Řízená dokumentace, další přehledy - QMS

Z Asseco Solutions
Přejít na: navigace, hledání
groups: lcs ; lcseditor ; partner (ro) ; translator (ro) ; customer (ro) ; anonymous (ro) ;

Obsah

Přehled Řízené dokumenty

Přehled zobrazuje na rozdíl od přehledu Platné dokumenty všechny dokumenty přiřazené k záznamům Řízené dokumentace. Při výběru dokumentů jsou přirozeně respektována práva uživatele nastavená pro jednotlivé dokumenty.

Standardní akce z místní nabídky převzaté z přehledu Dokumenty jsou popsány v Dokumenty - Pomocné číselníky - sekce Volby místní nabídky. Speciální akce pro dokumenty agendy Řízená dokumentace jsou popsány u přehledu Platné dokumenty.

Přehled lze mj. využívat pro nastavení workflow pro uživatele, kteří se mají povinně vyjadřovat k novým verzím dokumentace (výběr dle počítaného příznaku Připomínkuj a stavu řízené dokumentace 2 - Připomínky vyžádány) a akceptovat je (výběr dle počítaného příznaku Akceptuj).

Počítané sloupce pro Workflow

  • Připomínkuj - příznak je nastaven, je-li daný dokument ve stavu 1 - Zpracovává se a přihlášený uživatel je nalezen dle LoginId (ze záznamu zaměstnance, či z kontaktu u něj) v Distribučním seznamu v záznamu Řízené dokumentace a má tam nastavený příznak Povinné vyjádření a v tabulce Diskuze neexistuje záznam pořízený daným uživatelem.
  • Akceptuj - příznak je nastaven, je-li přihlášený uživatel nalezen dle LoginId (ze záznamu zaměstnance, či z kontaktu u něj) a v tabulce Log akcí QMS existuje pro daný dokument a uživatele záznam s hodnotou údaje Akce = 0 - Vyžádána akceptace a neexistuje záznam s hodnotou Akce = 1 - Dokument akceptován.

Přehled Platné dokumenty

Přehled zobrazuje všechny platné dokumenty dle dat platnosti Platný od, Platný do přiřazené k aktivním záznamům Řízené dokumentace, tj. k těm, které nemají vyplněno datum Vyřazeno (Ukončeno). Při výběru dokumentů jsou přirozeně respektována práva uživatele nastavená pro jednotlivé dokumenty.

Volby místní nabídky

Standardní akce z místní nabídky převzaté z přehledu Dokumenty jsou popsány v kapitole Dokumenty - Pomocné číselníky - sekce Volby místní nabídky

Navíc jsou pro řízené dokumenty k dispozici následující akce.

Akceptuji...

Akce slouží k tomu, aby uživatelé potvrdili, že se s danou verzí dokumentu seznámili a budou se jeho obsahem nadále řídit. Akci lze aplikovat na dokument ve stavu Zveřejněný, nebo Platný, pokud byla u přihlášeného uživatele akceptace daného dokumentu vyžádána. K vyžádání akceptace dochází pro ty zaměstnance, kteří jsou uvedení v distribučním seznamu v záznamu Řízené dokumentace, a to v okamžiku, kdy se daná verze dokumentu dostala do jednoho ze dvou výše uvedených stavů, nebo v tomto stavu byla v okamžiku, kdy byl zaměstnanec doplněn do distribučního seznamu.

Vyžádání akceptace i akceptování je zapisováno do Logu akcí QMS (viz akce pro jeho zobrazení níže).

Řízená dokumentace

Zobrazí přehled Řízená dokumentace se záznamem, k němuž je dokument připojen, a umožní jeho editaci.

Log akcí QMS…

Zobrazí přehled vyžádaných a splněných akcí evidovaných k danému řízenému dokumentu po uživatelích, jichž se daný dokument týká. Jde o uživatele, kteří jsou a nebo v minulosti byli v distribučním seznamu v příslušném záznamu agendy Řízená dokumentace. Log dokládá, kdy byla vyžádána u příslušných uživatelů akceptace dané verze dokumentu a kdy k akceptaci došlo. Je zdrojem pro počítané sloupce:

  • Akceptuj - počítaný sloupec v přehledech s dokumenty, který signalizuje, že aktuální uživatel se má seznámit s novou verzí dokumentu a akceptovat ji
  • Akceptovalo - počítaný sloupec v přehledech s dokumenty, který zobrazuje "zlomek": počet záznamů akceptací v logu / počet záznamů vyžádaných akceptací
  • Akceptováno - počítaný sloupec v přehledech s dokumenty, který signalizuje, že všechny vyžádané akceptace z logu byly akceptovány
  • Akceptoval verzi - počítaný sloupec v přehledu zaměstnanců v distribučním seznamu, který zobrazuje nejvyšší verzi dokumentu akceptovanou zaměstnancem
  • Akceptováno - počítaný sloupec v přehledu zaměstnanců v distribučním seznamu, který zobrazuje datum a čas akceptace nejvyšší akceptované verze daným zaměstnancem

Přehled Platné dokumenty - uživatel

Přehled nabízí stejný výběr jako přehled Platné dokumenty, ale navíc omezený jen na ty, kde je daný uživatel uveden v záznamu Řízené dokumentace v distribučním seznamu zaměstnanců.

Přehled Stav dokumentace

Přehled zobrazuje seznam stavů, kterými prochází řízená dokumentace při přípravě, připomínkování, schvalování a uvolňování jednotlivých verzí řízené dokumentace. Číselník je implementován na obecném číselníku 1 QMS popsaném v kapitole Kategorie QMS

Přehled stavů dokumentace s editorem stavu

Nový stav založíte kliknutím na tlačítko Nový. Zadávají se tyto [1] Základní údaje:

  • Číslo - alfanumerický max. 3-znakový identifikátor stavu
  • Popis - název stavu
  • Poznámka - podrobný popis významu stavu. Zde doporučujeme uvést veškeré předpoklady, které mají být v souladu s popisem daného procesu v ISO dokumentaci splněny, pro přechod do daného stavu.

V sekci [2] Kategorie QMS lze určit, pro které kategorie auditů je daný stav určen. Tlačítkem Pridat.gif kategorii přidáváte, tlačítkem Odebrat.gif vyřazujete.

Upozornění Standardní implementace agendy Řízená dokumentace pracuje s předdefinovaným číselníkem s 8 hodnotami stavu od 1 do 8. Číselník je třeba stáhnout v rámci instalačního balíčku uloženého pro agendu Řízená dokumentace na Helios Store. Balíček obsahuje i externí akce pro změny hodnot stavu, které kontrolují nezbytné návaznosti a nastavují potřebné údaje. V případě, že implementace agendy vyžaduje jiné řešení procesu zpracování a uvolnění nové verze dokumentace, lze nadefinovat vlastní číselník stavů a realizovat pro jejich nastavování vlastní externí akce.
Za obsah tohoto článku odpovídá Martin Lukeš, máte-li k obsahu připomínky, pošlete nám mail
Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
dokumentace orange
dokumentace easy
společné návody a tipy
interní dokumentace
Nástroje
další nástroje
Tisk/export