategorii v rámci agendy Řízená dokumentace, do které chcete záznam přesunout.

Upozornění Při přesunu dojde k přečíslování záznamu na další pořadové číslo v rámci nově vybrané kategorie QMS.

Verze řízeného dokumentu

Zobrazí se přehled dokumentů, které jsou připojeny k danému záznamu agendy v přehledu [3] Řízené dokumenty na záložce 1 – Řízený dokument. Můžete zde tlačítkem Připojit Pridat.gif připojit další dokumenty již evidované či právě doplněné do tabulky Dokumenty. Nový dokument do tabulky lze založit a připojit i přímo tlačítkem Nový. V nově zakládaném záznamu dokument popíšete, uvedete název dokumentu a cestu, kde se nachází, příp. zda je uložen v databázi a zda je součástí všeobecných dokumentů. Jakmile záznam uložíte, automaticky se i připojí do přehledu připojených dokumentů. V přehledu lze naopak i zrušit připojení vybraného dokumentu k záznamu agendy pomocí tlačítka Odpojit Odebrat.gif. Dokument zůstane evidovaný v tabulce Dokumenty. Standardním tlačítkem Zrušit dokument odpojíte a zároveň zrušíte v tabulce Dokumenty. V Historii dokumentů... (akce nad připojeným dokumentem) jsou k dispozici i přílohy emailů, které byly přeneseny z MS Outlook. Podrobný popis práce s dokumenty naleznete v kapitole Pomocné číselníky, Dokumenty.

Související dokumentace...

Tato volba zobrazí všechny související záznamy Řízené dokumentace, na jejichž kartě je aktuální záznam zadán jako Hlavní dokument (tj. které jsou obvykle přílohami dané dokumentace), a zároveň i záznam, který má aktuální záznam připojen jako Hlavní dokument (tj. hlavní dokument, jehož je daný záznam dokumentace přílohou).

Strom související dokumentace

Tato volba zobrazí (ve formě kategorie, číslo a předmět) přehled všech záznamů související dokumentace k danému záznamu (záznamy, které jsou přílohami aktuálního záznamu, a záznam, k němuž je aktuální záznam přílohou) ve struktuře stromu. Zvýrazněn je záznam, na kterém jste nastaveni kurzorem.

Odeslat e-mailem

Možnost odeslat mailovou zprávu na kontakty uvedené v záznamu agendy.

Editor pro akci Odeslat e-mailem

Po spuštění akce lze ve formuláři Zpráva (E-mail) v poli pro připojování příloh napravo nahoře připojit dokumenty 3 akcemi z místní nabídky aktivované pravým tlačítkem myši nad tímto polem:

  • Přidat přílohu z disku… - výběr dokumentu ze složek na disku
  • Přidat přílohu z dokumentů – výběr z dokumentů evidovaných v tabulce Dokumenty
  • Přidat přílohu z navázaných dokumentů – výběr z dokumentů připojených k záznamu agendy

Zprávu lze odeslat všem adresátům společně, nebo i postupně jednotlivým adresátům (zaškrtnutím políčka Odeslat jednotlivě). Podle toho, kam zapíšete, nebo převezmete adresy z nabídky kontaktních údajů na záložkách v dolní části formuláře, se každému adresátu odešle zpráva jako adresný mail (Komu), nebo jako slepou kopii (Skrytá) nebo jako adresnou kopii (Kopie). V levém spodním rohu formuláře se dá nastavit, kam se přebírané adresy budou zadávat.

Připojené emaily

Tato volba umožňuje k záznamu agendy připojit libovolný počet emailů.

Plánování času

Pro jednotlivé řešitele úkolů je možno naplánovat čas, který budou trávit na plnění úkolů.

Logování změn stavu…

Zobrazí pro aktuální záznam či označené záznamy přehled LOG tabulka změn se záznamy o změnách hodnoty údaje Stav z číselníku QMS 1 definovaném pro agendu Řízená dokumentace v přehledu Stav dokumentace. V přehledu LOG tabulka změn jsou dotaženy údaje z číselníku Zaměstnanci i z číselníku QMS 1.

Externí akce pro změnu stavu

Pokud se při implementaci použije standardně předdefinovaný číselník QMS 1 – Stav dokumentace, který je k dispozici jako součást balíčku s externími akcemi ke stažení na Helios Store (Kategorie: QMS, Veřejné jméno: Akce pro změnu stavu - Řízená dokumentace), bude možno bez úprav využívat i 8 externích akcí připravených pro přechody mezi stavy řízené dokumentace. V případě potřeby lze akce upravit, tj. doplnit či vyřadit kontroly, pracovat s jiným hodnotami stavů apod.

Externí akce pro změnu stavu v místní nabídce přehledu Řízená dokumentace

Akce

  • kontrolují oprávněného uživatele, který smí akci provést, a to ve vazbě na pole Garant, Schvaluje, Schvaluje II
  • kontrolují splnění podmínek pro přechod do požadovaného stavu
    • v daném záznamu řízené dokumentace
    • v připojených záznamech s verzemi dokumentů
  • nejsou-li splněny podmínky pro přechod do daného stavu, zapisují do přehledu LOG tabulka změn záznam se stejnou Původní a Novou hodnotou a s důvodem neúspěchu uvedeným v poli Poznámka; tyto záznamy se v LOGu automaticky ruší, jakmile se do něj zapíše záznam s jinou Novou hodnotou, než byla Původní hodnota
  • v některých případech zapisují do 1 ze záznamů v připojených záznamech s verzemi dokumentů
  • zapisují nový stav do záznamu řízené dokumentace

Akce Zpracovat dokument

Stav dokumentace akcí Zpracovat dokument může nastavit pouze uživatel Garant, a to ze stavů dokumentace:

  • NULL
  • 2 - Vyžádány připomínky
  • 4 - Neschválena nová verze
  • 7 - Verze zveřejněna

Nastavuje Stav dokumentace:

  • 1 - Zpracování nové verze

Potenciální důvody neúspěchu:

  • Neoprávněný uživatel (Garant)
  • Nepřípustný stav zpracování: TabQMSCis.Cislo + Nazev
  • V číselníku není definován stav: 1 - Zpracování nové verze

Akce Vyžádat připomínky

Stav dokumentace akcí Vyžádat připomínky může nastavit pouze uživatel Garant, a to ze stavu dokumentace:

  • 1 - Zpracování nové verze.

Pokud existuje dokument v tabulce Dokumenty připojený k danému záznamu, který má hodnotu sloupce Stav dokumentu

  • 1 - Zpracování nové verze

a má nastaven příznaky

  • Uloženo v databázi (TabDokumenty.UlozenoDB)
  • Sledovat historii změn dokumentu (TabDokumenty.SledovatHistorii)

nastaví Stav dokumentace:

  • 2 - Vyžádány připomínky

Potenciální důvody neúspěchu:

  • Neoprávněný uživatel (Garant)
  • Nepřípustný stav zpracování: TabQMSCis.Cislo + Nazev
  • V číselníku není definován stav: 2 - Vyžádány připomínky
  • Neexistuje nově zpracovaný dokument uložený v DB se sledovanou historií změn - žádný dokument není ve stavu 1 - Zpracování nové verze a s příznaky Uloženo v databázi a Sledovat historii změn dokumentu

Akce Předat ke schválení

Stav dokumentace akcí Předat ke schválení může nastavit pouze uživatel Garant ze stavů

  • 1 - Zpracování nové verze
  • 2 - Vyžádány připomínky

Musí být stanoven alespoň jeden ze schvalovatelů Schvaluje, Schvaluje II.

Akce vyhledá dokument v tabulce Dokumenty připojený k danému záznamu, který má hodnotu sloupce Stav dokumentu

  • 1 - Zpracování nové verze

a má nastaven příznaky

  • Uloženo v databázi (TabDokumenty.UlozenoDB)
  • Sledovat historii změn dokumentu (TabDokumenty.SledovatHistorii)

a zapíše do něj údaje

  • Zpracováno
  • Zpracoval - zaměstnanec provádějící akci =Garant

Nastaví Stav dokumentace:

  • 3 - Schvalování nové verze

Potenciální důvody neúspěchu:

  • Neoprávněný uživatel (Garant)
  • Nepřípustný stav zpracování: TabQMSCis.Cislo + Nazev
  • V číselníku není definován stav: 3 - Schvalování nové verze
  • Nezadáno kdo schvaluje
  • Neexistuje nově zpracovaný dokument uložený v DB se sledovanou historií změn - žádný dokument není ve stavu 1 - Zpracování nové verze a s příznaky Uloženo v databázi a Sledovat historii změn dokumentu

Akce Neschválit

Stav dokumentace akcí Neschválit může nastavit uživatel Schvaluje ze stavu

  • 3 - Schvalování nové verze

nebo uživatel Schvaluje II ze stavu

  • 3 - Schvalování nové verze

není-li zadán uživatel Schvaluje nebo ze stavu

  • 5 –Schváleno I

je-li zadán uživatel Schvaluje Akce ověří, zda existuje dokument v tabulce Dokumenty připojený k danému záznamu, který má Stav dokumentu

  • 2 - Dokončený

Zruší u dokumentu údaje

  • Zpracováno
  • Zpracoval

Nastaví Stav dokumentace:

  • 4 - Neschválena nová verze

Potenciální důvody neúspěchu:

  • Neoprávněný uživatel (Schvaluje nebo Schvaluje II)
  • Nepřípustný stav zpracování: TabQMSCis.Cislo + Nazev
  • V číselníku není definován stav: 4 - Neschválena nová verze
  • Neexistuje nově zpracovaný dokument ve stavu 2 - Dokončený

Akce Schválit

Stav dokumentace akcí Schválit může nastavit pouze uživatel Schvaluje ze stavu

  • 3 -Schvalování nové verze

Akce vyhledá dokument v tabulce Dokumenty připojený k danému záznamu, který má Stav dokumentu

  • 2 – Dokončený

a zapíše do něj údaje

  • Schváleno
  • Schválil (=Schvaluje)

Nastaví Stav dokumentace:

  • 5 – Schváleno I

Potenciální důvody neúspěchu:

  • Neoprávněný uživatel (Schvaluje)
  • Nepřípustný stav zpracování: TabQMSCis.Cislo + Nazev
  • V číselníku není definován stav: 5 - Schváleno I
  • Neexistuje nově zpracovaný dokument ve stavu 2 - Dokončený
  • Nepřípustný stav zpracování: TabQMSCis.Cislo + Nazev

Akce Schválit II

Stav dokumentace akcí Schválit II může nastavit pouze uživatel Schvaluje II ze stavu

  • 3 - Schvalování nové verze

není-li stanoven uživatel Schvaluje

nebo ze stavu 5 - Schváleno I je-li stanoven uživatel Schvaluje

Akce vyhledá dokument v tabulce Dokumenty připojený k danému záznamu, který má Stav dokumentu

  • 2 – Dokončený

nebo

  • 3 – Schválený

a zapíše do něj údaje

  • Schváleno II
  • Schválil II (=Schvaluje II)

Nastaví Stav dokumentace:

  • 6 – Schváleno II

Potenciální důvody neúspěchu:

  • Neoprávněný uživatel (Schvaluje II)
  • Nepřípustný stav zpracování: TabQMSCis.Cislo + Nazev
  • V číselníku není definován stav: 6 - Schváleno I
  • Neexistuje nově zpracovaný dokument ve stavu 2-Dokončený nebo 3-Schválený

Akce Zveřejnit

Stav dokumentace akcí Zveřejnit může nastavit pouze uživatel Garant ze stavu

  • 6 - Schváleno II

Vyhledá dokument v tabulce Dokumenty připojený k danému záznamu, který má Stav dokumentu

  • 4 – Schválený II

Pokud existuje alespoň 1 dokument s nižší verzí a prázdným Platný Do, tak chyba „Neukončena platnost předchozích verzí“

Ověří, zda má nastavenu hodnotu údaje Platný od, a zapíše údaje

  • Vydáno
  • Vydal (=Garant)

Nastaví Stav dokumentace:

  • 7 - Verze zveřejněna

Potenciální důvody neúspěchu:

  • Neoprávněný uživatel (Garant)
  • Nepřípustný stav zpracování: TabQMSCis.Cislo + Nazev
  • V číselníku není definován stav: 7 - Verze zveřejněna
  • Neukončena platnost předchozích verzí
  • Neexistuje nově zpracovaný dokument ve stavu 4 – Schválený II s definovaným datem Platný od

Akce Vyřadit z dokumentace

Stav dokumentace akcí Vyřadit z dokumentace může nastavit pouze uživatel Garant ze stavů

  • 7 – Zveřejněný
  • 6 – Schváleno II
  • 4 – Neschválena nová verze
  • 2 – Vyžádány připomínky
  • 1 – Zpracování nové verze

Akce zapíše aktuální datum do údaje Vyřazeno (Ukončeno: TabKontaktJednani.Ukonceni)

Nastaví Stav dokumentace:

  • 8 – Vyřazeno z dokumentace

Potenciální důvody neúspěchu:

  • Neoprávněný uživatel (Garant)
  • Nepřípustný stav zpracování: TabQMSCis.Cislo + Nazev
  • V číselníku není definován stav: 8 - Vyřazeno z dokumentace

další

Za obsah tohoto článku odpovídá Martin Lukeš, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export